Cẩm nang trải nghiệm Viindoo cho thương mại - phân phối
b1
Bài 1. Một đơn máy lắp ráp, từ báo giá đến bảo hành
Khoảng 15-20 phút. Hết bài này Quý công ty đã tự đi trọn một đơn hàng của Tân Việt Số: lập báo giá một máy tính công nghiệp lắp ráp theo đơn và đọc lãi gộp ngay trên báo giá; xác nhận đơn để hệ thống tự mở lệnh lắp ráp ở Xưởng lắp ráp; hoàn tất lắp ráp và cấp số sê-ri cho máy; giao hàng, lập hóa đơn; thu tiền, xem công nợ của khách; cuối cùng mở phiếu sửa chữa bảo hành trên đúng số sê-ri vừa bán.
Bài dùng khách "Trung tâm Tự động hóa Vạn Xuân Số" và máy "Máy tính công nghiệp IPC-7130-AIT-DA02". Quý công ty tự tạo chứng từ mới nên số chứng từ của Quý công ty sẽ khác số trong ảnh (ví dụ trong ảnh: đơn S00228, lệnh XLR/MO/00072, phiếu giao XLR/OUT/00064, hóa đơn INV/2026/00187, số sê-ri 0000004). Làm theo thứ tự, mỗi chặng dùng chứng từ của chặng trước.
Đăng nhập bằng tài khoản admin (mật khẩu admin) như ở phần "Cách dùng cẩm nang".
Chặng 1. Báo giá theo cấu hình, đọc lãi gộp
Máy lắp ráp là một mã máy riêng, có định mức linh kiện riêng và được cấp từ Xưởng lắp ráp. Vì vậy báo giá phải chọn đúng kho là Xưởng lắp ráp.
Bài chọn sẵn máy này vì cả hai linh kiện trong định mức (máy tính bán lắp sẵn và phần mềm bản quyền Win 11 Pro) đều có tồn ở Xưởng lắp ráp, nên không phát sinh mua hàng. Với máy thiếu linh kiện, đơn vẫn nhận được nhưng phải mua linh kiện trước khi lắp (xem phần Mua hàng).
Bước 1 - Mở báo giá mới và chọn khách
Bấm Mới, ở ô Khách hàng gõ Vạn Xuân rồi chọn "Trung tâm Tự động hóa Vạn Xuân Số".
Bán hàng > Đơn hàng > Báo giá
Phải thấy: địa chỉ khách hiện bên dưới tên; Bảng giá là "Bảng giá chuẩn (VND)", Điều khoản thanh toán là "30 ngày" tự điền theo hồ sơ khách.
Bước 2 - Chọn kho là Xưởng lắp ráp
Bấm thẻ Thông tin khác, ở mục Giao hàng chọn Kho là "Xưởng lắp ráp".
Phải thấy: ô Kho hiện "Xưởng lắp ráp". Chọn kho này quyết định việc hệ thống mở lệnh lắp ráp ở chặng 2.
Bước 3 - Thêm dòng máy cần bán
Bấm lại thẻ Dòng đơn hàng, bấm Thêm sản phẩm, gõ IPC-7130-AIT-DA02 và chọn "[IPC-7130-AIT-DA02] Máy tính công nghiệp IPC-7130-AIT-DA02". Số lượng để 1.
Phải thấy: dòng máy có Đơn giá 41.023.000 lấy từ bảng giá chuẩn, thuế 10%, Số tiền 41.023.000. Báo giá chưa lưu nên tiêu đề còn là "Mới"; bước 5 mới lưu.
Bước 4 - Bật các cột giá vốn và lãi gộp
Bấm biểu tượng chọn cột ở góc phải hàng tiêu đề của bảng dòng, tích Giá vốn, Lãi gộp và % lãi gộp. Ba cột này mặc định đang ẩn.
Dòng đơn hàng
Phải thấy: bảng dòng có thêm ba cột Giá vốn, Lãi gộp, % lãi gộp (trong ảnh: 31.801.000, 9.222.000, 22,48%). Giá vốn lúc báo giá là giá vốn hiện tại của máy, cập nhật theo lần lắp ráp gần nhất; sau khi giao hàng, hệ thống thay bằng giá trị xuất kho thật của chính máy giao (chặng 4).
Bước 5 - Đọc lãi gộp cả đơn và lưu báo giá
Kéo xuống cuối đơn, đọc dòng Lãi gộp ở phần tổng, rồi bấm biểu tượng Lưu thủ công (đám mây) ở đầu trang.
Phải thấy: dòng Lãi gộp dưới Tổng (trong ảnh 9.222.000, 22,48%); báo giá có số mới (ví dụ S00228) ở trạng thái Báo giá. Quý công ty biết lãi của đơn trước khi gửi báo giá cho khách. Hệ thống chỉ cảnh báo khi lãi quá thấp, không chặn bấm Xác nhận.
Chặng 2. Xác nhận đơn, lệnh lắp ráp tự sinh
Bước 1 - Xác nhận đơn
Bấm Xác nhận trên báo giá.
Xác nhận
Phải thấy: thanh trạng thái chuyển sang Đơn bán; hàng nút phía trên hiện Giao hàng 1 và Sản xuất 1. Một lần xác nhận đã sinh cả phiếu giao hàng và lệnh lắp ráp. Không có nút Mua hàng vì mọi linh kiện đều đủ tồn.
Bước 2 - Mở lệnh lắp ráp
Bấm nút Sản xuất trên đơn.
Sản xuất > Sản xuất > Công đoạn > Lệnh sản xuất
Phải thấy: lệnh mang mã XLR/MO/... (Xưởng lắp ráp), trạng thái Đã xác nhận, Số lượng 1; thẻ Thành phần liệt kê hai linh kiện, mỗi dòng có nhãn xanh Có hàng và Cần tiêu hao 1,00: linh kiện đủ tồn và được giữ cho máy này. Trạng thái thành phần là Có hàng.
Chặng 3. Lắp ráp và cấp số sê-ri
Bước 1 - Tạo số sê-ri cho máy
Bấm Tạo số lô/sê-ri cạnh ô Số lô/sê-ri.
Số lô/sê-ri
Phải thấy: ô Số lô/sê-ri hiện một số mới (trong ảnh là 0000004; số của Quý công ty là số kế tiếp); trạng thái chuyển sang Cần đóng; hàng nút phía trên có thêm Số sê-ri 1. Ghi lại số sê-ri này, chặng 5 sẽ dùng.
Bước 2 - Hoàn tất lắp ráp
Bấm Sản xuất tất cả.
Sản xuất tất cả
Phải thấy: trạng thái Hoàn thành; hai linh kiện chuyển sang xám (đã tiêu hao hết); hàng nút phía trên có thêm Dịch chuyển sản phẩm và Khả năng truy xuất nguồn gốc. Máy đã nhập vào Xưởng lắp ráp với giá thành theo linh kiện đã dùng. Ô trao đổi bên phải ghi dòng "Lệnh SX hoàn thành". "Ngày kết thúc" của lệnh có thể là ngày nạp dữ liệu; ngày thật của phiếu kho nằm ở Dịch chuyển sản phẩm.
Chặng 4. Giao hàng và lập hóa đơn
Bước 1 - Mở phiếu giao hàng
Quay lại đơn bán (bấm tên đơn ở dòng đường dẫn phía trên), bấm nút Giao hàng.
Giao hàng > Tồn kho > Nghiệp vụ > Phiếu kho > Xuất kho
Phải thấy: phiếu XLR/OUT/... ở trạng thái Sẵn sàng, Vị trí nguồn là XLR/Tồn kho, dòng máy có nhãn Có hàng.
Bước 2 - Kiểm tra số sê-ri sẽ giao
Bấm Chi tiết ở cuối dòng máy.
Chi tiết
Phải thấy: hộp Thao tác chi tiết có đúng một dòng "XLR/Tồn kho - 0000004", số lượng 1,00: chính số sê-ri vừa tạo ở chặng 3 đã được chọn sẵn cho phiếu giao. Bấm Hủy bỏ để đóng hộp.
Bước 3 - Xác nhận giao hàng
Bấm Xác nhận trên phiếu giao hàng.
Xác nhận
Phải thấy: trạng thái Hoàn thành, có Ngày thực hiện; nút Xác nhận biến mất; hàng nút phía trên có Dịch chuyển và Khả năng truy xuất nguồn gốc. Tồn máy ở Xưởng lắp ráp đã giảm 1.
Bước 3a - Đối chiếu giá vốn thật trên đơn
Quay lại đơn bán, bật các cột Giá vốn, Lãi gộp như chặng 1 (bảng dòng nay có thêm cột Đã giao, Đã lập hóa đơn) và kéo xuống cuối đơn.
Dòng đơn hàng
Phải thấy: Đã giao 1,00; Giá vốn trên dòng là giá trị xuất kho thật của máy vừa giao (trong ảnh: từ 31.801.000 lúc báo giá thành 27.990.000, lãi gộp thành 13.033.000, 31,77%). Nếu giá vốn hiện tại của máy đã bằng giá trị lắp ráp thật thì hai số trùng nhau; lãi gộp thật luôn đọc ở bước này.
Bước 4 - Tạo hóa đơn từ đơn
Bấm Tạo hóa đơn trên đơn; trong hộp hiện ra giữ lựa chọn Hóa đơn thông thường và bấm Tạo bản nháp.
Tạo hóa đơn > Bán hàng > Cần lập hóa đơn > Đơn hàng cần lập hóa đơn
Phải thấy: hộp có ba lựa chọn (Hóa đơn thông thường, Trả trước theo %, Trả trước theo số tiền); sau khi bấm Tạo bản nháp, hóa đơn mở ra ở trạng thái Nháp (xem bước kế).
Bước 5 - Kiểm tra hóa đơn nháp
Đọc hóa đơn vừa tạo, chưa bấm gì thêm.
Hóa đơn
Phải thấy: tiêu đề "Nháp"; Khách hàng đúng khách; Điều khoản thanh toán 30 ngày; dòng máy số lượng 1,00, giá 41.023.000, thuế 10%, tài khoản doanh thu 511; trên đầu có nút Xác nhận và nút Đơn bán dẫn về đơn gốc.
Bước 6 - Xác nhận (ghi sổ) hóa đơn
Bấm Xác nhận trên hóa đơn.
Xác nhận
Phải thấy: hóa đơn có số INV/2026/..., trạng thái Đã ghi sổ; đầu trang xuất hiện các nút Gửi, In, Thanh toán; Ngày hóa đơn là hôm nay.
Bước 7 - Xem phần hóa đơn điện tử
Bấm thẻ Hóa đơn điện tử Việt Nam trên hóa đơn.
Hóa đơn điện tử Việt Nam
Phải thấy: ô Số hóa đơn điện tử để trống. Hóa đơn điện tử được phát hành khi Quý công ty kết nối tài khoản của nhà cung cấp hóa đơn điện tử; sau khi kết nối, số và mã tra cứu của nhà cung cấp trả về sẽ hiện ở thẻ này.
Chặng 5. Thu tiền, công nợ và bảo hành
Bước 1 - Mở hộp thanh toán
Trên hóa đơn đã ghi sổ, bấm Thanh toán.
Thanh toán > Kế toán > Khách hàng > Thanh toán
Phải thấy: Số nhật ký là "Ngân hàng"; Số tiền 45.125.300, đúng bằng tổng hóa đơn; Ngày thanh toán là hôm nay; Nội dung giao dịch là số hóa đơn. Muốn thu một phần, sửa Số tiền nhỏ hơn.
Bước 2 - Tạo thanh toán
Giữ nguyên số tiền (thu đủ) và bấm Tạo thanh toán.
Thanh toán > Tạo thanh toán
Phải thấy: dải xanh "Đã thanh toán" ở góc hóa đơn; hàng nút phía trên có thêm Thanh toán 1; nút Thanh toán biến mất; ô trao đổi ghi "Hóa đơn đã thanh toán".
Bước 3 - Mở báo cáo tuổi nợ phải thu
Mở báo cáo, kéo xuống danh sách khách theo thứ tự chữ cái.
Kế toán > Báo cáo > Báo cáo đối tác > Tuổi nợ phải thu
Phải thấy: mỗi khách còn nợ là một dòng, chia cột Chưa đến hạn, 1-30, 31-60, 61-90, 91-120, Lâu hơn và Tổng. Khách "Trung tâm Tự động hóa Vạn Xuân Số" không còn dòng nào vì đã thu đủ hóa đơn. Số liệu của các khách khác đổi theo ngày xem nên bài không ghi số.
Bước 4 - Đối chiếu sổ chi tiết công nợ
Mở báo cáo, tìm dòng của khách Vạn Xuân Số ở cuối danh sách.
Kế toán > Báo cáo > Báo cáo đối tác > Sổ chi tiết công nợ
Phải thấy: dòng "Trung tâm Tự động hóa Vạn Xuân Số" có cột Nợ bằng cột Có (cộng dồn mọi hóa đơn và mọi lần thu trong năm), Số dư bằng 0. Bấm mũi tên đầu dòng để mở từng hóa đơn và từng khoản thu của khách, dùng để gửi đối chiếu.
Bước 5 - Mở danh sách lệnh sửa chữa
Mở danh sách và đọc các cột để biết lệnh sửa chữa của Kho Bảo hành trông thế nào.
Sửa chữa > Lệnh sửa chữa
Phải thấy: các lệnh mang mã KBH/RO/... (Kho Bảo hành), mỗi dòng có sản phẩm, khách, đơn bán liên quan và trạng thái. Không bấm vào lệnh có sẵn; bước kế tạo lệnh mới.
Bước 6 - Mở phiếu sửa chữa bảo hành theo số sê-ri vừa bán
Bấm Mới, rồi điền: Khách hàng "Trung tâm Tự động hóa Vạn Xuân Số"; Sản phẩm cần sửa chữa "[IPC-7130-AIT-DA02] ..."; Lô/sê-ri là số sê-ri đã ghi ở chặng 3; tích Còn bảo hành; Loại nghiệp vụ chọn "Kho Bảo hành: Sửa chữa". Bấm Lưu thủ công.
Sửa chữa > Lệnh sửa chữa > Mới
Phải thấy: phiếu có mã KBH/RO/... ở trạng thái Mới; ô Lô/sê-ri hiện số sê-ri của máy; ô Còn bảo hành đã tích; Loại nghiệp vụ là "Kho Bảo hành: Sửa chữa". Ô Còn bảo hành do nhân viên đánh dấu theo chính sách bảo hành của công ty, hệ thống không tự tính hạn bảo hành theo ngày giao.
Bước 7 - Xác nhận phiếu sửa chữa
Bấm Xác nhận sửa chữa.
Xác nhận sửa chữa
Phải thấy: trạng thái chuyển sang Đã xác nhận; Tình trạng linh kiện hiện Có hàng; đầu trang có nút Bắt đầu sửa chữa. Bài dừng ở đây: phiếu bảo hành đã tiếp nhận đúng máy theo số sê-ri; việc sửa, thay linh kiện và trả máy xem Phần Sửa chữa bảo hành.
Quý công ty vừa làm được gì
Một đơn máy lắp ráp đã đi hết chuỗi: báo giá có lãi gộp ngay lúc báo, lãi gộp thật theo giá trị xuất kho sau khi giao -> lệnh lắp ráp tự sinh khi xác nhận đơn -> máy có số sê-ri -> phiếu giao mang đúng số sê-ri đó -> hóa đơn khớp số lượng đã giao -> thu đủ tiền, khách không còn trong tuổi nợ -> phiếu bảo hành mở và xác nhận đúng trên số sê-ri đã bán. Sau khi giao, giá vốn trên đơn tự cập nhật theo giá trị xuất kho thật.
