Cẩm nang trải nghiệm Viindoo cho thương mại - phân phối
Phần I. Cấu hình chung
Phần này trả lời câu hỏi: hệ thống của Tân Việt Số đang được thiết lập thế nào, và nếu thiếu một thiết lập thì Quý công ty mất chức năng gì. Giám đốc, kế toán trưởng và người quản trị đọc phần này đầu tiên; nhân viên kinh doanh, mua hàng, thủ kho đọc các bài 2 và 3 để hiểu vì sao hệ thống hành xử như vậy. Cả phần chỉ để đọc và đối chiếu, không bài nào đổi thiết lập.
Bài 2. Công ty và chế độ kế toán
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty biết hệ thống đang chạy theo chế độ kế toán nào, thuế mặc định ra sao và nhìn ở đâu để kiểm.
Tân Việt Số là một công ty duy nhất ("Công ty TNHH Công nghệ Tân Việt Số"), tiền tệ đồng Việt Nam, sổ sách theo Thông tư 99. Mọi chứng từ trong cẩm nang đều thuộc công ty này.
Bước 1 - Mở thiết lập kế toán
Mở menu Kế toán > Cấu hình > Thiết lập.
Kế toán > Cấu hình > Thiết lập
Phải thấy: mục Bản địa hóa tài chính ghi gói kế toán Việt Nam theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (nghĩa là hệ thống tài khoản 1xx - 9xx của Thông tư 99 đã nạp sẵn); mục Thuế có Thuế bán hàng 10%, Thuế mua hàng 10%, giá chưa kèm thuế, làm tròn từng dòng; Quốc gia tài chính là Việt Nam.
Không có thì mất gì: thiếu gói kế toán Việt Nam thì không có sẵn hệ thống tài khoản (131, 156, 511, 632...), thuế GTGT và các sổ, báo cáo theo mẫu Việt Nam (S03a, S11, B01-DN...). Thiếu thuế mặc định thì nhân viên phải chọn thuế bằng tay trên từng dòng báo giá và đơn mua.
Bước 2 - Đọc hệ thống tài khoản nhóm 15x (hàng tồn kho)
Mở Kế toán > Cấu hình > Kế toán > Hệ thống tài khoản, gõ 15 vào ô tìm kiếm rồi nhấn Enter.
Kế toán > Cấu hình > Kế toán > Hệ thống tài khoản
Phải thấy: danh sách 10 tài khoản bắt đầu bằng 15, trong đó ba tài khoản Quý công ty sẽ gặp suốt cẩm nang: 152 Nguyên liệu, vật liệu, 155 Sản phẩm, 156 Hàng hóa; thêm 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang là tài khoản trung gian khi lắp ráp. Cột Số dư hiện tại đổi theo ngày nên cẩm nang không ghi số.
Bài 3. Các tính năng đã bật và "không bật thì mất gì"
Khoảng 15 phút. Hết bài này Quý công ty biết tính năng nào đang bật trên ba ứng dụng Tồn kho, Bán hàng, Mua hàng, và biết bật hay tắt thì quy trình thay đổi ra sao.
Bảng dưới là kết quả đọc từ màn hình thiết lập thật. Quý công ty chỉ nhìn, không bấm Lưu.
| Tính năng | Trạng thái | Không bật thì mất gì |
|---|---|---|
| Theo dõi hàng theo số sê-ri (đặt trên từng sản phẩm, mục Theo dõi) | Bật cho gần 400 sản phẩm | Không ghi được số sê-ri trên phiếu nhận và phiếu giao, không truy xuất được một máy từ lúc mua tới lúc bán, không lập được lệnh sửa chữa theo sê-ri |
| Hiển thị số sê-ri trên phiếu giao hàng | Tắt | Phiếu giao in ra không có số sê-ri của máy giao cho khách |
| Nhiều kho (năm kho) và Vị trí lưu kho | Bật | Chỉ có một kho chung; không xem được tồn riêng Kho Hà Nội, Kho HCM, Kho Bảo hành, Xưởng lắp ráp, Kho Demo |
| Tuyến cung ứng nhiều bước | Bật | Không có kho nhận hoặc giao nhiều bước, không tái cung ứng giữa các kho |
| Bổ sung theo đơn đặt hàng | Bật | Xác nhận đơn bán không tự sinh yêu cầu báo giá nhà cung cấp hay lệnh lắp ráp; nhân viên phải tự tạo |
| Đơn vị tính và bao bì | Bật | Chỉ bán và mua theo một đơn vị; không có Bộ, Chiếc, Cái, Đơn vị trên cùng một danh mục |
| Bảng giá (Bảng giá chuẩn, Giá đại lý giảm 5%) | Bật | Mọi khách nhận cùng một đơn giá; không tách được khách đại lý |
| Chiết khấu trên dòng đơn bán | Bật | Không có cột Chiết khấu (%); muốn giảm giá phải sửa đơn giá |
| Lãi gộp trên đơn hàng | Bật | Không có cột Giá vốn, Lãi gộp, % lãi gộp và tổng lãi gộp cuối đơn; nhân viên không thấy lãi trước khi chốt |
| Phương thức giao hàng | Bật | Không thêm được phí vận chuyển vào đơn bán |
| Ký trực tuyến | Bật | Khách không ký xác nhận báo giá trên liên kết trực tuyến |
| Nhắc nhà cung cấp ngày nhận hàng | Bật | Hệ thống không tự nhắc nhà cung cấp trước ngày nhận hàng dự kiến |
| Duyệt đơn mua | Tắt (một bước) | Đơn mua của mọi giá trị được xác nhận thẳng, không qua quản lý. Bật lên thì đơn từ một ngưỡng giá trị trở lên chuyển sang Chờ duyệt (xem Bài Cấu hình mua hàng) |
| Kê khai hàng tồn kho thường xuyên, giá xuất bình quân | Bật trên mọi nhóm sản phẩm | Không tự ghi giá vốn khi bán (Bài Nhóm sản phẩm và tài khoản) |
Bước 1 - Đọc thiết lập Tồn kho
Mở Tồn kho > Cấu hình > Thiết lập, kéo xuống tới mục Vị trí lưu kho.
Tồn kho > Cấu hình > Thiết lập
Phải thấy: Vị trí lưu kho và Tuyến cung ứng nhiều bước đã đánh dấu (gõ sê-ri vào ô tìm kiếm của trang thiết lập thì thấy thêm ô Số lô & sê-ri cũng đã đánh dấu); ở mục Kho vận, Bổ sung theo đơn đặt hàng (MTO) đã đánh dấu còn Giao thẳng chưa. Mục Lên lịch nâng cao cho thấy thời gian dự trù bổ sung hàng và ngày để mua hàng.
Bước 2 - Đọc thiết lập Bán hàng
Mở Bán hàng > Cấu hình > Thiết lập, kéo xuống mục Chiết khấu.
Bán hàng > Cấu hình > Thiết lập
Phải thấy: Chiết khấu, Bảng giá và Lãi gộp đã đánh dấu; mục Báo giá và đơn hàng có Ký trực tuyến và Trình tạo báo giá PDF bật, Thời hạn hiệu lực báo giá mặc định là 30 ngày.
Bước 3 - Đọc thiết lập Mua hàng: duyệt đơn mua
Mở Mua hàng > Cấu hình > Thiết lập, gõ Duyệt đơn vào ô tìm kiếm của trang thiết lập.
Mua hàng > Cấu hình > Thiết lập
Phải thấy: ô Duyệt đơn mua (yêu cầu quản lý phê duyệt đơn hàng có giá trị cao hơn số tiền tối thiểu) chưa đánh dấu. Đó là lý do trên hệ thống này đơn mua đi một bước.
Bài 4. Nhóm sản phẩm và tài khoản kế toán (152, 155, 156)
Khoảng 20 phút. Hết bài này Quý công ty biết mỗi nhóm sản phẩm đi vào tài khoản nào, giá xuất kho tính theo cách nào, và một phiếu nhận, một lệnh lắp ráp, một hóa đơn bán sẽ ghi những bút toán gì.
Nhóm sản phẩm là nơi khai báo kế toán một lần cho cả nhóm. Sản phẩm trong nhóm tự dùng tài khoản của nhóm, người bán hàng và thủ kho không phải chọn tài khoản.
| Nhóm sản phẩm | Tài khoản kho | Gồm |
|---|---|---|
| Hàng hóa (có nhóm con RAM, SSD, CPU, Màn hình, PC Barebone...) | 156 Hàng hóa | Hàng mua về bán lại và các linh kiện dùng để lắp ráp |
| Thành phẩm (Lắp ráp) (có nhóm con PC Full) | 155 Sản phẩm | Máy Tân Việt Số lắp ráp, và máy chủ đặt mua theo đơn |
| Linh kiện | 152 Nguyên liệu, vật liệu | Dành cho vật liệu mua để lắp ráp; hiện chưa có sản phẩm nào gắn vào nhóm này |
Ba điểm chung của mọi nhóm trên: tài khoản doanh thu 511, tài khoản chi phí giá vốn 632, phương pháp tính giá xuất kho Bình quân gia quyền (AVCO), định giá tồn kho Kê khai thường xuyên (khi lập hóa đơn).
Cách đọc: linh kiện bán ra hoặc mang đi lắp ráp của câu chuyện (RAM, SSD, nguồn...) nằm trong các nhóm con của Hàng hóa nên là 156. Khi lắp xong, máy mới nằm ở 155. Vì vậy một lệnh lắp ráp ghi chuyển từ 156 sang 154 rồi sang 155, chứ không đi qua 152.
Bước 1 - Mở nhóm Thành phẩm (Lắp ráp)
Mở Kế toán > Cấu hình > Hóa đơn > Nhóm sản phẩm, bấm vào nhóm Thành phẩm (Lắp ráp).
Kế toán > Cấu hình > Hóa đơn > Nhóm sản phẩm
Phải thấy: mục Định giá tồn kho ghi Bình quân gia quyền (AVCO) và Kê khai thường xuyên (khi lập hóa đơn); mục Thuộc tính tài khoản có doanh thu 511, chi phí 632 và Tài khoản định giá tồn kho là 155 Sản phẩm.
Bước 2 - Mở nhóm Hàng hóa
Quay lại danh sách nhóm, bấm vào nhóm Hàng hóa.
Kế toán > Cấu hình > Hóa đơn > Nhóm sản phẩm
Phải thấy: giống nhóm trước, chỉ khác Tài khoản định giá tồn kho là 156 Hàng hóa.
Bước 3 - Mở nhóm Linh kiện
Quay lại danh sách nhóm, bấm vào nhóm Linh kiện.
Kế toán > Cấu hình > Hóa đơn > Nhóm sản phẩm
Phải thấy: Tài khoản định giá tồn kho là 152 Nguyên liệu, vật liệu; nút thông minh Sản phẩm ở đầu màn hình ghi 0 vì chưa có sản phẩm nào dùng nhóm này.
Bước 4 - Đọc bút toán của hóa đơn mua hàng
Mở Kế toán > Nhà cung cấp > Hóa đơn mua hàng, bấm vào hóa đơn BILL/2026/10/0037 (đơn mua P00259) rồi bấm thẻ Phát sinh kế toán. Nếu không thấy số này, mở bất kỳ hóa đơn mua đã ghi sổ nào.
Kế toán > Nhà cung cấp > Hóa đơn mua hàng
Phải thấy: ba dòng: Nợ 155 Sản phẩm (giá trị hàng chưa thuế, vì máy chủ thuộc nhóm Thành phẩm), Nợ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ (10%), Có 331 Phải trả cho người bán (tổng gồm thuế).
Bước 5 - Đọc bút toán của lệnh lắp ráp
Mở Kế toán > Kế toán > Giao dịch > Bút toán, tìm bút toán sổ Định giá tồn kho có tham chiếu XLR/MO/00062 (hai bút toán STJ/2026/10/0031 và 0032) rồi mở bút toán 0032.
Kế toán > Kế toán > Giao dịch > Bút toán
Phải thấy: Nợ 155 Sản phẩm / Có 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang bằng giá thành máy. Bút toán còn lại cùng tham chiếu ghi Nợ 154 / Có 156 từng linh kiện đã dùng; tổng các linh kiện bằng đúng giá thành máy.
Bước 6 - Đọc bút toán của hóa đơn bán
Quý công ty sẽ tự lập một hóa đơn bán ở Bài Khách trả hàng và hóa đơn điều chỉnh giảm (phần Kho và số sê-ri). Ở đây chỉ xem trước bút toán của nó: mở hóa đơn bán đã ghi sổ bất kỳ ở Kế toán > Khách hàng > Hóa đơn rồi bấm thẻ Phát sinh kế toán.
Kế toán > Khách hàng > Hóa đơn
Phải thấy: Có 511 doanh thu, Có 33311 thuế GTGT đầu ra, Nợ 131 phải thu của khách; và cặp giá vốn Nợ 632 Giá vốn hàng bán / Có 155 (hoặc 156 với hàng hóa) bằng giá xuất kho của đúng hàng đã giao.
Tóm tắt: các chứng từ được ghi sổ thế nào
| Chứng từ | Bút toán | Ghi chú |
|---|---|---|
| Phiếu nhập kho (nhận hàng từ nhà cung cấp) | Không ghi bút toán | Nút Bút toán trên phiếu nhập hiện 0. Hàng đã vào kho về số lượng, giá trị chờ hóa đơn nhà cung cấp |
| Hóa đơn mua hàng đã ghi sổ | Nợ 156 (hoặc 155 với thành phẩm) / Nợ 1331 / Có 331 | Giá trị tồn kho tăng đúng lúc ghi sổ hóa đơn |
| Lệnh lắp ráp hoàn thành | Nợ 154 / Có 156 (linh kiện); Nợ 155 / Có 154 (máy) | Sổ nhật ký Định giá tồn kho (STJ), giá thành máy bằng tổng linh kiện |
| Phiếu giao hàng | Không ghi bút toán | Nút Bút toán trên phiếu giao hiện 0 |
| Hóa đơn bán đã ghi sổ | Nợ 131 / Có 511 / Có 33311; Nợ 632 / Có 155 hoặc 156 | Giá vốn ghi cùng hóa đơn, bằng giá xuất bình quân của đúng hàng đã giao |
Bài 5. Điều khoản thanh toán
Khoảng 5 phút. Hết bài này Quý công ty biết các điều khoản có sẵn và biết chúng gắn vào khách hàng, nhà cung cấp rồi tự áp vào chứng từ.
Bước 1 - Mở danh sách điều khoản
Mở Kế toán > Cấu hình > Hóa đơn > Điều khoản thanh toán.
Kế toán > Cấu hình > Hóa đơn > Điều khoản thanh toán
Phải thấy: 11 điều khoản, từ Thanh toán ngay, 15 ngày, 21 ngày, 30 ngày, 45 ngày, 60 ngày tới Cuối tháng kế tiếp, 10 ngày sau ngày cuối tháng kế tiếp, 30% trả ngay, còn lại trả trong 60 ngày, Trong 30 ngày, giảm 2% trong 7 ngày, 90 ngày, vào ngày 10.
Điều khoản được khai trên hồ sơ từng khách hàng và nhà cung cấp, rồi tự điền vào báo giá, đơn mua, hóa đơn. Ví dụ khách "Công ty CP Sản xuất Cấu kiện Bê tông Tây Đô" dùng 45 ngày; hóa đơn của nhà cung cấp "Công ty TNHH Thương mại Kim Long Tech" mang 30 ngày. Hạn thanh toán trên hóa đơn và báo cáo tuổi nợ tính từ điều khoản này.
Không có thì mất gì: thiếu điều khoản thì hóa đơn không có hạn thanh toán, báo cáo tuổi nợ xếp mọi khoản vào "chưa đến hạn".
Bài 6. Người dùng và vai trò
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty biết hệ thống có những người dùng nào, họ giữ chức danh gì, và quyền được chia thế nào giữa các ứng dụng.
Hệ thống có hai lớp thông tin về một người. Lớp người dùng quyết định họ được vào ứng dụng nào và làm được gì. Lớp hồ sơ nhân viên ghi phòng ban và chức danh. Cả hai đều cần.
| Người dùng (đăng nhập) | Chức danh trong hồ sơ nhân viên | Quyền nổi bật |
|---|---|---|
Administrator (admin) |
Phòng Quản trị | Quản trị viên mọi ứng dụng: Bán hàng, Mua hàng, Tồn kho, Sản xuất, Kế toán, Nhân viên, Phê duyệt, Trang web |
Nguyễn Hải Sơn (haison.nguyen) |
Giám đốc | Quản trị viên Bán hàng và Mua hàng |
Đỗ Minh Tuấn (minhtuan.do) |
Trưởng phòng Kho vận | Quản trị viên Tồn kho, người dùng Mua hàng |
Phạm Quốc Bảo (quocbao.pham) |
Kế toán trưởng | Quản trị viên Kế toán |
Lê Thị Hồng Vân (hongvan.le) |
Nhân viên kinh doanh | Bán hàng: chỉ tài liệu của chính mình |
Phạm Thu Trang (thutrang.pham) |
Nhân viên kinh doanh | Bán hàng: chỉ tài liệu của chính mình |
Trần Minh Khoa (minhkhoa.tran) |
Trưởng nhóm Kinh doanh dự án | Bán hàng: chỉ tài liệu của chính mình |
Ngoài sáu người trên còn có tài khoản cổng khách hàng của Đặng Thu Hà, Phòng Mua hàng, Nhà máy Cơ khí Chính xác Đại Nam; tài khoản này chỉ xem đơn và hóa đơn của khách mình, không vào được các ứng dụng nội bộ. Quý công ty làm các bài trong cẩm nang bằng tài khoản admin.
Bước 1 - Mở danh sách người dùng
Mở Thiết lập > Người dùng & Công ty > Người dùng.
Thiết lập > Người dùng & Công ty > Người dùng
Phải thấy: bảy dòng người dùng nội bộ (bộ lọc Người dùng Nội bộ đang bật): cột Vai trò ghi Quản trị viên cho admin và Người dùng cho sáu người còn lại.
Bước 2 - Xem quyền theo ứng dụng của một người
Bấm vào Đỗ Minh Tuấn, mở thẻ Quyền truy cập.
Thiết lập > Người dùng & Công ty > Người dùng
Phải thấy: các nhóm quyền theo ứng dụng; ở Chuỗi cung ứng, Mua hàng là Người dùng và Tồn kho là Quản trị viên; Kế toán, Sản xuất, Bán hàng là No (không có quyền). Đó là lý do trưởng phòng Kho vận lập được phiếu nhập, phiếu giao nhưng không thấy báo giá bán của đồng nghiệp.
Bước 3 - Xem chức danh trong hồ sơ nhân viên
Mở Nhân viên > Nhân viên, bấm Đỗ Minh Tuấn.
Nhân viên > Nhân viên
Phải thấy: thẻ Công việc ghi Phòng ban là Kho vận và Chức danh là Trưởng phòng Kho vận. Chức danh chỉ để nhận diện; quyền thật nằm ở người dùng (bước 2).
Bài 7. Tra cứu cấu hình: muốn xem gì, mở đâu
Khoảng 5 phút. Phần này chỉ có thiết lập, không có báo cáo riêng. Bảng sau liệt kê các màn hình cấu hình của phần này.
| Màn hình | Trả lời câu hỏi |
|---|---|
Kế toán > Cấu hình > Thiết lập |
Công ty theo chế độ kế toán và thuế mặc định nào? |
Tồn kho > Cấu hình > Thiết lập |
Tính năng kho nào đang bật (vị trí, tuyến cung ứng, bổ sung theo đơn)? |
Bán hàng > Cấu hình > Thiết lập |
Có bảng giá, chiết khấu, lãi gộp không? |
Mua hàng > Cấu hình > Thiết lập |
Đơn mua có phải qua duyệt không? |
Kế toán > Cấu hình > Kế toán > Hệ thống tài khoản |
Tài khoản 152, 155, 156, 632 mang tên gì, số dư bao nhiêu? |
Kế toán > Cấu hình > Hóa đơn > Nhóm sản phẩm |
Nhóm sản phẩm này vào tài khoản nào, tính giá xuất theo cách nào? |
Kế toán > Cấu hình > Hóa đơn > Điều khoản thanh toán |
Có những điều khoản trả chậm nào? |
Thiết lập > Người dùng & Công ty > Người dùng |
Ai vào được ứng dụng nào? |
Bài 8. Bài tập: đọc cấu hình
Khoảng 10 phút. Quý công ty tự làm, không có ảnh từng bước.
- Mở nhóm sản phẩm Hàng hóa / RAM và nhóm con PC Full của Thành phẩm (Lắp ráp). Ghi tài khoản định giá tồn kho của mỗi nhóm. Kiểm: RAM là 156, PC Full là 155.
- Mở Mua hàng > Cấu hình > Thiết lập. Tìm ô quyết định đơn mua có cần quản lý duyệt hay không và nói trạng thái hiện tại. Kiểm: ô Duyệt đơn mua chưa đánh dấu.
- Mở danh sách Điều khoản thanh toán. Đếm điều khoản có chữ "ngày" và chọn điều khoản dài nhất. Kiểm: 90 ngày, vào ngày 10.
- Mở người dùng Phạm Quốc Bảo. Nói người này có được lập đơn mua không. Kiểm: ở Chuỗi cung ứng, Mua hàng là No.
