Phần II. Bán hàng và CRM

Phải thấy: trong mục Định giá, ba ô Chiết khấu, Bảng giá và Lãi gộp đã tích. Kéo xuống mục Báo giá & đơn hàng sẽ thấy thêm Ký trực tuyến và Trình tạo báo giá PDF đã tích; Mẫu báo giá, Cảnh báo bán hàng, Khóa đơn bán đã xác nhận chưa tích.

Phải thấy: hai dòng, Bảng giá chuẩn và Giá đại lý (giảm 5%), cùng tiền tệ VND.

Phải thấy: tab Giá bán có đúng một quy tắc: Áp dụng cho "Tất cả sản phẩm", Giá "Chiết khấu 5 % trên giá bán". Bảng giá chuẩn thì không có quy tắc nào: khách dùng giá bán ghi trên sản phẩm. Muốn đại lý mua một nhóm hàng với mức khác, thêm một dòng quy tắc ở đây.

Phải thấy: ở mục BÁN HÀNG, Nam Cường có Bảng giá "Bảng giá chuẩn (VND)" và Điều khoản thanh toán "15 ngày"; Kim Sơn Hà có "Giá đại lý (giảm 5%) (VND)" và "30 ngày". Khi lập báo giá cho khách, hệ thống lấy hai trường này làm mặc định.

Phải thấy: bốn giai đoạn theo thứ tự Mới, Đủ điều kiện, Đề xuất, Thắng. Chỉ Thắng có cột Là giai đoạn thắng? được tích: cơ hội vào giai đoạn này được tính là thắng. Các báo cáo CRM chia cột theo đúng bốn giai đoạn này.

Phải thấy: danh sách đội, trong đó đội Bán hàng do Administrator làm trưởng nhóm. Đội gắn trên báo giá và trên cơ hội; các báo cáo bán hàng chia cột theo đội (bài báo cáo). Không có đội thì báo cáo không so sánh được kênh bán.

Phải thấy: loại Báo giá có Loại "Báo giá / Đơn bán", Bật Dòng đề nghị phê duyệt đã tích (mỗi dòng báo giá thành một dòng của đề nghị), và ở mục CÁC BƯỚC PHÊ DUYỆT BỔ SUNG có một bước "Người phê duyệt cụ thể" là Administrator.

Phải thấy: các cơ hội dạng thẻ xếp theo bốn cột Mới, Đủ điều kiện, Đề xuất, Thắng; đầu mỗi cột có tổng doanh thu dự kiến. Hàng nút trên cùng có Mới và Tạo tiềm năng; góc phải là các dạng xem (thẻ, danh sách, lịch, pivot, biểu đồ, cohort, bản đồ, hoạt động).

Phải thấy: thẻ mới nằm ở cột Mới, ghi tên cơ hội, doanh thu 60.000.000 đ và công ty Nam Cường.

Phải thấy: màn hình cơ hội có các nút Báo giá mới, Thắng, Bổ sung thông tin, Thua; thanh giai đoạn đang ở Mới; Liên hệ là Nam Cường, Nhân viên kinh doanh là người đang đăng nhập; ô Xác suất tự điền.

Phải thấy: hộp có năm loại hoạt động, ô Ngày đến hạn, ô Phân công cho và ba nút Lưu, Đánh dấu hoàn thành, Hủy bỏ. Sau khi làm xong, khung trao đổi ghi "Gọi hoàn thành" và có một hoạt động Chốt lịch giao hàng với khách đang chờ. Hoạt động đã hoàn thành được đếm trong báo cáo Hoạt động ở bài báo cáo.

Phải thấy: giai đoạn đang chọn được tô màu và ghi số phút đã ở giai đoạn đó; ô Xác suất đổi theo giai đoạn (ở Đề xuất lần chạy thử là 70,83 %); khung trao đổi ghi lại mỗi lần đổi giai đoạn.

Phải thấy: màn hình báo giá mới đã điền sẵn Khách hàng (Nam Cường, kèm địa chỉ), Bảng giá "Bảng giá chuẩn (VND)", Điều khoản thanh toán "15 ngày" và Ngày hết hạn; thanh trạng thái Báo giá, Đã gửi báo giá, Đơn bán. Không phải gõ lại thông tin khách.

Phải thấy: đơn giá tự điền 2.710.000 và 1.939.000 từ Bảng giá chuẩn, thuế 10 %, Số tiền 5.420.000 và 7.756.000. Phần tổng ghi Số tiền trước thuế 13.176.000, Thuế GTGT 10% 1.317.600, Tổng 14.493.600; dưới cùng là Lãi gộp 3.264.000 (24,77%).

Phải thấy: Kho là "Kho Hà Nội": hàng có sẵn trên báo giá này sẽ giao từ kho đó. Cùng tab có Nhân viên kinh doanh, Đội bán hàng, Cơ hội (liên kết về cơ hội vừa tạo). Bấm lại tab Dòng đơn hàng để làm tiếp.

Phải thấy: danh sách các cột (Biến thể sản phẩm, Sản phẩm, Mô tả, Tuyến cung ứng, Đơn vị, Thời gian giao hàng, Giá vốn, Lãi gộp, % lãi gộp, Thuế, % CK, Bao gồm thuế). Ba cột lợi nhuận mặc định chưa tích; tích xong chúng hiện ngay trên bảng.

Phải thấy: báo giá có số mới (lần chạy thử là S00216). Dòng bộ chuyển mạch: giá vốn 2.108.000, lãi gộp 1.204.000, 22,21 %. Dòng nguồn máy tính: giá vốn 1.424.000, lãi gộp 2.060.000, 26,56 %. Cách tính của dòng: Lãi gộp = Số tiền trừ Giá vốn nhân Số lượng (dòng đầu: 5.420.000 trừ 2.108.000 nhân 2 là 1.204.000). Cuối báo giá, Lãi gộp của cả đơn là tổng hai dòng: 3.264.000 (24,77%).

Phải thấy: Bảng giá tự là "Giá đại lý (giảm 5%) (VND)" và Điều khoản thanh toán "30 ngày". Đơn giá vẫn 2.710.000 và 1.939.000 nhưng cột % CK ghi 5,00, nên Số tiền dòng đầu là 5.149.000 (5.420.000 trừ 5 %). Phần tổng: Số tiền trước thuế 12.517.200, Tổng 13.768.920, Lãi gộp 2.605.200 (20,81%). Cùng hàng, đại lý trả ít hơn và lãi gộp thấp hơn khách thường: dòng bộ chuyển mạch 18,12 % so với 22,21 %.

Phải thấy: Đơn giá 2.710.000, Giá vốn 2.108.000, % CK 20,00, Số tiền 2.168.000. Lãi gộp của dòng chỉ 60.000, % lãi gộp 2,77 %; cuối báo giá cũng ghi Lãi gộp 60.000 (2,77%). Hệ thống không tự chặn hay báo lỗi vì lãi thấp: đây là chỗ để người duyệt can thiệp.

Phải thấy: hộp ghi rằng báo giá được cấu hình "một bản ghi cho mỗi phiếu phê duyệt", tức một đề nghị cho từng dòng; tab Các bản ghi nguồn liệt kê báo giá đang mở. Bấm Tạo đề nghị phê duyệt thì mở ra đề nghị mới, mã dạng APVL00004, trạng thái Nháp, tiêu đề "Báo giá cho S00231 từ Administrator", có nút Trình và Xem Báo giá; nút Báo giá ở trên dẫn về báo giá.

Phải thấy: thanh trạng thái chuyển sang Chờ duyệt; Người phê duyệt tiếp theo là Nguyễn Hải Sơn (Giám đốc, quản lý trực tiếp của nhân viên). Người trình thấy các nút Từ chối, Hủy, Rút lại, Buộc phê duyệt; nút Duyệt chỉ hiện cho người được chọn duyệt, tức Nguyễn Hải Sơn khi anh đăng nhập. Lịch sử ai duyệt, lúc nào được lưu ngay trên đề nghị.

Phải thấy: trước khi bấm, báo giá ở Báo giá, nút Xác nhận còn dùng được và khung trao đổi ghi "Một yêu cầu phê duyệt đã được tạo". Sau khi bấm, báo giá chuyển sang Đơn bán (nút Giao hàng hiện ở trên) trong khi tem vàng ĐANG CHỜ DUYỆT vẫn còn. Hệ thống chỉ nhắc, không chặn xác nhận: nếu Quý công ty muốn chặn cứng thì đó là phần phát triển thêm.

Phải thấy: trang báo giá của khách với biểu tượng Tân Việt Số, Số tiền trước thuế, Thuế GTGT 10%, Tổng tiền, Điều khoản thanh toán: 15 ngày, nút Chấp nhận & ký và Xem chi tiết. Khách không thấy giá vốn và lãi gộp. Dải xanh trên cùng ghi "Đây là bản xem trước của cổng thông tin khách hàng"; bấm Trở lại chế độ chỉnh sửa để quay về báo giá. Cách này không gửi gì ra ngoài.

Phải thấy: bản PDF có biểu trưng và địa chỉ công ty, khách nhận, Ngày báo giá, Ngày hết hạn, Nhân viên kinh doanh, các dòng hàng (kèm % CK nếu có), Số tiền trước thuế, thuế, Tổng tiền và Điều khoản thanh toán; bản in không có giá vốn và lãi gộp. Hộp Gửi có Đến là khách, Tiêu đề "Công ty TNHH Công nghệ Tân Việt Số Báo giá (Ref ...)", nội dung thư và tệp "Báo giá - Sxxxxx.pdf" đính kèm. Chỉ bấm Gửi trong hộp khi muốn thư đi thật tới địa chỉ của khách; bài này bấm Hủy bỏ nên không có thư nào rời hệ thống.

Phải thấy: thanh trạng thái chuyển sang Đã gửi báo giá; khung trao đổi ghi "Báo giá đã gửi". Cách này dùng khi báo giá đã gửi khách bằng kênh khác.

Phải thấy: trạng thái Đơn bán, ô Ngày đặt hàng là thời điểm xác nhận, bảng dòng có thêm cột Đã giao và Đã lập hóa đơn (0,00), và ở trên có nút Giao hàng với số 1. Khung trao đổi ghi "Báo giá đã xác nhận".

Phải thấy: phiếu dạng HN/OUT/xxxxx, Loại nghiệp vụ "Kho Hà Nội: Phiếu xuất kho", Vị trí nguồn "HN/Tồn kho", Chứng từ gốc là số đơn bán, trạng thái Sẵn sàng, hai dòng hàng đều ghi Có hàng với số lượng 2 và 4. Phiếu này do thủ kho xác nhận để trừ tồn (xem phần Kho). Số "Có hàng" đổi theo tồn thực tế tại thời điểm Quý công ty làm.

Phải thấy: thanh giai đoạn ở Thắng, xác suất 100 %; thẻ cơ hội nằm ở cột Thắng của quy trình bán hàng. Xác nhận đơn bán không tự chuyển cơ hội sang Thắng: nhân viên bấm Thắng để chốt.

Phải thấy: Kho ghi "Xưởng lắp ráp". Vì Kim Sơn Hà là đại lý, Bảng giá là "Giá đại lý (giảm 5%) (VND)"; dòng máy giá 31.979.000, % CK 5,00, Số tiền 30.380.050, Giá vốn 25.583.000, Lãi gộp 4.797.050 (15,79%), Tổng 33.418.055 (đã gồm thuế). Máy lắp ráp có định mức linh kiện; kho phải đặt là Xưởng lắp ráp thì hệ thống mới sinh lệnh lắp ráp ở đó.

Phải thấy: sau khi xác nhận, đơn có hai nút Giao hàng (phiếu xuất từ Xưởng lắp ráp, chờ máy lắp xong) và Sản xuất (lệnh lắp ráp). Lệnh mang mã dạng XLR/MO/xxxxx, ở trạng thái Đã xác nhận, Sản phẩm là bộ máy DPC-9100, số lượng 1, Định mức nguyên vật liệu là định mức của máy, và tab Thành phần liệt kê linh kiện cần tiêu hao (bộ khung, CPU, RAM, ổ SSD, mỗi loại 1). Dòng Trạng thái thành phần cho biết Xưởng đã đủ linh kiện chưa; "Không có hàng" nghĩa là Xưởng phải được cấp linh kiện (mua hoặc điều chuyển) trước khi lắp (xem phần Mua hàng và phần Lắp ráp theo đơn). Quý công ty không cần bấm Sản xuất tất cả ở bài này.

Phải thấy: đơn có nút Giao hàng (phiếu xuất, chờ hàng về) và nút Mua hàng (số 1). Máy chủ này không có định mức lắp ráp nhưng có nhà cung cấp, nên hệ thống chuyển sang mua theo đơn. Giá bán 136.292.000 trước thuế, tổng 149.921.200; Giá vốn 112.638.000, Lãi gộp 23.654.000 (17,36%).

Phải thấy: một Yêu cầu báo giá mới (mã dạng Pxxxxx) ở trạng thái Yêu cầu báo giá, Nhà cung cấp đã điền sẵn (lần chạy thử: Công ty CP Nhật Hải Tech), Giao hàng đến "Kho Hà Nội: Phiếu nhập kho", dòng máy chủ 1 bộ, đơn giá lấy từ bảng giá nhà cung cấp (112.638.000), tổng 123.901.800; nút Bán hàng ở trên dẫn ngược về đơn bán. Mỗi đơn bán sinh một yêu cầu riêng. Quý công ty chỉ xem ở đây; gửi và xác nhận yêu cầu là việc của nhân viên mua hàng (xem phần Mua hàng), không bấm Xác nhận đơn hàng trong bài này.

Phải thấy: báo giá chuyển sang trạng thái Đã hủy; các nút còn lại là In, Xem trước và Đặt lại thành báo giá (để mở lại nếu khách đổi ý). Báo giá hủy không sinh phiếu kho, lệnh lắp ráp hay yêu cầu mua.

Phải thấy: hộp Đánh dấu thua liệt kê các lý do Quá đắt, Chúng ta không có nhân lực/kỹ năng, Không đủ tồn kho và ô Ghi chú khi chốt. Sau khi đánh dấu, cơ hội có tem THUA, trường Lý do thua ghi "Quá đắt", xác suất về 0 và nút Khôi phục hiện lên. Cơ hội thua được lưu trữ và biến khỏi quy trình bán hàng; nút Khôi phục đưa nó trở lại.

Phải thấy: hàng là các tháng đặt hàng, cột là các đội (Bán hàng, Kinh doanh Dự án, Trang web) cùng cột Tổng; mỗi nhóm hai chỉ số Tổng trước thuế và Lãi gộp. Mặc định báo cáo mở dạng biểu đồ số lượng đã đặt, nên cần chuyển sang Pivot và đổi Chỉ số như trên mới thấy lãi gộp. Bộ lọc mặc định là đơn bán trong 365 ngày qua.

Phải thấy: mỗi hàng là một khách (lọc 365 ngày qua), khách có lãi gộp cao nhất ở trên cùng, cột chia theo đội bán hàng. Muốn tìm Nam Cường hay Kim Sơn Hà, gõ tên khách vào ô tìm kiếm. Chia Lãi gộp cho Tổng trước thuế của một khách để được % lãi gộp của khách đó; khách đại lý thường thấp hơn khách thường vì giá đại lý giảm 5 %.

Phải thấy: mỗi hàng là một nhân viên (và một hàng "Không có" cho đơn chưa gán người bán), cột chia theo đội. Báo giá nhân viên tạo trong lúc làm bài này nằm ở hàng của chính nhân viên đó.

Phải thấy: mỗi hàng là một sản phẩm (kèm mã trong ngoặc vuông), xếp theo lãi gộp. Bảng rộng, kéo ngang để xem các cột của đội khác.

Phải thấy: các cột theo tháng chốt dự kiến, cột đầu là "Không có" cho cơ hội chưa có ngày chốt. Tổng ở đầu cột là doanh thu dự kiến nhân xác suất: cơ hội còn mở được tính theo xác suất hiện tại, cơ hội đã thắng (thẻ có tem THẮNG) được tính đủ. Ở ảnh, cơ hội 60.000.000 của Nam Cường có ngày chốt dự kiến 15 tháng 11 nên nằm ở cột tháng 11 2026. Mặc định chỉ hiện cơ hội của bạn; bỏ các điều kiện lọc để xem cả đội. Muốn cơ hội rơi đúng tháng, điền Ngày chốt dự kiến trên màn hình cơ hội.

Phải thấy: biểu đồ số hoạt động đã hoàn thành theo tháng (bộ lọc mặc định 12 tháng liền kề). Báo cáo chỉ đếm hoạt động đã Đánh dấu hoàn thành; chưa có hoạt động nào hoàn thành thì màn hình ghi "Hãy bắt đầu nào!" kèm biểu đồ mẫu mờ. Cuộc gọi hoàn thành ở bài trước được đếm vào cột của tháng 10 2026.

Phải thấy: báo cáo quy trình bán hàng vẽ giá trị cơ hội cho từng giai đoạn (Mới, Đủ điều kiện, Đề xuất, Thắng), mỗi màu là một tháng chốt dự kiến, đường là tổng cộng dồn. Báo cáo tiềm năng đếm bản ghi theo tháng tạo và theo đội. Cả hai có thêm dạng xem pivot, danh sách, cohort, bản đồ ở góc phải.

Phải thấy: ở dạng Cohort, mỗi hàng là một tuần tạo cơ hội với Số bản ghi; các cột "+ 0", "+ 1", ... là số tuần từ lúc tạo đến ngày chốt, ô ghi tỷ lệ phần trăm đã chốt. Khi các cơ hội đều tạo cùng một tuần (như dữ liệu mẫu) chỉ có một hàng; càng nhiều tuần tạo, bảng càng cho thấy cơ hội mất bao lâu để chốt. Ở dạng Hoạt động, mỗi cơ hội một hàng, hoạt động đang chờ nằm trong cột đúng loại (ví dụ "Chốt lịch giao hàng với khách" ở cột Việc cần làm); nút Lên lịch hoạt động ở cuối để thêm nhanh. Dạng Bản đồ (biểu tượng ghim) đặt các cơ hội lên bản đồ theo địa chỉ khách và cần kết nối mạng để tải nền bản đồ.