Cẩm nang trải nghiệm Viindoo cho thương mại - phân phối
Phần III. Mua hàng
Phần này trả lời câu hỏi: mua linh kiện và hàng hóa từ nhà cung cấp thế nào, từ lúc có giá tới lúc trả tiền. Nhân viên mua hàng, thủ kho và kế toán đọc phần này. Hai đường mua đều có: Quý công ty tự lập đơn mua để bổ sung kho, và hệ thống tự sinh yêu cầu báo giá khi một đơn bán cần máy đặt mua theo đơn.
Bài 14. Cấu hình mua hàng: nhà cung cấp, giá mua, duyệt đơn
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty biết giá mua của từng nhà cung cấp nằm ở đâu và vì sao đơn mua đi một bước.
Bước 1 - Mở bảng giá nhà cung cấp
Mở Mua hàng > Cấu hình > Bảng giá nhà cung cấp, gõ Kim Long vào ô tìm kiếm rồi chọn Nhà cung cấp.
Mua hàng > Cấu hình > Bảng giá nhà cung cấp
Phải thấy: mỗi dòng là một cặp nhà cung cấp và sản phẩm, có Đơn vị, Đơn giá, Tiền tệ (VND) và Thời gian giao hàng (số ngày). Hệ thống có khoảng 40 nhà cung cấp; khi Quý công ty chọn một sản phẩm trên yêu cầu báo giá, đơn giá tự lấy từ bảng này.
Không có thì mất gì: thiếu bảng giá thì yêu cầu báo giá hiện đơn giá bằng giá vốn sản phẩm, và máy đặt mua theo đơn không biết mua của nhà cung cấp nào (xem Bài Đơn mua tự sinh từ đơn bán).
Bước 2 - Đọc cách duyệt đơn mua
Quay lại thiết lập Mua hàng như Bài Các tính năng đã bật (Bước 3). Ô Duyệt đơn mua chưa đánh dấu.
Mua hàng > Cấu hình > Thiết lập
Phải thấy: ô Duyệt đơn mua chưa đánh dấu, nghĩa là đơn mua đi một bước: nhân viên mua hàng bấm Xác nhận đơn hàng thì yêu cầu báo giá thành đơn mua ngay, mọi giá trị.
Nếu Quý công ty bật Duyệt đơn mua và đặt ngưỡng giá trị, đơn mua từ ngưỡng trở lên sẽ chuyển sang Chờ duyệt khi xác nhận, và chỉ thành đơn mua (kèm phiếu nhập kho) sau khi quản lý mua hàng bấm nút duyệt trên đơn (theo mô tả của chức năng này; cẩm nang giữ nguyên thiết lập một bước, không bật thử nên không có ảnh).
Bài 15. Đơn mua bổ sung kho
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty tự lập một yêu cầu báo giá cho hàng tồn kho, xác nhận thành đơn mua và thấy phiếu nhập kho chờ nhận hàng.
Câu chuyện: Kho Hà Nội sắp hết ổ cứng SSD nên mua bổ sung 2 chiếc từ nhà cung cấp quen là Kim Long Tech. Số chứng từ của Quý công ty sẽ khác ảnh (hệ thống cấp số kế tiếp); ảnh minh họa mang số P00264.
Bước 1 - Tạo yêu cầu báo giá có nhà cung cấp và dòng hàng
Mở Mua hàng > Đơn hàng > Yêu cầu báo giá, bấm Mới. Ở ô Nhà cung cấp gõ Kim Long và chọn Công ty TNHH Thương mại Kim Long Tech. Ở thẻ Sản phẩm bấm Thêm sản phẩm, gõ IN-SSD-M2.NVME.2280-512G-LX và chọn Ổ cứng LEXAR M.2 2280 NVME 512GB. Ở cột Số lượng gõ 2. Bấm biểu tượng lưu (đám mây) ở đầu màn hình.
Mua hàng > Đơn hàng > Yêu cầu báo giá
Phải thấy: hệ thống đặt tên chứng từ dạng P00xxx; thanh trạng thái ở Yêu cầu báo giá; ô Giao hàng đến tự điền Kho Hà Nội: Phiếu nhập kho; hạn đặt hàng và ngày nhận hàng dự kiến tự điền; đơn giá tự điền 644.000 đ (từ bảng giá Kim Long Tech), thuế 10%; cuối màn hình Số tiền trước thuế 1.288.000 đ, Thuế GTGT 10% 128.800 đ, Tổng 1.416.800 đ.
Bước 2 - Xác nhận thành đơn mua
Bấm Xác nhận đơn hàng.
Phải thấy: thanh trạng thái sang Đơn mua; tên chứng từ đổi từ "Yêu cầu báo giá" thành "Đơn mua"; ở đầu màn hình xuất hiện nút thông minh Phiếu nhập kho 1 và Khớp hóa đơn; các nút Nhận và Tải lên hóa đơn mua hàng hiện ra.
Bài 16. Nhận hàng và ghi số sê-ri
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty nhận hàng vào Kho Hà Nội, ghi số sê-ri từng chiếc và biết hệ thống chặn khi quên ghi.
Bước 1 - Mở phiếu nhập kho từ đơn mua
Trên đơn mua, bấm nút thông minh Phiếu nhập kho.
Mua hàng > Đơn hàng > Đơn mua > Tồn kho > Nghiệp vụ > Phiếu kho > Phiếu nhập kho
Phải thấy: phiếu dạng HN/IN/xxxxx ở trạng thái Sẵn sàng, Nhập từ Kim Long Tech, Vị trí đích HN/Tồn kho, dòng hàng có Yêu cầu 2 và nút Chi tiết; nút Bút toán ghi 0.
Bước 2 - Thử xác nhận khi chưa có sê-ri
Bấm Xác nhận ngay trên phiếu, khi chưa ghi sê-ri nào.
Phải thấy: hộp Thao tác không hợp lệ nói "Bạn cần cung cấp số lô/sê-ri cho sản phẩm" và nêu tên ổ cứng. Bấm Đóng. Hàng theo dõi sê-ri không nhận được khi thiếu số.
Ảnh này chụp trên một phiếu thử khác để không làm hỏng phiếu của bài; phiếu thử đã được hủy. Trên phiếu của Quý công ty, nếu bước này không báo lỗi thì sản phẩm đó chưa được khai theo dõi sê-ri.
Bước 3 - Mở chi tiết và ghi sê-ri
Trên dòng hàng bấm Chi tiết. Hộp Thao tác chi tiết có hai dòng, mỗi dòng 1 chiếc. Bấm vào ô Số lô/sê-ri của dòng thứ nhất gõ MUA-SSD-0001, dòng thứ hai gõ MUA-SSD-0002. Bấm Lưu.
Phải thấy: hai dòng có số sê-ri, cột Lưu vào là HN/Tồn kho, Số lượng mỗi dòng 1,00, tổng 2,00. Nếu hệ thống báo số sê-ri đã tồn tại (vì người khác đã dùng cùng số), đổi số cuối, ví dụ MUA-SSD-0011.
Bước 4 - Xác nhận nhận hàng
Bấm Xác nhận trên phiếu.
Phải thấy: trạng thái Hoàn thành; Số lượng nhận 2,00 khớp Yêu cầu; xuất hiện nút Khả năng truy xuất nguồn gốc ở đầu màn hình (mở báo cáo truy xuất sê-ri, xem Bài Truy xuất số sê-ri); nút Bút toán vẫn ghi 0 (nhận hàng chưa ghi sổ, xem Bài Nhóm sản phẩm và tài khoản).
Bài 17. Hóa đơn nhà cung cấp và trả tiền
Khoảng 15 phút. Hết bài này Quý công ty lập hóa đơn nhà cung cấp từ đơn mua đã nhận hàng, ghi sổ và ghi nhận thanh toán.
Lưu ý quan trọng của bản này: trên màn hình đơn mua không có nút tạo hóa đơn. Quý công ty lập hóa đơn từ danh sách đơn mua (cách dùng ở đây) hoặc từ Kế toán > Nhà cung cấp > Hóa đơn mua hàng.
Bước 1 - Chọn đơn mua trên danh sách và tạo hóa đơn
Mở Mua hàng > Đơn hàng > Đơn mua. Tích ô đầu dòng của đơn mua vừa nhận hàng. Thanh công cụ hiện Tạo hóa đơn. Bấm nút đó.
Mua hàng > Đơn hàng > Đơn mua
Phải thấy: cột Trạng thái hóa đơn của đơn là Chờ hóa đơn; sau khi bấm, mở ra hóa đơn mua ở trạng thái Nháp.
Bước 2 - Điền ngày hóa đơn và số hóa đơn của nhà cung cấp
Ở ô Ngày hóa đơn chọn ngày hôm nay (ô này bắt buộc, đang tô đỏ khi trống). Ở Số hóa đơn nhà cung cấp ghi số trên hóa đơn giấy của nhà cung cấp, ví dụ HĐ NCC P00265.
Phải thấy: dòng hàng, đơn giá và thuế lấy từ đơn mua; Điều khoản thanh toán là 30 ngày (lấy từ nhà cung cấp); số lượng trên hóa đơn bằng số đã nhận.
Bước 3 - Ghi sổ hóa đơn
Bấm Xác nhận.
Phải thấy: hóa đơn có số dạng BILL/2026/10/xxxx (số do hệ thống cấp), trạng thái Đã ghi sổ; xuất hiện nút Thanh toán và Hóa đơn điều chỉnh giảm; ngoài danh sách đơn mua, trạng thái hóa đơn của đơn chuyển sang Đã đủ hóa đơn.
Bước 4 - Đọc bút toán
Bấm thẻ Phát sinh kế toán.
Phải thấy: Nợ 156 Hàng hóa (hoặc 155 nếu là thành phẩm) bằng số tiền chưa thuế, Nợ 1331 bằng thuế 10%, Có 331 Phải trả cho người bán bằng tổng. Giá trị tồn kho tăng từ lúc này.
Bước 5 - Ghi nhận thanh toán nhà cung cấp
Trên hóa đơn của đơn mua ổ cứng (BILL/2026/10/0041 trong ảnh), bấm Thanh toán. Giữ Sổ nhật ký là Ngân hàng, bấm Tạo thanh toán.
Kế toán > Nhà cung cấp > Thanh toán
Phải thấy: hộp Thanh toán có Số nhật ký Ngân hàng, Số tiền bằng số còn phải trả, Ngày thanh toán, Nội dung giao dịch là số hóa đơn.
Phải thấy: hóa đơn có dải ĐÃ THANH TOÁN; nút thông minh Thanh toán 1 xuất hiện; Số tiền còn phải thanh toán bằng 0; dòng Thanh toán vào ghi ngày và số tiền.
Bài 18. Đơn mua tự sinh từ đơn bán đặt theo đơn
Khoảng 20 phút. Hết bài này Quý công ty thấy một đơn bán máy chủ đặt mua theo đơn tự sinh yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp, xác nhận yêu cầu thành đơn mua và nhận máy chủ với số sê-ri. Máy chủ này sẽ được giao cho khách ở Bài Giao hàng có số sê-ri (phần Kho và số sê-ri).
Câu chuyện: khách "Công ty CP Sản xuất Cấu kiện Bê tông Tây Đô" đặt 1 máy chủ AI ASUS. Tân Việt Số không giữ tồn loại này nên mua theo đơn.
Bước 1 - Tạo báo giá cho khách Tây Đô
Mở Bán hàng > Đơn hàng > Báo giá, bấm Mới. Ở Khách hàng gõ Tây Đô và chọn khách. Ở thẻ Dòng đơn hàng bấm Thêm sản phẩm, gõ Máy chủ AI ASUS và chọn dòng [ESC8000A-E13-WOCPU089Z] Máy chủ AI ASUS ESC8000A-E13 Asus (không chọn dòng "Bộ máy chủ Barebone", đó là hàng có sẵn). Bấm lưu.
Bán hàng > Đơn hàng > Báo giá
Phải thấy: Bảng giá là Bảng giá chuẩn (VND); Điều khoản thanh toán 45 ngày; đơn giá 136.292.000 đ, thuế 10%, tổng 149.921.200 đ; dòng Lãi gộp cuối đơn ghi 23.654.000 đ (17,36%). Máy chủ này không có định mức lắp ráp mà có nhà cung cấp, nên hệ thống sẽ mua theo đơn.
Bước 2 - Xác nhận đơn bán
Bấm Xác nhận.
Phải thấy: trạng thái Đơn bán; hai nút thông minh Giao hàng 1 và Mua hàng 1; nút Tạo hóa đơn hiện ra. Nút Mua hàng chính là yêu cầu báo giá hệ thống vừa sinh cho nhà cung cấp, không ai phải lập tay.
Bước 3 - Mở yêu cầu báo giá tự sinh
Bấm nút thông minh Mua hàng.
Phải thấy: yêu cầu báo giá dạng P00xxx ở trạng thái Yêu cầu báo giá; nhà cung cấp Công ty CP Nhật Hải Tech; Giao hàng đến là Kho Hà Nội: Phiếu nhập kho; đơn giá mua 112.638.000 đ; nút thông minh Bán hàng 1 dẫn ngược về đơn bán. Lãi gộp 23.654.000 đ của đơn bán chính là chênh lệch 136.292.000 trừ 112.638.000.
Bước 4 - Xác nhận yêu cầu báo giá thành đơn mua
Bấm Xác nhận đơn hàng.
Phải thấy: trạng thái Đơn mua; nút thông minh Phiếu nhập kho 1 và Bán hàng 1.
Bước 5 - Nhận máy chủ với số sê-ri
Bấm Phiếu nhập kho, bấm Chi tiết trên dòng hàng, ghi số sê-ri MUA-SRV-0001 vào dòng duy nhất, bấm Lưu rồi Xác nhận (làm giống Bài Nhận hàng và ghi số sê-ri).
Phải thấy: phiếu Hoàn thành; có nút Phiếu kho tiếp theo, dẫn thẳng tới phiếu giao hàng của đơn bán. Từ đây máy chủ nằm trong Kho Hà Nội, sẵn sàng giao.
Bài 19. Đề nghị bổ sung hàng nội bộ qua Phê duyệt (tuỳ chọn)
Khoảng 15 phút. Hết bài này Quý công ty xin bổ sung hàng cho Kho Demo từ Kho Hà Nội bằng đề nghị phê duyệt, thấy hệ thống tự sinh phiếu xuất và phiếu nhập kho, rồi hoàn tất cả hai phiếu.
Bước 1 - Tạo đề nghị Điều chuyển kho
Mở Phê duyệt > Tổng quan. Ở thẻ Điều chuyển kho bấm Tạo đề nghị. Gõ Tiêu đề Bổ sung bàn phím cho Kho Demo. Ở thẻ Dòng điều chuyển bấm Thêm dòng: Sản phẩm gõ CS-BP-K270 rồi chọn bàn phím, Kho nguồn Kho Hà Nội, Kho đích Kho Demo, Số lượng 2. Bấm lưu.
Phê duyệt > Tổng quan
Phải thấy: đề nghị dạng APVL000xx ở trạng thái Nháp, dòng điều chuyển Kho Hà Nội sang Kho Demo, Số lượt duyệt tối thiểu 2.
Bước 2 - Trình và duyệt
Bấm Trình. Đề nghị sang Chờ duyệt và Người phê duyệt tiếp theo là quản lý trực tiếp của người lập, Nguyễn Hải Sơn. Để đi tiếp trong cẩm nang, Quý công ty dùng quyền quản trị: bấm Buộc phê duyệt rồi OK. (Khi làm thật, người duyệt bấm Duyệt.)
Phải thấy: sau Trình, thanh trạng thái ở Chờ duyệt; sau Buộc phê duyệt, sang Đã duyệt, dòng ghi Người buộc phê duyệt là Administrator và hệ thống lưu vết hành động; đầu màn hình có các nút Đánh dấu hoàn thành, Hủy, Khởi chạy cung ứng và nút thông minh Các tham chiếu.
Bước 3 - Khởi chạy cung ứng
Bấm Khởi chạy cung ứng, bấm OK ở hộp xác nhận.
Phải thấy: đầu đề nghị xuất hiện các nút thông minh Phiếu nhập kho 1, Xuất kho 1 và Phiếu kho 2. Hệ thống đi theo tuyến Kho Demo nhận hàng từ Kho Hà Nội (qua vị trí "Trung chuyển giữa các kho").
Bước 4 - Xem hai phiếu sinh ra
Bấm nút thông minh Phiếu kho.
Phải thấy: hai dòng cùng Chứng từ gốc là số đề nghị: HN/OUT/xxxxx (từ HN/Tồn kho đến Trung chuyển giữa các kho) ở trạng thái Sẵn sàng, và DEMO/IN/xxxxx (từ Trung chuyển đến DEMO/Tồn kho) ở trạng thái Đang chờ nghiệp vụ khác.
Bước 5 - Hoàn tất hai phiếu
Mở phiếu HN/OUT/..., bấm Xác nhận; sau đó mở phiếu DEMO/IN/..., bấm Xác nhận.
Tồn kho > Nghiệp vụ > Phiếu kho > Xuất kho > Tồn kho > Nghiệp vụ > Phiếu kho > Phiếu nhập kho
Phải thấy: phiếu xuất Hoàn thành và hiện nút Phiếu kho tiếp theo; phiếu nhập Kho Demo chuyển từ chờ sang Sẵn sàng rồi Hoàn thành. Bàn phím không theo dõi sê-ri nên không hỏi số sê-ri. Cả hai nút Bút toán ghi 0: chuyển giữa các kho của cùng công ty không ghi sổ.
Bài 20. Báo cáo mua hàng
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty biết báo cáo nào trả lời câu hỏi nào về mua hàng.
| Tên báo cáo | Trả lời câu hỏi |
|---|---|
Mua hàng > Báo cáo > Mua hàng (Phân tích mua hàng) |
Mua của nhà cung cấp nào, sản phẩm nào, bao nhiêu tiền trong tháng; theo dõi bằng biểu đồ hoặc bảng chéo |
Kế toán > Báo cáo > Báo cáo đối tác > Tuổi nợ phải trả |
Còn nợ nhà cung cấp nào bao nhiêu, khoản nào đã quá hạn, sắp đến hạn |
Kế toán > Báo cáo > Báo cáo đối tác > Sổ chi tiết công nợ |
Chi tiết các hóa đơn và thanh toán của một nhà cung cấp để đối chiếu |
Kế toán > Báo cáo > Quản lý > Phân tích hóa đơn bán và hóa đơn mua |
Tổng giá trị hóa đơn mua theo nhà cung cấp, sản phẩm, tháng |
Kế toán > Báo cáo > Bảng kê hóa đơn > Bảng kê hóa đơn, chứng từ mua vào (01 - 2/GTGT) |
Bảng kê thuế GTGT đầu vào để kê khai |
Tồn kho > Báo cáo luật định Việt Nam > Bảng kê nhập kho hàng hóa |
Nhập những hàng gì, vào kho nào, trong kỳ |
Bước 1 - Mở phân tích mua hàng
Mở Mua hàng > Báo cáo > Mua hàng.
Mua hàng > Báo cáo > Mua hàng
Phải thấy: biểu đồ vùng Tổng trước thuế theo ngày của tháng hiện tại (bộ lọc "Đơn mua hoặc Ngày xác nhận: tháng này"). Các nút phía trên đổi sang biểu đồ cột, tròn hoặc bảng chéo.
Bước 2 - Mở tuổi nợ phải trả
Mở Kế toán > Báo cáo > Báo cáo đối tác > Tuổi nợ phải trả.
Kế toán > Báo cáo > Báo cáo đối tác > Tuổi nợ phải trả
Phải thấy: mỗi dòng là một nhà cung cấp, các cột Chưa đến hạn, 1-30, 31-60, 61-90, 91-120, Lâu hơn, Tổng; bấm dấu tam giác đầu dòng để xuống từng hóa đơn. Số đổi theo ngày xem nên cẩm nang không ghi số.
Bài 21. Bài tập: mua bổ sung và trả tiền một phần
Khoảng 25 phút. Quý công ty tự làm, không có ảnh từng bước.
- Lập yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp Công ty TNHH Thương mại Kim Long Tech, 3 chiếc Bộ nguồn PSU 1300W cho EBS-4U. Ghi đơn giá tự điền và tổng cộng. Kiểm: đơn giá 865.000 đ, tổng trước thuế 2.595.000 đ.
- Xác nhận thành đơn mua, mở phiếu nhập kho, ghi 3 số sê-ri riêng của Quý công ty (ví dụ
BT-PSU-0001đến0003) rồi xác nhận nhận hàng. Kiểm: phiếu Hoàn thành, nút Bút toán ghi 0. - Từ danh sách đơn mua tạo hóa đơn, điền Ngày hóa đơn, ghi sổ. Kiểm: bút toán Nợ 156 / Nợ 1331 / Có 331, điều khoản 30 ngày.
- Bấm Thanh toán, sửa Số tiền thành một nửa tổng hóa đơn rồi tạo thanh toán. Kiểm: hóa đơn chuyển Thanh toán một phần, Số tiền còn phải thanh toán bằng nửa còn lại.
- Mở Tuổi nợ phải trả, tìm Kim Long Tech và đọc khoản còn nợ ở cột Chưa đến hạn.
