Cẩm nang trải nghiệm Viindoo cho thương mại - phân phối
Phần IV. Kho và số sê-ri
Phần này trả lời câu hỏi: hàng nằm ở kho nào, đi vào và đi ra bằng phiếu gì, và làm sao truy một chiếc máy từ lúc mua đến lúc bán và sửa chữa. Thủ kho, nhân viên giao nhận, nhân viên chăm sóc khách hàng và kế toán kho đọc phần này.
Bài 22. Năm kho và các loại phiếu
Khoảng 15 phút. Hết bài này Quý công ty biết năm kho, mỗi kho nhận giao theo mấy bước, và mỗi kho có những loại nghiệp vụ nào.
| Kho | Mã | Vai trò | Vị trí tồn kho |
|---|---|---|---|
| Kho Hà Nội | HN | Giao hàng có sẵn cho khách vùng miền Bắc; nhận hàng mua về | HN/Tồn kho |
| Kho HCM | HCM | Giao hàng có sẵn cho khách vùng phía Nam | HCM/Tồn kho |
| Kho Bảo hành | KBH | Sửa chữa bảo hành; lệnh sửa chữa mã KBH/RO/... | KBH/Tồn kho |
| Xưởng lắp ráp | XLR | Lắp ráp máy theo đơn; lệnh lắp ráp mã XLR/MO/... | XLR/Tồn kho |
| Kho Demo | DEMO | Hàng trưng bày và hàng thử | DEMO/Tồn kho |
Bước 1 - Mở danh sách kho
Mở Tồn kho > Cấu hình > Quản lý kho > Kho.
Tồn kho > Cấu hình > Quản lý kho > Kho
Phải thấy: đúng năm kho, mỗi kho có Vị trí tồn kho dạng
Bước 2 - Đọc thiết lập một kho
Bấm vào Kho Hà Nội.
Tồn kho > Cấu hình > Quản lý kho > Kho
Phải thấy: Nhập kho: Nhận hàng và lưu kho (1 bước); Xuất kho: Giao hàng (1 bước); Tái cung ứng: đã bật Sản xuất để bổ sung hàng và Mua để tái cung ứng, Sản xuất (1 bước); mục Tái cung ứng từ liệt kê bốn kho còn lại, Kho Hà Nội không nhận hàng từ kho nào. Ngược lại Kho Demo được cung cấp từ Kho Hà Nội (mở Kho Demo, mục Tái cung ứng từ có Kho Hà Nội đánh dấu); đó là tuyến Bài Đề nghị bổ sung hàng nội bộ dùng.
Không có thì mất gì: một bước nghĩa là hàng vào kho là lên tồn ngay và xuất kho là đi khỏi tồn ngay. Nếu chuyển sang hai hoặc ba bước, hàng phải qua khu nhận, kiểm tra rồi mới cất, hoặc lấy hàng, đóng gói rồi mới giao. Nhận hàng hay giao hàng nhiều bước hợp với kho lớn; ở đây đơn giản là đủ. "Mua để tái cung ứng" là điều kiện để đơn bán đặt theo đơn tự sinh yêu cầu báo giá cho kho này.
Bước 3 - Đọc danh sách loại nghiệp vụ
Mở Tồn kho > Cấu hình > Quản lý kho > Loại nghiệp vụ.
Tồn kho > Cấu hình > Quản lý kho > Loại nghiệp vụ
Phải thấy: 24 dòng, mỗi dòng một kho: Kho Hà Nội có Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Sản xuất, Sửa chữa; bốn kho còn lại có thêm Chuyển kho nội bộ. Mã phiếu theo kho: HN/IN (nhận), HN/OUT (giao), XLR/MO (lắp ráp), KBH/RO (sửa chữa).
Bài 23. Giao hàng có số sê-ri
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty giao đơn bán máy chủ của khách Tây Đô từ Kho Hà Nội với đúng số sê-ri máy đã nhận.
Đơn bán và máy chủ lấy từ Bài Đơn mua tự sinh từ đơn bán (Phần Mua hàng). Hàng đã nhận vào kho nên phiếu giao đã sẵn sàng.
Bước 1 - Mở phiếu giao
Mở đơn bán của khách Tây Đô, bấm nút thông minh Giao hàng. Hoặc vào Tồn kho > Nghiệp vụ > Phiếu kho > Xuất kho và tìm phiếu.
Tồn kho > Nghiệp vụ > Phiếu kho > Xuất kho
Phải thấy: phiếu HN/OUT/xxxxx ở trạng thái Sẵn sàng, Chứng từ gốc là số đơn bán, Tình trạng hàng của sản phẩm: Có hàng, Vị trí nguồn HN/Tồn kho.
Bước 2 - Xem sê-ri đã giữ cho phiếu
Trên dòng hàng bấm Chi tiết.
Phải thấy: cột Lấy từ ghi HN/Tồn kho - MUA-SRV-0001, số lượng 1,00. Hệ thống đã giữ đúng chiếc máy chủ vừa nhận; khi kho có nhiều chiếc, thủ kho chọn số sê-ri nào trong danh sách. Bấm Lưu.
Phải thấy: dòng hàng có Số lượng 1,00 và tình trạng Có hàng; phiếu vẫn ở Sẵn sàng.
Bước 3 - Xác nhận giao hàng
Bấm Xác nhận trên phiếu.
Phải thấy: phiếu chuyển Hoàn thành; xuất hiện các nút Trả hàng, Khả năng truy xuất nguồn gốc và Dịch chuyển; nút Bút toán vẫn ghi 0 (giao hàng chưa ghi giá vốn, giá vốn ghi cùng hóa đơn bán).
Bước 4 - Xem đơn bán sau khi giao
Mở lại đơn bán.
Bán hàng > Đơn hàng > Đơn hàng
Phải thấy: cột Đã giao của dòng hàng là 1,00, cột Đã lập hóa đơn còn 0,00; nút Tạo hóa đơn vẫn sáng vì hóa đơn lập theo số đã giao.
Bài 24. Khách trả hàng và hóa đơn điều chỉnh giảm
Khoảng 20 phút. Hết bài này Quý công ty lập hóa đơn cho đơn đã giao, nhận lại 1 máy do khách trả, thấy hàng quay về tồn kho đúng số sê-ri và lập hóa đơn điều chỉnh giảm để trả lại tiền hàng.
Trong bài này hóa đơn bán được lập ngắn gọn để có thứ mà điều chỉnh. Đầy đủ về hóa đơn bán xem phần Kế toán.
Bước 1 - Tạo hóa đơn bán từ đơn
Mở đơn bán của khách Tây Đô, bấm Tạo hóa đơn. Ở hộp Tạo (các) hóa đơn giữ Hóa đơn thông thường, bấm Tạo bản nháp.
Bán hàng > Đơn hàng > Đơn hàng
Phải thấy: hộp có ba lựa chọn: Hóa đơn thông thường, Trả trước (%), Trả trước (số tiền); sau khi bấm mở ra hóa đơn Nháp.
Bước 2 - Ghi sổ hóa đơn bán và đọc bút toán
Bấm Xác nhận, sau đó bấm thẻ Phát sinh kế toán.
Phải thấy: Có 511 bằng doanh thu, Có 33311 thuế đầu ra, Nợ 131 phải thu của khách; và cặp giá vốn Nợ 632 / Có 155 bằng 112.638.000 đ, đúng giá mua máy chủ ở Bài Đơn mua tự sinh từ đơn bán. Hóa đơn ở trạng thái Đã ghi sổ.
Bước 3 - Mở phiếu giao và bấm Trả hàng
Mở lại phiếu giao hoàn thành (Bài Giao hàng có số sê-ri), bấm Trả hàng.
Tồn kho > Nghiệp vụ > Phiếu kho > Xuất kho
Phải thấy: hộp Trả hàng liệt kê sản phẩm đã giao; cột Số lượng mặc định 0. Gõ 1 vào Số lượng. Có ba nút: Trả hàng (trả đúng số đã gõ), Trả tất cả và Trả để đổi hàng (kèm giao lại máy khác).
Bước 4 - Tạo và xác nhận phiếu trả
Bấm Trả hàng. Hệ thống mở phiếu nhập kho mới. Bấm Chi tiết để xem sê-ri, bấm Lưu, rồi Xác nhận.
Phải thấy: phiếu dạng HN/IN/xxxxx, Nhập từ khách Tây Đô, Chứng từ gốc "Phiếu trả hàng của" phiếu giao; hộp chi tiết đã điền sẵn đúng số sê-ri đã giao (MUA-SRV-0001) và Lưu vào HN/Tồn kho. Không cần gõ lại.
Phải thấy: phiếu Hoàn thành; máy chủ quay về tồn HN/Tồn kho.
Bước 5 - Xem đơn bán sau khi trả
Mở lại đơn bán.
Bán hàng > Đơn hàng > Đơn hàng
Phải thấy: cột Đã giao về 0,00 còn Đã lập hóa đơn vẫn 1,00; nút thông minh Giao hàng ghi 2 (phiếu giao và phiếu trả), Hóa đơn 1.
Hệ thống không tự lập hóa đơn điều chỉnh. Quý công ty lập từ hóa đơn gốc.
Bước 6 - Lập hóa đơn điều chỉnh giảm
Mở hóa đơn bán (nút thông minh Hóa đơn trên đơn), bấm Hóa đơn điều chỉnh giảm. Ở Lý do gõ Khách trả máy chủ, giữ Sổ nhật ký Bán hàng và bấm Đảo.
Kế toán > Khách hàng > Hóa đơn
Phải thấy: hộp có Lý do, Sổ nhật ký, Ngày đảo và ba nút Đảo, Đảo ngược và tạo hóa đơn (lập luôn hóa đơn mới), Hủy bỏ. Hóa đơn điều chỉnh giảm mở ra ở trạng thái Nháp, số dạng RINV/..., dòng hàng cùng đơn giá với hóa đơn gốc.
Bước 7 - Ghi sổ hóa đơn điều chỉnh giảm
Bấm Xác nhận.
Phải thấy: hóa đơn điều chỉnh giảm có dải ĐÃ THANH TOÁN vì được trừ vào đúng hóa đơn gốc; Số tiền còn phải thanh toán 0. Bút toán là Nợ 521 Các khoản giảm trừ doanh thu, Nợ 33311, Có 131, đồng thời đảo giá vốn Nợ 155 / Có 632 bằng giá xuất.
Phải thấy: hóa đơn gốc có dải ĐÃ ĐẢO, không còn nút Thanh toán; hai hóa đơn triệt tiêu nhau nên công nợ khách Tây Đô về 0 cho đơn này.
Bài 25. Truy xuất số sê-ri: từ lúc mua tới bán tới sửa chữa
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty nhập một số sê-ri và xem được đời của chiếc máy đó: nhận từ nhà cung cấp nào, giao cho khách nào, và đã sửa chữa lúc nào.
Bài dùng số sê-ri TVS260900667 đã đi đủ ba chặng (nhận hàng, giao hàng, sửa chữa bảo hành). Quý công ty chỉ xem, không sửa.
Bước 1 - Tìm số sê-ri
Mở Tồn kho > Sản phẩm > Số lô/sê-ri, gõ TVS260900667 vào ô tìm kiếm rồi nhấn Enter. Nếu danh sách đang nhóm theo vị trí, bấm dấu x của nhóm đó.
Tồn kho > Sản phẩm > Số lô/sê-ri
Phải thấy: một dòng có số sê-ri TVS260900667 và sản phẩm là máy tính công nghiệp tích hợp màn hình 15.6 inch.
Bước 2 - Mở số sê-ri
Bấm vào dòng.
Tồn kho > Sản phẩm > Số lô/sê-ri
Phải thấy: các nút thông minh đếm chứng từ gắn với sê-ri này: Mua hàng 1, Bán hàng 1, Phiếu kho 1, Việc cần làm / Hoàn thành (sửa chữa), Vị trí; hệ thống ghi Khách hàng đang giữ máy; Số lượng hiện có 0 vì máy đã giao cho khách.
Bước 3 - Mở báo cáo truy xuất nguồn gốc
Bấm Khả năng truy xuất nguồn gốc.
Phải thấy: ba dòng từ mới tới cũ: KBH/RO/... (lệnh sửa chữa, từ KBH/Tồn kho về KBH/Tồn kho), HN/OUT/... (giao từ HN/Tồn kho cho khách Công ty CP Sản xuất Chế biến Gỗ Tân Phú Lâm), HN/IN/... (nhập từ Công ty CP Nghĩa Hưng Tech vào HN/Tồn kho). Các cột Ngày, Từ, Đến, Số lượng cho biết hàng đi từ đâu tới đâu. Đây là đường truy từ nhà cung cấp tới khách tới sửa chữa của một chiếc máy.
Máy lắp ráp tại xưởng có đường khác: dòng đầu tiên là lệnh lắp ráp XLR/MO/... (từ vị trí Production vào XLR/Tồn kho), sau đó là phiếu giao XLR/OUT/... và lệnh sửa chữa KBH/RO/....
Bài 26. Tồn kho theo kho và giá trị tồn
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty xem được tồn của từng kho, giá trị tồn và từng sê-ri đang nằm đâu.
Bước 1 - Xem tồn toàn công ty và lọc theo kho
Mở Tồn kho > Báo cáo > Tồn kho. Ở khung bên trái, ô Kho, bấm Kho Hà Nội.
Tồn kho > Báo cáo > Tồn kho
Phải thấy: mỗi dòng là một sản phẩm, các cột Giá vốn đơn vị, Tổng giá trị, Hiện có, Có thể sử dụng, Nhập kho, Xuất kho. Chọn Tất cả kho thì số cộng cả năm kho; chọn Kho Hà Nội thì chỉ tính hàng ở HN/Tồn kho. Tổng giá trị = hiện có nhân giá vốn bình quân. Số tồn đổi theo ngày nên cẩm nang không ghi số cố định.
Nút Tồn kho tại ngày ở góc trái mở tồn ở một ngày trong quá khứ. Mỗi dòng có nút Lịch sử (xem các lần nhập xuất của sản phẩm) và Bổ sung hàng.
Bước 2 - Xem từng sê-ri nằm ở đâu
Mở Tồn kho > Báo cáo > Vị trí.
Tồn kho > Báo cáo > Vị trí
Phải thấy: bộ lọc Vị trí nội bộ; mỗi dòng là một sản phẩm theo một vị trí (có cột Số lô/sê-ri) với số lượng đang nằm ở vị trí đó. Dùng khi cần biết một sê-ri cụ thể đang ở Kho nào.
Bước 3 - Xem lịch sử dịch chuyển
Mở Tồn kho > Báo cáo > Lịch sử dịch chuyển.
Tồn kho > Báo cáo > Lịch sử dịch chuyển
Phải thấy: mỗi dòng là một lần dịch chuyển hoàn thành, có Ngày, Tham chiếu, Sản phẩm, Số lô/sê-ri, Từ, Đến và Số lượng. Các phiếu nhập, giao, trả của Quý công ty vừa làm hiện ở đầu danh sách.
Bài 27. Kiểm kê (chỉ xem)
Khoảng 5 phút. Hết bài này Quý công ty biết màn hình kiểm kê trông thế nào. Bài chỉ xem; Quý công ty không bấm Áp dụng vì điều chỉnh sẽ đổi tồn và giá trị tồn của câu chuyện.
Bước 1 - Mở màn hình kiểm kê
Mở Tồn kho > Nghiệp vụ > Điều chỉnh > Kiểm kê kho.
Tồn kho > Nghiệp vụ > Điều chỉnh > Kiểm kê kho
Phải thấy: danh sách theo vị trí và sản phẩm với các cột Vị trí, Sản phẩm, Số lô/sê-ri, Đã lên lịch, Người dùng, Hiện có, Số lượng kiểm kê, Chênh lệch; nút Áp dụng tất cả ở đầu màn hình.
Theo thiết kế của màn hình này, khi kiểm kê thật thủ kho điền Số lượng kiểm kê theo số đếm thực tế; cột Chênh lệch tự hiện thừa thiếu; bấm Áp dụng thì hệ thống tạo dịch chuyển điều chỉnh để tồn sổ sách khớp số đếm và ghi giá trị chênh vào kế toán.
Bài 28. Báo cáo kho
Khoảng 15 phút. Hết bài này Quý công ty biết báo cáo kho nào trả lời câu hỏi nào, kể cả các báo cáo theo mẫu kế toán Việt Nam.
| Tên báo cáo | Trả lời câu hỏi |
|---|---|
Tồn kho > Báo cáo > Tồn kho |
Mỗi sản phẩm còn bao nhiêu, giá vốn và tổng giá trị bao nhiêu, theo từng kho |
Tồn kho > Báo cáo > Vị trí |
Một sản phẩm hay một số sê-ri đang nằm ở vị trí nào |
Tồn kho > Báo cáo > Lịch sử dịch chuyển |
Một sản phẩm đã nhập xuất những lần nào, của chứng từ nào |
Tồn kho > Báo cáo > Phân tích dịch chuyển |
Nhập xuất theo kỳ, theo sản phẩm hay theo loại phiếu |
Tồn kho > Sản phẩm > Số lô/sê-ri (nút Khả năng truy xuất nguồn gốc) |
Một chiếc máy đã đi qua những chứng từ nào |
Tồn kho > Báo cáo luật định Việt Nam > Bảng kê Xuất-Nhập-Tồn (S11-DN) |
Tồn đầu kỳ, nhập, xuất, tồn cuối kỳ của từng hàng hóa theo mẫu S11-DN |
Tồn kho > Báo cáo luật định Việt Nam > Thẻ Kho (S12-DN) |
Thẻ kho của một sản phẩm theo mẫu S12-DN |
Tồn kho > Báo cáo luật định Việt Nam > Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (S10-DN) |
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ theo mẫu S10-DN |
Tồn kho > Báo cáo luật định Việt Nam > Bảng kê nhập kho hàng hóa |
Các lần nhập kho trong kỳ |
Tồn kho > Báo cáo luật định Việt Nam > Bảng kê xuất kho hàng hóa |
Các lần xuất kho trong kỳ |
Năm báo cáo luật định Việt Nam cũng có ở Kế toán > Báo cáo > Báo cáo Kho với cùng tên. Báo cáo tuổi tồn kho và mẫu in phiếu nhập, phiếu xuất VT-01, VT-02 hiện chưa có trên bản này.
Bước 1 - Mở Bảng kê Xuất-Nhập-Tồn (S11-DN)
Mở Tồn kho > Báo cáo luật định Việt Nam > Bảng kê Xuất-Nhập-Tồn (S11-DN).
Tồn kho > Báo cáo luật định Việt Nam > Bảng kê Xuất-Nhập-Tồn (S11-DN)
Phải thấy: hộp BẢNG KÊ NHẬP - XUẤT - TỒN HÀNG HÓA có Từ ngày, Đến ngày, Kho và Nhóm Sản phẩm; hai nút In và Xuất Excel. Chọn kho và khoảng ngày rồi bấm In để ra báo cáo.
Bước 2 - Mở Thẻ Kho (S12-DN)
Mở Tồn kho > Báo cáo luật định Việt Nam > Thẻ Kho (S12-DN).
Tồn kho > Báo cáo luật định Việt Nam > Thẻ Kho (S12-DN)
Phải thấy: hộp THẺ KHO (S12-DN) có Từ ngày, Đến ngày, Kho, Sản phẩm; nút In và Xuất Excel. Thẻ kho theo từng sản phẩm nên phải chọn sản phẩm.
Bài 29. Bài tập: giao, nhận lại và truy xuất
Khoảng 30 phút. Quý công ty tự làm, không có ảnh từng bước.
- Mở đơn bán máy chủ của Tây Đô (Bài Đơn mua tự sinh từ đơn bán), mở phiếu giao và nói số sê-ri hệ thống đã giữ. Kiểm:
HN/Tồn kho - MUA-SRV-0001hoặc số của Quý công ty. - Từ Tồn kho > Báo cáo > Tồn kho, lọc Kho Hà Nội, tìm Ổ cứng LEXAR M.2 2280 NVME 512GB và đọc Hiện có, Tổng giá trị. Kiểm: giá vốn đơn vị là bình quân gia quyền nên có thể khác 644.000 đ nếu kho có lô giá khác.
- Từ số sê-ri
MUA-SSD-0001(hoặc số của Quý công ty) mở Khả năng truy xuất nguồn gốc. Kiểm: một dòng nhập từ Kim Long Tech vào HN/Tồn kho. - Mở Bảng kê Xuất-Nhập-Tồn (S11-DN), chọn Kho Hà Nội, khoảng ngày từ đầu tháng tới hôm nay, bấm Xuất Excel và tìm dòng ổ cứng vừa nhập. Kiểm: cột nhập có 2 chiếc.
- Giả sử khách trả 1 trong 2 chiếc ổ cứng đã bán: nói bốn chứng từ Quý công ty cần lập, theo thứ tự. Kiểm: phiếu trả hàng, xác nhận phiếu trả, hóa đơn điều chỉnh giảm, ghi sổ hóa đơn điều chỉnh giảm.
