Phần mềm quản lý kho nhà hàng F&B hiệu quả, giảm hao hụt

Hiện nay, phần mềm quản lý kho nhà hàng ngày càng được nhiều chủ doanh nghiệp áp dụng để quản lý sản phẩm, hàng hóa chế biến thức ăn trong kho. Đây là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các chủ nhà hàng, quán ăn quản lý nguyên liệu chế biến, thực phẩm và dự báo tồn kho để đề xuất lệnh nhập xuất nguyên liệu kịp thời. Cùng Viindoo tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp trong bài viết sau đây.

Phần mềm quản lý kho nhà hàng là gì?

Phần mềm quản lý kho nhà hàng là một ứng dụng thông minh giúp chủ nhà hàng hoặc quán ăn dễ dàng kiểm soát, quản lý nguồn tài nguyên, nguyên vật liệu chế biến thức ăn của cửa hàng. Thông qua việc cung cấp các báo cáo tình trạng tồn kho, phần mềm giúp nhà quản lý theo dõi tất cả các hoạt động xuất - nhập kho hàng hóa, số lượng tồn kho, tình trạng hạn sử dụng của nguyên vật liệu chế biến. Ngoài ra, chủ nhà hàng còn có thể nắm bắt tình hình nợ đơn hàng với các nhà cung cấp.

Đặc biệt, phần mềm quản lý nguyên vật liệu cho các nhà hàng còn có khả năng phân tích xu hướng sử dụng nguyên liệu chế biến trong tương lai, giúp chủ quán ăn đánh giá mức độ tiêu thụ nguyên liệu và đưa ra các quyết định quản trị thông minh và phù hợp với tình hình thực tế của nhà hàng.

>>>> Xem Thêm: Phần mềm quản lý nhà hàng

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý tồn kho cho nhà hàng, quán ăn

Kho nhà hàng, quán ăn là nơi lưu trữ rất nhiều loại hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khác nhau được nhập vào để dự trữ sẵn và xuất kho khi có nhu cầu chế biến, kinh doanh, luân chuyển,… Một số loại hàng tồn kho trong các nhà hàng, quán ăn phổ biến nhất phải kể đến là thành phẩm, sản phẩm dở dang, nguyên vật liệu nấu ăn, linh kiện, dụng cụ chế biến, đồ khô, gia vị, rượu và các loại đồ uống khác. Tất cả các loại hàng hóa, sản phẩm này đều có hạn sử dụng và được xuất nhập vào nhiều thời điểm khác nhau. Do đó, nhiều chủ cửa hàng thường gặp khó khăn khi quản lý nguồn nguyên vật liệu trong kho của họ.

Hơn nữa, việc dự trữ hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất cũng như kinh doanh của các nhà hàng. Đặc biệt là các nhà hàng kinh doanh trong lĩnh vực ăn uống, số lượng hàng hóa tươi sống rất lớn. Nếu chủ quán không biết cách quản lý hàng tồn kho khoa học thì rất dễ gặp phải những sai lầm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hương vị món ăn, đồ uống cũng như vấn đề an toàn vệ sinh thực phẩm. Chính vì vậy, các chủ doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm quản lý kho nhà hàng trong công tác quản lý nguyên liệu, thực phẩm, công cụ, dụng cụ chế biến.

Sử dụng ứng dụng quản lý kho cho các nhà hàng, quán ăn sẽ đem lại những lợi ích như:

• Kiểm soát tốt nguồn nguyên liệu tốt, tránh tình trạng thiếu hụt để đảm bảo hoạt động liên tục của nhà hàng
• Giám sát và định lượng chặt chẽ quá trình chế biến nguyên liệu, tránh tình trạng thất thoát, gian lận
• Đảm bảo chất lượng và hạn sử dụng cho các nguyên vật liệu chế biến món ăn trong nhà hàng
  
• Tiết kiệm chi phí quản lý kho và đảm bảo giá cả cạnh tranh cho món ăn và đồ uống

>>>> Tham Khảo Thêm: Phần mềm quản lý kho lạnh

Những tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý kho nhà hàng tốt nhất

Các tính năng đáp ứng được nhu cầu quản lý của nhà hàng

Một ứng dụng quản lý kho tốt cho nhà hàng, quán ăn cần đáp ứng được nhu cầu quản lý các mặt hàng trong kho và quy mô tương ứng. Cụ thể:

• Quản lý kho thực phẩm: Cho phép theo dõi tồn kho nguyên vật liệu nhà hàng bao gồm số lượng, loại sản phẩm, hạn sử dụng... theo thời gian nhất định (theo tuần, theo tháng, theo quý…)
• Kiểm kê số lượng, chi phí thực phẩm đã hư hỏng
  
• Sắp xếp hàng tồn kho: Phân loại và sắp xếp kho hàng, thiết lập các điểm sắp xếp tự động và vị trí từng loại thực phẩm, nguyên liệu trong kho để dễ dàng tìm kiếm.
• Giữ mức tồn kho ổn định: Thiết lập phần mềm giữ lượng hàng vừa đủ để đáp ứng khách hàng. Có tính năng thông báo khi hàng trong kho sắp hết và tích hợp với phần mềm quản lý mua hàng để tự động tạo lệnh nhập kho.
  

Đơn vị cung cấp phần mềm uy tín, chuyên nghiệp

Với những đơn vị đã có nhiều kinh nghiệm, trong quá trình triển khai, nếu có bất kỳ khó khăn gì trên phần mềm, đội ngũ kỹ thuật sẽ dễ dàng hỗ trợ để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Điều này đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh của nhà hàng không bị gián đoạn. Ngoài ra, việc quản lý chất lượng dịch vụ và chăm sóc khách hàng cũng được thực hiện qua các quy trình đã được thiết lập sẵn, thay vì phải chờ đợi hỗ trợ do thiếu nguồn lực.

Đặc biệt, mua phần mềm quản lý kho từ các nhà cung cấp uy tín sẽ giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành kho nhà hàng. Những đơn vị cung cấp có kinh nghiệm và được nhiều khách hàng tin dùng thường sẽ tiến hành cải tiến để phát triển và mở rộng chức năng của phần mềm, giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và khoa học hơn.

Với Viindoo Inventory, nhà hàng có thể quản lý tồn kho một cách hiệu quả, từ đó tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí. Đây là giải pháp quản lý kho nhà hàng tối ưu được Viindoo triển khai và phát triển từ hơn 10 năm kinh nghiệm tư vấn các giải pháp nghiệp vụ cho doanh nghiệp. Những tính năng vượt trội mà phần mềm quản lý kho nhà hàng Viindoo đem lại đó là:

• Quản lý danh mục sản phẩm: Phần mềm cần cho phép nhà hàng tạo và quản lý danh mục sản phẩm một cách chi tiết, bao gồm tên sản phẩm, mô tả, giá cả, đơn vị đo lường, số lượng tồn kho, ngày hết hạn, v.v.
• Quản lý nhập kho: Phần mềm cần giúp nhà hàng quản lý quy trình nhập kho một cách hiệu quả, bao gồm theo dõi số lượng sản phẩm nhập kho, giá nhập, ngày nhập, nhà cung cấp, v.v.
• Quản lý xuất kho: Phần mềm cần giúp nhà hàng quản lý quy trình xuất kho một cách chặt chẽ, bao gồm theo dõi số lượng sản phẩm xuất kho, giá xuất, ngày xuất, khách hàng, v.v.
• Quản lý tồn kho: Phần mềm cần giúp nhà hàng theo dõi tình trạng tồn kho của các sản phẩm một cách chính xác và kịp thời, bao gồm cảnh báo khi số lượng tồn kho thấp hoặc vượt quá mức tối đa.
• Quản lý chi phí: Phần mềm cần giúp nhà hàng quản lý chi phí liên quan đến hàng tồn kho, chẳng hạn như chi phí nhập hàng, chi phí tồn kho, chi phí hư hỏng, v.v.
• Tích hợp với các ứng dụng khác của nhà hàng như: Bán hàng, Mua hàng, Nhân sự... giúp nhà hàng có thể quản lý hàng tồn kho một cách thống nhất và hiệu quả hơn.
  

Đặc biệt hơn, Viindoo Inventory hoàn toàn miễn phí. Doanh nghiệp/ chủ nhà hàng có thể sử dụng Viindoo Inventory miễn phí trọn đời mà không tốn bất cứ chi phí nào.

Kinh nghiệm quản lý hàng tồn kho nhà hàng hiệu quả

Kiểm soát chặt chẽ kho và quy trình xuất – nhập kho hàng

Kiểm tra kỹ càng là bước quan trọng để nhà hàng có cái nhìn chính xác về số lượng, chất lượng sản phẩm. Điều này giúp nhà hàng tránh được sai sót trong việc ghi dữ liệu và tìm ra giải pháp khắc phục kịp thời mọi vấn đề. Một số phương pháp hiệu quả khi kiểm kê hàng tồn kho mà người quản lý có thể tham khảo bao gồm: Kiểm kê thực tế, kiểm tra tại chỗ và kiểm tra định kỳ.

Thiết lập mức tồn kho tối ưu

Định mức tồn kho là cách để xác định số lượng hàng hóa mà nhà hàng luôn giữ trong kho. Điều này giúp đảm bảo rằng nhà hàng có đủ hàng để cung ứng ngay khi có nhu cầu sử dụng và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục. Quản lý kho hàng trở nên đơn giản hơn nếu bạn biết cách đặt mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng sản phẩm.

Mức tồn kho có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy nhà quản lý cần linh hoạt trong việc điều chỉnh. Để đặt mức tồn kho tối ưu, nhà quản lý có thể dựa trên những tiêu chí sau: Số lượng hàng hóa thực tế đang có trong kho, số lượng đơn đặt hàng từ khách hàng, tình hình cung cấp từ các nhà cung cấp và tình hình tiêu thụ của sản phẩm đó.

Phương pháp và mô hình quản lý phù hợp

Có 3 phương pháp và mô hình quản lý hàng tồn kho phù hợp mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Phương pháp Quản lý hàng tồn kho theo FIFO và LIFO
• • Phương pháp FIFO (Nhập trước, Xuất trước): Đây là cách quản lý mà hàng hóa được nhập vào trước sẽ được sử dụng hoặc bán ra trước. Mục tiêu của phương pháp này là giảm thiểu sự hư hỏng của hàng hóa. Tuy nhiên, nhà quản lý cần tổ chức vị trí lưu trữ sao cho hàng nhập vào trước có thể dễ dàng lấy ra sử dụng trước hơn.
  • Phương pháp LIFO (Nhập sau, Xuất trước): LIFO là cách quản lý khi hàng hóa mới được nhập vào sau cùng sẽ được sử dụng trước. Điều này giúp việc thống kê lợi nhuận trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn. Doanh nghiệp có thể tận dụng tốt hơn trong việc sản xuất và kinh doanh. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế tác động của việc giảm giá của các sản phẩm mới trên thị trường, giảm thiểu rủi ro.
• Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng: Phương pháp này dựa trên Nguyên tắc Pareto, tập trung quản lý tốt nhất vào 20% hàng hóa quan trọng nhất để đảm bảo 80% giá trị. Có 3 nhóm:
• • Nhóm A: Bao gồm các mặt hàng có giá trị cao và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị hàng tồn kho. Nhóm này thường chiếm 20% số lượng mặt hàng nhưng chiếm 80% tổng giá trị hàng tồn kho.
  • Nhóm B: Bao gồm các mặt hàng có giá trị trung bình và chiếm tỷ trọng trung bình trong tổng giá trị hàng tồn kho. Nhóm này thường chiếm 30% số lượng mặt hàng và chiếm 15% tổng giá trị hàng tồn kho.
  • Nhóm C: Bao gồm các mặt hàng có giá trị thấp và chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng giá trị hàng tồn kho. Nhóm này thường chiếm 50% số lượng mặt hàng nhưng chỉ chiếm 5% tổng giá trị hàng tồn kho.
  • Đối với các mặt hàng nhóm A, cần được quản lý chặt chẽ hơn để đảm bảo luôn có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu. Đối với các mặt hàng nhóm B, cần được quản lý ở mức độ trung bình. Đối với các mặt hàng nhóm C, có thể được quản lý ở mức độ thấp hơn.
• Phương pháp Quản lý theo mô hình Sản xuất linh hoạt (Lean Manufacturing): Mô hình này nhằm đảm bảo rằng hàng hóa luôn sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu mua của khách hàng mà không gây dư thừa. Đồng thời, Lean Manufacturing cũng giúp giảm thiểu lượng hàng tồn kho, qua đó giảm thiểu chi phí lưu kho, cải thiện chu kỳ sản xuất, tiết kiệm thời gian và nguyên liệu trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Tính tồn kho xoay vòng

Trong quản lý hàng tồn kho, việc đo lường tốc độ quay vòng tồn kho là một thông số quan trọng. Thông số này cho biết nhà hàng đã bán được bao nhiêu hàng hoặc đã thay thế bằng hàng mới trong một khoảng thời gian cụ thể.

Khi biết tốc độ quay vòng này, nhà quản lý có thể dự đoán tốt hơn về thị trường trong tương lai. Điều này cũng giúp nhà quản lý biết được đã nhập bao nhiêu hàng vào thời điểm đó. Đồng thời, nhà hàng cũng có thể ước tính thời gian trung bình để bán hết số hàng trong kho và lên kế hoạch nhập hàng sao cho hợp lý.

Phần mềm quản lý kho nhà hàng hiệu quả không những giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt việc bán hàng mà còn tiết kiệm một phần chi phí đáng kể. Trong thời đại công nghệ số hiện nay, phần mềm quản lý kho chính là một công cụ hữu ích mà bất kỳ nhà hàng nào cũng cần phải có. Hãy liên hệ ngay với Viindoo để được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm quản lý kho hàng thông minh nhé!

>>>> Tiếp Tục Với:

• Phần mềm quản lý kho vật tư công trình xây dựng tốt nhất
• Phần mềm quản lý kho dược phẩm ưu việt và tính năng nổi bật