Phương pháp kiểm kê định kỳ là gì? Viindoo có thể cung cấp thông tin kho hàng của bạn như thế nào?

​ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kiểm kê kho giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho của mình. Trong bài blog này, chúng tôi sẽ đi sâu vào chi tiết về hệ thống kiểm kê định kỳ đòi hỏi những gì, ưu điểm và nhược điểm của nó cũng như cách thức thực hiện. Viindoo có thể triển khai và vận hành hệ thống này một cách hiệu quả.

Tìm hiểu phương pháp kiểm kê định kỳ

Hệ thống ưng dụng phương pháp kiểm kê định kỳ là một cách tiếp cận truyền thống để quản lý hàng tồn kho trong đó mức tồn kho được cập nhật định kỳ, thường là vào cuối kỳ kế toán. Phương pháp này liên quan đến việc đếm thực tế và đối chiếu hàng tồn kho để xác định giá vốn hàng bán và giá trị hàng tồn kho vào cuối kỳ. Mặc dù hệ thống kiểm kê định kỳ đơn giản hơn và yêu cầu công nghệ theo dõi ít ​​phức tạp hơn nhưng nó có thể không cung cấp thông tin theo thời gian thực về mức tồn kho.

Phương pháp kiểm kê định kỳ là gì?

Phương pháp kiểm kê định kỳ bao gồm việc đếm và ghi chép hàng tồn kho theo các khoảng thời gian cụ thể, thường là vào cuối mỗi kỳ kế toán. Nó dựa vào việc lưu giữ hồ sơ thủ công và tính toán giá vốn hàng bán (COGS) dựa trên hàng tồn kho đầu kỳ, mua hàng và hàng tồn kho cuối kỳ.

Hệ thống kiểm kê định kỳ là gì?

Hệ thống kiểm kê định kỳ là việc ứng dụng phương pháp kiểm kê định kỳ trong quy trình quản lý kho. Hệ thống này thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, hệ thống này có thể dẫn đến sai lệch và gây khó khăn trong quản lý hàng tồn kho do cập nhật không thường xuyên.  

Phương pháp kiểm kê định kỳ là gì?

Ưu và nhược điểm của Phương pháp kiểm kê định kỳ

Giống như bất kỳ hệ thống quản lý hàng tồn kho nào khác, hệ thống ứng dụng phương pháp kiểm kê định kỳ đều có những ưu điểm và nhược điểm. Chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn khía cạnh này.

Ưu điểm

1. Tính đơn giản: phương pháp kiểm kê định kỳ tương đối đơn giản và dễ thực hiện. Nó không yêu cầu bất kỳ phần mềm hoặc thiết bị chuyên dụng nào, khiến nó trở nên lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ với nguồn lực hạn chế.
2. Hiệu quả về chi phí: Do phương pháp kiểm kê định kỳ dựa vào việc lưu trữ hồ sơ thủ công nên đây là một lựa chọn tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp có ngân sách hạn chế. Không cần phải đầu tư vào phần mềm hoặc thiết bị quản lý hàng tồn kho đắt tiền.
3. Tiết kiệm thời gian hơn: Việc tiến hành kiểm kê hàng tồn kho thực tế theo các khoảng thời gian cụ thể sẽ ít tốn thời gian hơn so với việc cập nhật liên tục mức tồn kho theo thời gian thực, như trong phương pháp kê khai thường xuyên.
4. Phù hợp với doanh nghiệp có khối lượng sản phẩm thấp: phương pháp kiểm kê định kỳ phù hợp với doanh nghiệp có số lượng sản phẩm hạn chế hoặc số lượng bán hàng thấp, không thường xuyên. Nó cho phép họ theo dõi hàng tồn kho của mình mà không cần đầu tư vào các hệ thống phức tạp.

Nhược điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ

1. Không chính xác: Vì mức tồn kho chỉ được cập nhật định kỳ nên khả năng xảy ra sai sót trong quản lý hàng tồn kho sẽ cao hơn. Điều này có thể dẫn đến tình trạng hết hàng hoặc dự trữ quá nhiều, dẫn đến mất doanh thu hoặc chi phí tồn kho vượt mức.
2. Khả năng cung cấp thông tin hạn chế: phương pháp kiểm kê định kỳ cung cấp khả năng hiển thị hạn chế về mức tồn kho. Điều này gây khó khăn cho việc đưa ra quyết định sáng suốt về mua bán vì mức tồn kho trên sổ sách có thể không phản ánh chính xác mức tồn kho thực tế.
3. Thời gian "nhạy cảm": Việc tiến hành kiểm kê thực tế hàng tồn kho theo các khoảng thời gian cụ thể có nghĩa là doanh nghiệp cần phải ngừng hoạt động trong quá trình kiểm kê. Khoảng thời gian đó trở nên "nhạy cảm" và có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh cũng như sự hài lòng của khách hàng.
   

Ưu và nhược điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ: Viindoo có thể cung cấp thông tin về kho như thế nào?

Viindoo là phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện cung cấp nhiều tính năng, bao gồm quản lý hàng tồn kho. Với Viindoo, bạn có thể quản lý hàng tồn kho của mình bằng cách sử dụng Phương pháp kiểm kê định kỳ hoặc Phương pháp kê khai thường xuyên.

Phương pháp kiểm kê định kỳ trong giải pháp Viindoo

Đầu tiên, phần mềm Viindoo cho phép bạn kích hoạt phương pháp kiểm kê định kỳ chỉ trong một bước bằng cách thiết lập phương pháp định giá hàng tồn kho "Thủ công" cho nhóm loại sản phẩm.

Thứ hai, phần mềm Viindoo cho phép bạn thiết lập kế toán hạch toán tự động, ghi nhận giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ cũng như hàng hóa nhập và tồn cuối kỳ theo đúng quy định của phương pháp kiểm kê định kỳ. Tính năng này giúp giảm bớt công việc kế toán hạch toán thủ công cho người dùng, giảm thiểu sai sót do yếu tố con người gây ra.

Kích hoạt và thiết lập kế toán hạch toán tự động chỉ trong 1 bước

Thứ ba, thông qua việc tích hợp Barcode trong quản lý kho hàng, Viindoo cho phép người dùng thực hiện công tác kiểm kê bằng cách quét mã vạch. Tính năng này tạo điều kiện theo dõi hàng tồn kho chính xác theo lô hoặc số sê-ri. Nếu được thực hiện thủ công bởi con người, sẽ rất khó để đạt được mức độ chính xác như vậy.

Tích hợp mã vạch trong ứng dụng quản lý kho của Viindoo

Thứ tư, ứng dụng quản lý Kho của Viindoo đưa ra nhiều lựa chọn về tiêu chí kiểm kê, giúp doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng các phương án kiểm kê kho khác nhau. Ví dụ: bạn có thể kiểm kê theo Sản phẩm, Vị trí, Danh mục lưu trữ, v.v.

Nhiều lựa chọn cho tiêu chí kiểm kê

Thứ năm, sau khi có kết quả kiểm kê định kỳ, phần mềm Viindoo cung cấp hệ thống báo cáo kho toàn diện. Điều này cho phép người dùng có liên quan dễ dàng theo dõi tình trạng tồn kho hiện tại dựa trên số lượng, sản phẩm, danh mục sản phẩm, vị trí lưu trữ, tuổi hàng tồn kho...

Viindoo cung cấp Báo cáo tồn kho sau kiểm kê định kỳ

Chọn hệ thống quản lý kho phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Phần mềm Viindoo có đủ tính năng đáp ứng theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ. Người dùng sẽ cần xác định nhu cầu thực tế trong quy trình quản lý kho của doanh nghiệp để lựa chọn kích hoạt phương pháp phù hợp. Thực tế, doanh nghiệp của bạn phù hợp với phương pháp kiểm kê định kỳ nếu:

1. Quy mô và khối lượng kinh doanh: Quy mô doanh nghiệp của bạn và số lượng sản phẩm bạn bán có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định chọn phương pháp kiểm kê nào. Đối với các doanh nghiệp nhỏ với số lượng sản phẩm hạn chế, phương pháp kiểm kê định kỳ có thể đáp ứng. Tuy nhiên, các doanh nghiệp lớn hơn với số lượng sản phẩm lớn có thể phù hợp với phương pháp kê khai thường xuyên hơn.
2. Ngành: Các ngành khác nhau có nhu cầu quản lý hàng tồn kho khác nhau. Ví dụ: một doanh nghiệp bán lẻ có thể yêu cầu theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, trong khi một công ty sản xuất có thể cần theo dõi riêng nguyên liệu thô và thành phẩm. Hãy xem xét các yêu cầu cụ thể theo ngành nghề của doanh nghiệp bạn khi chọn hệ thống quản lý kho.
3. Khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, nhu cầu quản lý hàng tồn kho của bạn cũng tăng theo. Điều cần thiết là chọn một hệ thống có thể mở rộng quy mô phù hợp với doanh nghiệp của bạn để tránh những rắc rối khi chuyển đổi hệ thống trong tương lai.
4. Tích hợp: Nếu bạn sử dụng phần mềm hoặc công cụ khác cho doanh nghiệp của mình, điều quan trọng là phải chọn một hệ thống quản lý kho có thể tích hợp liền mạch với chúng. Điều này sẽ giúp hợp lý hóa các quy trình của bạn và tránh các lỗi nhập dữ liệu thủ công.

Phần kết luận

Viindoo là giải pháp quản lý tồn kho toàn diện hỗ trợ hệ thống quản lý kho ứng dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán được ghi nhận tự động, có thể tích hợp mã vạch và hơn thế nữa. Điều này giúp cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Bạn cần xem xét quy trình quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp mình phù hợp với phương pháp kiểm kê định kỳ hay phương pháp kê khai thường xuyên để đưa ra lựa chọn phù hợp.

>>>> Đọc thêm:

• Quản lý chuỗi cung ứng là gì? Phân biệt SCM và Logistic
• Quy trình quản lý kho bằng phần mềm Viindoo
• Nắm vững cách quản lý hàng tồn kho với phần mềm Viindoo