Nắm vững cách quản lý tồn kho thực tế bằng phần mềm Viindoo

Hàng tồn kho thực tế (hay On-hand inventory) về cơ bản là số lượng hàng tồn kho sẵn sàng để sử dụng hoặc bán, đóng vai trò là xương sống của hoạt động chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng, kế hoạch sản xuất và tình hình tài chính. Khả năng đánh giá và quản lý chính xác lượng hàng tồn kho này là rất quan trọng để giảm thiểu chi phí liên quan đến tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hàng, đảm bảo rằng các doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu mà không bị dồn vốn không cần thiết vào lượng hàng tồn kho dư thừa.

Hàng tồn kho thực tế

Hàng tồn kho thực tế là gì?

Hàng tồn kho thực tế là tổng số lượng hàng hóa hoặc vật liệu mà công ty sở hữu tại bất kỳ thời điểm nào, có sẵn cho mục đích bán hoặc sử dụng. Nó đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả vận hành và đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không gây trì hoãn.

Việc theo dõi chính xác hàng tồn kho hiện có cho phép doanh nghiệp duy trì sự cân bằng giữa hàng tồn kho dư thừa, gây cản trở vốn và hàng tồn kho không đủ, có thể dẫn đến mất doanh thu và khách hàng không hài lòng.

Tầm quan trọng của hàng tồn kho trong hiệu quả chuỗi cung ứng và hoạt động kinh doanh

Việc quản lý hàng tồn kho hiện có là rất quan trọng để tối ưu hóa hoạt động của chuỗi cung ứng và nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường, quản lý lịch trình sản xuất và duy trì sức khỏe tài chính của công ty. 

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng hiệu quả, giảm thiểu chi phí lưu trữ và giảm nguy cơ lỗi thời. Hơn nữa, nó hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược liên quan đến mua sắm, lập kế hoạch sản xuất và dự báo doanh số.

Công thức tính Hàng tồn kho thực tế

Giải thích công thức

Hàng tồn kho thực tế thường được tính bằng công thức:

Hàng tồn kho thực tế = Hàng tồn kho đầu kỳ + Hàng mua trong kỳ - Hàng bán trong kỳ

Công thức này giúp doanh nghiệp xác định số lượng hàng tồn kho hiện có. Doanh nghiệp xem xét mức tồn kho ban đầu, cộng thêm bất kỳ giao dịch mua mới nào và trừ đi số hàng hóa đã bán.

Cách đơn giản hóa việc tính toán hàng tồn kho thực tế

Phần mềm Viindoo hợp lý hóa quy trình tính toán bằng công cụ tính toán hàng tồn kho thực tế được tích hợp sẵn. Công cụ này tự động cập nhật mức tồn kho theo thời gian thực khi bán hàng và nhận hàng mới, loại bỏ nhu cầu tính toán thủ công.

Báo cáo trực quan của Viindoo cung cấp cái nhìn tổng quan về mức tồn kho hiện tại, đảm bảo rằng những người ra quyết định có thông tin chính xác và cập nhật để lập kế hoạch và hiệu quả hoạt động.

Ví dụ về hàng tồn kho thực tế

Ví dụ thực tế

Hãy tưởng tượng một công ty bán lẻ bắt đầu với lượng tồn kho ban đầu là 100 đơn vị, mua thêm 50 đơn vị trong tháng và bán 75 đơn vị. Theo công thức trên, lượng hàng tồn kho cuối tháng sẽ là:

100 + 50 − 75 = 75 đơn vị

Cách thức hoạt động trên Phần mềm Viindoo

Báo cáo dịch chuyển kho

Phần mềm Viindoo trực quan hóa quy trình này thông qua giao diện thân thiện với người dùng, trong đó mỗi giao dịch ảnh hưởng đến mức tồn kho đều được tự động ghi lại và phản ánh trong hệ thống. Người dùng có thể dễ dàng theo dõi luồng hàng tồn kho bằng các báo cáo và phân tích chi tiết, cung cấp thông tin chi tiết rõ ràng về xu hướng hàng tồn kho và tạo điều kiện đưa ra quyết định sáng suốt.

Kế toán Hàng tồn kho thực tế

Hàng tồn kho thực tế được ghi nhận trong bảng cân đối kế toán như một tài sản ngắn hạn vì nó thể hiện hàng hóa có thể chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng một năm. Việc ghi nhận hàng tồn kho bao gồm việc ghi nợ tài khoản hàng tồn kho và ghi có vào tài khoản tiền mặt hoặc tài khoản phải trả, tùy thuộc vào việc hàng tồn kho được mua trả bằng tiền mặt hay nợ nhà cung cấp.

Mô-đun Kế toán của Viindoo tích hợp liền mạch với hệ thống quản lý hàng tồn kho, tự động hóa việc tạo các mục nhật ký cho các giao dịch hàng tồn kho. Việc tích hợp này đảm bảo rằng tất cả các biến động hàng tồn kho được phản ánh chính xác trong báo cáo tài chính theo thời gian thực, nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính và đơn giản hóa quá trình đối chiếu. Với Viindoo, doanh nghiệp có thể duy trì các báo cáo chính xác mà không cần nỗ lực thủ công thực hiện liên quan đến kế toán hàng tồn kho.

Tồn kho đầu kỳ 100 chiếc

Mua 50 chiếc

Bán 75 chiếc

Hàng tồn kho thực tế so với hàng tồn kho dự kiến

Hàng tồn kho thực tế

Hàng tồn kho thực tế, hoặc on-hand inventory, là tổng số lượng hàng tồn kho bạn có trong kho của mình. Con số này thể hiện lượng hàng tồn kho thực tế sẵn có để sử dụng hoặc bán, một khía cạnh quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện đơn hàng và sự hài lòng của khách hàng.

Hàng tồn kho dự báo

Mặt khác, Hàng tồn kho dự báo, còn được gọi là hàng tồn kho trong tương lai hoặc hàng tồn kho ảo, là số lượng được tính toán để dự đoán mức tồn kho trong tương lai. Nó được bắt nguồn bằng công thức: 

Hàng tồn kho được dự báo = Hàng tồn kho hiện có - Lượng xuất dự kiến + lượng nhập dự kiến. 

Lượng hàng tồn kho dự báo này rất quan trọng cho việc lập kế hoạch bán hàng vì nó cho biết nhân viên bán hàng có thể bán những gì một cách hiệu quả. Khi lượng tồn kho dự báo vượt quá lượng tồn kho thực tế, điều đó hàm ý có sản phẩm sắp nhập vào. Ngược lại, nếu nhỏ hơn, điều đó gợi ý rằng một số sản phẩm nhất định được dành cho doanh số bán hàng hoặc lệnh sản xuất hiện có.

Cách chúng hoạt động trong Phần mềm Kho Viindoo

Viindoo đơn giản hóa việc quản lý các khía cạnh tồn kho này bằng cách cung cấp các công cụ theo dõi thời gian thực và dự báo chính xác. Nền tảng này cung cấp cái nhìn rõ ràng về cả Hàng tồn kho hiện có và Hàng tồn kho dự báo, cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt về mức tồn kho, tiềm năng bán hàng và kế hoạch mua sắm.

Với Viindoo, các công ty có thể dễ dàng điều chỉnh chiến lược của mình để phù hợp với mức tồn kho hiện tại và yêu cầu tồn kho trong tương lai, đảm bảo rằng việc quản lý hàng tồn kho vừa mang tính phản ứng nhanh, vừa chủ động.

Ứng dụng trong Quy tắc tái cung ứng

Hàng tồn kho dự báo đóng một vai trò quan trọng trong việc thiết lập các quy tắc tái cung ứng trong Viindoo. Những quy tắc này sử dụng điểm đặt hàng để kích hoạt bổ sung hàng tồn kho, đảm bảo Tồn kho an toàn đáp ứng các ngưỡng tối thiểu và tối đa của doanh nghiệp. Bằng cách tự động hóa quy trình này, Viindoo giúp duy trì mức tồn kho tối ưu, nâng cao hiệu quả tồn kho tổng thể.

Báo cáo và thông tin chi tiết

Viindoo cũng cung cấp các công cụ báo cáo toàn diện, bao gồm khả năng dự báo mức tồn kho và đánh giá định giá hàng tồn kho dựa trên số lượng thực tế. Những tính năng này cung cấp những hiểu biết sâu sắc hơn về biến động hàng tồn kho trong tương lai và giá trị tài chính của hàng tồn kho hiện tại, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch chiến lược và phân tích tài chính.

Báo cáo dự báo

Bằng cách tích hợp quản lý Hàng tồn kho sẵn có và Hàng tồn kho dự báo, Viindoo trao quyền cho các doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình kiểm kê của họ, từ lập kế hoạch và bán hàng đến mua hàng và báo cáo.

Báo cáo tuổi tồn kho

Một Báo cáo tuổi hàng tồn kho là một công cụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho và duy trì sức khỏe tài chính. Báo cáo này cung cấp phân tích chi tiết về hàng tồn kho dựa trên thời gian tồn kho của các mặt hàng, phân loại hàng tồn kho thành các độ tuổi khác nhau (ví dụ: 0-30 ngày, 31-60 ngày, v.v.). Việc phân loại như vậy giúp xác định các mặt hàng chậm luân chuyển hoặc lỗi thời có thể không chỉ gây tồn vốn quý giá mà còn phải chịu thêm chi phí lưu trữ.

Ưu điểm của việc quản lý hàng tồn kho thực tế với Viindoo

Tự động hóa các công việc hàng ngày để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi

Viindoo tự động hóa nhiều công việc tẻ nhạt liên quan đến quản lý hàng tồn kho, chẳng hạn như cập nhật lượng hàng tồn kho, tạo đơn đặt hàng và tạo báo cáo hàng tồn kho. Việc tự động hóa này giúp tiết kiệm thời gian quý báu và giảm đáng kể khả năng xảy ra lỗi, đảm bảo dữ liệu hàng tồn kho luôn chính xác và tức thời.

Theo dõi và báo cáo theo thời gian thực cung cấp thông tin chi tiết hữu ích

Với tính năng theo dõi thời gian thực và toàn diện báo cáo tồn kho, Viindoo cung cấp cho doanh nghiệp những hiểu biết hữu ích về hiệu suất hàng tồn kho của họ. Người dùng có thể xác định xu hướng, theo dõi mức tồn kho và nhận thông báo về lượng hàng tồn kho thấp hoặc mặt hàng chuyển động nhanh, cho phép quản lý hàng tồn kho một cách chủ động.

Khả năng tích hợp với các hoạt động kinh doanh khác để quản lý toàn diện

Viindoo không chỉ là một công cụ quản lý hàng tồn kho; đó là một giải pháp quản lý kinh doanh hoàn chỉnh. Mô-đun quản lý hàng tồn kho của nó tích hợp liền mạch với các chức năng khác như bán hàng, mua hàng, kế toán và sản xuất. Cách tiếp cận toàn diện này đảm bảo rằng việc quản lý hàng tồn kho được liên kết với các hoạt động kinh doanh khác, tạo điều kiện thuận lợi cho các quy trình được sắp xếp hợp lý và đưa ra quyết định tốt hơn trong quá trình tổ chức.

Bằng cách tận dụng các tính năng toàn diện của Viindoo, doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả và độ chính xác cao hơn trong hoạt động quản lý hàng tồn kho của mình, cuối cùng dẫn đến cải thiện hiệu suất hoạt động và lợi nhuận.

Bắt đầu với Viindoo

Hướng dẫn từng bước thiết lập quản lý hàng tồn kho với Viindoo:

1. Đăng ký và cấu hình: Bắt đầu bằng cách đăng ký Viindoo và định cấu hình cài đặt kho hàng của bạn để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn.
2. Di trú dữ liệu: Nhập dữ liệu hàng tồn kho hiện có của bạn vào Viindoo. Điều này có thể bao gồm chi tiết sản phẩm, mức tồn kho hiện tại và thông tin nhà cung cấp.
3. Đào tạo: Sử dụng tài nguyên đào tạo của Viindoo để nhóm của bạn làm quen với nền tảng này. Viindoo cung cấp hướng dẫn toàn diện và hỗ trợ khách hàng.
4. Tích hợp: Kết nối Kho vận với các mô-đun khác, chẳng hạn như Kế toán Viindoo,  Bán hàng Viindoo, Mua hàng Viindoo, Sản xuất Viindoo, v.v., cho các hoạt động được sắp xếp hợp lý.
5. Đưa vào hoạt động: Sau khi thiết lập, hãy bắt đầu sử dụng Viindoo để quản lý hàng tồn kho hàng ngày. Theo dõi mức tồn kho trong thời gian thực và sử dụng các phân tích dự đoán cho tái cung ứng.