Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một khía cạnh quan trọng để điều hành một doanh nghiệp thành công và phương pháp kê khai thường xuyên cung cấp một giải pháp toàn diện để theo dõi mức tồn kho. Trong bài blog này, chúng tôi đi sâu vào khái niệm về hệ thống kê khai thường xuyên và khám phá cách Viindoo có thể cách mạng hóa cách bạn quản lý hàng tồn kho của mình.
Phương pháp kê khai thường xuyên: Định nghĩa
Hệ thống kê khai thường xuyên là ứng dụng phương pháp kê khai thường xuyên theo dõi mức tồn kho theo thời gian thực. Nó liên quan đến việc cập nhật liên tục hồ sơ hàng tồn kho cho mỗi giao dịch, cho dù đó là bán, mua hay trả lại. Hệ thống này sử dụng công nghệ như máy quét mã vạch, thẻ RFID và phần mềm quản lý hàng tồn kho để theo dõi mức tồn kho. Với hệ thống kê khai thường xuyên, doanh nghiệp có thể có cái nhìn chính xác hơn về mức tồn kho của mình, cho phép họ đưa ra quyết định sáng suốt về việc bổ sung lại hàng, giá cả và chiến lược bán hàng.
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn trong Viindoo
Ưu và nhược điểm của;Phương pháp kê khai thường xuyên
Ưu điểm
- Theo dõi thời gian thực: Có được khả năng cập nhật theo thời gian thực về mức tồn kho, loại bỏ nhu cầu đếm thủ công và cung cấp thông tin tồn kho chính xác bất cứ lúc nào.
- Cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho: Hồ sơ hàng tồn kho được cập nhật liên tục đảm bảo mức tồn kho chính xác, ngăn ngừa tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá mức và tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho.
- Tiết kiệm chi phí: Tránh các chi phí không cần thiết bằng cách duy trì mức tồn kho tối ưu, giảm chi phí lưu kho và giảm thiểu rủi ro hư hỏng hoặc mất doanh thu.
- Quản lý hàng tồn kho tốt hơn: Đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu chính xác và theo dõi thời gian thực. Xác định các mặt hàng di chuyển, thực hiện các hành động cần thiết và tối ưu hóa không gian kho để tăng doanh thu.
- Dịch vụ khách hàng nâng cao: Thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng một cách hiệu quả với cái nhìn chính xác về mức tồn kho, dẫn đến thời gian giao hàng chính xác hơn và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
- Lập Báo cáo tài chính: Hợp lý hóa việc lập báo cáo tài chính với giá trị hàng tồn kho được ghi nhận tự động vào hệ thống, hạn chế tối đa việc tính toán thủ công và các sai sót tiềm ẩn.
Nhược điểm
- Chi phí: Việc triển khai ứng dụng phương pháp kê khai thường xuyên có thể tốn kém, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ, do nhu cầu về công nghệ như máy quét mã vạch, thẻ RFID và phần mềm quản lý hàng tồn kho.
- Sự phụ thuộc vào công nghệ: phương pháp này phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ và bất kỳ vấn đề kỹ thuật nào cũng có thể làm gián đoạn hoạt động và dẫn đến dữ liệu kiểm kê không chính xác.
- Mất hàng: Thiệt hại, hư hỏng, trộm cắp và các yếu tố khác có thể dẫn đến sự khác biệt giữa hàng tồn kho ước tính và hàng tồn kho thực tế, gây ra tổn thất.
- Theo dõi hàng tồn kho không đúng cách: Lỗi quét, thất lạc sản phẩm, trục trặc phần mềm và lỗi của nhân viên có thể làm giảm hiệu quả của phương pháp kê khai thường xuyên, cản trở việc theo dõi chính xác hàng tồn kho.
- Hacking: Việc phụ thuộc vào hệ thống máy tính khiến việc ứng dụng phương pháp này gặp rủi ro về an ninh mạng, đòi hỏi các biện pháp tốn kém để bảo vệ dữ liệu và thông tin.
- Cần kho hàng vật lý: kho hàng vật lý vẫn cần thiết, thường là hàng năm, để kiểm kê, đảm bảo tính chính xác và điều chỉnh mọi khác biệt.
Ưu và nhược điểm của Phương pháp kê khai thường xuyên
Sự khác biệt chính giữa Phương pháp kê khai thường xuyên và Phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ là một phương pháp khác để theo dõi hàng tồn kho, nhưng nó khác với Phương pháp kê khai thường xuyên ở một số điểm. Hãy cùng khám phá những khác biệt chính giữa hai phương pháp này.
Phương pháp theo dõi hàng tồn kho
Sự khác biệt chính giữa hai phương pháp là sự theo dõi hàng tồn kho. Với phương pháp kê khai định kỳ, mức tồn kho chỉ được cập nhật theo những khoảng thời gian cụ thể, chẳng hạn như vào cuối mỗi tháng hoặc mỗi quý. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không có khả năng xem theo thời gian thực về mức tồn kho của mình. Mặt khác, phương pháp kê khai thươn xuyên cập nhật liên tục hồ sơ hàng tồn kho, cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn về tình hình tồn kho theo thời gian thực.
Tính toán giá vốn hàng bán (COGS)
Trong phương pháp kiểm kê định kỳ, giá vốn hàng bán được tính vào cuối mỗi kỳ kế toán bằng cách tính đến hàng tồn kho đầu kỳ, mua hàng và tồn kho cuối kỳ. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không có cái nhìn chính xác về giá vốn hàng bán cho đến thời điểm cuối kỳ. Ngược lại, phương pháp kê khai thường xuyên tính toán giá vốn hàng bán cho mỗi giao dịch, cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn chính xác hơn về lợi nhuận của mình.
Đếm hàng tồn kho
Phương pháp kiểm kê định kỳ yêu cầu doanh nghiệp tiến hành kiểm kê hàng tồn kho thực tế theo các mốc thời gian cụ thể để cập nhật hồ sơ hàng tồn kho. Điều này có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi do con người. Mặt khác, phương pháp kê khai thường xuyên loại bỏ nhu cầu đếm hàng tồn kho thực tế vì mức tồn kho được cập nhật liên tục theo thời gian thực.
Phương pháp kê khai thường xuyên trong Viindoo: Tinh giản việc quản lý kho hàng
Phần mềm Viindoo là giải pháp quản lý kho toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý kho. Viindoo cho phép doanh nghiệp vận hành hệ thống ứng dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ song song hoặc độc lập trong cùng một giải pháp tổng thể.
Dưới đây hãy cùng xem Viindoo đáp ứng yêu cầu của hệ thống này như thế nào.
Tạo hệ thống ứng dụng phương pháp kê khai thường xuyên đơn giản chỉ với 1 bước thiết lập
Với phần mềm Viindoo, để kích hoạt phương pháp kê khai thường xuyên, người dùng chọn Phương pháp định giá hàng tồn kho: "Tự động" .
Kích hoạt hệ thống trong một bước
Sau đó, bất cứ khi nào doanh nghiệp có hoạt động mua hoặc bán hàng, liên quan đến kho hàng, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng hàng tồn kho đến, đi và tồn kho. Bạn có thể truy cập thông tin này mọi lúc, mọi nơi thông qua hệ thống Viindoo.
Phiếu giao hàng và nhận hàng tự động với Viindoo
>>>> Lưu ý: Khi thực hiện quy trình này theo cách thủ công hoặc sử dụng phần mềm riêng lẻ, mỗi hoạt động đều yêu cầu phải nhập thủ công phiếu nhận hàng hoặc phiếu giao hàng, điều này thường dẫn đến các vấn đề như thông tin không chính xác, thông tin bị chậm trễ và thiếu dữ liệu.
Khám phá lợi ích của Giải pháp Viindoo cho doanh nghiệp của bạn
Tính năng của phần mềm Viindoo cho phép tích hợp máy quét mã vạch, tự động hóa quá trình nhập liệu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm nguy cơ sai sót của con người và đảm bảo dữ liệu tồn kho chính xác hơn. Đồng thời đáp ứng được đặc điểm theo dõi kho theo thời gian thực của phương pháp này.
Báo cáo và phân tích
Phần mềm Viindoo cung cấp các tính năng báo cáo và phân tích giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về mức tồn kho, xu hướng bán hàng và lợi nhuận của họ. Điều này cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt về chiến lược quản lý hàng tồn kho và giá cả.
Lập báo cáo tài chính: Hợp lý hóa báo cáo tài chính bằng cách tự động ghi lại giá trị hàng tồn kho trong hệ thống, giảm thiểu việc tính toán thủ công và các sai sót tiềm ẩn. Báo cáo có thể được cung cấp bất kỳ lúc nào mà không bị giới hạn như phương pháp kiểm kê định kỳ.
Giải pháp Viindoo cung cấp báo cáo kịp thời và chính xác
Phần mềm Viindoo có thể tích hợp với các hệ thống khác như phần mềm kế toán, nền tảng thương mại điện tử, đơn vị vận chuyển. Điều này hợp lý hóa quy trình quản lý kho và cải thiện hiệu quả tổng thể.
Viindoo ưu tiên bảo mật dữ liệu và triển khai các biện pháp an ninh mạng mạnh mẽ để bảo vệ thông tin kiểm kê nhạy cảm khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn và các nỗ lực hack. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu hàng tồn kho trong hệ thống.
Doanh nghiệp nào nên ứng dụng phương pháp kê khai thường xuyên?
- Nhà bán lẻ
- Công ty gia công
- Nhà phân phối bán buôn
- Doanh nghiệp thương mại điện tử
- Các công ty hậu cần và chuỗi cung ứng
-
Doanh nghiệp dựa trên dịch vụ
Khám phá phần mềm quản lý Kho Viindoo
Phần mềm Viindoo - All in one - dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tự động hóa quy trình kiểm kê của bạn để tăng hiệu quả, độ chính xác và cuối cùng là tiết kiệm chi phí.
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi mức tồn kho theo thời gian thực, cập nhật liên tục số lượng tồn kho cho mỗi giao dịch. Nó cung cấp cho doanh nghiệp khả năng cái nhìn chính xác và tức thời về mức tồn kho.
Phần mềm Viindoo cung cấp giải pháp quản lý kho toàn diện hỗ trợ ứng dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Nó cung cấp các tính năng như theo dõi, báo cáo theo thời gian thực, tích hợp với các hệ thống khác và bảo mật dữ liệu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho của mình.
Sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên với Phần mềm Viindoo mang lại các lợi ích như hiển thị mức tồn kho theo thời gian thực, cải thiện độ chính xác trong quản lý kho, tiết kiệm chi phí thông qua mức tồn kho tối ưu, ra quyết định tốt hơn dựa trên dữ liệu chính xác, dịch vụ khách hàng nâng cao và báo cáo tài chính hợp lý .
Sự khác biệt chính giữa pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ nằm ở phương pháp theo dõi hàng tồn kho, tính giá vốn hàng bán (COGS) và nhu cầu đếm hàng tồn kho thực tế. Pháp kê khai thường xuyên cung cấp tính năng theo dõi tồn kho theo thời gian thực, tính giá vốn hàng bán cho mỗi giao dịch và loại bỏ nhu cầu đếm hàng tồn kho thực tế. Phương pháp kiểm kê định kỳ không làm được điều đó.
Các nhà bán lẻ, công ty sản xuất, nhà phân phối bán buôn, doanh nghiệp thương mại điện tử, công ty hậu cần và chuỗi cung ứng, ... phù hợp với phần mềm Viindoo trong việc ứng dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Đó là một giải pháp linh hoạt phù hợp cho các ngành công nghiệp khác nhau.
Phần kết luận
Phần mềm Viindoo là giải pháp quản lý kho hàng toàn diện hỗ trợ phương pháp kê khai thường xuyên. Nó cung cấp tính năng theo dõi tồn kho, báo cáo kho, tích hợp bên thứ 3 và bảo mật dữ liệu theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp tăng cường kiểm soát hàng tồn kho, cải thiện dịch vụ khách hàng và tối ưu hóa lợi nhuận.
