Cycle count là một phương pháp quản lý hàng tồn kho bằng việc thường xuyên đếm một phần hàng tồn kho thay vì toàn bộ hàng tồn kho thực tế. Đó là một cách chủ động để quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp xác định và khắc phục sự khác biệt về mức tồn kho trước khi chúng trở thành vấn đề lớn.
Trong thế giới kinh doanh phát triển nhanh chóng ngày nay, độ chính xác của hàng tồn kho là rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ công ty nào. Mức tồn kho chính xác không chỉ đảm bảo khách hàng nhận được đơn đặt hàng đúng hạn mà còn giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt về việc mua hàng và sản xuất. Tuy nhiên, việc duy trì mức tồn kho chính xác có thể là một nhiệm vụ khó khăn, đặc biệt đối với các công ty có lượng tồn kho lớn và đa dạng. Lúc này Cycle count sẽ phát huy hiệu quả.
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ đi sâu vào khái niệm về Cycle count, lợi ích của nó, những lỗi phổ biến cần tránh và cách phần mềm Viindoo có thể giúp bạn triển khai cycle count hiệu quả.
Hiểu về Cycle count
Cycle count là một quá trình liên tục đếm một phần nhỏ hàng tồn kho một cách thường xuyên. Không giống như việc đếm hàng tồn kho vật lý truyền thống, thường được thực hiện một hoặc hai lần một năm, việc đếm theo chu kỳ là một quá trình liên tục có thể được thực hiện hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của hàng tồn kho. Mục tiêu của việc kiểm đếm chu kỳ là đảm bảo rằng mức tồn kho thực tế khớp với mức được ghi trong hệ thống.
Cycle count hoạt động như thế nào?
Cycle count là việc chia hàng tồn kho thành các nhóm hoặc danh mục nhỏ hơn và đếm một nhóm khác nhau mỗi ngày.
Ví dụ: nếu một công ty có 10.000 mặt hàng trong kho, công ty bạn có thể chia chúng thành 10 nhóm, mỗi nhóm 1.000 mặt hàng. Mỗi ngày công ty sẽ đếm một nhóm gồm 1.000 mặt hàng, hoàn thành việc kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho trong 10 ngày. Bằng cách này, toàn bộ hàng tồn kho được tính ít nhất 10 ngày một lần, đảm bảo rằng mọi sai lệch đều được xác định và khắc phục kịp thời.
Lợi ích của Cycle count
Cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho
Lợi ích chính của cycle count là cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho. Bằng cách thường xuyên đếm một phần hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định và khắc phục mọi sự khác biệt về mức tồn kho. Điều này đảm bảo rằng mức tồn kho được ghi lại luôn cập nhật và chính xác, giảm nguy cơ hết hàng hoặc tồn kho quá mức.
Giảm sự gián đoạn trong hoạt động
Việc đếm hàng tồn kho vật lý truyền thống có thể tốn thời gian và gây gián đoạn cho hoạt động hàng ngày. Bằng cách thực hiện cycle count, doanh nghiệp có thể tránh được việc phải kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho thực tế, việc này có thể mất vài ngày hoặc thậm chí vài tuần để hoàn thành. Điều này cho phép các hoạt động tiếp tục không bị gián đoạn, giảm thiểu mọi tổn thất tiềm ẩn về doanh thu hoặc năng suất.
Tiết kiệm chi phí
Cycle count cũng có thể giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Bằng cách duy trì mức tồn kho chính xác, doanh nghiệp có thể tránh được tình trạng tồn kho quá mức, gây cản trở vốn và tăng chi phí lưu trữ. Nó cũng giúp ngăn ngừa tình trạng hết hàng, có thể dẫn đến mất doanh thu và các chi phí bổ sung như phí vận chuyển nhanh.
Tăng hiệu quả
Vì cycle count là một quá trình diễn ra liên tục nên nó đòi hỏi ít thời gian và nguồn lực hơn so với việc đếm hàng tồn kho vật lý truyền thống. Điều này cho phép doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác như hoàn thành đơn hàng và cải thiện dịch vụ khách hàng.
Áp dụng cycle count trong phần mềm Viindoo
Đây là cách Viindoo có thể giúp bạn áp dụng cycle count trong doanh nghiệp của mình:
Đếm từng phần nhỏ của hàng tồn kho
Viindoo cho phép người dùng chọn nhóm nhỏ để thực hiện kiểm kê. Ví dụ:
- Kiểm kê theo từng kho;
- Tồn kho theo từng nhóm sản phẩm;
- Tồn kho theo sản phẩm cụ thể;
- ...v.v
Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực
Với Viindoo, doanh nghiệp có thể theo dõi mức tồn kho của mình theo thời gian thực, cho phép xác định mọi khác biệt ngay khi chúng xảy ra. Điều này giúp ngăn chặn tình trạng hết hàng và tồn kho quá mức, đảm bảo khách hàng nhận được đơn đặt hàng đúng hạn.
Quét mã vạch
Viindoo hỗ trợ quét mã vạch, giúp thực hiện cycle count trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Bằng cách quét mã vạch, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác minh tính chính xác của mức tồn kho và xác định bất kỳ sự khác biệt nào.
Khám phá phần mềm kiểm kê Viindoo
The All-in-one Inventory Software for SMEs. Automate your warehouse management process leading to increased efficiency, accuracy, and ultimately, cost savings.
Tần suất kiểm đếm phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của hàng tồn kho của bạn. Nói chung, các doanh nghiệp có lượng hàng tồn kho lớn hơn có thể cần tiến hành đếm chu kỳ thường xuyên hơn, trong khi các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể thực hiện việc này ít thường xuyên hơn.
Cycle count phù hợp với hầu hết các loại hàng tồn kho, bao gồm nguyên liệu thô, thành phẩm và phụ tùng thay thế. Tuy nhiên, nó có thể không phù hợp với những mặt hàng dễ hư hỏng hoặc những mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn.
Cả hai phương pháp đều có ưu điểm và nhược điểm. Trong khi cycle count cung cấp số lượng hàng tồn kho thường xuyên và chính xác hơn, số lượng hàng tồn kho vật lý truyền thống cung cấp cái nhìn toàn diện hơn về toàn bộ hàng tồn kho. Nhiều doanh nghiệp sử dụng kết hợp cả hai phương pháp để đạt được kết quả tối ưu.
Phần kết luận
Tóm lại, cycle count là một công cụ mạnh mẽ để duy trì mức tồn kho chính xác và cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho tổng thể. Bằng cách thường xuyên đếm một phần hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể xác định và khắc phục những khác biệt trước khi chúng trở thành vấn đề lớn. Với phần mềm Viindoo, việc triển khai cycle count hiệu quả chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Các tính năng và giao diện thân thiện với người dùng khiến nó trở thành giải pháp tốt cho các doanh nghiệp muốn tối đa hóa độ chính xác trong kho của mình. Đừng chờ đợi nữa, hãy bắt đầu áp dụng cycle count trong doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay và trực tiếp để trải nghiệm những lợi ích nó mang lại.
