Tối ưu hóa kế hoạch giao hàng: Đảm bảo cung ứng kịp thời và hiệu quả

Lập kế hoạch giao hàng đứng đầu trong quản lý chuỗi cung ứng, thể hiện nhịp độ quan trọng thúc đẩy hoạt động kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Khía cạnh quan trọng này của logistics không chỉ liên quan đến công việc chuyển hàng hóa từ địa điểm này đến địa điểm khác mà còn nhấn mạnh việc thực hiện nhiệm vụ này với kết quả hiệu quả, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí tối đa. Đó là một hành động cân bằng phức tạp đòi hỏi sự phối hợp tỉ mỉ trong quản lý hàng tồn tại, xử lý đơn hàng, quy trình tối ưu hóa và giao tiếp tiếp theo với khách hàng.  

Trong thời đại mà tốc độ kinh doanh ngày càng tăng tốc và kỳ vọng của người tiêu dùng liên tục tăng lên, nắm chắc lịch trình giao hàng đảm bảo rằng các công ty có thể cung cấp sản phẩm, đúng nơi, đúng thời điểm điểm một cách đáng tin cậy, tạo ra sự khác biệt trong thị trường cạnh tranh.

Tìm hiểu về kế hoạch giao hàng

Định nghĩa và tầm quan trọng

Về bản chất, kế hoạch giao hàng là tập hợp việc tính toán các khoảng thời gian liên quan và cách thức hàng hóa được chuyển từ nhà cung cấp đến khách hàng cuối cùng. Cách tiếp cận có hệ thống này để quản lý công việc giao hàng là rất quan trọng để duy trì tính trôi chảy và hiệu quả của ứng dụng cung cấp chuỗi hoạt động. Nó bao gồm một loạt các hoạt động được lên kế hoạch, từ việc đặt hàng đến giao hàng cuối cùng, đảm bảo rằng sản phẩm sẽ đến đích trong thời gian đã đồng ý.

Vai trò của kế hoạch giao hàng không dừng lại ở khâu hậu cần đơn thuần; chúng là nền tảng để đạt được mức độ hài lòng cao của khách hàng. Trong kỷ nguyên kỹ thuật số ngày nay, nơi mà tính thời gian thường được mong đợi, khả năng dự đoán và đáp ứng thời gian giao hàng một cách đáng tin cậy có thể ảnh hưởng đáng kể đến nhận thức và lòng trung thành của khách hàng treo. Kế hoạch giao hàng được sắp xếp hợp lý không chỉ đảm bảo sản phẩm luôn có sẵn khi cần mà còn giúp xây dựng niềm tin giữa doanh nghiệp và khách hàng. Nó báo hiệu cho khách hàng rằng một công cụ đáng tin cậy và cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng, từ đó nâng cao trải nghiệm tổng thể của khách hàng.

Trong quản lý chuỗi cung ứng, lịch trình giao hàng rất quan trọng để hợp lý hóa hoạt động và tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực. Chúng cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch trước, đảm bảo mức tồn kho được duy trì hiệu quả, hoạt động kho hàng diễn ra suôn sẻ và nguồn lực vận chuyển được sử dụng hiệu quả. Bằng cách giảm thiểu sự chậm trễ và tối đa hóa hiệu quả giao hàng, các công ty có thể giảm chi phí vận hành, cải thiện thời gian xử lý và tăng lợi nhuận.

>>>> Xem thêm: Dự báo hàng tồn kho: Chiến lược dự đoán nhu cầu và tối ưu hóa chuỗi cung ứng

Các phương thức lập kế hoạch giao hàng

Việc xây dựng và lập lịch trình giao hàng hiệu quả vẫn còn nhiều công thức. Một trong những khó khăn chính là tính không thể đoán trước các yếu tố bên ngoài như tắc nghẽn giao thông, điều kiện thời tiết bất lợi và chậm trễ trong quá trình duyệt hải quan hoặc quy định. Những yếu tố này có thể làm gián đoạn ngay cả những tiến trình được lên kế hoạch chiến lược nhất, yêu cầu phải có điều chỉnh liên tục và linh hoạt.

Một thách thức đáng kể khác nằm ở việc cân bằng hàng tồn kho thực tế với lịch trình giao hàng. Việc dự trữ quá nhiều để đảm bảo sản phẩm có sẵn để giao hàng có thể dẫn đến tăng chi phí lưu kho và tiềm ẩn lãng phí, trong khi việc dự trữ quá ít có thể dẫn đến hết hàng và giao hàng chậm, ảnh hưởng xấu đến sự hài lòng của khách hàng.

Hơn nữa, nhu cầu ngày càng tăng về các tùy chọn điều chỉnh giao thức lựa chọn đơn giản cho một phức tạp công thức. Người tiêu dùng ngày nay thường mong đợi nhiều lựa chọn giao hàng khác nhau, bao gồm chuyển phát nhanh, giao hàng theo khung thời gian và các lựa chọn thân thiện với môi trường. Việc đáp ứng những điều mong đợi này đòi hỏi khả năng thiết lập kế hoạch phức tạp và có thể tạo ra những câu nói phức tạp trong quá trình phân phối.

Hơn nữa, sự phối hợp giữa nhiều bên liên quan, bao gồm nhà cung cấp, nhà cung cấp dịch vụ hậu cần cần và nhà bán lẻ, càng làm tăng thêm khả năng phức tạp. Đảm bảo rằng tất cả các bên đều được liên kết và thông tin có thể được chuyển tiếp liền kề giữa chúng là điều cần thiết để duy trì lịch trình phân phối chính xác và hiệu quả.

Làm cách nào để thiết lập kế hoạch giao hàng?

Ví dụ thực tế

Ví dụ này minh họa cách thiết lập kế hoạch giao hàng bằng cách sử dụng nhiều giao hàng thời gian khác nhau để đảm bảo thực hiện đúng đơn hàng trong thời hạn. 

• Thời gian dự trù bán hàng: 1 ngày
• Thời gian dự trù mua hàng: 1 ngày
• Thời gian giao hàng của nhà cung cấp: 4 ngày
  
• Thời gian dự trù sản xuất: 2 ngày
• Thời gian sản xuất: 3 ngày

• Ngày 1 tháng 9: đơn hàng được xác định. 
• Ngày 9 tháng 9: các thành phần phải được đặt hàng để đáp ứng thời gian giao hàng của nhà cung cấp là 4 ngày. 
• Ngày 13/9: sự kiện về tới nơi.
• Ngày 14 tháng 9: Việc sản xuất phải bắt đầu. 
• Ngày 19 tháng 9: giao hàng, sớm hơn một ngày so với lịch ban đầu là ngày 20 tháng 9 do điều chỉnh thời gian đảm bảo an ninh bán hàng.

Thời gian giao hàng này, khi được áp dụng theo trình tự, sẽ cung cấp một lịch trình có cấu trúc cho từng giai đoạn của quy trình đặt hàng, từ đặt hàng đến giao hàng cuối cùng, nêu bật tầm quan trọng của từng lần thời gian giao hàng trong việc đạt được việc thực hiện đơn hàng hiệu quả và đáp ứng thời gian. 

Vậy làm cách nào để tự động hóa chúng bằng phần mềm quản lý?

Hướng dẫn từng bước

Ở Viindoo, công việc lên kế hoạch giao hàng chính xác là điều cần thiết để đáp ứng sự mong đợi của khách hàng và hợp lý hóa hoạt động kinh doanh. Ứng dụng Viindoo Inventory tạo điều kiện thuận lợi cho công việc này thông qua việc nâng cao cấu hình thời gian giao hàng, cho phép phân phối và lập kế hoạch hiệu quả cho các sản phẩm sản xuất đơn vị, giao hàng và nhận. 

Hệ thống kết hợp nhiều thời gian thực hiện khác nhau, bao gồm thời gian thực hiện khách hàng, thời gian thực hiện bảo mật bán hàng, thời gian thực hiện mua hàng, vv, để đảm bảo quy trình giao hàng phù hợp thời điểm và hiệu quả quả. 

Trong Viindoo, quản lý lead time quan trọng trong quá trình thực hiện đơn hàng. Các loại thời gian thực hiện bao gồm:

• Thời gian thực hiện bán hàng

• • Thời gian giao hàng cho khách hàng : Khoảng thời gian từ khi đơn hàng được xác nhận cho đến khi sản phẩm được vận chuyển.
  • Thời gian dự phòng cho bán hàng : Thêm ngày bổ sung vào ngày giao hàng để chuẩn bị chống lại sự chậm chạp.
• Thời gian thực hiện mua hàng
• • Thời gian mua hàng : Thời gian từ khi xác nhận đơn hàng đến khi nhận sản phẩm.
  • Thời gian dự phòng cho mua hàng : Chuyển giới hạn đặt hàng về phía trước để giảm thiểu sự chậm chạp của nhà cung cấp hoặc chuyển đổi.
• Thời gian thực hiện sản xuất
• • Thời gian thực hiện sản phẩm : Khoảng thời gian để hoàn thành một đơn hàng sản xuất, bao gồm cả những ngày không làm việc.
  • Thời gian dự phòng cho sản xuất: Nâng cao ngày đặt hàng sản xuất để bổ sung sớm.

Thời gian thực hiện bán hàng

Trong Viindoo, bạn có thể đặt thời gian giao hàng cho khách hàng và thời gian giao hàng bảo mật để tự động xác định ngày giao hàng dự kiến ​​​​trên Đơn đặt hàng (SO), đảm bảo lô hàng có lịch giao hàng thực tế. Viindoo sẽ cảnh báo bạn nếu ngày giao hàng được chọn quá sớm, có khả năng ảnh hưởng đến khả năng thực hiện đơn hàng và ảnh hưởng đến hoạt động của kho hàng.

Thời gian giao hàng cho khách

Để chỉ định thời gian giao hàng cho khách hàng cho một sản phẩm trong Viindoo, trước tiên hãy truy cập vào ứng dụng Viindoo Sales , sau đó nhấp vào Sản phẩm > Sản phẩm để mở danh sách sản phẩm. 

Chọn một sản phẩm và điều hướng đến tab Hàng tồn kho. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy trường thời gian thực hiện khách hàng, nơi bạn nên nhập tổng số ngày cần thiết để hoàn thành giao dịch đơn hàng từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.

Thời gian dự phòng cho bán hàng

Để định cấu hình thời gian thực hiện bảo mật bán hàng trong ứng dụng Viindoo Inventory , hãy truy cập phần Cấu hình và Cài đặt. 

Trong lập lịch nâng cao, tìm kiếm và kích hoạt tùy chọn thời gian thực hiện bảo mật cho việc bán hàng. Chỉ xác định khoảng thời gian đếm theo ngày để đảm bảo nhóm của bạn được cảnh báo chuẩn bị lô hàng trước ngày dự kiến. Tính năng này giúp quản lý công việc chuẩn bị giao hàng sớm một cách hiệu quả.

Khi giao hàng nhiều sản phẩm

Khi quản lý đơn hàng với nhiều sản phẩm có thời gian giao hàng khác nhau trong Viindoo, bạn có thể điều chỉnh thời gian giao hàng trực tiếp trong báo giá. Điều hướng đến tab "Thông tin khác" trên trang báo giá, nơi bạn có thể đặt "Chính sách vận động". 

• Càng sớm càng tốt : để tiến hành giao hàng dựa trên thời gian giao sản phẩm ngắn nhất, tính ngày dự kiến ​​​​của giao hàng kể từ hôm nay. 
• Khi tất cả các sản phẩm đã có sẵn : tập lô hàng, hãy sử dụng thời gian giao hàng dài nhất trong số các mặt hàng để xác định ngày giao hàng.

Đối với báo giá có Sản phẩm A và Sản phẩm B có thời gian giao hàng lần như 8 và 5 ngày và hôm nay là ngày 2 tháng 1, việc đặt Chính sách vận hành chuyển thành "Càng sớm tốt" sẽ dẫn đến việc giao hàng trước ngày 7 tháng 1, dựa trên thời gian ngắn nhất thời gian đầu. Việc chọn "Khi tất cả sản phẩm đã có sẵn" sẽ lên lịch giao hàng vào ngày 10 tháng 1, sử dụng thời gian giao hàng dài nhất.

Thời gian thực hiện mua hàng

Viindoo đơn giản hóa quy trình mua sắm bằng cách tự động hóa công việc tính toán ngày đặt hàng từ nhà cung cấp. Nó xác định ngày nhận lô hàng của nhà cung cấp và thời hạn đặt hàng (PO) dựa trên thời điểm cần sản phẩm trong kho. Bằng cách xem xét thời gian thực hiện của nhà cung cấp và thời gian thực hiện bảo mật mua hàng và tính toán ngược lại kể từ ngày nhận, Viindoo đặt ra PO thời hạn. Thời hạn này cho biết ngày hiện tại mà đơn hàng phải được xác nhận để đảm bảo đơn hàng đến đúng thời điểm trước ngày nhận dự kiến.

Thời gian giao hàng của nhà cung cấp

Để định cấu hình thời gian giao hàng của nhà cung cấp cho công việc giao hàng tại kho trong Viindoo, hãy bắt đầu bằng cách truy cập thông tin chi tiết của sản phẩm qua Mua ứng dụng, trong Sản phẩm. Chọn sản phẩm bạn quan tâm và chuyển sang tab Mua hàng. 

Tại đây, bạn có thể sửa đổi bảng giá của nhà cung cấp bằng cách thêm một dòng mới. Hành động này cho phép bạn nhập tên nhà cung cấp, đánh giá mức giá họ đưa ra và quan trọng nhất là Thời gian giao hàng cho sản phẩm. Quá trình này đảm bảo quản lý chính xác và hiệu quả các kỳ vọng giao hàng từ nhà cung cấp.

Việc thiết lập thời gian giao hàng của nhà cung cấp trong Viindoo sẽ tự động tính toán ngày giao hàng dự kiến ​​​​của mặt hàng bằng cách bổ sung thời gian giao hàng của nhà cung cấp vào ngày xác nhận đơn đặt hàng (PO). Tính năng này đảm bảo rằng nhân viên kho được cảnh báo nếu sản phẩm không đến như mong đợi, hãy nâng cao hiệu quả quản lý tồn tại kho.

Thời gian dự phòng mua hàng

Trong Viindoo, thời gian thực hiện bảo mật mua hàng được đặt phổ biến trong ứng dụng Hàng tồn kho, cụ có thể nằm trong menu Cấu hình và Cài đặt. Cài đặt điều này, nằm trong phần nâng cao kế hoạch Lập kế hoạch, giới thiệu bộ đếm thời gian để bảo vệ tiềm ẩn chậm trễ trong việc nhận hàng từ nhà cung cấp. 

Việc kích hoạt tính năng này và chỉ định lượng đếm theo ngày theo lịch sẽ giúp đảm bảo hoạt động trơn tru bằng cách hỗ trợ từ từ không tiến hành trước nhà cung cấp, từ đó nâng cao độ tin cậy của ứng dụng cung cấp chuỗi .

Thời gian thực hiện sản xuất

Cấu hình thời gian thực hiện là chìa khóa để hợp lý hóa công việc thu mua nguyên liệu và sự kiện trong sản xuất. Bằng cách thiết lập thời gian sản xuất và bảo mật, doanh nghiệp có thể thiết lập thời hạn Đặt hàng sản xuất (MO). 

Thời gian này giúp đảm bảo quá trình sản xuất bắt đầu đúng thời gian để đáp ứng ngày giao hàng dự kiến, tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao hiệu quả trong công việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Thời gian sản xuất

Để điều chỉnh thời gian sản xuất trong Viindoo, hãy truy cập Chế độ tạo , chọn sản phẩm của bạn rồi chuyển đến tab Hàng tồn tại. Tại đây, hãy nhập số ngày sản xuất cần thiết vào trường Thời gian thực hiện sản phẩm.

Ví dụ: nhập trực tiếp thời gian thực hiện sản phẩm là 14 ngày vào tab này sẽ đặt khoảng thời gian cần thiết để sản xuất sản phẩm. 

Sau đó, thời hạn của Đơn đặt sản phẩm sản xuất (MO) được xác định bằng cách trừ khi thời gian thực hiện sản phẩm xuất ra từ ngày giao hàng dự kiến, đảm bảo đúng quy trình sản xuất bắt đầu thời hạn. 

Lưu ý rằng thời gian giao hàng này được tính hàng ngày theo lịch, không bao gồm những cân nhắc về cuối tuần, ngày lễ hoặc công việc của trung tâm làm việc.

Thời gian dự phòng sản xuất

Để thiết lập thời gian thực hiện bảo mật sản xuất trong Viindoo, hãy điều chỉnh ứng dụng Sản xuất cấu hình rồi đến Cài đặt. Trong phần Lập kế hoạch, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn tìm thấy để thực hiện bảo mật Thời gian. 

Kích hoạt tính năng này bằng cách chọn hộp, sau đó chỉ định số ngày theo lịch mà bạn mong muốn. Thiết lập này giới thiệu một khoảng đệm trong phòng để giảm thiểu mọi sự chậm chạp chậm chạp trước đó trong quá trình sản xuất, đảm bảo vận hành được chia sẻ hơn và sản xuất đúng thời gian.

Lợi ích của việc sử dụng Viindoo để lên kế hoạch giao hàng

Phần mềm Viindoo là một sự thay đổi mới trong việc giải quyết vô số liên kết trong việc thiết lập giao diện kế hoạch. Bộ công cụ và tính năng toàn diện của nó được thiết kế tỉ mỉ để giải quyết các nhu cầu phức tạp của doanh nghiệp hiện đại, hợp lý hóa quy trình phân phối để đạt được hiệu quả và độ tin cậy tuyệt vời. Đây là cách Viindoo nổi bật:

• Hoạt động hợp lý: Nền tảng trực tuyến của Viindoo đơn giản hóa quy trình lên kế hoạch giao hàng phức tạp, cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch và thực hiện hoạt động giao hàng của mình một cách hiệu quả. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ thường ngày, Viindoo giải phóng các nguồn lực quý giá, cho phép các nhóm tập trung vào công việc ra quyết định chiến lược.
• Trải nghiệm nâng cao trải nghiệm của khách hàng: Trọng tâm thiết kế của Viindoo là cam kết nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Bằng cách cung cấp ước tính giao hàng chính xác và khả năng theo dõi thời gian thực, Viindoo trao quyền cho các doanh nghiệp để cung cấp thông tin đầy đủ và hài lòng cho khách hàng, hoàn thành lòng trung thành và niềm tin.

Câu hỏi thường gặp

Kết luận

Trong bối cảnh phức tạp của hoạt động kinh doanh hiện đại, hiệu quả của việc lập kế hoạch giao hàng có thể hoạt động đáng tin cậy là có khả năng đáp ứng sự mong đợi của khách hàng và duy trì lợi thế cạnh tranh của công ty. Phần mềm Viindoo là một giải pháp mang tính chuyển đổi, mang lại nhiều lợi ích được thiết kế để hợp lý hóa quy trình lập kế hoạch giao hàng. 

Bằng cách khai thác sức mạnh của Viindoo, các doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tiết kiệm chi phí kể.