Tại sao chúng ta nên tránh tùy chỉnh phần mềm càng nhiều càng tốt?

Tùy chỉnh phần mềm là một trong những cách mà các nhà triển khai phần mềm thường áp dụng để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong việc quản lý và vận hành. Tuy nhiên, với kinh nghiệm từ hàng trăm dự án, và không ít trong số đó phải phát triển tính năng tùy chỉnh, chúng tôi không phủ nhận tính cần thiết của nó nhưng không khuyến khích việc đó. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích những rủi ro không thể tránh khỏi và lí do nên hạn chế việc phát triển tùy chỉnh trong các dự án triển khai phần mềm.

Chi phí

Một trong những rào cản chính của việc tùy chỉnh phần mềm là chi phí cao. Khác với các giải pháp sẵn có - chi phí phát triển được phân bổ trên một số lượng người dùng lớn, thì phần mềm tùy chỉnh lại đòi hỏi đầu tư lớn từ ban đầu. 

Để dễ hiểu bạn có thể tưởng tượng như mình đi mua một chiếc áo bán sẵn và một chiếc áo được thiết kế riêng. Đương nhiên áo được thiết kế riêng sẽ có giá bán cao hơn nhiều vì nó là độc nhất vô nhị, được thiết kế dành riêng cho bạn, theo sở thích, nhu cầu của bạn.

Phát triển phần mềm tùy chỉnh cũng vậy. Bạn sử dụng phần mềm được thiết kế riêng, đáp ứng được nhu cầu của bạn và chỉ doanh nghiệp mình sử dụng thì phần chi phí đó sẽ chỉ có doanh nghiệp chịu mà không được chia sẻ bởi các khách hàng khác.

Ngoài chi phí phát triển, bạn còn phải chịu các chi phí bảo trì, nâng cấp cho các tính năng tùy chỉnh đó, chi phí có thể tăng cao nhanh chóng, gây áp lực lên ngân sách dự án.

Thời gian

Thời gian là yếu tố quan trọng cần đảm bảo đối với các dự án triển khai ERP. Thay vì tối ưu hóa thời gian thông qua việc triển khai các tính năng có sẵn hoặc thay đổi quy trình vận hành một cách phức tạp, nhiều khách hàng thường chọn phát triển các tính năng riêng để đáp ứng những công việc "ít khi thực hiện" của họ.

Thời gian để triển khai một tính năng tùy chỉnh có thể biến động từ ngắn đến dài, tuỳ thuộc vào quy trình thu thập yêu cầu, phân tích hiện trạng, quá trình phát triển, kiểm thử, và triển khai vào hệ thống. Tuy nhiên, thường thì phát triển tính năng tùy chỉnh luôn mất nhiều thời gian.

Với các tính năng nhỏ nhưng mang lại giá trị lớn, chúng tôi khuyến khích khách hàng thực hiện tùy chỉnh. Hoặc các doanh nghiệp có dư nguồn lực về con người, thời gian, tài chính có thể thực hiện việc tùy chỉnh này. Nhưng hầu hết các trường hợp, nếu không cần thiết thì không nên lãng phí thời gian cho việc phát triển các tính năng tùy chỉnh, làm kéo dài tiến độ dự án và làm ảnh hưởng đến mục tiêu chung của dự án triển khai ERP.

Những thách thức kỹ thuật

Xây dựng giải pháp tùy chỉnh phần mềm đòi hỏi phải đối mặt với một loạt các thách thức kỹ thuật. Từ vấn đề về khả năng mở rộng đến tính tương thích với các hệ thống hiện có, sự phức tạp là khá lớn. Doanh nghiệp phải tập hợp một đội ngũ các nhà phát triển, kiến trúc sư và quản lý dự án có trình độ cao để có thể giải quyết những thách thức này một cách hiệu quả. Tuy nhiên, ngay cả với một kịch bản tốt nhất, các sự cố kỹ thuật vẫn là không thể tránh khỏi, đặt ra một rủi ro đáng kể đối với sự thành công của dự án. Sự tích lũy của nợ kỹ thuật có thể làm trầm trọng hóa thêm những thách thức này, dẫn đến chi phí phát triển tăng dần và thời gian đưa sản phẩm vào thực tế kéo dài hơn.

Bảo trì

Khi một phần mềm tùy chỉnh đã được triển khai, hành trình vẫn chưa kết thúc. Doanh nghiệp phải đối mặt với việc bảo trì và hỗ trợ liên tục để duy trì hệ thống có thể hoạt động trơn tru. Mọi cập nhật hoặc cải tiến phải được lên kế hoạch và thực hiện một cách cẩn thận, làm tăng chi phí và sự phức tạp tổng thể. Việc bảo trì này có thể làm cạn kiệt tài nguyên và làm giảm sự tập trung vào các mục tiêu kinh doanh cốt lõi.

Thiếu tính linh hoạt

Trong bối cảnh thị trường kinh doanh thay đổi liên tục, tính linh hoạt là yếu tố quan trọng. Các giải pháp phần mềm tùy chỉnh, mặc dù đã được thiết kế theo yêu cầu cụ thể, thường thiếu tính linh hoạt để thích nghi với những thay đổi. Doanh nghiệp cần xem xét những hậu quả lâu dài khi đầu tư vào một hệ thống cứng nhắc mà có thể trở nên lỗi thời hoặc đòi hỏi sửa đổi lớn trong tương lai. Ngược lại, các giải pháp sẵn có thường cung cấp một giải pháp linh hoạt, với các tính năng và module có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhiều nhu cầu kinh doanh khác nhau.

Lo ngại về bảo mật

Với nguy cơ an ninh mạng ngày càng tăng, bảo mật là một vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp ở mọi quy mô. Tùy chỉnh phần mềm mang đến một loạt các rủi ro an ninh khác nhau, từ lỗ hổng mã nguồn đến giao thức mã hóa không đủ an toàn. Các doanh nghiệp đều phải ưu tiên bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và tài sản trí tuệ của mình, cái mà rất có thể bị đe dọa trong trường hợp xảy ra việc xâm nhập an ninh. Các giải pháp có sẵn thường trải qua quá trình kiểm thử bảo mật nghiêm ngặt và tuân theo các phương pháp bảo mật tốt nhất, đảm bảo một cơ chế phòng thủ mạnh mẽ hơn đối với các mối đe dọa mạng.

Ràng buộc với nhà cung cấp

Việc lựa chọn tùy chỉnh phần mềm sẽ ràng buộc doanh nghiệp với một nhà cung cấp duy nhất, hạn chế khả năng chuyển đổi nhà cung cấp hoặc đàm phán các điều khoản thuận lợi. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ về những hậu quả của việc ràng buộc với nhà cung cấp đó, bao gồm việc tăng giá, gián đoạn dịch vụ và phụ thuộc vào một nhà cung cấp thứ ba khác. Các giải pháp sẵn có mang đến sự linh hoạt lớn hơn, cho phép doanh nghiệp lựa chọn từ nhiều nhà cung cấp và chuyển đổi nhà cung cấp nếu cần thiết.

Các phương án thay thế cho việc tùy chỉnh phần mềm

Với vô số thách thức liên quan đến việc phát triển phần mềm tùy chỉnh, việc cân nhắc các giải pháp khác là rất quan trọng. Các phần mềm có sẵn luôn là một lựa chọn sáng giá, cung cấp các giải pháp được xây dựng sẵn, và cũng có thể được thiết lập để phù hợp với nhu cầu cụ thể. Bằng cách tận dụng các giải pháp sẵn có này, doanh nghiệp có thể giảm thiểu nhiều rủi ro và phức tạp liên quan đến việc tùy chỉnh trong khi vẫn giữ được tính linh hoạt và khả năng mở rộng cao.

Các giải pháp phần mềm sẵn có có nhiều dạng khác nhau, từ hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) tới phần mềm quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM). Những giải pháp được xây dựng sẵn này cung cấp một loạt các tính năng và chức năng ngay từ đầu, cho phép doanh nghiệp có thể sử dụng ngay mà không cần phải trải qua quá trình phát triển dài đằng đẵng. Hơn nữa, nhiều giải pháp hiện nay đã cung cấp tùy chọn triển khai trên nền tảng điện toán đám mây, mang đến tính mở rộng và tính sẵn có mà không cần đầu tư cơ sở hạ tầng tốn kém.

 Xem thêm: Bám sát tính năng có sẵn trong triển khai dự án phần mềm Viindoo

Kết luận

Nhìn chung, mặc dù việc tùy chỉnh phần mềm có thể được coi như là "Chén Thánh" trong các giải pháp dành cho doanh nghiệp, tuy nhiên thực tế thường phức tạp hơn nhiều. Chi phí cao, thời gian kéo dài, thách thức kỹ thuật và vấn đề bảo trì liên quan đến phát triển tùy chỉnh có thể đặt ra những rủi ro đáng kể đối với doanh nghiệp. Bằng cách tiếp cận các giải pháp thay thế như phần mềm có sẵn, doanh nghiệp có thể giảm thiểu những rủi ro này trong khi vẫn tận hưởng các lợi ích của việc thiết lập linh hoạt ở một mức độ nhất định. Tóm lại, quan trọng nhất là đạt được sự cân bằng giữa việc tùy chỉnh và tính thực tế để đảm bảo lợi ích lâu dài trong bối cảnh cạnh tranh thị trường ngày nay.