Tiến độ sản xuất: tính cho đúng, nhìn ra chỗ trễ, xử lý khi chen đơn

Theo dõi tiến độ sản xuất tưởng là việc đơn giản: mỗi lệnh có một con số phần trăm, và con số đó cho biết lệnh có kịp ngày giao hay không. Ở nhiều xưởng, điều đó không đúng. Báo cáo ghi lệnh đã đạt 60%, nhưng hàng vẫn giao trễ.

Dấu hiệu thì ai cũng nhận ra. Đơn nào cũng "đang làm", không ai chỉ ra được công đoạn nào đang giữ đơn lại, và khi nhận một đơn gấp thì hai đơn khác trễ theo mà không ai quyết định cho chúng trễ.

Đây là biểu hiện của khoảng trống thông tin đã nói trong bài quản trị hiện trường. Bài này đi vào ba câu hỏi: con số tiến độ thực ra đo cái gì, làm sao tìm ra công đoạn đang trễ, và xử lý đơn gấp thế nào để không làm vỡ mọi lời hứa khác.

Tiến độ 60% là 60% của cái gì?

Con số phần trăm nào cũng có tử số và mẫu số. Ba cách chọn phổ biến cho ba câu trả lời khác nhau trên cùng một lệnh, và mỗi câu trả lời mô tả một điều khác nhau.

Lấy một lệnh 500 sản phẩm qua bốn công đoạn cắt, hàn, sơn, đóng gói (ví dụ minh họa). Công đoạn cắt đã xong, hàn đã làm 400 sản phẩm, sơn và đóng gói chưa bắt đầu. Tính theo giờ công, lệnh đạt 60%. Tính theo công đoạn, lệnh đạt 25%. Tính theo thành phẩm đầu ra, lệnh đạt 0%. Không con số nào sai; chúng trả lời những câu hỏi khác nhau.

Cùng một lệnh, ba con số tiến độ: theo giờ công, theo số công đoạn xong và theo thành phẩm đầu ra (ví dụ minh họa).

Hai con số đặt cạnh nhau, không phải một

Theo dõi tiến độ sản xuất tốt không chọn một công thức "đúng". Nó đọc sản lượng và thời gian cùng lúc. Sản lượng đạt ở từng công đoạn cho biết lệnh thực sự đã đi được bao xa. Giờ đã dùng so với giờ dự kiến cho biết phải tốn bao nhiêu để đi được đến đó.

Khi thời gian chạy nhanh hơn sản lượng, có thứ gì đó đang ăn giờ: làm lại, dừng máy, máy chạy chậm. Khi sản lượng chạy nhanh hơn thời gian, định mức thời gian có lẽ đang lỏng và kế hoạch còn dư chỗ hơn mức nó cho thấy. Tín hiệu nào cũng đáng giá hơn một con số phần trăm đơn lẻ.

Ví dụ: trên cùng một thẻ lệnh công đoạn, thanh tiến độ tính thời gian đã làm so với thời gian dự kiến, còn dòng thành phẩm cho thấy đã ghi 3 trên 5 đơn vị. Hai con số, hai câu chuyện.

Hai nguyên tắc giữ cho cả hai con số trung thực. Chỉ đếm sản phẩm đạt, không đếm mọi thứ đã đi qua máy. Và ghi nhận ngay khi việc vừa xong, không đợi cuối ca. Tiến độ chỉ mới bằng lần ghi nhận gần nhất, vì vậy mục tiêu là dữ liệu vừa đủ để quản, được ghi đúng lúc.

Theo dõi tiến độ sản xuất theo công đoạn: trễ ở đâu?

Con số tiến độ ở cấp lệnh che mất chỗ thời gian bị mất. Chậm trễ hiếm khi rải đều trên cả quy trình. Nó dồn lại trước một công đoạn, gọi là điểm nghẽn (bottleneck), trong khi các công đoạn phía sau ngồi chờ việc. Lý thuyết điểm hạn chế (Theory of Constraints) nói rất rõ: sản lượng của cả dây chuyền do công đoạn chậm nhất quyết định.

Ở cấp lệnh, đơn chậm 30%. Nhìn theo công đoạn, hàng chờ dồn trước công đoạn hàn, còn sơn và đóng gói thì đói việc (ví dụ minh họa).

Dấu hiệu lộ ra ở hiện trường trước khi lộ ra trên số liệu: một đống bán thành phẩm chất trước một trạm, người ở công đoạn sau đứng chờ, một khu vực lúc nào cũng phải tăng ca. Nhiều khi phần lớn thời gian của một đơn là thời gian nằm chờ giữa các công đoạn chứ không phải thời gian gia công, như đã bàn trong bài chu kỳ sản xuấtđã đề cập.

Biết trễ ở đâu mới là một nửa câu trả lời. Nửa còn lại là trễ vì sao, vì mỗi loại trễ cần một cách xử lý khác nhau:

• Bắt đầu muộn: công đoạn phải chờ vật tư, dụng cụ hoặc công đoạn trước. Cách xử lý nằm ở khâu chuẩn bị, chủ đề của bài trước về sẵn sàng sản xuất.
• Chạy chậm: công đoạn vẫn chạy nhưng dưới năng suất chuẩn. Xem lại cách làm, thông số máy hoặc chính định mức thời gian.
• Dừng: hỏng máy, thiếu người, chờ duyệt chất lượng. Mỗi lần dừng cần được ghi lý do, nếu không thì tuần sau lần dừng đó sẽ lặp lại.

Để phân biệt được ba loại này, mỗi công đoạn cần ba dữ kiện được ghi tại trạm: bắt đầu và kết thúc lúc nào, làm ra bao nhiêu sản phẩm đạt, và dừng vì sao nếu có dừng.

Ví dụ: lệnh công đoạn giữ thời lượng dự kiến và từng lần ghi thời gian thực tế, kèm người làm và thời điểm, để so sánh thời gian theo từng công đoạn.

Quản lý trực quan: để chỗ lệch tự lộ ra

Quản lý trực quan (Visual management), một trong các nguyên lý của bài trụ, nghĩa là độ lệch tự hiện ra mà không cần ai hỏi hay tổng hợp báo cáo. Khi theo dõi tiến độ sản xuất, điều này chỉ đúng khi bảng cho thấy thực tế so với mức lẽ ra phải đạt đến lúc này, chứ không chỉ cho thấy những gì đã làm.

Bảng trắng làm đúng các nguyên tắc trên vẫn chạy tốt cho một dây chuyền. Khi có nhiều dây chuyền hay nhiều ca, cập nhật bằng tay thành một đầu việc riêng và bảng chậm hơn thực tế. Lúc đó bảng số hóa mới đáng đầu tư, vì nó giúp doanh nghiệp nhìn thấy dòng chảy công việc mà không tốn thêm công.

Ví dụ: trạm đang dừng được xếp vào thẻ riêng và tô đỏ, kèm sản lượng đã ghi, nên không ai phải hỏi vấn đề đang nằm ở đâu.

Đơn gấp chen vào: nhìn tải từng khu vực trước khi hứa ngày giao

Nhận một đơn gấp không tạo ra thêm năng lực. Nó đẩy lùi các đơn khác. Câu hỏi thật chưa bao giờ là "có chen được không?" mà là "đơn nào sẽ lùi, lùi bao lâu, và ai sẽ báo cho những khách hàng đó?"

Lúc này theo dõi tiến độ sản xuất phải nhìn về phía trước. Một sai lầm hay gặp là nhìn cả nhà máy như một khối. Cả nhà máy có thể còn dư giờ trong tuần, trong khi đúng khu vực mà đơn gấp buộc phải đi qua thì đã kín. Ngày giao do khu vực tải nặng nhất trên đường đi của đơn quyết định, cùng logic với hoạch định năng lực sản xuấtđã đề cập.

Giờ cần trong tuần so với giờ có. Tổng thể nhà máy vẫn còn chỗ, nhưng khu hàn vượt 14 giờ (ví dụ minh họa).

Bước cuối là quyết định kinh doanh, không phải phép tính: khách nào quan trọng hơn, khoản phạt nào rẻ hơn, mối quan hệ nào chịu được một lần trễ. Điều độ sản xuất cho thấy được hệ quả, nhưng không cân nhắc thay người quyết định.

Ví dụ: mỗi trung tâm sản xuất hiện số việc sẵn sàng chạy và số việc đang chờ, một cách nhìn nhanh xem việc đang dồn ở đâu.

Nếu tuần nào cũng có đơn gấp, vấn đề nằm ở khâu chừa chỗ cho nhu cầu đột xuất, tức là thuộc về kế hoạch sản xuất tổng thể, không phải việc chữa cháy hằng ngày.

Công nghệ hỗ trợ theo dõi tiến độ sản xuất theo ba bậc

Phần lớn các xưởng thu được nhiều nhất từ bậc 1, vì nó biến chữ "đang làm" thành dữ kiện theo từng công đoạn. Nên lên bậc 2 khi chính việc đếm tay thành điểm nghẽn, như dây chuyền tốc độ cao.

Bậc 3, kể cả công cụ tự xếp lại lịch (APS, lập kế hoạch và điều độ nâng cao), phụ thuộc vào định mức thời gian đáng tin cậy. Nếu số giờ dự kiến của từng công đoạn sai, lịch tự động chỉ sai nhanh hơn. Theo dõi tiến độ sản xuất ở bậc 1 cũng chính là cách để hiệu chỉnh các định mức đó, như bài phần mềm theo dõi tiến độ sản xuấtđã đề cập.

Sáu câu hỏi tự đánh giá cách theo dõi tiến độ sản xuất

Từ hai câu trả lời "không" trở lên thì việc theo dõi tiến độ sản xuất đều nên bắt đầu từ cùng một điểm: ghi nhận sản lượng và thời gian theo từng công đoạn, ngay tại trạm.

Viindoo hỗ trợ việc này thế nào

Trong Viindoo, theo dõi tiến độ sản xuất lấy số từ chính những gì được ghi nhận tại xưởng, không từ một báo cáo riêng. Hệ thống làm rõ được gì cho từng câu hỏi trong bài:

Ví dụ: tổng quan trung tâm sản xuất cho thấy việc cần bắt đầu, việc đang thực hiện và biểu đồ tải theo tuần của từng khu vực.

Viindoo không tự xếp lại lịch khi có đơn gấp chen vào. Hệ thống cho thấy tải và để người lập kế hoạch dời việc trên biểu đồ Gantt; quyết định đơn nào nhường chỗ vẫn thuộc về con người, đúng chỗ của nó.

Câu hỏi thường gặp

Bài viết liên quan

• Quản trị hiện trường: kế hoạch đúng vẫn chưa đủ để xưởng chạy đúng
• Phần mềm quản lý và theo dõi tiến độ sản xuất Viindoo
• Điều độ sản xuất là gì? Đặc điểm, mục tiêu và phương pháp
• Hoạch định năng lực sản xuất là gì?
• Kế hoạch Sản xuất Tổng thể: Công cụ tối đa hóa năng suất