Không phải dữ liệu càng nhiều càng tốt: Chỉ cần đủ để quản

Trước khi nói về xương sống quản trị tối thiểu, hãy nhìn vào một trong những sai lầm phổ biến khi triển khai ERP, đó là nghĩ rằng:

Càng thu thập nhiều dữ liệu thì hệ thống càng tốt.

Thực tế không phải vậy. Cả hai thái cực đều làm hại quản trị:

Vì vậy, câu hỏi quan trọng không phải:

"Nên thu thập nhiều hay ít dữ liệu?"

Mà là:

"Doanh nghiệp cần tối thiểu những dữ liệu nào để quản được dòng vận hành?"

Đây chính là tư duy xương sống quản trị tối thiểu (Minimum Management Backbone).

Bài này tiếp nối bài trước về giá trị quản trị của dữ liệu.

Xương sống quản trị tối thiểu là gì?

Xương sống quản trị tối thiểu có thể hiểu là:

Tập các điểm dữ liệu và giao dịch tối thiểu giúp doanh nghiệp nhìn thấy dòng chảy, kiểm soát các sai lệch chính và có khả năng truy nguyên khi xảy ra vấn đề.

Nó không cố gắng mô tả mọi chi tiết trong doanh nghiệp. Nó chỉ tập trung vào những gì cần thiết để trả lời ba câu hỏi:

Chỉ cần làm tốt ba việc này, doanh nghiệp đã có một nền tảng quản trị rất khác so với việc vận hành bằng cảm tính hoặc nhiều file rời rạc.

Tại sao SME càng cần tư duy "đủ để quản"?

SME thường có ba hạn chế lớn:

Nếu ngay từ đầu triển khai một hệ thống quá chi tiết, doanh nghiệp dễ gặp:

• quá nhiều trường phải nhập,
• quy trình quá dài,
• người dùng bỏ qua bước,
• dữ liệu không đầy đủ,
• lãnh đạo thấy phần mềm "làm tăng việc".

Ngược lại, nếu thiết kế quá đơn giản, doanh nghiệp lại không thu được giá trị quản trị. Vì vậy, với SME, nguyên tắc hợp lý là:

Xương sống quản trị tối thiểu trong một doanh nghiệp sản xuất

Hãy lấy ví dụ một doanh nghiệp cơ khí sản xuất theo đơn đặt hàng. Dòng vận hành có thể là:

Đây chính là xương sống. Với mỗi mắt xích, dữ liệu tối thiểu và mục tiêu là:

BOM với nguyên liệu chính, số lượng, đơn vị tính và công đoạn tiêu thụ từng nguyên liệu.

Tình trạng vật tư trên từng lệnh sản xuất cho biết vật tư có chặn dòng sản xuất hay không.

Không cần thu thập mọi thứ ngay từ đầu. Chỉ cần đảm bảo dòng này không bị đứt.

Độ chi tiết nên tăng theo nhu cầu quản trị

Có thể chia thành ba mức.

Mức 1: trạng thái từng công đoạn cho biết công đoạn nào đang chạy, công đoạn nào đang chờ.

Mức 3: cảnh báo chất lượng ghi nhận nguyên nhân gốc, hành động khắc phục và phòng ngừa.

Không nên ép mọi doanh nghiệp bắt đầu ở mức này.

Một ví dụ rất điển hình: Routing nên chi tiết đến đâu?

Giả sử một sản phẩm cơ khí đi qua:

Cắt → Tiện → Phay → Khoan → Hàn → Mài → Sơn → Lắp ráp → QC

Nếu doanh nghiệp chỉ cần biết đơn hàng đang ở xưởng nào và sản phẩm có bị chậm hay không, thì có thể nhóm lại:

Gia công → Hàn → Sơn → Lắp ráp → QC

Nhưng nếu sau một thời gian dữ liệu cho thấy "Gia công" là điểm nghẽn (bottleneck) lớn nhất, thì mới cần tách sâu thành Cắt → Tiện → Phay → Khoan.

Công đoạn trên BOM có thể bắt đầu ở mức gộp và tách chi tiết hơn khi dữ liệu cho thấy cần thiết.

Tương tự, BOM không phải lúc nào cũng cần "chi tiết tối đa"

Một BOM có thể được xây ở nhiều mức.

Mức chi tiết BOM phải đi cùng mức quản trị mà doanh nghiệp muốn đạt tới.

Dữ liệu tối thiểu không có nghĩa là quản trị sơ sài

Đây là điểm dễ bị hiểu nhầm. "Tối thiểu" không có nghĩa là "ít nhất có thể". Nó có nghĩa là:

Ít nhất nhưng đủ.

Ví dụ, một doanh nghiệp bỏ luôn dữ liệu BOM để giảm thao tác. Kết quả: không tính được nhu cầu vật tư, không kiểm soát tiêu hao, không tính được giá thành hợp lý. Đây không phải là tối giản. Đây là:

cắt mất năng lực quản trị.

Ngược lại, yêu cầu kỹ thuật nhập 30 trường không ai sử dụng cũng không phải là quản trị tốt. Điểm cân bằng nằm giữa hai thái cực.

Một dữ liệu nên được giữ lại khi nó bảo vệ một năng lực quản trị

Có thể kiểm tra bằng một câu hỏi:

Nếu bỏ dữ liệu này, doanh nghiệp mất khả năng gì?

Câu hỏi này giúp phân biệt dữ liệu cần cho quản trị với dữ liệu chỉ làm hệ thống nặng hơn.

Viindoo nên triển khai theo "xương sống" thay vì theo số lượng module

Một cách triển khai ERP dễ gặp sai lầm là: "Doanh nghiệp có những phòng ban nào thì bật module tương ứng." Cách này dễ khiến dự án bị chia cắt. Một cách tốt hơn là nhìn theo dòng chảy giá trị, ví dụ:

Khách hàng đặt hàng → kỹ thuật xác định cấu hình → mua vật tư → kho cấp phát → sản xuất → QC → giao hàng → ghi nhận chi phí

Sau đó Viindoo được cấu hình để dữ liệu đi xuyên qua toàn bộ dòng này. Như vậy, mục tiêu không phải "triển khai Sales, Purchase, Inventory, Manufacturing..." mà là đảm bảo một đơn hàng có thể đi từ nhu cầu đến kết quả mà dữ liệu không bị đứt đoạn.

Đây mới là nền tảng cho Kaizen xuyên phòng ban.

Với tuyến Make to Order và Sản xuất, xác nhận đơn bán sẽ tạo lệnh sản xuất, mở được ngay từ nút Sản xuất trên đơn.

Không phải mọi điểm dữ liệu đều cần nhập tay

Xương sống quản trị tối thiểu cũng phải đi cùng tự động hóa. Ví dụ:

• ngày tạo giao dịch: hệ thống tự ghi,
• trạng thái: workflow tự cập nhật,
• nhu cầu vật tư: tự sinh từ BOM,
• tồn kho: giao dịch kho tự cập nhật,
• giá trị: hệ thống tự tính,
• báo cáo: tự tổng hợp.

Người dùng chỉ nên nhập những dữ liệu mà hệ thống không thể tự suy ra. Đây là cách vừa giữ đủ dữ liệu vừa giảm gánh nặng vận hành.

Điểm kiểm soát chất lượng chỉ đặt cho đúng sản phẩm và loại hoạt động cần kiểm tra; hệ thống tự sinh phiếu kiểm tra tương ứng.

"Đủ để quản" phải đi trước "đủ để tối ưu"

SME thường muốn ngay từ đầu biết năng suất từng người, hiệu suất từng máy, ROI từng công đoạn, nguyên nhân mọi loại lỗi. Nhưng nếu doanh nghiệp chưa có BOM chuẩn, trạng thái công việc rõ, dữ liệu vật tư, tiến độ sản xuất cơ bản, thì việc cố thu thập các chỉ số sâu sẽ rất khó duy trì. Thứ tự nên là:

Đây là một lộ trình thực tế hơn rất nhiều với SME.

Dữ liệu tối thiểu cũng tạo ra baseline

Một lợi ích quan trọng của xương sống quản trị là doanh nghiệp bắt đầu có mốc so sánh (baseline). Trước khi số hóa, doanh nghiệp có thể không biết lead time trung bình, thời gian chờ, tỷ lệ lỗi, mức tiêu hao. Sau vài tháng dữ liệu tối thiểu, doanh nghiệp bắt đầu có số. Lúc đó mới có thể:

• xác định vấn đề,
• chọn điểm Kaizen,
• đo trước và sau,
• tính ROI thực tế.

Chi phí nguyên vật liệu và chi phí sản xuất chung của lệnh sản xuất trở thành mốc chi phí để so sánh.

Các báo cáo Kiểm tra chất lượng, Cảnh báo chất lượng và Phân tích hành động cảnh báo biến dữ liệu chất lượng thành mốc so sánh.

Xương sống quản trị tối thiểu không phải đích cuối. Nó là nền để doanh nghiệp biết cần đào sâu ở đâu.

Cách triển khai thực tế: bắt đầu từ "dòng không được phép đứt"

Một cách đơn giản khi khảo sát doanh nghiệp là hỏi:

"Nếu chỉ được chọn một dòng nghiệp vụ phải nhìn xuyên suốt từ đầu đến cuối, đó là dòng nào?"

Chỉ cần làm dòng chính này thật tốt trước. Các dữ liệu khác có thể bổ sung sau.

Vai trò của Viindoo trong mô hình "đủ để quản"

Viindoo phù hợp với cách tiếp cận này vì dữ liệu có thể liên kết giữa các nghiệp vụ trên cùng một nền tảng. Một dữ liệu được tạo ở đầu dòng có thể tiếp tục được sử dụng ở phía sau, ví dụ:

Lệnh sản xuất giữ đơn bán làm chứng từ nguồn, nên dữ liệu đầu dòng được dùng tiếp ở phía sau.

Mục tiêu triển khai không phải là làm từng module thật phức tạp. Mục tiêu là:

Kết nối đủ các điểm quan trọng để doanh nghiệp nhìn thấy toàn bộ dòng vận hành.

5 nguyên tắc để tránh ERP quá nặng

Kết luận: hệ thống tốt không phải hệ thống nhiều dữ liệu nhất

Một hệ thống ERP tốt không được đánh giá bằng số trường dữ liệu, số workflow, số báo cáo hay số module được bật, mà bằng:

Doanh nghiệp có nhìn thấy và kiểm soát được dòng vận hành hay không.

Vì vậy: không phải dữ liệu càng nhiều càng tốt. Chỉ cần đủ để quản, nhưng phải đủ thật sự. Đó là tinh thần của xương sống quản trị tối thiểu. Với Viindoo, cách triển khai phù hợp là:

Đây là cách giúp SME vừa tránh một hệ thống quá nặng, vừa không đánh đổi khả năng quản trị.

Câu hỏi thường gặp về xương sống quản trị tối thiểu

Bài tiếp theo: Độ chi tiết dữ liệu nên đến đâu? Bài toán Sales Order - BOM - Sản xuất

Bài viết liên quan

• Khi nào nhập liệu là lãng phí, khi nào là giá trị quản trị?
• Vì sao số hóa đôi khi lại làm tăng thao tác? Có đi ngược Kaizen không?
• Kaizen có cần ERP không?
• Số hóa giúp doanh nghiệp “nhìn thấy” gì để Kaizen?
• 8 bước triển khai ERP thành công và lưu ý giảm rủi ro