Trong Kaizen, một nguyên tắc rất quan trọng là phải nhìn thấy dòng chảy công việc và nhìn thấy vấn đề trước khi cải tiến.
Ở bài đầu tiên của chuỗi, chúng ta đã thấy Kaizen cần sự thật và số hóa tạo ra sự thật. Nhưng trong thực tế, đặc biệt ở doanh nghiệp vừa và nhỏ, rất nhiều vấn đề vận hành lại không thực sự "nhìn thấy" được. Đơn hàng vẫn chạy, nhân viên vẫn làm việc, máy móc vẫn vận hành, hàng vẫn được giao, nhưng doanh nghiệp không biết chính xác:
- Đơn hàng đang bị chậm ở đâu?
- Công đoạn nào tạo ra thời gian chờ lớn nhất?
- Vật tư nào thường xuyên thiếu?
- Vì sao sản phẩm phải làm lại?
- Vì sao cùng một loại sản phẩm nhưng thời gian hoàn thành mỗi lần lại khác nhau?
- Chi phí thực tế đang vượt định mức ở đâu?
Đây là điểm mà số hóa có thể hỗ trợ trực tiếp cho Kaizen.
Số hóa giúp doanh nghiệp biến các hoạt động đang diễn ra thành một dòng dữ liệu có thể quan sát, đo lường và phân tích.
Khi nhìn thấy dòng chảy rõ ràng, doanh nghiệp mới có cơ sở để xác định chính xác điểm cần cải tiến.
Kaizen cần nhìn thấy dòng chảy, không chỉ nhìn thấy kết quả
Trong quản trị truyền thống, doanh nghiệp thường nhìn thấy kết quả cuối cùng khá rõ: doanh thu bao nhiêu, đơn hàng nào đã giao hay chưa giao, tồn kho còn bao nhiêu, tháng này sản xuất được bao nhiêu, lợi nhuận cuối kỳ là bao nhiêu. Nhưng những con số này chủ yếu trả lời câu hỏi:
Điều gì đã xảy ra?
Kaizen cần đi xa hơn và trả lời:
Tại sao nó xảy ra?
Ví dụ, nếu một đơn hàng bị giao chậm 7 ngày, thông tin "chậm 7 ngày" mới chỉ là kết quả. Doanh nghiệp cần biết 7 ngày bị mất ở công đoạn nào: chậm do kỹ thuật, do định mức nguyên vật liệu (BOM), do mua hàng, do thiếu nguyên vật liệu, do sản xuất, hay do kiểm tra chất lượng. Nếu không nhìn thấy dòng chảy, doanh nghiệp rất dễ cải tiến sai chỗ.
Số hóa giúp tạo ra dòng dữ liệu xuyên suốt
Hãy lấy ví dụ một doanh nghiệp cơ khí sản xuất theo đơn hàng. Dòng nghiệp vụ có thể diễn ra như sau:
Bán hàng → Kỹ thuật/BOM → Mua hàng → Kho → Sản xuất → Kiểm tra chất lượng → Giao hàng
Trước khi số hóa, mỗi công đoạn có thể sử dụng một công cụ khác nhau:
- Bán hàng dùng Excel.
- Kỹ thuật lưu BOM trong file.
- Mua hàng trao đổi qua email hoặc Zalo.
- Kho ghi nhận bằng Excel hoặc phiếu giấy.
- Xưởng theo dõi tiến độ bằng bảng.
- Bộ phận kiểm tra chất lượng (QC) dùng checklist riêng.
- Kế toán tập hợp số liệu cuối kỳ.
Mỗi bộ phận đều có dữ liệu, nhưng dữ liệu lại không tạo thành một dòng liên tục. Điều này dẫn đến một vấn đề rất phổ biến:
Doanh nghiệp có nhiều dữ liệu nhưng lại không có một bức tranh xuyên suốt để nhìn thấy dòng chảy vận hành.
Số hóa đúng cách giúp liên kết những điểm rời rạc này lại với nhau.
1. Nhìn thấy đơn hàng đang ở đâu
Đây là lớp quan sát cơ bản nhất. Lãnh đạo cần biết đơn hàng đã xác nhận chưa, đã có BOM chưa, vật tư đã đủ chưa, lệnh sản xuất đã được phát hành chưa, đang ở công đoạn nào, QC đã hoàn thành chưa và đã sẵn sàng giao chưa.
Trước đây, muốn biết những thông tin này có thể phải gọi điện, hỏi từng phòng ban, nhắn nhóm hoặc mở nhiều file khác nhau. Khi dữ liệu được số hóa và kết nối, trạng thái đơn hàng có thể được theo dõi xuyên suốt trên hệ thống. Trên Viindoo, từ đơn bán hàng có thể mở thẳng các lệnh sản xuất, đơn mua hàng và phiếu giao hàng liên quan, còn ứng dụng Manufacturing Progress Management cho biết mỗi lệnh sản xuất đã đi được bao nhiêu so với kế hoạch.
Danh sách lệnh sản xuất kèm tình trạng vật tư và tiến độ, giúp nhìn thấy dòng chảy chỉ trong một màn hình.
Đây là giá trị đầu tiên của số hóa đối với Kaizen:
Khả năng quan sát (visibility): nhìn thấy dòng chảy công việc.
2. Nhìn thấy thời gian chờ
Trong rất nhiều doanh nghiệp, phần lớn thời gian hoàn thành đơn hàng (lead time) không phải là thời gian thực sự tạo ra sản phẩm, mà là thời gian chờ duyệt, chờ vật tư, chờ máy, chờ công đoạn trước, chờ QC, chờ giao hàng. Các khoảng thời gian này rất khó nhìn thấy nếu doanh nghiệp không ghi nhận thời điểm chuyển trạng thái.
Ví dụ (ví dụ minh họa): đơn hàng xác nhận ngày 1, BOM thiết kế và duyệt xong ngày 3, vật tư mất 7 ngày mua và về đủ ngày 10, nhập kho xong ngày 12, sản xuất 5 ngày đến ngày 17, kiểm tra chất lượng 3 ngày và giao hàng ngày 22.
Dòng chảy của một đơn hàng: lead time 22 ngày, trong đó 7 ngày dành cho mua vật tư.
Nhìn vào dòng dữ liệu này, doanh nghiệp có thể thấy:
7 ngày chờ vật tư lớn hơn toàn bộ 5 ngày sản xuất.
Nếu không có dữ liệu, rất dễ xảy ra tình huống xưởng bị yêu cầu tăng năng suất, trong khi nguyên nhân thực sự lại nằm ở mua hàng hoặc tồn kho. Đó chính là một ví dụ điển hình của Kaizen sai điểm.
Trên Viindoo, các mốc cần cho phân tích này đã được ghi nhận sẵn: ngày xác nhận đơn bán và đơn mua, ngày hoàn thành phiếu nhập và phiếu giao, thời điểm bắt đầu và kết thúc lệnh sản xuất, lệnh công việc, cùng lịch sử chuyển trạng thái trên từng chứng từ. Tuy nhiên, bảng phân rã lead time theo công đoạn như ví dụ trên là một báo cáo tổng hợp mà doanh nghiệp cần thống nhất và dựng trong quá trình triển khai, chứ không phải một màn hình có sẵn.
3. Nhìn thấy điểm nghẽn (bottleneck)
Điểm nghẽn (bottleneck) là điểm làm hạn chế dòng chảy chung. Nó có thể là một máy, một công đoạn, một bộ phận, một bước phê duyệt, hoặc thậm chí một người. Ví dụ, doanh nghiệp có 5 công đoạn: Cắt → Gia công → Hàn → Sơn → Lắp ráp. Nếu mỗi ngày Cắt xử lý 100 sản phẩm, Gia công 90, Hàn 90, Sơn chỉ 50 và Lắp ráp 80, thì Sơn có khả năng trở thành điểm nghẽn.
Nhưng trong thực tế, điểm nghẽn không phải lúc nào cũng rõ như vậy. Có khi năng lực máy đủ nhưng vật tư đến không đều, kế hoạch không ổn định, đơn hàng bị thay đổi, hoặc việc chờ phê duyệt khiến máy bị đói việc. Dữ liệu giúp doanh nghiệp không chỉ thấy điểm nghẽn, mà còn có khả năng truy ngược nguyên nhân của điểm nghẽn.
Kế hoạch sản xuất tổng thể (MPS) thể hiện nhu cầu, lượng cần tái cung ứng và tồn kho dự báo theo từng kỳ, giúp nhìn thấy kế hoạch có ổn định hay không.
Trên Viindoo, mỗi trung tâm sản xuất hiển thị tải công việc, thời gian tổn thất và hiệu suất thiết bị tổng thể (OEE), còn mỗi lệnh công việc so sánh thời lượng thực tế với thời lượng dự kiến.
Trung tâm sản xuất trên Viindoo với các chỉ số OEE, thời gian tổn thất, tải công việc và hiệu suất.
4. Nhìn thấy sai lệch giữa kế hoạch và thực tế
Kaizen rất cần một chuẩn để so sánh. Có chuẩn thì mới biết sai lệch. Ví dụ (ví dụ minh họa): định mức vật tư 100 kg nhưng thực tế sử dụng 112 kg, sai lệch +12%. Hoặc thời gian chuẩn 4 giờ nhưng thực tế 6 giờ, sai lệch +50%.
Các sai lệch này chính là tín hiệu để bắt đầu cải tiến. Doanh nghiệp có thể đặt câu hỏi: vì sao vật tư tăng, do hao hụt, do thiết kế, do lỗi thao tác, do phải làm lại, hay do định mức ban đầu chưa đúng? Nếu chỉ biết tổng chi phí cuối tháng, rất khó truy ngược.
Trên Viindoo, ứng dụng Manufacturing Standard Consumption Analysis so sánh tiêu hao vật tư thực tế với định mức BOM theo từng lệnh sản xuất, còn lệnh công việc so sánh thời lượng thực tế với dự kiến.
Lệnh sản xuất hiển thị số lượng cần tiêu thụ và đã tiêu thụ, bên cạnh định mức tiêu hao theo từng công đoạn.
5. Nhìn thấy lỗi và công việc làm lại
Một trong những dạng lãng phí lớn trong sản xuất là lỗi và làm lại (defect). Nếu doanh nghiệp không ghi nhận rõ lỗi phát sinh ở đâu, loại lỗi gì, nguyên nhân, người xử lý, thời gian sửa, thì rất dễ xảy ra tình trạng lỗi được xử lý nhưng không trở thành dữ liệu cho cải tiến.
Trên Viindoo, ứng dụng Quality ghi nhận mỗi vấn đề thành một cảnh báo chất lượng, kèm nguyên nhân gốc, đội phụ trách, mức ưu tiên và các hành động khắc phục, phòng ngừa, liên kết với sản phẩm và, khi dùng cùng sản xuất, với lệnh công việc. Báo cáo chất lượng có thể nhóm theo nguyên nhân gốc. Sản phẩm hủy hoặc phải sửa được ghi nhận qua phiếu hủy phế và phiếu sửa chữa, nên chi phí của lỗi cũng truy được.
Cảnh báo chất lượng ghi nhận nguyên nhân gốc, mức ưu tiên và các hành động khắc phục, phòng ngừa.
Từ đó doanh nghiệp có thể phân tích lỗi nào xuất hiện nhiều nhất, công đoạn nào hay phát sinh lỗi, sản phẩm nào có tỷ lệ hủy hoặc làm lại cao, lỗi nào tạo ra chi phí lớn nhất. Đây là nền tảng rất quan trọng cho Kaizen chất lượng.
Báo cáo chất lượng trên Viindoo: kiểm tra chất lượng, cảnh báo chất lượng và phân tích hành động xử lý.
6. Nhìn thấy WIP và tồn đọng
Hàng dở dang (WIP, Work in Process) là lượng công việc đang dở dang trong hệ thống. Quá nhiều WIP có thể là dấu hiệu của dòng chảy không cân bằng, điểm nghẽn, kế hoạch chưa tốt, lô sản xuất quá lớn, hoặc công đoạn sau không xử lý kịp. Ví dụ, nếu giữa Gia công và Sơn luôn tồn 300 sản phẩm, trong khi các vị trí khác gần như không tồn, thì đó là một tín hiệu. Dữ liệu tồn đọng giúp doanh nghiệp biết dòng chảy đang bị nghẽn ở đâu, cũng chính là một trong những nguyên tắc quan trọng của Lean và Kaizen.
Trên Viindoo, lệnh công việc có các trạng thái như chờ vật tư, sẵn sàng, đang thực hiện, và có thể lọc, nhóm theo trung tâm sản xuất để thấy công việc đang dồn ở đâu. Viindoo chưa có sẵn báo cáo WIP riêng theo công đoạn; báo cáo này được dựng từ dữ liệu trên khi doanh nghiệp cần.
Danh sách lệnh công việc cho thấy công đoạn nào đang chờ vật tư, đang thực hiện hay đang kiểm tra chất lượng.
7. Nhìn thấy chi phí theo đúng nơi phát sinh
Kaizen không chỉ nhằm tăng năng suất. Cuối cùng, doanh nghiệp vẫn cần trả lời:
Cải tiến này tạo ra giá trị tài chính gì?
Muốn vậy, dữ liệu chi phí phải liên kết được với vận hành. Một đơn hàng có thể phát sinh chi phí vật tư, giờ máy, giờ nhân công, thuê ngoài, làm lại và vận chuyển. Nếu dữ liệu này được liên kết với đơn hàng và sản xuất, doanh nghiệp có thể nhìn thấy đơn hàng nào lãi, sản phẩm nào lãi, khách hàng nào tạo ra nhiều chi phí, công đoạn nào đang làm tăng giá vốn. Lúc đó, Kaizen không chỉ là cải thiện thao tác mà gắn trực tiếp với lợi nhuận (margin).
Trên Viindoo, ứng dụng Advanced MRP Accounting phân tích giá thành theo từng lệnh sản xuất, gồm cả chi phí nhân công và máy theo đơn giá giờ của từng trung tâm sản xuất, còn đơn bán hàng thể hiện lãi gộp. Muốn xem chi phí theo khách hàng hay theo dự án thì cần thiết lập tài khoản phân tích trong quá trình triển khai.
Từ lệnh sản xuất đã hoàn thành, Cost Analysis và Journal Entries cho biết lệnh đó thực sự tốn bao nhiêu.
Viindoo hỗ trợ doanh nghiệp nhìn thấy dòng chảy như thế nào?
Vai trò của Viindoo trong bài toán này không đơn giản là cung cấp một dashboard. Dashboard chỉ là lớp cuối cùng. Điều quan trọng hơn là:
Dữ liệu phải được hình thành xuyên suốt quá trình vận hành.
- Đơn bán hàng: tạo nhu cầu.
- BOM: xác định cấu trúc sản phẩm và nhu cầu vật tư.
- Mua hàng và Kho: ghi nhận quá trình đáp ứng vật tư.
- Sản xuất: ghi nhận thực hiện sản xuất.
- Chất lượng: ghi nhận kết quả kiểm tra.
- Giao hàng: ghi nhận hoàn thành đơn hàng.
- Kế toán: phản ánh doanh thu và chi phí.
Khi các nghiệp vụ này nằm trên cùng một nền tảng, mỗi sự kiện có thể trở thành một mảnh dữ liệu giúp nhìn thấy dòng chảy toàn bộ. Đây là điểm khác biệt giữa số hóa từng phòng ban và số hóa dòng chảy doanh nghiệp.
Không phải cứ có dashboard là đã có dữ liệu tốt
Đây là điểm rất dễ bị hiểu sai. Một dashboard đẹp không đồng nghĩa với doanh nghiệp đã có khả năng quản trị bằng dữ liệu. Nếu dữ liệu gốc không đầy đủ, nhập quá muộn, không thống nhất, không liên kết, hoặc không phản ánh đúng thực tế, thì báo cáo cũng không giúp Kaizen hiệu quả. Nguyên tắc phải là:
Muốn nhìn đúng ở cuối dòng, phải ghi nhận đúng từ đầu dòng.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn biết chi phí thực tế theo đơn hàng nhưng BOM ban đầu quá sơ sài, thì phía sau rất khó phân tích chính xác. Đây là lý do trong triển khai ERP, một số dữ liệu tưởng như nhỏ lại có ảnh hưởng rất lớn tới khả năng quản trị phía sau.
BOM đa cấp chi tiết là mốc để so sánh giá thành thực tế sau sản xuất.
Nhưng có phải càng thu thập nhiều dữ liệu càng tốt?
Không. Số hóa không nên biến thành một dự án ghi chép khổng lồ. Một dữ liệu chỉ nên được thu thập khi nó giúp doanh nghiệp vận hành, kiểm soát, đo lường hoặc ra quyết định. Nếu ghi nhận thời gian bắt đầu và kết thúc một công đoạn giúp doanh nghiệp đo thời gian chu kỳ (cycle time) và điểm nghẽn, dữ liệu đó có giá trị. Nhưng nếu yêu cầu người dùng nhập thêm 10 trường mà không ai sử dụng, thì bản thân việc nhập liệu có thể trở thành lãng phí.
Đây là điểm mà Kaizen và số hóa bắt đầu có vẻ mâu thuẫn, và đó cũng sẽ là chủ đề của các bài tiếp theo trong chuỗi bài.
Một cách đơn giản để đánh giá số hóa có hỗ trợ Kaizen hay không
- Hệ thống có giúp nhìn thấy dòng chảy không? Nếu không biết công việc đang ở đâu, rất khó cải tiến.
- Hệ thống có giúp nhìn thấy sai lệch không? Không có so sánh kế hoạch và thực tế thì khó xác định vấn đề.
- Hệ thống có giúp truy ngược nguyên nhân không? Nếu chỉ biết kết quả cuối cùng mà không truy được lịch sử, rất khó Kaizen đúng điểm.
Nếu một hệ thống trả lời được ba câu hỏi này, nó đã bắt đầu trở thành một nền tảng hỗ trợ cải tiến liên tục.
Từ "thấy kết quả" đến nhìn thấy dòng chảy
Đây chính là bước chuyển quan trọng nhất mà số hóa có thể mang lại cho Kaizen. Doanh nghiệp không chỉ thấy đơn hàng bị chậm, mà thấy đơn hàng bị chậm ở đâu; không chỉ thấy chi phí tăng, mà thấy chi phí tăng ở công đoạn nào; không chỉ thấy năng suất thấp, mà thấy thời gian đang mất ở đâu.
Số hóa giúp biến hoạt động thành dữ liệu. Dữ liệu giúp nhìn thấy dòng chảy. Nhìn thấy dòng chảy giúp Kaizen đúng vấn đề.
Đó cũng là cách Viindoo tiếp cận chuyển đổi số: không chỉ số hóa các nghiệp vụ riêng lẻ, mà kết nối chúng thành một dòng dữ liệu quản trị xuyên suốt để doanh nghiệp có thể nhìn thấy, đo lường và cải tiến.
Câu hỏi thường gặp về số hóa và Kaizen
Số hóa giúp Kaizen như thế nào?
Số hóa giúp ghi nhận các sự kiện trong quá trình vận hành thành dữ liệu. Nhờ đó doanh nghiệp có thể nhìn thấy dòng chảy công việc, thời gian chờ, sai lệch, lỗi và điểm nghẽn để xác định đúng điểm cần cải tiến.
Dashboard có phải là yếu tố quan trọng nhất để Kaizen không?
Không. Dashboard chỉ là nơi hiển thị. Quan trọng hơn là dữ liệu gốc phải được ghi nhận đúng và liên kết xuyên suốt giữa các nghiệp vụ.
Những dữ liệu nào quan trọng với Kaizen?
Tùy doanh nghiệp, nhưng thường bao gồm trạng thái công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc, sản lượng, lỗi, tiêu hao vật tư, WIP, chi phí và chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế.
Viindoo hỗ trợ doanh nghiệp nhìn thấy dòng chảy như thế nào?
Viindoo kết nối bán hàng, BOM, mua hàng, kho, sản xuất, chất lượng, giao hàng và kế toán trên cùng một nền tảng, giúp dữ liệu hình thành dòng chảy xuyên suốt từ đầu đến cuối. Các màn hình có sẵn cho thấy liên kết đơn hàng, tiến độ sản xuất, OEE của trung tâm sản xuất, tiêu hao thực tế so với định mức và cảnh báo chất lượng; các phân tích xuyên công đoạn như lead time theo công đoạn được dựng thành báo cáo trong quá trình triển khai.
Có cần số hóa toàn bộ ngay từ đầu không?
Không nhất thiết. Doanh nghiệp nên ưu tiên số hóa những điểm dữ liệu cần thiết để nhìn thấy dòng chảy và các sai lệch chính trước, sau đó tăng độ chi tiết khi thực sự cần cho quản trị và cải tiến.
Bài tiếp theo: Kaizen có cần ERP không?
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể Kaizen mà không cần ERP. Nhưng khi quy mô hoạt động lớn dần, dữ liệu phân tán và số lượng quy trình tăng lên, ERP bắt đầu có vai trò khác: không chỉ là phần mềm quản lý, mà là một nền tảng giúp doanh nghiệp duy trì dòng dữ liệu phục vụ cải tiến liên tục. Ở bài tiếp theo, chúng ta sẽ cùng phân tích khi nào ERP thực sự trở thành nền tảng cho cải tiến liên tục.
Bài viết liên quan
- Kaizen và số hóa: Mối liên hệ trong cải tiến kinh doanh
- Kaizen là gì? Phương pháp Kaizen mang lại những lợi ích gì?
- Hướng dẫn triển khai Kaizen trong sản xuất cùng Viindoo
- Lập kế hoạch sản xuất: Nền tảng liên kết trong quản lý doanh nghiệp chiến lược
- ERP, WMS, MES, IoT: Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?
