Kaizen và số hóa: Mối liên hệ trong cải tiến doanh nghiệp

Kaizen và số hóa thường được doanh nghiệp nhìn nhận như hai câu chuyện khác nhau.

Kaizen tập trung vào cải tiến liên tục, loại bỏ lãng phí và nâng cao hiệu quả vận hành.

Trong khi đó, số hóa thường được hiểu là ứng dụng phần mềm, hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP), tự động hóa hoặc công nghệ mới để thay đổi cách doanh nghiệp làm việc.

Tuy nhiên, giữa Kaizen và số hóa có một mối liên hệ rất quan trọng:

Kaizen cần doanh nghiệp nhìn thấy vấn đề. Số hóa giúp doanh nghiệp nhìn thấy vấn đề bằng dữ liệu.

Vì vậy, số hóa không thay thế Kaizen. Nếu được thực hiện đúng, Kaizen và số hóa bổ trợ cho nhau: số hóa tạo ra nền tảng dữ liệu giúp Kaizen diễn ra thường xuyên, có cơ sở và đo lường được kết quả.

Kaizen và số hóa trên nền tảng Viindoo: Nhìn thấy, Đo được, Cải tiến, Chuẩn hóa, Tự động hóa, Tối ưu.

Kaizen là gì?

Kaizen Kaizen là triết lý cải tiến liên tục, trong đó doanh nghiệp không chờ đợi những thay đổi lớn mà liên tục tìm kiếm những cải tiến nhỏ trong quá trình vận hành hằng ngày.

Một câu hỏi rất đặc trưng của Kaizen là: "Có cách nào làm việc này tốt hơn không?" Chẳng hạn:

• Có thể rút ngắn thời gian chờ vật tư không?
• Có thể giảm số lần sản phẩm phải làm lại không?
• Có thể giảm tồn kho giữa hai công đoạn không?
• Vì sao một đơn hàng thường xuyên giao chậm?
• Vì sao cùng một sản phẩm nhưng thời gian sản xuất giữa các lần lại khác nhau?
• Có thao tác nào đang được thực hiện nhưng không tạo ra giá trị?

Để trả lời những câu hỏi này, trước hết doanh nghiệp phải biết điều gì đang thực sự xảy ra trong quá trình vận hành. Đây chính là nơi số hóa bắt đầu có ý nghĩa đối với Kaizen.

Số hóa đóng vai trò gì trong Kaizen?

Ở một doanh nghiệp nhỏ, lãnh đạo có thể đi xuống xưởng, quan sát hoạt động và trao đổi trực tiếp với nhân viên để phát hiện vấn đề.

Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, số lượng đơn hàng, sản phẩm, khách hàng, nhân viên, công đoạn, kho và máy móc ngày càng lớn, việc quan sát bằng kinh nghiệm trở nên khó khăn. Một vấn đề càng đi qua nhiều phòng ban thì càng khó xác định nguyên nhân.

Ví dụ, một đơn hàng bị giao chậm. Bộ phận bán hàng có thể cho rằng sản xuất chậm. Sản xuất lại cho rằng vật tư không về đúng hạn. Mua hàng cho rằng định mức nguyên vật liệu (BOM) được cung cấp quá muộn. Còn bộ phận kỹ thuật cho rằng khách hàng liên tục thay đổi yêu cầu.

Tất cả những nhận định đó đều có thể đúng. Nhưng để Kaizen, doanh nghiệp cần trả lời một câu hỏi khác:

Thời gian thực sự đã mất ở đâu?

Muốn biết điều đó, doanh nghiệp cần dữ liệu.

Từ hoạt động thực tế đến dữ liệu

Hãy lấy ví dụ một doanh nghiệp cơ khí sản xuất theo đơn đặt hàng. Một dòng công việc có thể diễn ra như sau:

Đơn hàng → Thiết kế/BOM → Mua vật tư → Kho → Sản xuất → Kiểm tra chất lượng → Thành phẩm → Giao hàng

Nếu các hoạt động này diễn ra rời rạc qua Excel, Zalo, email, giấy tờ và trao đổi trực tiếp, doanh nghiệp vẫn có thể hoàn thành công việc. Nhưng khi muốn phân tích để cải tiến, rất nhiều câu hỏi bắt đầu xuất hiện:

• Đơn hàng được xác nhận lúc nào?
• Kỹ thuật mất bao lâu để hoàn thành BOM?
• Vật tư nào thường xuyên bị thiếu?
• Mua hàng mất bao lâu để đáp ứng?
• Lệnh sản xuất thực sự bắt đầu khi nào?
• Sản phẩm chờ giữa hai công đoạn bao lâu?
• Công đoạn nào thường xuyên phát sinh lỗi?
• Một sản phẩm phải làm lại bao nhiêu lần?
• Giá vốn thực tế khác định mức bao nhiêu?

Nếu không có dữ liệu xuyên suốt quá trình, rất khó trả lời chính xác. Và khi không biết chính xác vấn đề ở đâu, Kaizen rất dễ trở thành cải tiến dựa trên cảm giác.

Số hóa giúp tạo "dấu vết" của dòng công việc

Một trong những giá trị quan trọng của số hóa không đơn thuần là thay giấy bằng phần mềm. Quan trọng hơn, các hoạt động trong doanh nghiệp bắt đầu để lại dấu vết dữ liệu.

Ví dụ, khi một đơn hàng được vận hành trên Viindoo, doanh nghiệp có thể từng bước hình thành một dòng dữ liệu:

1. Khách hàng đặt hàng, đơn bán được xác nhận.
2. Nhu cầu sản xuất được hình thành.
3. BOM xác định vật tư cần thiết.
4. Hệ thống đối chiếu tồn kho hiện tại và xác định nhu cầu mua.
5. Lệnh sản xuất được thực hiện.
6. Số lượng sản xuất và tiêu hao được ghi nhận.
7. Sản phẩm được kiểm tra chất lượng.
8. Thành phẩm được giao.
9. Chi phí và doanh thu được tập hợp.

Định mức nguyên vật liệu (BOM) trên Viindoo không chỉ khai báo thành phần mà còn xác định công đoạn, trung tâm sản xuất và thời lượng tiêu chuẩn của từng bước.

Khi các dữ liệu này được liên kết với nhau, doanh nghiệp không chỉ biết kết quả cuối cùng mà còn có khả năng nhìn lại quá trình tạo ra kết quả đó. Đây là một nền tảng rất quan trọng cho Kaizen.

Ví dụ: Một đơn hàng giao chậm

Giả sử (ví dụ minh họa) một đơn hàng được xác nhận ngày 01/04, hẹn giao ngày 25/04 nhưng đến 08/05 mới giao được: trễ 13 ngày, tổng cộng 37 ngày. Nếu chỉ nhìn vào kết quả cuối cùng, doanh nghiệp chỉ biết đơn hàng bị giao chậm. Nhưng khi quá trình được số hóa, doanh nghiệp có thể phân rã thời gian hoàn thành đơn hàng (lead time) như sau:

Phẫu tích thời gian của một đơn hàng giao chậm: điểm nghẽn là chờ nguyên vật liệu, không phải tốc độ sản xuất.

Lúc này một thông tin rất quan trọng xuất hiện: thời gian sản xuất thực tế chỉ chiếm 7/37 ngày (19%). Nếu doanh nghiệp chỉ tập trung yêu cầu công nhân sản xuất nhanh hơn 10%, tổng thời gian chỉ giảm khoảng 0,7 ngày, trong khi riêng thời gian chờ nguyên vật liệu đã chiếm 14 ngày (38%).

Điểm cần Kaizen vì vậy có thể không nằm ở tốc độ của công nhân, mà nằm ở:

• thời điểm hoàn thành BOM,
• kế hoạch vật tư,
• mức tồn kho,
• thời gian mua hàng,
• hoặc cách phối hợp giữa kỹ thuật và mua hàng.

Kế hoạch sản xuất tổng thể (MPS) trên Viindoo: dự báo nhu cầu, lượng cần tái cung ứng và tồn kho dự báo theo từng kỳ.

Số hóa không tự tạo ra cải tiến. Nhưng nó giúp doanh nghiệp nhìn đúng nơi cần cải tiến.

Từ "tôi nghĩ" sang "dữ liệu cho thấy"

Đây có thể coi là một trong những thay đổi quan trọng nhất khi kết hợp số hóa với Kaizen (các con số dưới đây mang tính minh họa):

Lệnh sản xuất hiển thị số lượng cần tiêu thụ, đã giữ chỗ và đã tiêu thụ, bên cạnh định mức tiêu hao theo từng công đoạn.

Khác biệt nằm ở chỗ: doanh nghiệp bắt đầu Kaizen từ dữ liệu thay vì từ giả định.

Viindoo nằm ở đâu trong quá trình này?

Nếu chỉ nhìn ERP như một phần mềm để lập hóa đơn, quản lý kho, nhập đơn hàng, quản lý nhân sự hay lập báo cáo, giá trị của ERP rất dễ bị giới hạn trong phạm vi từng phòng ban. Cách tiếp cận của Viindoo hướng tới một vấn đề rộng hơn:

Kết nối các hoạt động của doanh nghiệp thành một dòng dữ liệu quản trị xuyên suốt.

Bán hàng tạo ra nhu cầu. Kỹ thuật xác định cấu trúc sản phẩm qua BOM. Mua hàng và kho đáp ứng nhu cầu vật tư. Sản xuất biến vật tư thành sản phẩm. Chất lượng xác nhận kết quả. Kế toán phản ánh kết quả bằng chi phí và doanh thu. Khi những hoạt động này dùng chung một nền tảng, dữ liệu của công đoạn trước trở thành đầu vào cho công đoạn sau, và doanh nghiệp giảm dần tình trạng mỗi phòng ban có một "phiên bản sự thật" khác nhau.

Quan trọng hơn, lãnh đạo có khả năng đi ngược từ kết quả về nguyên nhân tạo ra kết quả. Đây là điều đặc biệt hữu ích khi kết hợp Kaizen và số hóa.

Cụ thể, mỗi mắt xích dữ liệu được ghi nhận ở đâu trên Viindoo?

• Đơn hàng và nhu cầu sản xuất: đơn bán được xác nhận trên ứng dụng Bán hàng có thể tự động tạo lệnh sản xuất tương ứng khi sản phẩm được thiết lập sản xuất theo đơn.
• BOM và thay đổi kỹ thuật: với ứng dụng Product Lifecycle, mỗi thay đổi BOM đi qua lệnh thay đổi kỹ thuật (ECO) có bước phê duyệt, lưu lại thời điểm và lịch sử từng lần thay đổi.
• Vật tư và mua hàng: nhu cầu vật tư được đối chiếu với tồn kho, quy tắc bổ sung hàng trên ứng dụng Kho và Mua hàng đề xuất phần cần mua.
• Sản xuất: lệnh công việc ghi nhận thời điểm bắt đầu, kết thúc và thời lượng thực tế so với dự kiến của từng công đoạn; ứng dụng Manufacturing Progress Management theo dõi sản lượng và tiêu hao thực tế so với kế hoạch để thấy chậm trễ khi vẫn còn kịp xử lý.
• Chất lượng: điểm kiểm soát chất lượng gắn vào công đoạn sản xuất hoặc khâu nhập, xuất kho, ghi nhận kết quả kiểm tra và cảnh báo khi phát sinh lỗi.
• Giá thành: Advanced MRP Accounting và Manufacturing Standard Consumption Analysis phân tích giá thành theo từng lệnh sản xuất, so sánh tiêu hao thực tế với định mức BOM và tính chi phí nhân công, máy theo đơn giá giờ của từng trung tâm sản xuất.

Lệnh công việc hiển thị thời lượng dự kiến so với thực tế của từng công đoạn, kèm kiểm tra và cảnh báo chất lượng.

Màn hình tổng quan BOM đa cấp thể hiện cơ cấu giá thành tiêu chuẩn của sản phẩm, làm mốc để so sánh với giá thành thực tế sau sản xuất.

Một lưu ý thực tế: các mốc thời gian này nằm trên nhiều chứng từ khác nhau. Để có bảng phân rã thời gian như ví dụ ở trên, doanh nghiệp cần thống nhất những mốc nào cần đo và dựng báo cáo tổng hợp ngay từ giai đoạn khảo sát và lập kế hoạch triển khai, thay vì kỳ vọng nó tự xuất hiện.

Kaizen và số hóa tạo thành một vòng lặp

Mối quan hệ giữa Kaizen và số hóa không phải một đường thẳng kết thúc sau khi triển khai ERP. Nó là một vòng lặp:

1. Hoạt động: doanh nghiệp thực hiện công việc thực tế.
2. Số hóa: các sự kiện quan trọng trong vận hành được ghi nhận.
3. Dữ liệu: doanh nghiệp có dữ liệu về thời gian, sản lượng, tồn kho, lỗi, chi phí và trạng thái công việc.
4. Nhìn thấy vấn đề: các bất thường, điểm nghẽn và sai lệch dần trở nên rõ ràng.
5. Kaizen: doanh nghiệp thay đổi cách làm để giải quyết vấn đề.
6. Đo lại: dữ liệu mới cho biết cải tiến có thực sự hiệu quả hay không.
7. Tiếp tục cải tiến: một vòng Kaizen mới bắt đầu.

Khi vòng lặp này diễn ra liên tục, Kaizen và số hóa không còn là hai dự án riêng rẽ, và ERP không còn đơn thuần là nơi lưu trữ giao dịch. Nó trở thành một phần của hệ thống cải tiến liên tục của doanh nghiệp.

Có phải càng số hóa nhiều thì Kaizen càng tốt?

Không. Đây là một trong những vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Nếu yêu cầu nhân viên ghi nhận quá nhiều dữ liệu nhưng doanh nghiệp không thực sự dùng chúng để kiểm soát, phân tích, ra quyết định hay cải tiến, thì chính việc nhập liệu đó trở thành một dạng lãng phí. Ngược lại, nếu vì muốn giảm thao tác mà doanh nghiệp không ghi nhận cả những dữ liệu tối thiểu cần thiết, hệ thống sẽ không đủ khả năng phản ánh dòng chảy thực tế.

Vì vậy, mục tiêu không nên là "thu thập càng nhiều dữ liệu càng tốt", cũng không nên là "ít thao tác nhất có thể", mà phải là:

Thu thập đủ dữ liệu cần thiết để doanh nghiệp nhìn thấy, đo lường và cải tiến hoạt động của mình.

Đây cũng là một trong những bài toán khó nhất khi triển khai ERP, và chúng tôi sẽ phân tích sâu hơn trong các bài tiếp theo của chuỗi bài.

Từ số hóa đến Kaizen dựa trên dữ liệu

Có thể hình dung quá trình trưởng thành của quản trị theo chuỗi sáu bước:

1. Nhìn thấy: trước hết doanh nghiệp cần nhìn thấy dòng chảy công việc.
2. Đo được: khi đã thấy dòng chảy mới đo được, và đo được thì mới phát hiện đúng vấn đề.
3. Cải tiến: có dữ liệu làm cơ sở, doanh nghiệp xác định điểm cần Kaizen và thay đổi cách làm.
4. Chuẩn hóa: cách làm tốt hơn được chuẩn hóa thành quy trình.
5. Tự động hóa: chỉ những hoạt động đã ổn định và lặp lại mới là ứng viên phù hợp để tự động hóa.
6. Tối ưu: tự động hóa giúp tiếp tục giảm thao tác, thời gian, sai sót, nguồn lực và chi phí.

Đây là cách Kaizen và số hóa bổ trợ cho nhau.

Phương pháp triển khai Viindoo hướng tới điều gì?

Một dự án chuyển đổi số thành công không nên được đánh giá đơn giản bằng số lượng tính năng đã triển khai. Một câu hỏi quan trọng hơn là:

Sau khi triển khai, doanh nghiệp nhìn thấy và kiểm soát hoạt động tốt hơn bao nhiêu?

Vì vậy, ngay từ giai đoạn khảo sát và lập kế hoạch của dự án Viindoo, điều quan trọng không chỉ là cấu hình phần mềm mà còn là thống nhất:

• Dòng công việc cần được nhìn thấy đến đâu?
• Những điểm nào thực sự cần ghi nhận dữ liệu?
• Dữ liệu nào cần cho các hoạt động phía sau?
• Chỉ số nào cần thiết cho quản trị?
• Công đoạn nào có thể tự động hóa?
• Và dữ liệu nào hoàn toàn không cần thu thập?

Điều này bám theo những nguyên tắc Viindoo áp dụng cho mọi dự án: giữ mọi thứ đơn giản, chỉ tùy biến những gì thật sự cần thiết, triển khai trọn quy trình từ đầu vào đến đầu ra, và đưa hệ thống vào vận hành sớm với một nhóm tính năng giá trị cao, để dữ liệu phục vụ cải tiến ngay từ những tuần đầu tiên.

Không số hóa chỉ để có phần mềm. Số hóa để doanh nghiệp nhìn thấy, đo được và cải tiến được hoạt động của chính mình.

Đó cũng là điểm giao quan trọng nhất giữa Viindoo, Kaizen và số hóa.

Câu hỏi thường gặp về Kaizen và số hóa

Kaizen có cần ERP không?

Không. Doanh nghiệp có thể thực hiện Kaizen mà không cần ERP. Tuy nhiên, khi quy mô hoạt động tăng lên, ERP giúp thu thập và kết nối dữ liệu giữa nhiều bộ phận, nhờ đó doanh nghiệp có thêm cơ sở để phát hiện vấn đề và đo lường hiệu quả cải tiến. Câu hỏi này sẽ được phân tích kỹ trong bài 3 của chuỗi bài.

ERP có tự động giúp doanh nghiệp Kaizen không?

Không. ERP cung cấp dữ liệu và công cụ quản trị. Doanh nghiệp vẫn cần con người phân tích vấn đề, xác định nguyên nhân và thực hiện các hoạt động cải tiến.

Số hóa càng nhiều dữ liệu có càng tốt không?

Không nhất thiết. Dữ liệu chỉ có giá trị khi nó phục vụ vận hành, kiểm soát, đo lường hoặc ra quyết định. Thu thập dữ liệu không có mục đích rõ ràng có thể làm tăng thao tác và tạo thêm lãng phí.

Viindoo hỗ trợ Kaizen như thế nào?

Viindoo kết nối dữ liệu giữa bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất, chất lượng, nhân sự và kế toán trên một nền tảng thống nhất. Dữ liệu xuyên suốt giúp doanh nghiệp nhìn thấy dòng công việc, đo lường sai lệch như tiêu hao thực tế so với định mức hay thời gian công đoạn thực tế so với dự kiến, và xác định các khu vực cần cải tiến.

Mối quan hệ giữa Kaizen và chuyển đổi số là gì?

Kaizen giúp doanh nghiệp liên tục tìm kiếm cách vận hành tốt hơn, còn chuyển đổi số cung cấp dữ liệu và công cụ giúp quan sát, đo lường và kiểm chứng các cải tiến. Hai phương pháp hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình nâng cao hiệu quả quản trị.

Bài tiếp theo trong chuỗi bài

Số hóa giúp doanh nghiệp "nhìn thấy" những gì để Kaizen? Chúng ta sẽ đi sâu vào khái niệm dòng chảy, từ đơn hàng, vật tư, sản xuất đến giao hàng, và phân tích vì sao khả năng nhìn thấy toàn bộ dòng chảy lại quan trọng đối với cải tiến liên tục.

Bài viết liên quan

• Kaizen là gì? Lợi ích của phương pháp Kaizen
• Hướng dẫn triển khai Kaizen trong sản xuất với Viindoo
• Việt Hà: Doanh nghiệp Sản xuất Cơ khí chuyển đổi cùng Viindoo ERP
• Lập kế hoạch sản xuất: Nền tảng liên kết trong quản trị chiến lược doanh nghiệp
• Đánh giá mức độ trưởng thành số: Vẽ bản đồ sẵn sàng trước hành trình chuyển đổi
• ERP, WMS, MES, IoT: Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?