Làm sao đo hiệu quả đầu tư số hóa và Kaizen khi doanh nghiệp chưa có số liệu mốc?

Làm sao đo hiệu quả đầu tư số hóa khi doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) chưa có số liệu mốc (baseline), tức là chưa biết trước đây mình đang ở mức nào và đang lãng phí bao nhiêu? Bài 11 chuỗi "Từ dữ liệu đến Kaizen" hướng dẫn cách tạo số liệu mốc tối thiểu và đo giá trị theo từng lớp.

Đo hiệu quả đầu tư số hóa: vì sao doanh nghiệp thấy khó

Một trong những câu hỏi khó nhất khi triển khai ERP, số hóa hay Kaizen là:

"Đầu tư này mang lại bao nhiêu tiền?"

Câu hỏi hoàn toàn đúng. Nhưng với doanh nghiệp nhỏ và vừa, vấn đề là doanh nghiệp thường chưa có đủ dữ liệu để trả lời. Họ có thể biết doanh thu, chi phí, lợi nhuận, nhưng lại không biết thời gian hoàn thành đơn hàng (lead time) hiện tại, thời gian chờ, tỷ lệ làm lại (rework), tỷ lệ lỗi, mức tiêu hao thực tế, số giờ nhân viên mất cho nhập liệu, số đơn hàng trễ vì thiếu vật tư.

Doanh nghiệp muốn đo hiệu quả đầu tư, nhưng lại chưa có số liệu mốc để biết "trước khi cải tiến" đang ở mức nào.

Đây là lý do nhiều dự án số hóa bị rơi vào thế khó: lãnh đạo muốn thấy hiệu quả ngay, đơn vị triển khai nhìn thấy giá trị dài hạn, nhưng chưa có dữ liệu chung để chứng minh.

Không có số liệu mốc thì chưa thể đo đầy đủ hiệu quả đầu tư ngay từ đầu

Tỷ suất hoàn vốn (ROI) về bản chất là so sánh trước và sau. Ví dụ, thời gian hoàn thành đơn hàng từ 15 ngày xuống 11 ngày, hoặc tỷ lệ làm lại từ 12% xuống 7% (ví dụ minh họa). Nếu "trước" không có số, thì rất khó khẳng định chính xác hiệu quả tài chính.

Vì vậy, với doanh nghiệp chưa có số liệu mốc, cách tiếp cận thực tế không phải là "cố tính hiệu quả đầu tư thật chính xác ngay từ đầu", mà là "tạo số liệu mốc tối thiểu trước, rồi đo hiệu quả dần bằng dữ liệu thực tế". Điều này cũng khác với việc phân tích hiệu quả đầu tư trước khi chuyển đổi số, vốn ước tính cơ sở để đầu tư; ở đây câu hỏi là làm sao đo được điều thực sự diễn ra.

Hiệu quả đầu tư không chỉ là giảm người

Một sai lầm phổ biến là chỉ nhìn hiệu quả đầu tư theo hướng giảm được bao nhiêu nhân sự? Trong thực tế, giá trị của ERP và Kaizen có thể nằm ở nhiều lớp khác nhau:

Hiệu quả đầu tư nên nhìn theo toàn bộ các lớp này, cũng là ý về giá trị quản trị của dữ liệu mà chuỗi bài đã phân tích.

Bắt đầu từ số liệu mốc tối thiểu

Để đo hiệu quả đầu tư số hóa khi chưa có số liệu mốc, không cần theo dõi hàng trăm chỉ số. Chỉ cần chọn 3 đến 5 chỉ số sát với vấn đề lớn nhất.

Chỉ đo những gì doanh nghiệp dự định cải thiện.

Trong ERP, phần lớn số liệu mốc này đến từ dữ liệu vốn đã được ghi nhận khi vận hành. Ví dụ trên lệnh sản xuất, mỗi công đoạn đã lưu sẵn thời lượng dự kiến và thời lượng thực tế.

Mỗi công đoạn hiển thị thời lượng dự kiến và thực tế. Gom lại trong một tháng, đây đã là số liệu mốc về thời gian chu kỳ trước khi cải tiến.

Số liệu mốc không cần hoàn hảo

Doanh nghiệp nhỏ và vừa thường lo: "Dữ liệu cũ của tôi không chính xác thì đo kiểu gì?" Không cần đợi dữ liệu hoàn hảo. Có thể bắt đầu bằng 1 tháng, 20 đơn hàng, một nhóm sản phẩm, một phòng ban hoặc một quy trình. Mục tiêu là có một điểm xuất phát đủ tin cậy để so sánh, chứ không phải xây một hệ thống phân tích dữ liệu (BI) hoàn chỉnh ngay từ đầu. Logic này giống số liệu mốc trong quản lý dự án: một mốc cố định để đo tiến độ, chỉ khác là áp dụng cho vận hành.

Giá thành chuẩn là một ví dụ tốt: màn hình tổng quan định mức nguyên vật liệu nhiều cấp cho một cấu trúc chi phí chuẩn, sau này làm mốc để so với chi phí thực tế sau sản xuất.

Tổng quan định mức nguyên vật liệu cộng dồn chi phí thành phần và công đoạn theo từng cấp, cho một giá thành chuẩn để so với chi phí sản xuất thực tế.

Đo giá trị theo từng tầng

Có thể chia giá trị của số hóa thành 5 tầng, cũng là cách đo hiệu quả đầu tư số hóa theo từng bước:

Nhìn thấy chưa chắc tạo tiền ngay, nhưng là nền để cải tiến. Kiểm soát giúp giảm rủi ro. Năng suất là lúc hiệu quả vận hành bắt đầu thấy rõ. Tối ưu là nơi giá trị Kaizen hiện ra. Tài chính là lớp mà lãnh đạo quan tâm nhất, nhưng thường đến sau các tầng trước.

Một ví dụ đơn giản: giảm thời gian xử lý đơn hàng

Giả sử trước số hóa, mỗi đơn hàng mất 20 phút tổng hợp thông tin, mỗi tháng 500 đơn (ví dụ minh họa). Tổng thời gian là 10.000 phút, khoảng 167 giờ mỗi tháng. Sau khi tích hợp dữ liệu, giảm còn 8 phút mỗi đơn:

12 phút × 500 = 6.000 phút = 100 giờ mỗi tháng

Nếu chi phí nhân sự quy đổi là 150.000 đồng mỗi giờ, giá trị là 15 triệu đồng mỗi tháng. Đây là một hiệu quả đầu tư rất dễ hiểu.

Nhưng nhiều giá trị không thể quy đổi ngay thành tiền

Phát hiện đơn hàng chậm sớm hơn, giảm rủi ro giao sai, biết tồn kho chính xác, có dữ liệu để truy nguyên lỗi: những thứ này khó quy đổi ngay. Nhưng có thể đo bằng chỉ số đại diện:

Chi phí của việc không nhìn thấy

Một phần hiệu quả đầu tư thường bị bỏ quên là chi phí của việc không có dữ liệu. Khi doanh nghiệp không biết vật tư đang thiếu, đơn hàng đang trễ, lỗi đang tăng, tồn kho đang phình, hậu quả có thể là giao trễ, mua gấp, tồn dư, mất khách, làm lại và chi phí khẩn cấp.

Những chi phí này không nằm trong phí phần mềm, nhưng lại là nơi ERP và Kaizen tạo giá trị rất lớn. Chẳng hạn, dự báo tồn kho cho thấy sớm liệu nhu cầu đã lên kế hoạch có làm doanh nghiệp thiếu hàng hay không.

Dự báo gộp số lượng hiện có, sắp về và sắp xuất thành tồn kho dự báo theo thời gian, nên việc thiếu hàng hiện ra trước khi xảy ra.

Báo cáo tuổi tồn kho chia số lượng và giá trị theo khoảng tuổi (0-30, 30-60 ngày...), là điểm xuất phát để thấy hàng chậm luân chuyển trước khi tính số ngày tồn kho.

Một cách đo hiệu quả đầu tư số hóa thực tế cho doanh nghiệp

Không cần mô hình tài chính quá phức tạp. Có thể dùng công thức:

Giá trị tạo ra = Thời gian tiết kiệm + Chi phí tránh được + Năng lực tăng thêm + Vốn được giải phóng

Tỷ suất hoàn vốn (ROI) = (Giá trị tạo ra - Chi phí đầu tư) / Chi phí đầu tư

Nhưng quan trọng hơn công thức là dữ liệu trước và sau phải có cùng cách đo.

Chọn chỉ số đo lường (KPI) theo từng vấn đề

Với chênh lệch vật tư, bảng so sánh tiêu hao định mức với thực tế theo từng lệnh sản xuất là một số liệu mốc trực tiếp:

Với mỗi lệnh sản xuất, phân tích so sánh số lượng đã gồm hao hụt định mức với tiêu thụ thực tế và chỉ ra chênh lệch theo từng thành phần.

Với năng suất, báo cáo hiệu suất thiết bị cho thấy thời gian sản xuất hiệu quả và lý do dừng theo từng năng lực sản xuất. Với chất lượng, báo cáo kiểm tra chất lượng đếm số phiếu đạt và không đạt, từ đó doanh nghiệp tính tỷ lệ lỗi.

Báo cáo chia thời gian thành thời gian sản xuất hiệu quả và thời gian tổn thất (ở đây là thiếu nguyên liệu) cho từng năng lực sản xuất, dựa trên thời gian chạy và dừng đã ghi nhận.

Báo cáo chất lượng gồm kiểm tra chất lượng, cảnh báo chất lượng và phân tích hành động cảnh báo: nguyên liệu cho số liệu mốc về lỗi và làm lại.

Nên đo hiệu quả trên phạm vi nhỏ trước

Một trong những cách giảm tranh luận là không cố chứng minh hiệu quả đầu tư cho toàn doanh nghiệp ngay lập tức. Thay vào đó, chọn một quy trình, một nhóm sản phẩm, một nhà máy hoặc một phòng ban. Ví dụ, chỉ đo hiệu quả của quy trình từ đơn bán hàng đến lệnh sản xuất. Sau 2 đến 3 tháng, doanh nghiệp có số liệu thực tế, từ đó mới mở rộng. Đây cũng là cách ít rủi ro nhất để đo hiệu quả đầu tư số hóa khi chưa có số liệu mốc.

Viindoo giúp tạo số liệu mốc như thế nào?

Một lợi thế của ERP tích hợp là dữ liệu được ghi nhận ngay trong quá trình vận hành, nhờ đó có thể đo hiệu quả đầu tư số hóa mà không cần một dự án riêng:

Khi dữ liệu này nằm trên cùng nền tảng, doanh nghiệp có thể tạo số liệu mốc mà không cần một dự án phân tích dữ liệu riêng ngay từ đầu. Có chỉ số đã có sẵn báo cáo; có chỉ số như tỷ lệ giao đúng hạn cho khách hay vòng quay tồn kho thì tính từ dữ liệu đã có trong hệ thống, ví dụ so ngày cam kết với ngày giao thực tế.

Không nên hứa hiệu quả đầu tư quá sớm

Đơn vị triển khai thường gặp áp lực: "Cam kết giúp tôi tiết kiệm bao nhiêu?" Nếu phải đo hiệu quả đầu tư số hóa khi chưa có số liệu mốc, việc đưa ra con số quá cụ thể dễ thiếu cơ sở. Cách phù hợp hơn là cam kết phạm vi dữ liệu sẽ có, chỉ số sẽ đo, cách so sánh trước sau và thời điểm đánh giá lại. Ví dụ: sau 3 tháng, sẽ đánh giá thời gian hoàn thành đơn, tỷ lệ giao đúng hạn, tỷ lệ làm lại và giờ nhập liệu. Đây là cách minh bạch hơn.

Đây cũng là nguyên tắc của thiết kế triển khai theo chỉ số đo lường: thống nhất sẽ đo gì trước khi tranh luận về con số.

Hiệu quả của Kaizen nên đo theo trước và sau

Tức là giảm 28,6% (ví dụ minh họa). Nếu chi phí tồn kho hoặc chi phí trễ giao giảm theo, lúc đó có thể quy đổi thành tiền, chẳng hạn bằng cách so sánh giá thành sản xuất giữa các kỳ.

Báo cáo chi phí sản xuất cho thấy chi phí nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp và sản xuất chung theo sản phẩm, và so sánh được kỳ này với kỳ trước hoặc cùng kỳ năm trước.

AI có thể hỗ trợ đo hiệu quả như thế nào?

Khi dữ liệu đủ, AI có thể phát hiện xu hướng, nhóm nguyên nhân, so sánh trước sau, đề xuất chỉ số cần theo dõi. Nhưng như bài trước đã phân tích, AI không thay thế số liệu mốc; AI chỉ giúp phân tích số liệu mốc tốt hơn.

Bộ chỉ số tối thiểu cho doanh nghiệp sản xuất

Nếu cần bắt đầu thật gọn, có thể dùng 5 chỉ số:

Nếu đo được 5 chỉ số này trước và sau, doanh nghiệp đã có nền rất tốt để nhìn hiệu quả đầu tư, đúng với tinh thần xương sống quản trị tối thiểu.

Đừng để việc chứng minh hiệu quả thành rào cản để bắt đầu

Một nghịch lý là: muốn đo được hiệu quả phải có dữ liệu, nhưng muốn có dữ liệu lại phải bắt đầu số hóa. Nếu cứ chờ chứng minh hiệu quả hoàn hảo rồi mới triển khai, doanh nghiệp có thể không bao giờ bắt đầu. Cách hợp lý hơn, cũng là cách an toàn nhất để đo hiệu quả đầu tư số hóa khi chưa có số liệu mốc:

Kết luận: khi chưa có số liệu mốc, mục tiêu đầu tiên là tạo khả năng đo

Doanh nghiệp cần đo hiệu quả đầu tư số hóa khi chưa có số liệu mốc thì không nên cố tính quá chính xác ngay từ đầu. Mục tiêu đầu tiên nên là tạo khả năng nhìn thấy và đo lường; sau đó đo trước, cải tiến, đo sau và quy đổi giá trị.

Hiệu quả đầu tư của số hóa không phải lúc nào cũng được biết trước. Nhiều khi chính số hóa mới tạo ra dữ liệu để doanh nghiệp biết hiệu quả thật sự là bao nhiêu.

Ở tầng tài chính, báo cáo lãi lỗ có so sánh giữa các kỳ là nơi các cải tiến vận hành cuối cùng hiện ra thành tiền.

Báo cáo lãi lỗ cho thấy doanh thu, lợi nhuận gộp, chi phí và lợi nhuận thuần, và so sánh được giữa các kỳ: nơi giá trị tài chính hiện ra.

Đó cũng là cách Viindoo nên được triển khai:

Câu hỏi thường gặp về đo hiệu quả đầu tư số hóa

Bài tiếp theo: Tỷ suất hoàn vốn có phải thước đo duy nhất của số hóa?

Bài viết liên quan

• Khi nào nên dùng AI trong Kaizen và ERP?
• Không phải dữ liệu càng nhiều càng tốt: Chỉ cần đủ để quản
• Khi nào nhập liệu là lãng phí, khi nào là giá trị quản trị?
• Tại sao doanh nghiệp cần phân tích ROI trước khi Chuyển đổi số?
• Kiểm soát chi phí và hiệu quả Triển khai Phần mềm bằng Phương pháp Viindoo KPI-Based Design