10 Rủi ro Chiến lược khi Doanh nghiệp Chuyển đổi số thiếu bài bản

Nhiều doanh nghiệp khởi động hành trình chuyển đổi số với kỳ vọng: tối ưu vận hành, giảm chi phí, tăng trưởng đột phá. Nhưng thực tế thường phũ phàng. Sau 6 tháng - 1 năm, dự án đình trệ, nhân viên phản ứng, phần mềm không dùng được, và ban lãnh đạo quay lại… cách làm cũ.

Với vai trò là chuyên gia tư vấn chiến lược chuyển đổi số doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy rằng, gốc rễ của những thất bại này thường nằm ở việc thiếu một phương pháp tiếp cận chiến lược, bài bản.

Khi doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi số mà không có những công cụ và phân tích định hướng thiết yếu để lập kế hoạch rõ ràng, đánh giá tiềm năng và quản trị rủi ro một cách hệ thống, họ sẽ đối mặt với ít nhất 10 rủi ro chiến lược sau đây.

1. Rủi ro đầu tư sai hoặc lãng phí

Đây là rủi ro phổ biến nhất, và cũng là lý do khiến nhiều doanh nghiệp "sợ" chuyển đổi số.

Tưởng tượng thế này: bạn nghe nói AI, Big Data, hay ERP là xu hướng, là "cứu cánh" cho doanh nghiệp. Thế là bạn vội vàng chi hàng tỷ đồng để mua một hệ thống ERP "khủng" nhất thị trường, hoặc thuê một đội ngũ chuyên gia AI đắt đỏ.

Thực tế thế nào?

• Đầu tư vượt mức cần thiết: Như cách người xưa vẫn hay nói mua "dao mổ trâu" để cắt tiết gà. Doanh nghiệp của bạn quy mô vừa, quy trình chưa chuẩn hóa, nhưng lại đầu tư vào một giải pháp công nghệ phức tạp dành cho tập đoàn? Kết quả là hệ thống quá cồng kềnh, nhân viên không biết dùng, tính năng thừa thãi, và chi phí duy trì cao ngất ngưởng.
• Công nghệ không giải quyết gốc rễ vấn đề: Bạn đầu tư vào một phần mềm quản lý kho hiện đại nhất, nhưng vấn đề thực sự của bạn lại nằm ở quy trình nhập xuất kho lỏng lẻo, thiếu kiểm soát. Phần mềm chỉ giúp bạn ghi nhận nhanh hơn những sai sót, chứ không giải quyết được gốc rễ vấn đề.
• Tài nguyên tiêu hao nhưng không gia tăng hiệu quả: Không chỉ là tiền bạc, mà còn là thời gian của ban lãnh đạo, nhân sự chủ chốt, và cả sự kỳ vọng của toàn bộ công ty. Khi dự án không mang lại kết quả, niềm tin bị xói mòn, và những lần chuyển đổi số tiếp theo sẽ gặp phải sự kháng cự lớn hơn rất nhiều.

Đây là hệ quả trực tiếp của việc doanh nghiệp thiếu phân tích ROI (Return on Investment) một cách nghiêm túc. Bạn không hề tính toán rõ ràng xem việc đầu tư vào hệ thống mới sẽ mang lại bao nhiêu doanh thu tăng thêm, tiết kiệm bao nhiêu chi phí, hay cải thiện năng suất bao nhiêu phần trăm trong bao lâu. Mọi thứ chỉ dựa vào cảm tính, hoặc đơn giản là "thấy đối thủ làm thì mình cũng làm".

Mẫu Báo cáo phân tích ROI của Viindoo cho Dự án chuyển đổi số doanh nghiệp

>>>>> Tìm hiểu thêm: Tại sao doanh nghiệp cần phân tích ROI trước khi Chuyển đổi số?

2. Rủi ro triển khai thất bại hoặc đình trệ

Rất nhiều dự án chuyển đổi số triển khai thất bại hoặc tạm dừng giữa chừng, để lại gánh nặng tài chính và sự thất vọng tràn trề cho doanh nghiệp. Nguyên nhân thì rất nhiều nhưng thường do:

• Yêu cầu triển khai mập mờ, thay đổi liên tục: Tưởng tượng bạn đang xây nhà mà không có bản vẽ kiến trúc chi tiết, ban đầu muốn cầu thang bên trái, nhưng người khác lại muốn đặt ở bên phải. Yêu cầu của phòng ban này mâu thuẫn với phòng ban khác. Đội ngũ phát triển cứ "chạy theo" mà không có định hướng rõ ràng.
  
• Nhầm lẫn và tranh cãi không hồi kết: Khi không có một tài liệu chuẩn để đối chiếu, các bên tham gia (doanh nghiệp, nhà cung cấp, đội ngũ triển khai) sẽ liên tục bất đồng về tính năng, quy trình. Ai cũng cho rằng mình đúng, dẫn đến những cuộc họp kéo dài, tốn thời gian nhưng không đi đến đâu.
  

3. Rủi ro số hóa nhưng không tăng giá trị

Nhiều doanh nghiệp hào hứng số hóa mọi thứ, đầu tư vào công nghệ mới, nhưng cuối cùng lại nhận ra giá trị thực sự mang lại rất ít ỏi, thậm chí không đáng kể so với kỳ vọng. Doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng:

• Số hóa quy trình lạc hậu, không tạo giá trị cốt lõi: Thay vì phân tích sâu vào các hoạt động thực sự tạo ra giá trị cho khách hàng và doanh nghiệp, nhiều tổ chức lại vội vàng số hóa mọi quy trình hiện có. Một quy trình vốn dĩ rườm rà, nhiều bước thừa thãi trên giấy tờ, giờ chỉ đơn thuần được chuyển lên nền tảng số. Công nghệ lúc này không phải là đòn bẩy tối ưu hóa, mà chỉ là công cụ "đóng gói" sự kém hiệu quả.
  
• Công nghệ chỉ làm tăng gánh nặng, không tăng hiệu suất hay tạo khác biệt: Khi không có cái nhìn tổng thể về chuỗi giá trị, các giải pháp công nghệ có thể được triển khai rời rạc, không tích hợp. Nhân viên phải nhập liệu nhiều lần, quy trình không tự động hóa được các bước quan trọng, dẫn đến việc công nghệ không những không giảm tải mà còn tạo thêm công việc hành chính. Hơn nữa, nếu công nghệ không giúp doanh nghiệp tạo ra sản phẩm/dịch vụ vượt trội, tối ưu chi phí một cách đáng kể, hay mang lại trải nghiệm khách hàng khác biệt, thì nó sẽ không giúp bạn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. 
  

​

Phân tích chuỗi giá trị là bước không thể thiếu trong quy trình tư vấn chiến lược chuyển đổi số của Viindoo

>>>>> Tìm hiểu thêm: Chuỗi giá trị: Lăng kính cần thiết cho chiến lược chuyển đổi số

4. Rủi ro vượt phạm vi, đội chi phí

Một trong những nỗi lo lớn nhất của doanh nghiệp khi bắt tay vào chuyển đổi số là việc dự án trở nên lan man, không kiểm soát được phạm vi, và cuối cùng "đội" chi phí lên gấp nhiều lần so với dự kiến ban đầu. Tình trạng này thường xảy ra khi doanh nghiệp thiếu một cái nhìn tổng thể về hiện trạng số của mình.

Nếu không đánh giá kỹ lưỡng mức độ trưởng thành số hiện tại, không xác định rõ những gì cần ưu tiên, doanh nghiệp sẽ không biết nên làm gì trước, làm gì sau. Điều này dẫn đến một dự án không có ranh giới rõ ràng:

• Dễ dàng "nở phình" về phạm vi: Thay vì tập trung vào các vấn đề cấp bách và có tính khả thi cao, doanh nghiệp có thể cố gắng số hóa mọi thứ cùng lúc, hoặc liên tục thêm các tính năng, module mới trong quá trình triển khai. Mỗi phòng ban đều muốn hệ thống đáp ứng tất cả nhu cầu của mình, biến dự án thành một "cái chợ" nơi ai cũng muốn có phần.
• Thiếu định hướng chiến lược: Khi không có lộ trình rõ ràng, các quyết định thường mang tính chắp vá, phản ứng thay vì chủ động. Dự án trở nên rời rạc, thiếu sự kết nối giữa các phòng ban, không tạo ra sức mạnh tổng thể.
• Vượt ngân sách và thời gian: Hậu quả trực tiếp của việc mở rộng phạm vi không kiểm soát là chi phí phát sinh khổng lồ và thời gian triển khai bị kéo dài vô thời hạn. Doanh nghiệp rơi vào vòng luẩn quẩn: càng cố gắng hoàn thành thì càng tốn kém, nhưng dừng lại thì xem như mất trắng.

5. Rủi ro phụ thuộc nhà cung cấp

Trong hành trình chuyển đổi số, việc lựa chọn đối tác công nghệ là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, một rủi ro tiềm ẩn mà các CEO và Ban điều hành cần đặc biệt lưu ý là nguy cơ bị phụ thuộc hoàn toàn vào một nhà cung cấp duy nhất, dẫn đến:

• Mất kiểm soát quy trình và dữ liệu: Khi không có tài liệu chi tiết về cách hệ thống được xây dựng, dữ liệu được tổ chức hay quy trình hoạt động, doanh nghiệp phải dựa hoàn toàn vào nhà cung cấp để vận hành, bảo trì hay thậm chí là hiểu cách hệ thống đang chạy. Bất kỳ thay đổi nhỏ nào cũng cần sự can thiệp từ họ. 
  
• Bị động trong nâng cấp và phát triển: Nếu muốn mở rộng, nâng cấp tính năng hay tích hợp với các hệ thống khác, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào năng lực, lộ trình phát triển và chính sách giá của nhà cung cấp. Điều này có thể dẫn đến chi phí phát sinh không lường trước, hoặc tệ hơn là không thể thực hiện được những cải tiến cần thiết nếu nhà cung cấp không hỗ trợ hoặc ngừng phát triển. 
  
• Khó khăn khi muốn chuyển đổi: Khi muốn thay đổi nhà cung cấp hoặc di chuyển dữ liệu sang một nền tảng khác, doanh nghiệp sẽ đối mặt với vô vàn thách thức do thiếu tài liệu, mã nguồn không rõ ràng, hoặc dữ liệu bị "nhốt" trong định dạng độc quyền. Quá trình này có thể tốn kém và mất thời gian, hoặc thậm chí là bất khả thi. 
  

6. Rủi ro mất kết nối với chiến lược kinh doanh

Chuyển đổi số không phải là mục tiêu tự thân, mà là một công cụ đắc lực để đạt được các mục tiêu kinh doanh, ví dụ như tăng trưởng, mở rộng, tối ưu chi phí. Tuy nhiên, một rủi ro thường gặp là khi các dự án công nghệ bị "mắc kẹt" trong phạm vi của bộ phận IT, tách rời khỏi bức tranh lớn của doanh nghiệp.

Trong hầu hết các dự án Chuyển đổi số mà Viindoo đã thực hiện, ban đầu, lãnh đạo Doanh nghiệp thường coi “Chuyển đổi số là "dự án của IT". Thay vì là một dự án chiến lược được dẫn dắt bởi Ban điều hành, chuyển đổi số dễ dàng biến thành một dự án IT thuần túy. Quyết định mua sắm và triển khai công nghệ được đưa ra mà thiếu sự tham gia sâu rộng từ các phòng ban kinh doanh, tài chính, vận hành. Điều này khiến cho:

• Công nghệ không giải quyết vấn đề kinh doanh thực sự: Khi IT tự triển khai mà không hiểu rõ "nỗi đau" hay cơ hội chiến lược của từng bộ phận, giải pháp được đưa ra có thể rất hiện đại nhưng lại không giải quyết được vấn đề cốt lõi, hoặc không mang lại lợi thế cạnh tranh mong muốn.
• Lãng phí nguồn lực và thời gian: Kết quả là doanh nghiệp đầu tư không nhỏ vào công nghệ nhưng không thấy được sự cải thiện rõ rệt trong các chỉ số kinh doanh. Niềm tin vào chuyển đổi số bị suy giảm, và các sáng kiến tương lai sẽ khó nhận được sự ủng hộ từ các cấp lãnh đạo. 

Viindoo tin tưởng rằng chuyển đổi số thành công phải tuân theo nguyên tắc Chiến lược chứ không phải Công nghệ, bắt đầu từ tầm nhìn lãnh đạo và quản trị chiến lược hơn là thực hiện kỹ thuật. Để đạt được hiệu quả thật sự trong chuyển đổi số, doanh nghiệp cần tiếp cận theo hướng “chiến lược dẫn dắt - công nghệ hỗ trợ”.

7. Rủi ro tổ chức chưa sẵn sàng

Chuyển đổi số không chỉ là câu chuyện công nghệ, mà là cuộc cách mạng về con người và văn hóa. Một trong những rủi ro lớn nhất mà các nhà lãnh đạo thường bỏ qua là sự thiếu sẵn sàng của chính tổ chức mình, từ năng lực tiếp nhận công nghệ đến tâm lý của đội ngũ nhân sự.

• Lựa chọn công nghệ "quá sức": Việc triển khai một hệ thống quá phức tạp hoặc yêu cầu kỹ năng cao trong khi nhân sự chưa được chuẩn bị có thể gây ra sự quá tải. 
  
• Nhân sự không được đào tạo và chuẩn bị đầy đủ: Chuyển đổi số đòi hỏi sự thay đổi về tư duy, kỹ năng và cách làm việc. Nếu nhân sự không được đào tạo bài bản, không được hướng dẫn về quy trình mới và cách chuẩn hóa dữ liệu, họ sẽ khó lòng thích nghi. Điều này dẫn đến việc sử dụng sai công cụ, hiệu suất kém, và nghiêm trọng hơn là sự kháng cự thay đổi mạnh mẽ. Nhân viên có thể cảm thấy lo lắng, bị đe dọa bởi công nghệ, dẫn đến thái độ tiêu cực và làm chậm tiến độ toàn dự án.
• Dữ liệu không được chuẩn hóa: Công nghệ số vận hành dựa trên dữ liệu. Nếu dữ liệu hiện tại của doanh nghiệp phân tán, không đồng nhất, hoặc không sạch, hệ thống mới sẽ hoạt động không hiệu quả. Việc chuẩn hóa dữ liệu là một bước nền tảng nhưng thường bị đánh giá thấp, dẫn đến "đầu vào rác, đầu ra cũng rác."
  

>>>>> Tìm hiểu thêm: Quản lý thay đổi trong Chuyển đổi số: Làm thế nào để thay đổi mà không đánh mất sự ổn định đã gây dựng?

8. Rủi ro mất dữ liệu hoặc bị tấn công

Dữ liệu được ví như "dầu mỏ mới" của doanh nghiệp.

Cùng với việc gia tăng giá trị, rủi ro về an toàn dữ liệu cũng tăng theo cấp số nhân. Nguy cơ mất mát hoặc bị tấn công dữ liệu có thể gây ra thiệt hại khổng lồ về tài chính, uy tín và thậm chí là pháp lý cho Doanh nghiệp. Điều này có thể tạo ra những “kẽ hở” trong hệ thống:

• Tích hợp lỏng lẻo, thiếu an toàn: Khi các hệ thống mới không được tích hợp một cách có chiến lược và bảo mật, dữ liệu sẽ phải "di chuyển" qua nhiều điểm yếu. Mỗi điểm kết nối không được kiểm soát chặt chẽ đều là một cánh cửa tiềm năng cho tin tặc hoặc lỗi hệ thống. 
  
• Truy cập và phân quyền không rõ ràng: Ai có quyền truy cập vào dữ liệu nào? Mức độ truy cập ra sao? Nếu không có một chính sách phân quyền rõ ràng và được thực thi nghiêm ngặt, dữ liệu nhạy cảm có thể dễ dàng bị truy cập trái phép, sử dụng sai mục đích hoặc rò rỉ ra ngoài. 
  
• Điểm yếu trong phòng thủ: Thiếu ma trận rủi ro khiến doanh nghiệp không thể chủ động xác định, đánh giá và ưu tiên các mối đe dọa an ninh mạng. Điều này dẫn đến việc bỏ qua các lỗ hổng nghiêm trọng, khiến hệ thống dễ dàng trở thành mục tiêu của các cuộc tấn công mạng (như ransomware, lừa đảo, tấn công từ chối dịch vụ - DDoS).
  

9. Rủi ro làm hỏng văn hóa tổ chức

Một khía cạnh thường bị các nhà lãnh đạo bỏ quên, nhưng lại có sức phá hủy đáng kinh ngạc, chính là tác động của chuyển đổi số lên văn hóa doanh nghiệp. Khi truyền thông nội bộ về chuyển đổi số kém hiệu quả, một thông điệp sai lệch có thể hình thành và lan rộng, gây ra tâm lý tiêu cực trong đội ngũ:

• Hiểu lầm về mục đích chuyển đổi số: Nhân viên dễ dàng cho rằng công nghệ mới được đưa vào để giám sát chặt chẽ hơn, hoặc tệ hơn là để thay thế vai trò của họ. Suy nghĩ này dẫn đến sự lo sợ về mất việc, cảm giác bị kiểm soát, làm mất đi sự chủ động và sáng tạo trong công việc.
  
• Gây tâm lý lo sợ, thiếu hợp tác: Khi bị đe dọa hoặc cảm thấy không được tin tưởng, nhân viên sẽ có xu hướng kháng cự thay đổi. Họ có thể trì hoãn việc tiếp nhận công nghệ mới, chia sẻ thông tin thiếu đầy đủ, hoặc thậm chí là chống đối ngầm. Sự thiếu hợp tác này làm chậm tiến độ dự án, giảm hiệu quả triển khai, và phá vỡ tinh thần đoàn kết trong nội bộ.
  
• Văn hóa tổ chức bị ảnh hưởng tiêu cực: Một khi sự nghi ngờ và lo sợ đã ăn sâu, việc xây dựng một văn hóa cởi mở, khuyến khích đổi mới và hợp tác sẽ trở nên vô cùng khó khăn. Chuyển đổi số, lẽ ra là động lực thúc đẩy sự phát triển, lại biến thành nguồn cơn gây chia rẽ và bất mãn.
  

10. Rủi ro không đo lường được kết quả

Sau mọi nỗ lực, đầu tư, và thay đổi, câu hỏi cuối cùng mà mọi doanh nghiệp cần trả lời là: "Chúng ta đã đạt được gì?". Nếu không thể đo lường được kết quả, toàn bộ quá trình chuyển đổi số có nguy cơ biến thành một "hố đen" nuốt chửng tài nguyên mà không mang lại bất kỳ bằng chứng cụ thể nào về sự thành công.

• Không biết hiệu quả thực sự: Khi dự án kết thúc, hoặc đang trong quá trình triển khai, doanh nghiệp không có cơ sở dữ liệu hay số liệu cụ thể để đánh giá liệu công nghệ mới có thực sự giảm chi phí, tăng doanh thu, cải thiện năng suất, hay nâng cao trải nghiệm khách hàng hay không. 
  
• Thiếu bằng chứng để biện minh cho đầu tư: Các nhà lãnh đạo cấp cao đã rót hàng tỷ đồng vào chuyển đổi số, nhưng nếu không thấy được kết quả định lượng cụ thể, niềm tin vào dự án và thậm chí là vào chiến lược số hóa sẽ bị xói mòn nghiêm trọng. Điều này gây khó khăn lớn cho các khoản đầu tư tương lai và có thể khiến Ban điều hành trở nên hoài nghi với mọi sáng kiến công nghệ.
• Không thể tối ưu hóa và cải tiến liên tục: Nếu không đo lường được, bạn không thể quản lý. Khi không biết đâu là điểm mạnh, điểm yếu của quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ không có cơ sở để điều chỉnh, tối ưu hóa các quy trình hay giải pháp công nghệ, bỏ lỡ cơ hội cải tiến liên tục để đạt được hiệu quả cao hơn. 
  

Tổng Kết

Chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là việc triển khai các phần mềm hay ứng dụng công nghệ. Đây là một quá trình thiết kế lại toàn bộ tổ chức trên nền tảng công nghệ, đòi hỏi sự thay đổi từ tư duy lãnh đạo đến quy trình vận hành và văn hóa doanh nghiệp.

Tuy nhiên, rủi ro không có nghĩa là rào cản. Vấn đề là bạn có đủ công cụ để nhìn thấy - đo lường - kiểm soát - và hành động đúng hay không.

Trong các dự án Tư vấn Chiến lược và Triển khai chuyển đổi số, Viindoo luôn đồng hành cùng doanh nghiệp không chỉ bằng công nghệ, mà bằng hệ thống công cụ chiến lược đã được chuẩn hóa và kiểm chứng:

• Tài liệu Đặc tả yêu cầu hệ thống phần mềm giúp chuẩn hóa tất cả yêu cầu nghiệp vụ, kỹ thuật và tích hợp của hệ thống phần mềm mà doanh nghiệp sẽ triển khai.​
  
• Sử dụng phương pháp KPI-based design để đánh giá mọi yêu cầu phần mềm, đảm bảo gắn chặt với các chỉ số đo lường hiệu quả vận hành (KPI) và mục tiêu chiến lược đã xác định.
  
• Cung cấp báo cáo Tư vấn Chiến lược Chuyển đổi số, tổng hợp của nhiều phân tích chuyên đề, bao gồm:
• • Đánh giá toàn diện hiện trạng vận hành và hệ thống
  • Báo cáo Mức độ trưởng thành số của Doanh nghiệp theo Viindoo 7DX
  • Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (BPMN) và mô hình dữ liệu (ERD)
  • Định nghĩa kiến trúc hệ thống mục tiêu
  • Kế hoạch triển khai sơ bộ và các chỉ số đo lường hiệu quả
  • Quản trị rủi ro

Tất cả nhằm đảm bảo chuyển đổi số không còn là cuộc chơi của cảm tính, mà trở thành một dự án chiến lược có kiểm soát - đúng người, đúng việc, đúng lúc.

Chỉ khi doanh nghiệp có một chiến lược rõ ràng, phân tích kỹ lưỡng các quy trình, phát triển con người và lựa chọn công nghệ phù hợp, thì chuyển đổi mới thực sự mang lại hiệu quả bền vững và trở thành đòn bẩy cho sự phát triển.

"Chuyển đổi số không có tư duy hệ thống thì không phải chiến lược - đó là đánh bạc."

từ góc nhìn của chuyên gia Viindoo và tư vấn chuyển đổi số doanh nghiệp.