Quản lý Tài liệu Lương
bởi Viindoo
| Số dòng Code | 518 |
| Tên kỹ thuật | viin_document_hr_payroll |
| Giấy phép | OPL-1 |
| Website | https://viindoo.com/apps/modules/19.0/viin_document_hr_payroll |
| Đọc mô tả cho | v 14.0 v 15.0 v 16.0 v 17.0 v 18.0 |
| Yêu cầu các App | Time Off (hr_holidays) Discuss (mail) Employees (hr) Calendar (calendar) |
| Bao gồm Các phụ thuộc | Bảng lương Người thân của nhân viên Mô-đun Cơ Sở Quản lý Tài liệu Quản trị Nhân sự Nâng cao Hợp đồng Lao động (Viindoo) Nhật ký Công việc Viin - Thời Gian Nghỉ Hợp đồng - nhật ký công việc Quản lý Tài liệu Nhân sự Viin - Nhật ký công việc nghỉ Ứng dụng Phụ lục Cơ sở Truy vết hỗ trợ đa ngôn ngữ Proxy metadata IR an toàn Quản lý lịch làm việc & ngày nghỉ Thời hạn Token |
Lưu mọi phiếu lương đã ký ngay cạnh phiếu lương của nó
Dành cho bộ phận nhân sự, bảng lương, kiểm soát tài chính và nhân viên được trả lương
Phiếu lương đã ký được tự động lưu cùng phiếu lương.
Mở rộng từ Bảng lương (to_hr_payroll).
Bạn có gặp tình huống này?
Phiếu lương đã ký gửi về dưới dạng ảnh scan qua email và tin nhắn, không ai biết bản cuối nằm đâu.
Khi kiểm tra, bộ phận bảng lương mất nhiều ngày đối chiếu tệp với phiếu lương và nhân viên.
Nhân viên xin bản sao phiếu lương, nhưng bạn khó gửi đúng bản của họ mà không sợ lộ bản của người khác.
Thư mục lưu hồ sơ lương phải lập thủ công theo từng phòng ban và dần lộn xộn.
Điều thay đổi
Phiếu lương đã ký gửi về dưới dạng ảnh scan qua email và tin nhắn, không ai biết bản cuối nằm đâu.
→ Tệp ở cùng phiếu lương. Đính kèm bản đã ký vào phiếu lương, tệp tự động được lưu trong ứng dụng Tài liệu, có liên kết về phiếu lương.
Khi kiểm tra, bộ phận bảng lương mất nhiều ngày đối chiếu tệp với phiếu lương và nhân viên.
→ Tìm tệp theo phòng ban. Mỗi phòng ban có thư mục riêng dưới Bảng lương, được tạo khi tệp phiếu lương đầu tiên của phòng ban đó xuất hiện.
Nhân viên xin bản sao phiếu lương, nhưng bạn khó gửi đúng bản của họ mà không sợ lộ bản của người khác.
→ Nhân viên xem tệp của mình. Nhân viên mở ứng dụng Tài liệu chỉ thấy tệp phiếu lương của chính mình, không thấy tệp của đồng nghiệp.
Thư mục lưu hồ sơ lương phải lập thủ công theo từng phòng ban và dần lộn xộn.
→ Dùng được ngay. Mô-đun có sẵn thư mục Bảng lương, thẻ, đội/nhóm và quy tắc lưu tệp; tệp đã đính kèm vào phiếu lương được lưu khi cài đặt.
Cách hoạt động
Thiết lập
Quản trị viên cài mô-đun và cấp quyền truy cập cho từng người.
Đính kèm
Cán bộ bảng lương đính kèm phiếu lương đã ký vào phiếu lương. Vài giây sau tệp được lưu trong ứng dụng Tài liệu.
Tìm lại
Bộ phận bảng lương mở tệp từ phiếu lương hoặc duyệt theo phòng ban.
Xem
Nhân viên mở tệp của phiếu lương của chính mình; trưởng nhóm mở tệp của các thành viên trong nhóm.
Tính năng chính
Tự động lưu tệp
Mọi tệp đính kèm vào phiếu lương trở thành tài liệu trong ứng dụng Tài liệu, có liên kết về phiếu lương.
Thư mục theo phòng ban
Tệp được xếp vào thư mục con dưới Bảng lương, mang tên phòng ban của phiếu lương.
Nút Tài liệu trên phiếu lương
Nút trên mỗi phiếu lương cho biết có bao nhiêu tệp và mở chúng chỉ bằng một lần bấm.
Thẻ bảng lương và hành động xem xét
Các thẻ như Phiếu lương, Bảng lương và hành động Yêu cầu phê duyệt, Duyệt có sẵn trong thư mục Bảng lương.
Mỗi nhân viên một tệp của mình
Nhân viên chỉ thấy tệp phiếu lương của chính mình, trưởng nhóm thấy tệp của nhóm mình, còn bộ phận bảng lương thấy tệp phiếu lương của các công ty mình phụ trách.
Thiết lập có sẵn
Thư mục, thẻ, đội/nhóm và quy tắc lưu tệp được cung cấp sẵn; tệp đính kèm trước khi cài cũng được lưu.
Dành cho ai
Trưởng bộ phận nhân sự, bảng lương
Muốn phiếu lương đã ký được lưu cùng phiếu lương và tìm lại trong vài giây.
Kiểm soát tài chính, kiểm toán
Muốn tệp phiếu lương gom theo phòng ban và truy ngược được về phiếu lương khi kiểm tra.
Quản trị hệ thống
Muốn thiết lập chạy ngay khi cài và được kiểm soát bằng quyền truy cập.
Nhân viên
Muốn mở tệp phiếu lương của mình mà không cần nhờ nhân sự. Trưởng nhóm mở được tệp của các thành viên trong nhóm.
Phù hợp nhất với: Doanh nghiệp đã dùng bảng lương Odoo và muốn lưu phiếu lương đã ký cùng phiếu lương trong ứng dụng Tài liệu.
Đính kèm phiếu lương đã ký
Cán bộ bảng lương đính kèm bản đã ký ở khung trao đổi của phiếu lương.
Xem tệp của một phiếu lương
Nút Tài liệu cho biết phiếu lương có bao nhiêu tệp.
Duyệt tệp phiếu lương theo phòng ban
Thư mục Bảng lương liệt kê tệp phiếu lương, kèm thư mục con theo phòng ban.
Nhân viên xem tệp của mình
Nhân viên chỉ thấy tệp của phiếu lương của chính mình.
Quyền truy cập của thư mục Bảng lương
Bảng lương / Cán bộ được đọc thư mục, Bảng lương / Quản trị viên được sửa.
Xem Quản lý Tài liệu Lương hoạt động
Dùng thử trực tuyến
Hướng dẫn sử dụng: Tab Tài liệu của trang này
Câu hỏi thường gặp
Mô-đun có thay thế ứng dụng bảng lương không?
Không. Mô-đun bổ sung việc lưu tệp phiếu lương vào ứng dụng bảng lương và ứng dụng Tài liệu bạn đang dùng.
Tệp đã đính kèm vào phiếu lương trước đó thì sao?
Các tệp đó được lưu vào ứng dụng Tài liệu khi cài mô-đun.
Ai mở được tệp phiếu lương?
Cán bộ và quản trị viên bảng lương mở được tệp của mọi nhân viên thuộc các công ty của mình, trưởng nhóm bảng lương mở được tệp của các thành viên trong nhóm, còn nhân viên chỉ mở được tệp của mình. Chỉ riêng quyền Tài liệu không bao giờ mở được tệp phiếu lương: quản trị viên Tài liệu không có quyền Bảng lương thì không thấy tệp phiếu lương nào.
Hỗ trợ những ấn bản nào?
Odoo Community và Viindoo Cloud.
Tôi có thể dùng thử trước không?
Có. Nút Dùng thử trực tuyến của trang này mở ứng dụng Tài liệu trên một cơ sở dữ liệu đang chạy.
Cần trợ giúp về Quản lý Tài liệu Lương?
Yêu cầu kỹ thuật
- Phiên bản Odoo: 19.0
- Ấn bản: Community, Viindoo Cloud
- Mô-đun cần có: Tài liệu - Nhân sự (viin_document_hr) và Bảng lương (to_hr_payroll)
- Giấy phép: OPL-1
Quản lý Tài liệu Lương
Hướng dẫn này dành cho ai. Cán bộ và quản trị viên bảng lương lưu phiếu lương đã ký cùng với phiếu lương, trưởng nhóm bảng lương xem tệp phiếu lương của nhóm mình, quản trị viên cấu hình mô-đun, và nhân viên xem tệp phiếu lương của chính mình.
Note
Mở rộng từ Bảng lương - xem tài liệu của to_hr_payroll.
Tổng quan
Phiếu lương mới chỉ là một nửa hồ sơ: bản đã ký hoặc đóng dấu mà nhân viên gửi lại cần được lưu cạnh phiếu lương, tìm lại được khi kiểm tra, và chỉ để những người được phép đọc phiếu lương đó xem. Mô-đun này tự động lưu mọi tệp đính kèm vào phiếu lương trong ứng dụng Tài liệu, trong thư mục mang tên phòng ban của nhân viên, và kiểm soát ai được mở tệp đó.
Quy trình gồm ba bước:
- Quản trị viên cài mô-đun và cấp quyền truy cập cho từng người.
- Cán bộ bảng lương đính kèm phiếu lương đã ký vào phiếu lương. Tệp tự động được lưu trong ứng dụng Tài liệu.
- Bộ phận bảng lương tìm lại tệp từ phiếu lương hoặc từ ứng dụng Tài liệu, trưởng nhóm mở được tệp phiếu lương của các thành viên trong nhóm, còn nhân viên chỉ mở được tệp của phiếu lương của chính mình.
| Vai trò | Việc đảm nhiệm | Quyền truy cập cần cấp |
|---|---|---|
| Quản trị viên | Cài mô-đun, kiểm tra thư mục, thẻ và cơ chế tự động tạo tài liệu, cấp quyền truy cập cho từng người. Không có quyền Bảng lương thì không thấy tệp phiếu lương | Tài liệu / Quản trị viên (không thấy tệp phiếu lương nếu không có quyền Bảng lương) |
| Cán bộ bảng lương | Đính kèm phiếu lương đã ký, mở và sửa tệp phiếu lương của mọi nhân viên thuộc các công ty của mình | Bảng lương / Cán bộ |
| Quản trị viên bảng lương | Làm việc như cán bộ bảng lương; thư mục Bảng lương liệt kê quyền này là quyền được sửa | Bảng lương / Quản trị viên |
| Trưởng nhóm bảng lương | Mở tệp phiếu lương của chính mình và của các thành viên trong nhóm | Bảng lương / Trưởng nhóm |
| Nhân viên | Mở tệp phiếu lương của chính mình, không xem gì thêm | Không cần quyền nào ngoài quyền người dùng nội bộ |
Người cần xử lý cả lương và kế toán được cấp cả hai quyền; chỉ có quyền kế toán thì không mở được tệp phiếu lương, và chỉ có quyền bảng lương thì không mở được phần kế toán.
Note
Chỉ riêng quyền Tài liệu không bao giờ mở được tệp phiếu lương. Tệp phiếu lương được đọc bởi cán bộ và quản trị viên bảng lương của công ty chứa phiếu lương, bởi nhân viên có phiếu lương đó, và bởi người có quyền Bảng lương / Trưởng nhóm đối với phiếu lương của các thành viên trong nhóm. Quản trị viên Tài liệu không có quyền Bảng lương thấy thư mục Bảng lương nhưng không thấy tệp phiếu lương nào trong đó.
Thiết lập (dành cho Quản trị viên)
Cài đặt
- Mở Ứng dụng, tìm Quản lý Tài liệu Lương và bấm Cài đặt. Mô-đun được cài cùng các ứng dụng Tài liệu và Bảng lương mà nó cần, và tự cài khi cả hai đã có.
- Các tệp đã đính kèm vào phiếu lương trước đó được lưu vào ứng dụng Tài liệu ngay khi cài.
Kiểm tra dữ liệu mô-đun cung cấp
- Mở Tài liệu ‣ Dữ liệu gốc ‣ Thư mục và mở thư mục Bảng lương. Thư mục có sẵn các thẻ Bảng lương, Phiếu lương, Chờ duyệt, Đã duyệt, Lỗi thời và các hành động Yêu cầu phê duyệt, Duyệt.
- Mở tab Quyền truy cập. Quyền Bảng lương / Cán bộ được đọc thư mục, quyền Bảng lương / Quản trị viên được sửa thư mục; đội/nhóm Payroll được đọc.
- Mở Tài liệu ‣ Dữ liệu gốc ‣ Thẻ. Thẻ Bảng lương và Phiếu lương thuộc loại thẻ Bảng lương. Thẻ không tự gắn vào tài liệu được tạo; người dùng chọn thẻ trên tài liệu.
- Mở Tài liệu ‣ Cấu hình ‣ Cơ chế tự động tạo tài liệu và mở quy tắc Phiếu lương. Quy tắc lưu mọi tệp đính kèm vào phiếu lương trong một thư mục con của Bảng lương, mang tên phòng ban của phiếu lương.
Phiếu lương không có phòng ban được lưu trong một thư mục con của Bảng lương cũng tên là Payroll. Hãy nhập phòng ban của nhân viên để tệp vào đúng thư mục phòng ban.
Tệp phiếu lương được lưu theo công ty của phiếu lương, bất kể người đính kèm đang làm việc ở công ty nào. Vì vậy cán bộ bảng lương thấy tệp phiếu lương của từng công ty mình làm việc, và chỉ của các công ty đó.
Cấp quyền truy cập cho từng người
- Mở Thiết lập ‣ Người dùng & Công ty ‣ Người dùng và mở người dùng.
- Ở tab Quyền truy cập chọn Bảng lương / Cán bộ hoặc Bảng lương / Quản trị viên cho người xử lý phiếu lương.
- Chọn Bảng lương / Trưởng nhóm cho người đọc phiếu lương của các thành viên trong nhóm. Nhân viên không cần thêm quyền.
- Chọn Tài liệu / Cán bộ hoặc Tài liệu / Quản trị viên cho người quản lý tài liệu nói chung; các quyền này cho vào ứng dụng Tài liệu nhưng không bao giờ mở tệp phiếu lương, nên người cần mở tệp phiếu lương còn phải có quyền Bảng lương.
Để lưu các tệp đã đính kèm trước khi cài mô-đun, mở lại quy tắc Phiếu lương và bấm Thực hiện thủ công.
Cán bộ bảng lương: lưu và tìm phiếu lương
Đính kèm phiếu lương đã ký
- Mở Bảng lương ‣ Phiếu lương ‣ Phiếu lương và mở một phiếu lương.
- Ở khung trao đổi bấm biểu tượng kẹp giấy, sau đó bấm Đính kèm tệp và chọn bản đã ký. Tệp hiện trong mục Tệp.
- Vài giây sau tệp được lưu trong ứng dụng Tài liệu. Nút Tài liệu ở đầu phiếu lương cho biết phiếu lương có bao nhiêu tệp.
Mở các tệp của một phiếu lương
- Bấm nút Tài liệu của phiếu lương. Ứng dụng Tài liệu mở ra một danh sách chỉ gồm các tệp của phiếu lương đó. Danh sách mang tên của phiếu lương và không có bộ lọc tìm kiếm nào.
Các tệp khác trong thư mục được mở qua menu Tài liệu, như mô tả ở mục tiếp theo.
Xem mọi tệp phiếu lương
- Mở Tài liệu ‣ Tài liệu và chọn Bảng lương trong cây thư mục. Các thư mục phòng ban nằm bên dưới.
- Chọn một phòng ban để xem tệp phiếu lương của phòng ban đó. Mỗi tệp có liên kết về phiếu lương của nó. Chỉ các tệp của những công ty bạn đang làm việc được liệt kê.
Cán bộ bảng lương không thấy menu Cấu hình của ứng dụng Tài liệu.
Quản trị viên bảng lương: khác gì
Quản trị viên bảng lương làm việc giống cán bộ bảng lương. Điểm khác duy nhất trong mô-đun này là thư mục Bảng lương liệt kê Bảng lương / Quản trị viên là quyền được sửa và Bảng lương / Cán bộ là quyền được đọc.
Trưởng nhóm bảng lương: xem tệp của nhóm mình
- Mở Tài liệu ‣ Tài liệu và chọn Bảng lương trong cây thư mục.
- Tệp của phiếu lương của chính bạn và của các thành viên trong nhóm được liệt kê. Mở tệp để xem hoặc tải về.
Bạn không sửa được các tệp này, và không mở được tệp của người ngoài nhóm. Danh sách tương tự cũng mở được từ nút Tài liệu trên phiếu lương của một thành viên.
Nhân viên: xem tệp phiếu lương của mình
- Mở Tài liệu ‣ Tài liệu và chọn Bảng lương trong cây thư mục.
- Chỉ tệp của phiếu lương của chính bạn được liệt kê. Mở tệp để xem hoặc tải về.
Bạn không sửa được tệp, và không mở được phiếu lương hay tệp của đồng nghiệp. Cây thư mục có liệt kê tên các thư mục phòng ban, nhưng không liệt kê tệp bên trong.
Xử lý sự cố
Tôi không thấy tệp phiếu lương
- Kiểm tra tệp đã được đính kèm vào phiếu lương: mở phiếu lương và xem mục Tệp.
- Kiểm tra quyền truy cập: mở Thiết lập ‣ Người dùng & Công ty ‣ Người dùng, mở người dùng của bạn và xem tab Quyền truy cập. Chỉ riêng quyền Tài liệu không mở được tệp phiếu lương; cần có quyền Bảng lương (Cán bộ, Quản trị viên hoặc Trưởng nhóm), hoặc phiếu lương phải là của chính bạn.
- Kiểm tra công ty: cán bộ bảng lương thấy tệp phiếu lương của các công ty đang làm việc. Chuyển công ty ở thanh trên cùng để xem tệp của công ty khác.
Tệp không nằm trong thư mục phòng ban
- Mở phiếu lương và kiểm tra Phòng ban. Phiếu lương không có phòng ban được lưu trong thư mục con tên Payroll của Bảng lương.
- Các tệp đính kèm trước khi cài mô-đun được lưu bằng cách mở quy tắc Phiếu lương tại Tài liệu ‣ Cấu hình ‣ Cơ chế tự động tạo tài liệu và bấm Thực hiện thủ công.
Câu hỏi thường gặp
- Nhân viên có xem được tệp phiếu lương của đồng nghiệp không?
- Không. Nhân viên chỉ mở được tệp của phiếu lương của chính mình. Cây thư mục liệt kê tên các thư mục phòng ban, không liệt kê tệp bên trong.
- Quản trị viên Tài liệu có đọc được tệp phiếu lương không?
- Không, nếu chỉ có quyền Tài liệu. Quản trị viên cần có thêm quyền Bảng lương, chẳng hạn Bảng lương / Cán bộ.
- Tệp phiếu lương được lưu ở công ty nào?
- Ở công ty của phiếu lương, bất kể người đính kèm tệp đang làm việc ở công ty nào.
- Đổi quyền đọc và quyền sửa thư mục Bảng lương ở đâu?
- Tại Tài liệu ‣ Dữ liệu gốc ‣ Thư mục, trong tab Quyền truy cập của thư mục Bảng lương.
Phần mềm này và các tệp liên kết ("Phần mềm") được sử dụng (chạy, tuỳ biến, chạy sau khi được tuỳ biến) chỉ khi bạn mua được giấy phép có hiệu lực từ tác giả, điển hình như qua các Ứng dụng Odoo, hoặc trong trường hợp bạn nhận được thoả thuận bằng văn bản từ tác giả của Phần mềm (chi tiết tại tệp COPYRIGHT).
Bạn có thể phát triển các phân hệ Odoo có sử dụng Phần mềm như một Thư viện (thường là phụ thuộc vào, nhập vào và sử dụng nguồn của nó) nhưng không sao chéo bất kỳ mã nguồn hay tài liệu nào thuộc Phần mềm. Bạn có thể phân phối những phân hệ này theo giấy phép mà bạn lựa chọn, miễn sao nội dung giấy phép đó tương tích với điều khoản của Giấy phép Phần mềm Độc quyền Odoo (ví dụ: LGPL, MIT hay bất kỳ loại giấy phép phần mềm độc quyền nào tương tự vậy).
Nghiêm cấm phát hành, phân phối, cấp phép lại hoặc bán bản sao của Phần mềm hoặc bản sao Phần mềm đã được sửa đổi.
Thông báo bản quyền và chấp thuận nêu trên buộc phải được bao gồm trong tất cả các bản sao hoặc các phần quan trọng của Phần mềm.
PHẦN MỀM ĐƯỢC CUNG CẤP "NGUYÊN TRẠNG", KHÔNG BẢO ĐẢM DƯỚI BẤT KỲ HÌNH THỨC NÀO, ĐƯỢC THỂ HIỆN RÕ RÀNG HOẶC NGỤ Ý, KHÔNG GIỚI HẠN ĐẢM BẢO VỀ CÁC BẢO ĐẢM NGỤ Ý VỀ KHẢ NĂNG THƯƠNG MẠI, PHÙ HỢP VỚI MỤC ĐÍCH CỤ THỂ VÀ KHÔNG VI PHẠM. TRONG MỌI TRƯỜNG HỢP SẼ KHÔNG CÓ TÁC GIẢ HOẶC CHỦ SỞ HỮU BẢN QUYỀN NÀO CHỊU TRÁCH NHIỆM VỀ BẤT KỲ KHIẾU NẠI, THIỆT HẠI HOẶC TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ KHÁC NÀO TRONG PHẠM VI HỢP ĐỒNG, CÁC THIỆT HẠI HOẶC CÁCH KHÁC, PHÁT SINH TỪ, NGOÀI HOẶC CÓ LIÊN KẾT VỚI PHẦN MỀM HOẶC VIỆC SỬ DỤNG HOẶC KINH DOANH KHÁC TẠI PHẦN MỀM.
