Cẩm nang trải nghiệm Viindoo cho thương mại - phân phối
Phần VI. Sửa chữa bảo hành
Phần này trả lời câu hỏi: máy khách đã mua bị hỏng thì tiếp nhận, sửa, tính tiền (hoặc không tính tiền) và ghi sổ như thế nào, và làm sao tra lại toàn bộ lịch sử một chiếc máy theo số sê-ri. Người đọc chính là kỹ thuật bảo hành, thủ kho Kho Bảo hành, nhân viên chăm sóc khách hàng và kế toán chi phí.
Ví dụ xuyên suốt dùng khách Công ty CP Sản xuất Chế biến Gỗ Tân Phú Lâm, với hai máy khách này đã mua:
- máy tính công nghiệp PN64-DI, số sê-ri TVS261001246, mua theo đơn S00145, giao ngày 21/10;
- máy tính công nghiệp tích hợp màn hình 15.6 inch (DPC-9156C), số sê-ri TVS260900667, mua theo đơn S00082.
Các phiếu KBH/RO/00010, KBH/RO/00011, KBH/RO/00012 là phiếu đang mở của câu chuyện, Quý công ty chỉ xem, không bấm xử lý.
Bài 39. Cấu hình sửa chữa bảo hành
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty biết ba thứ quyết định một lệnh sửa chữa chạy đúng: loại nghiệp vụ của Kho Bảo hành, vị trí nhận linh kiện thay thế (gắn tài khoản 6418) và ô Còn bảo hành.
Kho Bảo hành (mã KBH) là kho riêng của kỹ thuật bảo hành. Linh kiện dự phòng được nhập vào kho này từ ngày 01/09 bằng một đơn mua có ghi số sê-ri từng linh kiện, nên mỗi linh kiện đem đi thay đều truy được nguồn gốc.
Bước 1 - Mở vị trí "Linh kiện thay thế bảo hành"
Mở danh sách vị trí kho, chọn dòng Linh kiện thay thế bảo hành và đọc phần Thông tin kế toán.
Tồn kho > Cấu hình > Quản lý kho > Vị trí
Phải thấy: Loại vị trí là "Thất thoát tồn kho" và ô Tài khoản lỗ là 6418 Chi phí bằng tiền khác. Đây là "điểm đến" của mọi linh kiện đem đi thay: linh kiện rời kho KBH tới vị trí này thì giá trị của nó ghi thẳng vào chi phí của kỳ (Nợ 6418, Có 156), không treo lại trên sản xuất dở dang.
Không cấu hình thì mất gì: các kho khác của công ty vẫn để loại nghiệp vụ Sửa chữa chuyển linh kiện sang vị trí sản xuất mặc định, giá trị linh kiện không rơi vào chi phí bảo hành 6418 nên kế toán không đọc được chi phí bảo hành của kỳ.
Bước 2 - Mở loại nghiệp vụ "Kho Bảo hành: Sửa chữa"
Mở danh sách loại nghiệp vụ, chọn dòng Kho Bảo hành: Sửa chữa.
Tồn kho > Cấu hình > Quản lý kho > Loại nghiệp vụ
Phải thấy: Kiểu nghiệp vụ là "Sửa chữa", tiền tố trình tự RO (nên phiếu mang mã KBH/RO/xxxxx). Ở nhóm Vị trí: nguồn và đích của sản phẩm (chiếc máy khách mang tới) đều là Customers, vì máy là của khách chứ không phải hàng tồn kho; nguồn của linh kiện là KBH/Tồn kho, đích của linh kiện là Linh kiện thay thế bảo hành (vị trí ở Bước 1). Ô Tạo mới và Sử dụng số lô/sê-ri đã tồn tại đều được chọn để lệnh nhận đúng số sê-ri của máy khách.
Không cấu hình thì mất gì: lệnh tạo ở kho khác sẽ lấy linh kiện từ kho đó và đẩy giá trị sang vị trí đích mặc định của kho đó, kỹ thuật bảo hành không thấy linh kiện dự phòng của Kho Bảo hành.
Bước 3 - Đọc ba ô quyết định trên một lệnh mới
Mở một lệnh mới và đọc ba ô: Loại nghiệp vụ, Lô/sê-ri (hiện ra sau khi chọn máy) và Còn bảo hành. Quý công ty chỉ xem, chưa lưu.
Sửa chữa > Lệnh sửa chữa > Mới
Phải thấy: ô Loại nghiệp vụ đang mặc định là Kho Hà Nội: Sửa chữa, không phải Kho Bảo hành, vì lệnh sửa chữa lấy kho mặc định của người dùng đang đăng nhập. Mỗi lệnh mới Quý công ty phải đổi sang Kho Bảo hành: Sửa chữa. Ô Còn bảo hành để trống; khi bấm chọn, giá bán của mọi sản phẩm chuyển từ lệnh sang đơn bán được đặt về 0 (đúng lời chú thích của ô).
Điều hệ thống không làm: hệ thống không tự tính hạn bảo hành theo số sê-ri. Nhân viên đối chiếu ngày giao của chiếc máy (xem Bài "Tra cứu lịch sử một máy theo số sê-ri") rồi tự tích ô Còn bảo hành theo chính sách bảo hành của công ty.
Bài 40. Tiếp nhận máy còn bảo hành và thay linh kiện
Khoảng 20 phút. Hết bài này Quý công ty đã mở một lệnh sửa chữa cho máy của khách Tân Phú Lâm, thay một thanh RAM lấy từ Kho Bảo hành, chạy lệnh từ Mới đến Đã sửa xong và đọc được bút toán chi phí bảo hành Nợ 6418 / Có 156.
Bước 1 - Mở danh sách lệnh sửa chữa
Mở danh sách lệnh sửa chữa để xem các phiếu hiện có.
Sửa chữa > Lệnh sửa chữa
Phải thấy: các phiếu mang mã KBH/RO/..., cột Trạng thái (Đã xác nhận, Đang sửa chữa, Đã sửa xong), cột Đơn bán có mã đơn với những phiếu tính tiền.
Bước 2 - Bấm Mới và nhập thông tin tiếp nhận
Bấm Mới. Nhập theo thứ tự:
- Loại nghiệp vụ: chọn Kho Bảo hành: Sửa chữa;
- Khách hàng: Công ty CP Sản xuất Chế biến Gỗ Tân Phú Lâm;
- Sản phẩm cần sửa chữa: máy PN64-DI (mã DEMO-PC-FUL-2452);
- Lô/sê-ri: gõ TVS261001246;
- chọn ô Còn bảo hành (máy giao ngày 21/10, còn trong hạn theo chính sách của công ty).
Sửa chữa > Lệnh sửa chữa > Mới
Phải thấy: phiếu hiển thị đúng khách, máy, số sê-ri, loại nghiệp vụ Kho Bảo hành: Sửa chữa, ô Còn bảo hành có dấu chọn. Tiêu đề phiếu còn là "Mới" cho tới khi lưu.
Bước 3 - Thêm linh kiện thay thế
Ở tab Linh kiện, bấm Thêm một dòng, giữ Loại là Thêm, gõ sản phẩm Bộ nhớ trong Lexar 16GB SO-DIMM DDR5 5600 (mã IN-RAM-SD5-16G-LX), yêu cầu 1. Bấm biểu tượng lưu (đám mây) trên đầu phiếu.
Sửa chữa > Lệnh sửa chữa > (phiếu vừa tạo) > tab Linh kiện
Phải thấy: phiếu có mã KBH/RO/00020, dòng linh kiện có nhãn Có hàng (Kho Bảo hành còn linh kiện dự phòng), trạng thái vẫn là Mới.
Bước 4 - Xác nhận sửa chữa
Bấm Xác nhận sửa chữa. Máy là của khách và đi qua vị trí Customers, nên hệ thống không hỏi tồn kho của máy.
Sửa chữa > Lệnh sửa chữa > (phiếu) > Xác nhận sửa chữa
Phải thấy: không có hộp thoại cảnh báo; thanh trạng thái sang Đã xác nhận, hai nút mới là Bắt đầu sửa chữa và Bỏ giữ hàng. Linh kiện đã được giữ chỗ trong Kho Bảo hành.
Bước 5 - Bắt đầu sửa chữa
Bấm Bắt đầu sửa chữa khi kỹ thuật viên bắt tay vào việc.
Sửa chữa > Lệnh sửa chữa > (phiếu) > Bắt đầu sửa chữa
Phải thấy: trạng thái Đang sửa chữa, nút duy nhất để đi tiếp là Kết thúc sửa chữa; tab Linh kiện đã hiện Tình trạng linh kiện: Có hàng.
Bước 6 - Kết thúc sửa chữa
Bấm Kết thúc sửa chữa khi máy đã sửa xong.
Sửa chữa > Lệnh sửa chữa > (phiếu) > Kết thúc sửa chữa
Phải thấy: trạng thái Đã sửa xong, dòng linh kiện có Số lượng 1,00 (đã xuất kho), xuất hiện nút thông minh Dịch chuyển sản phẩm. Phiếu không có nút Đơn bán vì máy còn bảo hành, khách không phải trả tiền.
Bước 7 - Đọc bút toán chi phí bảo hành
Mở danh sách bút toán, bỏ bộ lọc Bút toán thủ công, tìm bằng mã phiếu KBH/RO/00020, rồi mở bút toán tìm được.
Kế toán > Kế toán > Giao dịch > Bút toán
Phải thấy: một bút toán số nhật ký Định giá tồn kho mang số dạng STJ/2026/10/..., tham chiếu KBH/RO/00020. Mở bút toán:
Phải thấy: hai dòng phát sinh: Có 156 Hàng hóa 754.000 đ (giá vốn thanh RAM rời kho) và Nợ 6418 Chi phí bằng tiền khác 754.000 đ. Đây là chi phí bảo hành của kỳ; khách không có hóa đơn. Ngày hạch toán là ngày Quý công ty làm lệnh (hệ thống không cho ghi lùi ngày chứng từ kho).
Bài 41. Sửa máy hết bảo hành: báo giá, xác nhận, xuất hóa đơn
Khoảng 25 phút. Hết bài này Quý công ty đã tạo một lệnh sửa chữa không tích Còn bảo hành, lập báo giá từ lệnh, xác nhận đơn, chạy lệnh đến Đã sửa xong và xuất hóa đơn cho khách.
Tình huống: bộ chuyển đổi nguồn của máy TVS260900667 hỏng vì cắm sai điện áp tại xưởng khách. Lỗi do khách gây ra nên không thuộc bảo hành.
Bước 1 - Tạo lệnh mới, không tích Còn bảo hành
Bấm Mới. Nhập: Loại nghiệp vụ Kho Bảo hành: Sửa chữa; Khách hàng Công ty CP Sản xuất Chế biến Gỗ Tân Phú Lâm; Sản phẩm cần sửa chữa IN-AIO-DAR-DPC-9156C-J6412-8GB-128GB; Lô/sê-ri TVS260900667. Để trống ô Còn bảo hành. Thêm một dòng linh kiện Bộ chuyển đổi nguồn AC 220V sang DC 12V/5A, chân cắm (mã CS-ADT-ZB480200-3LS-VN), số lượng 1. Bấm lưu.
Sửa chữa > Lệnh sửa chữa > Mới
Phải thấy: ô Còn bảo hành không có dấu chọn; linh kiện có nhãn Có hàng; sau khi lưu phiếu có mã KBH/RO/00021.
Bước 2 - Bấm Tạo báo giá
Trên phiếu vừa lưu, bấm Tạo báo giá.
Sửa chữa > Lệnh sửa chữa > (phiếu) > Tạo báo giá
Phải thấy: một báo giá S00229 cho đúng khách, Bảng giá Bảng giá chuẩn (VND), Điều khoản thanh toán 30 ngày, một dòng bộ chuyển đổi nguồn đơn giá 1.814.000 đ, thuế 10%, Tổng 1.995.400 đ. Góc trên có nút thông minh Sửa chữa để quay lại lệnh.
Bước 3 - Xác nhận báo giá thành đơn bán
Bấm Xác nhận trên báo giá.
Sửa chữa > Lệnh sửa chữa > (phiếu) > Đơn bán > Xác nhận
Phải thấy: thanh trạng thái sang Đơn bán, các nút đổi thành Tạo hóa đơn, Gửi, Xem trước, Hủy; cột Đã giao của dòng hàng đang là 0,00 vì lệnh sửa chữa chưa xong.
Bước 4 - Quay lại lệnh sửa chữa
Bấm nút thông minh Sửa chữa ở đầu đơn bán để về lệnh KBH/RO/00021.
Bán hàng > Đơn hàng > Đơn hàng > (đơn S00229) > Sửa chữa
Phải thấy: lệnh còn ở trạng thái Mới, đầu phiếu có nút thông minh Đơn bán S00229 và ô Khách hàng chuyển sang dạng liên kết không sửa được nữa.
Bước 5 - Chạy lệnh đến Đã sửa xong
Bấm lần lượt Xác nhận sửa chữa, Bắt đầu sửa chữa, Kết thúc sửa chữa.
Sửa chữa > Lệnh sửa chữa > (phiếu)
Phải thấy: kết thúc xong phiếu ở Đã sửa xong, ô Còn bảo hành không chọn, đầu phiếu có cả Đơn bán S00229 và Dịch chuyển sản phẩm.
Bước 6 - Kiểm tra số đã giao trên đơn bán
Mở lại đơn S00229 từ nút thông minh.
Sửa chữa > Lệnh sửa chữa > (phiếu) > Đơn bán
Phải thấy: cột Đã giao của dòng bộ chuyển đổi nguồn là 1,00 (lệnh sửa chữa xong là điều kiện để hệ thống coi hàng đã giao), cột Đã lập hóa đơn còn 0,00.
Bước 7 - Tạo hóa đơn
Bấm Tạo hóa đơn, để nguyên Hóa đơn thông thường, bấm Tạo bản nháp.
Bán hàng > Đơn hàng > Đơn hàng > (đơn S00229) > Tạo hóa đơn
Phải thấy: hộp thoại có ba lựa chọn (hóa đơn thông thường, trả trước %, trả trước số tiền); sau khi tạo, hệ thống mở hóa đơn ở trạng thái Nháp với nút Xác nhận.
Bước 8 - Xác nhận hóa đơn
Bấm Xác nhận trên hóa đơn.
Kế toán > Khách hàng > Hóa đơn > (hóa đơn)
Phải thấy: hóa đơn mang số INV/2026/00188, trạng thái Đã ghi sổ, dòng thu 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, tổng 1.995.400 đ, Số tiền còn phải thanh toán 1.995.400 đ. Hóa đơn điện tử chỉ phát hành khi Quý công ty kết nối tài khoản của nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
Lưu ý cho kế toán: linh kiện vẫn rời kho tới vị trí Linh kiện thay thế bảo hành nên giá vốn 1.495.000 đ của bộ chuyển đổi nguồn cũng ghi Nợ 6418 / Có 156 (giống bút toán ở Bài trước), trong khi doanh thu ghi vào 511. Khi đối chiếu lãi gộp của dịch vụ sửa chữa tính tiền, Quý công ty cộng thêm phần 6418 của các phiếu có đơn bán.
Bài 42. Tra cứu lịch sử một máy theo số sê-ri
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty biết đọc từ một số sê-ri: máy được nhập từ nhà cung cấp nào, giao cho khách nào, từng sửa mấy lần. Làm bước này trước khi quyết định có tích Còn bảo hành hay không.
Bước 1 - Tìm số sê-ri
Mở danh sách số lô/sê-ri, gõ TVS261001246 vào ô tìm kiếm rồi mở nhóm Customers (nhóm vị trí hiện máy này).
Tồn kho > Sản phẩm > Số lô/sê-ri
Phải thấy: một dòng TVS261001246 thuộc sản phẩm PN64-DI, nằm trong nhóm vị trí Customers (máy đã giao cho khách, không còn trong kho).
Bước 2 - Mở số sê-ri và đọc các nút thông minh
Bấm vào dòng số sê-ri.
Tồn kho > Sản phẩm > Số lô/sê-ri > (số sê-ri)
Phải thấy: ô Khách hàng hiện khách đã mua; hàng nút ở đầu phiếu: sửa chữa (Việc cần làm / Hoàn thành), Bán hàng, Mua hàng, Phiếu kho, Vị trí, Khả năng truy xuất nguồn gốc.
Bước 3 - Xem các lần sửa chữa của máy
Bấm nút sửa chữa (biểu tượng cờ lê) ở đầu phiếu.
Tồn kho > Sản phẩm > Số lô/sê-ri > (số sê-ri) > Việc cần làm / Hoàn thành
Phải thấy: danh sách các lệnh sửa chữa gắn với số sê-ri này; có các lệnh đã làm trên máy này, trạng thái Đã sửa xong; lần Quý công ty làm trong Bài trước là KBH/RO/00020.
Bước 4 - Mở báo cáo truy xuất nguồn gốc
Quay lại số sê-ri, bấm Khả năng truy xuất nguồn gốc.
Tồn kho > Sản phẩm > Số lô/sê-ri > (số sê-ri) > Khả năng truy xuất nguồn gốc
Phải thấy: các dòng theo thời gian, mới nhất ở trên: các lệnh sửa chữa (KBH/RO/00020 của Quý công ty), giao cho khách (HN/OUT/00048, 21/10) và nhập từ nhà cung cấp (HN/IN/00070, 20/10). Ngày giao 21/10 là căn cứ để quyết định máy còn trong hạn bảo hành.
Bài 43. Báo cáo sửa chữa bảo hành
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty đọc được số lệnh theo trạng thái, theo bảo hành và theo khách, và biết chi phí bảo hành của kỳ nằm ở đâu.
| Báo cáo | Trả lời câu hỏi gì |
|---|---|
Sửa chữa > Báo cáo > Sửa chữa |
Có bao nhiêu lệnh sửa chữa, theo máy, theo khách, theo trạng thái, còn hay hết bảo hành; xem được dạng biểu đồ, danh sách, bảng chéo |
Sửa chữa > Lệnh sửa chữa |
Phiếu nào đang mở, quá hạn dự kiến; cột Đơn bán cho biết phiếu nào đã tính tiền |
Kế toán > Báo cáo > Báo cáo kiểm toán > Sổ cái |
Chi phí bảo hành (tài khoản 6418) của tháng là bao nhiêu |
Kế toán > Kế toán > Giao dịch > Bút toán |
Bút toán chi phí của từng phiếu (tìm theo mã KBH/RO) |
Tồn kho > Sản phẩm > Số lô/sê-ri |
Lịch sử một máy: ai mua, mua của ai, sửa mấy lần |
Bước 1 - Nhóm lệnh theo trạng thái và bảo hành
Mở báo cáo, bấm biểu tượng danh sách (hình ba gạch). Bỏ nhóm mặc định "Sản phẩm", mở danh sách nhóm theo (mũi tên bên phải ô tìm kiếm), chọn Trạng thái, rồi ở mục Nhóm tùy chỉnh chọn Còn bảo hành. Bấm các dòng nhóm để mở.
Sửa chữa > Báo cáo > Sửa chữa
Phải thấy: các nhóm Đã xác nhận, Đã sửa xong, Đang sửa chữa kèm số lệnh, bên trong mỗi nhóm là hai nhánh Có (còn bảo hành) và Không (hết bảo hành, tính tiền). Tên màn hình trên thanh tiêu đề đang hiển thị bằng tiếng Anh (Repair Orders Analysis); nội dung bên dưới là tiếng Việt.
Bước 2 - Nhóm lệnh theo khách
Cũng ở báo cáo này, bỏ nhóm cũ, chọn nhóm Khách hàng.
Sửa chữa > Báo cáo > Sửa chữa
Phải thấy: mỗi khách là một nhóm kèm số lệnh; khách Tân Phú Lâm có thêm hai lệnh từ hai bài làm ở trên. Cách đọc này cho biết khách nào hay hỏng máy để chăm sóc.
Bước 3 - Đọc chi phí bảo hành 6418 trong Sổ cái
Mở Sổ cái, đặt kỳ là tháng hiện tại, tìm dòng 6418 Chi phí bằng tiền khác.
Kế toán > Báo cáo > Báo cáo kiểm toán > Sổ cái
Phải thấy: dòng 6418 có số Nợ và Số dư dương, là tổng giá vốn linh kiện của các lệnh sửa chữa hoàn tất trong tháng (mọi bút toán ghi vào 6418 của bản này đều đến từ lệnh sửa chữa). Số này tăng thêm mỗi khi một lệnh hoàn tất; con số thay đổi theo ngày nên cẩm nang không ghi số cố định.
Bài 44. Bài tập tự làm: sửa chữa bảo hành
Khoảng 30 phút. Quý công ty tự làm không có ảnh từng bước; mỗi việc đối chiếu với Phải thấy của các bài trên.
- Với khách Công ty CP Sản xuất Chế biến Gỗ Tân Phú Lâm, tra số sê-ri
TVS260900764(máy chủ trên đơn S00064). Đọc ngày giao trong báo cáo truy xuất nguồn gốc và ghi lại máy nhập từ nhà cung cấp nào. - Tạo một lệnh sửa chữa bảo hành mới cho máy này, loại nghiệp vụ
Kho Bảo hành: Sửa chữa, linh kiện thay thế là một nguồn máy chủ (mã IN-PS-PSU 1300W-AS). Chạy lệnh đến Đã sửa xong. - Mở bút toán của lệnh và kiểm tra: tài khoản nợ là 6418, tài khoản có là 156, số tiền bằng giá vốn của linh kiện.
- Tạo một lệnh thứ hai cho cùng khách, máy
TVS260900667, lỗi do khách gây ra (không tích Còn bảo hành), tạo báo giá, xác nhận, chạy lệnh đến Đã sửa xong, lập và xác nhận hóa đơn. So sánh Tổng hóa đơn với đơn giá bán của linh kiện cộng thuế. - Mở
Sửa chữa > Báo cáo > Sửa chữa, nhóm theo Trạng thái rồi Còn bảo hành; xác định số lệnh còn bảo hành đã sửa xong, số lệnh tính tiền. Đối chiếu với Sổ cái tài khoản 6418. - Câu hỏi suy nghĩ: một lệnh tính tiền vẫn ghi giá vốn vào 6418. Quý công ty muốn tách chi phí này khỏi chi phí bảo hành thì cần thay đổi gì ở cấu hình (gợi ý: vị trí đích của linh kiện trong Bài cấu hình)?
