Cẩm nang trải nghiệm Viindoo cho thương mại - phân phối
Phần VIII. Kế toán
Phần này trả lời câu hỏi "bán một đơn thì sổ sách ghi gì, tiền đã về chưa, ai còn nợ ai, công ty lãi hay lỗ". Quý công ty đi từ cấu hình, qua một vòng bán hàng đầy đủ (hóa đơn, giá vốn, thu tiền hai đợt, đối soát ngân hàng), tới công nợ, chi phí vận hành và báo cáo tài chính theo Thông tư 99. Vai đọc: kế toán, giám đốc. Mọi đường dẫn bắt đầu từ ứng dụng Kế toán, trừ bước bán hàng ở đầu bài thao tác. Khách của các bài thao tác: Công ty CP Sản xuất Đường mía Tân Thới An.
Bài 53. Đọc cấu hình kế toán
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty biết hệ thống đang theo chế độ kế toán nào, có những sổ nhật ký nào, thuế mặc định bao nhiêu và tiền thu chi đi qua tài khoản nào trước khi về ngân hàng.
Bước 1 - Xem chế độ kế toán và thuế mặc định
Mở menu Cấu hình, bấm Thiết lập. Màn hình mở thẳng vào mục Kế toán. Chỉ đọc, không bấm Lưu.
Kế toán > Cấu hình > Thiết lập
Phải thấy: mục Bản địa hóa tài chính, ô Gói là gói Việt Nam theo Thông tư 99/2025/TT-BTC; mục Thuế mặc định: Thuế bán hàng 10%, Thuế mua hàng 10%, giá Chưa kèm thuế.
Gói Việt Nam nạp sẵn hệ thống tài khoản, các loại thuế GTGT và mẫu báo cáo tài chính B01-DN, B02-DN, B03-DN theo Thông tư 99. Không có gói này thì Quý công ty phải tự khai từng tài khoản, từng mẫu báo cáo. Thuế mặc định 10% được gán cho mọi sản phẩm mới; sản phẩm thuế suất khác thì sửa trên sản phẩm.
Bước 2 - Xem các sổ nhật ký
Mở Cấu hình, mục Kế toán, bấm Sổ nhật ký.
Kế toán > Cấu hình > Kế toán > Sổ nhật ký
Phải thấy: các sổ Bán hàng (tiền tố INV, tài khoản 511), Mua hàng (BILL), Ngân hàng (BNK1, tài khoản 1122), Tiền mặt (CSH1, tài khoản 111), Hoạt động khác (KHÁC), Định giá tồn kho (STJ) và vài sổ hệ thống (Chênh lệch tỷ giá, Thuế theo thanh toán, Bút toán Tự động).
Mỗi chứng từ rơi vào đúng một sổ, nên số hiệu chứng từ cho biết ngay nó là gì: hóa đơn bán INV/2026/..., hóa đơn mua BILL/2026/..., phiếu thu chi ngân hàng PBNK1/2026/..., dòng sao kê BNK1/2026/.... Sổ Định giá tồn kho chứa bút toán kho tự sinh (nhập kho, lắp ráp).
Bước 3 - Xem danh sách thuế
Mở Cấu hình, mục Kế toán, bấm Thuế.
Kế toán > Cấu hình > Kế toán > Thuế
Phải thấy: mỗi mức thuế GTGT (10%, 8%, 5%, 0%, KCT) có hai dòng: Mua hàng (Thuế GTGT được khấu trừ, tài khoản 1331) và Bán hàng (Thuế GTGT phải nộp, tài khoản 33311); thêm các dòng thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu và thuế xuất khẩu.
Bước 4 - Xem bảng tổng quan kế toán
Bấm Bảng tổng quan trên thanh menu.
Kế toán > Bảng tổng quan
Phải thấy: bốn thẻ. Thẻ Bán hàng cho biết số hóa đơn Chưa thanh toán và số Trễ hạn; thẻ Mua hàng cho biết số hóa đơn Cần thanh toán; thẻ Ngân hàng có nút Thiết lập ngân hàng, Giao dịch, Import sao kê, dòng Số dư (số dư sổ ngân hàng theo sao kê) và dòng Thanh toán (tiền đã ghi thu chi nhưng chưa thấy trên sao kê). Các con số đổi theo ngày mở và theo chứng từ mới.
Tiền đi qua tài khoản nào. Khi kế toán ghi một khoản khách trả, phiếu thu chưa ghi thẳng vào 1122 Ngân hàng mà ghi vào 1131 Tiền đang chuyển - Khoản thu chưa đối soát; khoản trả nhà cung cấp ghi vào 1132 Tiền đang chuyển - Khoản chi chưa đối soát. Chỉ khi dòng sao kê ngân hàng được đối soát với phiếu thu chi thì tiền mới sang 1122. Nhờ vậy số dư 1122 luôn bằng số dư trên sao kê, còn 1131/1132 cho biết khoản nào đang chờ ngân hàng báo. Không tách hai tài khoản này thì kế toán không phân biệt được tiền "đã ghi" với tiền "đã về". Cách đối soát xem bài Đối soát sao kê ngân hàng.
Nhóm sản phẩm quyết định tài khoản kho. Mọi nhóm sản phẩm dùng định giá tồn kho tự động, giá xuất kho bình quân, doanh thu 511, giá vốn 632. Tài khoản kho theo loại hàng:
| Nhóm | Tài khoản kho | Ví dụ |
|---|---|---|
| Hàng hóa (và các nhóm hàng mua về bán) | 156 Hàng hóa | Switch, màn hình, máy nguyên chiếc |
| Linh kiện | 152 Nguyên liệu, vật liệu | Bo mạch, RAM, ổ cứng dùng để lắp máy |
| Thành phẩm (Lắp ráp) | 155 Sản phẩm | Máy lắp ráp tại Xưởng |
Chi tiết từng nhóm, cách đổi và kiểm chứng xem Phần Cấu hình chung, bài về nhóm sản phẩm và tài khoản.
Bài 54. Bán một đơn hàng có sẵn, lập hóa đơn và đọc giá vốn
Khoảng 20 phút. Hết bài này Quý công ty đã tự bán hai switch cho Tân Thới An, giao hàng, lập hóa đơn và thấy trên cùng một hóa đơn đủ doanh thu, thuế GTGT, công nợ và giá vốn.
Bước 1 - Lập báo giá cho Tân Thới An
Mở Bán hàng, menu Đơn hàng > Báo giá, bấm Mới. Ở ô Khách hàng gõ Tân Thới An và chọn Công ty CP Sản xuất Đường mía Tân Thới An. Ở tab Dòng đơn hàng bấm Thêm sản phẩm, gõ TL-SG3218PE, chọn [CS-PK-TP-LINK TL-SG3218PE-VN] 16port POE TP-LINK TL-SG3218PE, sửa Số lượng thành 2.
Bán hàng > Đơn hàng > Báo giá
Phải thấy: Bảng giá chuẩn (VND) và Điều khoản thanh toán 15 ngày tự điền theo khách; đơn giá 2.710.000,00, thuế 10%. Phần tổng: Số tiền trước thuế 5.420.000 ₫, Thuế GTGT 10% 542.000 ₫, Tổng 5.962.000 ₫, Lãi gộp 1.204.000 ₫ (22,21%). Ở tab Thông tin khác, ô Kho là Kho Hà Nội.
Lãi gộp ở đây tính theo giá vốn bình quân hiện tại của switch (2.108.000 một chiếc). Hãy nhớ con số 1.204.000: lát nữa giá vốn trên hóa đơn sẽ khớp đúng với nó.
Bước 2 - Xác nhận đơn
Bấm Xác nhận.
Bán hàng > Đơn hàng > Báo giá
Phải thấy: trạng thái chuyển sang Đơn bán, góc trên có nút thống kê 1 Giao hàng.
Bước 3 - Mở phiếu xuất kho
Bấm nút Giao hàng.
Phải thấy: phiếu HN/OUT/..., Loại nghiệp vụ: Kho Hà Nội: Phiếu xuất kho, Vị trí nguồn HN/Tồn kho, trạng thái Sẵn sàng, dòng switch Yêu cầu 2,00 / Số lượng 2,00, tình trạng Có hàng.
Bước 4 - Xác nhận giao hàng
Bấm Xác nhận trên phiếu. Nếu hiện hộp SMS ("Bạn chuẩn bị xác nhận phiếu xuất kho này bằng tin nhắn SMS"), bấm Xác nhận trong hộp đó (không bấm Tắt SMS, vì đó là thiết lập dùng chung).
Phải thấy: trạng thái Hoàn thành, ô Ngày thực hiện là lúc Quý công ty bấm. Nút thống kê Bút toán hiện 0: phiếu xuất của hàng bán không tự sinh bút toán giá vốn; giá vốn được ghi khi ghi sổ hóa đơn (bước 7). Nhờ vậy doanh thu và giá vốn của một lần bán luôn nằm cùng một chứng từ, cùng một ngày.
Bước 5 - Tạo hóa đơn từ đơn bán
Bấm vào S00... (số đơn) trên dòng đường dẫn phía trên để quay lại đơn bán. Bấm Tạo hóa đơn.
Bán hàng > Đơn hàng > Đơn hàng
Phải thấy: hộp Tạo (các) hóa đơn với lựa chọn Hóa đơn thông thường (đang chọn), Trả trước (%), Trả trước (số tiền).
Các đơn cần lập hóa đơn của cả công ty nằm ở Bán hàng > Cần lập hóa đơn > Đơn hàng cần lập hóa đơn; sản phẩm lưu kho lập hóa đơn theo số lượng đã giao, nên đơn chưa giao thì chưa lập được hóa đơn hàng hóa.
Bước 6 - Tạo hóa đơn nháp
Giữ Hóa đơn thông thường, bấm Tạo bản nháp.
Phải thấy: hóa đơn bán ra trạng thái Nháp, khách Tân Thới An, Điều khoản thanh toán 15 ngày, Ngày giao hàng là ngày giao vừa rồi; dòng switch 2,00 Chiếc, tài khoản 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, 5.420.000 ₫; tổng 5.962.000 ₫. Ô Ngày hóa đơn để trống thì khi xác nhận hệ thống lấy ngày hôm nay.
Bước 7 - Ghi sổ hóa đơn
Bấm Xác nhận.
Kế toán > Khách hàng > Hóa đơn
Phải thấy: hóa đơn mang số INV/2026/..., trạng thái Đã ghi sổ, Ngày hóa đơn là hôm nay, Điều khoản thanh toán 15 ngày (ngày đến hạn 15 ngày sau hiện trên bản in và trên Tuổi nợ phải thu), các nút Gửi, In, Thanh toán, Hóa đơn điều chỉnh giảm.
Bước 8 - Đọc bút toán của hóa đơn
Bấm nút thống kê Journal Items (phát sinh kế toán) ở phía trên hóa đơn.
Phải thấy: năm dòng cùng số chứng từ INV/2026/..., tổng Nợ bằng tổng Có (10.178.000 ₫):
| Tài khoản | Nợ | Có |
|---|---|---|
| 131 Phải thu của khách hàng | 5.962.000 | |
| 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ | 5.420.000 | |
| 33311 Thuế GTGT đầu ra | 542.000 | |
| 632 Giá vốn hàng bán | 4.216.000 | |
| 156 Hàng hóa | 4.216.000 |
Giá vốn 4.216.000 = doanh thu 5.420.000 trừ lãi gộp 1.204.000 đã thấy trên báo giá ở bước 1. Lãi gộp Quý công ty thấy lúc chào giá chính là lãi gộp vào sổ. Switch thuộc nhóm hàng hóa nên giá vốn ghi Có 156; nếu bán máy lắp ráp thì dòng này là 155.
Bài 55. Hóa đơn điện tử: hệ thống đang có gì
Khoảng 5 phút. Hết bài này Quý công ty biết hóa đơn điện tử nằm ở đâu trên hóa đơn và cần gì để phát hành.
Bước 1 - Mở tab Hóa đơn điện tử Việt Nam
Trên hóa đơn vừa ghi sổ ở bài trước, bấm tab Hóa đơn điện tử Việt Nam.
Kế toán > Khách hàng > Hóa đơn
Phải thấy: tab có ô Số hóa đơn điện tử; đầu hóa đơn có ô Số Hóa đơn GTGT... để ghi số hóa đơn theo ký hiệu pháp lý. Hai ô đang trống.
Hệ thống demo chưa kết nối tài khoản của nhà cung cấp hóa đơn điện tử, nên chưa có nút phát hành. Hóa đơn điện tử được phát hành khi Quý công ty kết nối tài khoản của nhà cung cấp hóa đơn điện tử (MISA meInvoice, Viettel S-Invoice hoặc VN-Invoice): khai nhà cung cấp, ký hiệu và mẫu hóa đơn trên sổ Bán hàng, nhập tài khoản do nhà cung cấp cấp. Khi đó hóa đơn đã ghi sổ được gửi lên nhà cung cấp, số hóa đơn điện tử, mã tra cứu và bản thể hiện được ghi lại ngay trên hóa đơn; việc thay thế, điều chỉnh cũng ghi vết trên hóa đơn. Trước khi kết nối, kế toán có thể ghi tay số hóa đơn điện tử vào ô này để tra cứu.
Bài 56. Thu tiền của khách hai đợt
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty đã ghi nhận Tân Thới An trả 3.000.000 trước, phần còn lại trả sau, và biết tiền thu đang nằm ở tài khoản nào.
Bước 1 - Ghi nhận đợt thu đầu tiên
Trên hóa đơn INV/2026/... của Tân Thới An, bấm Thanh toán. Ở ô Số tiền sửa thành 3000000. Giữ Sổ nhật ký: Ngân hàng, phương thức thanh toán mặc định và Ngày thanh toán là hôm nay.
Kế toán > Khách hàng > Hóa đơn
Phải thấy: hộp Thanh toán, Số tiền 3.000.000 ₫, Nội dung giao dịch là số hóa đơn.
Bước 2 - Tạo thanh toán
Bấm Tạo thanh toán.
Phải thấy: dải chéo MỘT PHẦN ở góc hóa đơn; phần tổng có dòng Thanh toán vào ... 3.000.000 ₫ và Số tiền còn phải thanh toán 2.962.000 ₫; nhật ký bên phải ghi "Chưa thanh toán -> Đã thanh toán một phần"; nút thống kê 1 Thanh toán.
Bước 3 - Ghi nhận phần còn lại
Bấm Thanh toán lần nữa. Hộp tự điền 2.962.000, bấm Tạo thanh toán.
Phải thấy: dải chéo ĐÃ THANH TOÁN, hai dòng thanh toán 3.000.000 và 2.962.000, Số tiền còn phải thanh toán 0 ₫, nút thống kê 2 Thanh toán.
Bước 4 - Xem hai phiếu thu
Bấm nút thống kê Thanh toán.
Kế toán > Khách hàng > Thanh toán
Phải thấy: hai phiếu PBNK1/2026/..., sổ Ngân hàng, số tiền 2.962.000 và 3.000.000, trạng thái Đã thanh toán (cột trạng thái ở danh sách này đang mang nhãn "Tỉnh thành").
Bước 5 - Đọc bút toán của một phiếu thu
Bấm vào phiếu 3.000.000, rồi bấm nút thống kê Bút toán.
Kế toán > Khách hàng > Thanh toán
Phải thấy: hai dòng: Nợ 1131 Tiền đang chuyển - Khoản thu chưa đối soát 3.000.000, Có 131 Phải thu của khách hàng 3.000.000. Công nợ của khách đã giảm, nhưng tiền chưa vào 1122 Ngân hàng: nó chờ ngân hàng báo có trên sao kê. Bài tiếp theo đối soát khoản này.
Bài 57. Đối soát sao kê ngân hàng
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty đã ghi một dòng sao kê "khách chuyển khoản 3.000.000", khớp nó với phiếu thu ở bài trước, và thấy tiền chuyển từ 1131 sang 1122.
Bước 1 - Mở màn hình đối chiếu sao kê
Trên Bảng tổng quan, ở thẻ Ngân hàng bấm Giao dịch.
Kế toán > Bảng tổng quan > thẻ Ngân hàng > Giao dịch
Phải thấy: tiêu đề Đối chiếu sao kê ngân hàng, bên trái là các dòng sao kê mới nhất ở trên, mỗi dòng có nhãn xanh Đã đối chiếu và nút Bút toán; dòng Số dư Sổ nhật ký ở đầu cột. Bấm một dòng thì bên phải hiện bút toán của nó: Nợ 1122 Ngân hàng, Có 1131 Tiền đang chuyển - Khoản thu chưa đối soát cùng số tiền. Nút HỦY ĐỐI CHIẾU màu vàng cho biết dòng đã đối chiếu; Quý công ty không bấm nút này trong lúc thử.
Khi có tệp sao kê của ngân hàng, kế toán bấm Import sao kê trên thẻ Ngân hàng để nạp cả tệp; bài này gõ tay một dòng để thấy rõ cách khớp.
Bước 2 - Thêm dòng sao kê khách chuyển khoản
Bấm Mới. Bấm vào ô Ngày, gõ ngày hôm nay (ví dụ 29/10/2026) rồi Enter. Ở ô Nhãn gõ Tân Thới An chuyển khoản INV/2026/... đợt 1 (số hóa đơn của Quý công ty). Ở ô Đối tác chọn Công ty CP Sản xuất Đường mía Tân Thới An. Ở ô Số tiền gõ 3000000.
Phải thấy: hộp Thêm Giao dịch, Sổ nhật ký Ngân hàng, Số tiền 3.000.000 ₫ (số dương là tiền vào).
Bước 3 - Lưu và xem gợi ý đối chiếu
Bấm Lưu, rồi bấm vào dòng vừa tạo ở đầu cột trái.
Phải thấy: dòng mới ở đầu cột trái chưa có nhãn Đã đối chiếu. Bên phải, bút toán đã được điền sẵn: 1122 Ngân hàng Nợ 3.000.000 và dòng 1131 Tiền đang chuyển - Khoản thu chưa đối soát, nhãn của phiếu thu INV/2026/..., Có 3.000.000: hệ thống tự tìm phiếu thu cùng khách, cùng số tiền. Phía dưới, tab Đối chiếu bút toán hiện có lọc sẵn theo khách và còn liệt kê phiếu thu 2.962.000 chưa có trên sao kê (dùng cho bài tập). Nút trên cùng là XÁC NHẬN.
Bước 4 - Xác nhận đối chiếu
Bấm XÁC NHẬN.
Phải thấy: dòng sao kê có nhãn xanh Đã đối chiếu, nút trên cùng đổi thành HỦY ĐỐI CHIẾU. Bút toán: Nợ 1122 Ngân hàng 3.000.000 / Có 1131 3.000.000. Tải lại trang thì Số dư Sổ nhật ký tăng đúng 3.000.000. Phiếu thu 2.962.000 vẫn nằm ở 1131 cho tới khi ngân hàng báo có (bài tập 1 cuối phần).
Bài 58. Công nợ phải thu, phải trả và tuổi nợ
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty biết khách nào đang nợ, nợ bao lâu, sổ chi tiết công nợ của một khách để gửi đối chiếu, và công ty đang nợ nhà cung cấp nào.
Bước 1 - Mở tuổi nợ phải thu
Mở Báo cáo, mục Báo cáo đối tác, bấm Tuổi nợ phải thu.
Kế toán > Báo cáo > Báo cáo đối tác > Tuổi nợ phải thu
Phải thấy: tiêu đề cột Tính đến ngày hôm nay; mỗi khách một dòng với các cột Chưa đến hạn, 1-30, 31-60, 61-90, 91-120, Lâu hơn, Tổng; dòng Tổng đầu bảng. Khoản nào qua ngày đến hạn thì rơi sang cột 1-30 và các cột sau; khoản nằm ở cột nào phụ thuộc ngày Quý công ty mở báo cáo. Nút PDF, XLSX ở góc trái để xuất.
Trong câu chuyện, khách trả theo điều khoản 15-60 ngày; một số khách trả đúng hạn, một số trả trễ, nên báo cáo luôn có vài khách ở cột 1-30 hoặc 31-60.
Bước 2 - Mở từng hóa đơn của một khách đang trễ
Bấm mũi tên ở đầu dòng một khách có số ở cột 1-30 (ví dụ Công ty CP Sản xuất Khuôn mẫu Chính xác Thanh Bình).
Phải thấy: từng hóa đơn INV/2026/... với Ngày Hóa đơn, Nguyên tệ (số tiền hóa đơn), Tài khoản 131, Ngày Đến hạn và số tiền nằm ở cột tuổi tương ứng. Bấm số hóa đơn để mở chứng từ gốc. (Ở dòng chi tiết, cột Tổng đang hiện 0 ₫; đọc số tiền ở cột tuổi hoặc ở dòng tổng của khách.)
Bước 3 - Xem sổ chi tiết công nợ của Tân Thới An
Mở Sổ chi tiết công nợ. Bấm nút Đối tác trên thanh công cụ, gõ Tân Thới An, chọn khách. Bấm ra ngoài để đóng hộp, rồi bấm mũi tên ở đầu dòng khách.
Kế toán > Báo cáo > Báo cáo đối tác > Sổ chi tiết công nợ
Phải thấy: Số dư Đầu kỳ, rồi từng dòng theo ngày: hóa đơn tháng 8 của câu chuyện và phiếu thu trả nó, hóa đơn INV/2026/... của Quý công ty (Nợ 5.962.000), hai phiếu thu (Có 3.000.000 và 2.962.000); cột Số dư chạy về 0 ₫. Cột MS khớp cho biết phiếu thu nào trả hóa đơn nào. Bấm PDF để có bản gửi khách đối chiếu công nợ.
Thư nhắc nợ. Bản này không có chức năng gửi thư nhắc nợ cho khách (cả một cấp lẫn nhiều cấp). Kế toán lọc khách quá hạn trên Tuổi nợ phải thu, xuất Sổ chi tiết công nợ của khách ra PDF và gửi kèm email hoặc gọi điện.
Bước 4 - Mở tuổi nợ phải trả
Mở Tuổi nợ phải trả.
Kế toán > Báo cáo > Báo cáo đối tác > Tuổi nợ phải trả
Phải thấy: mỗi nhà cung cấp một dòng, cùng cách xếp cột như tuổi nợ phải thu. Cột Tổng của dòng Tổng bằng số Cần thanh toán trên thẻ Mua hàng của Bảng tổng quan. Khoản ở cột 1-30 trong câu chuyện là hóa đơn điện, nước tháng 10 của Công ty Điện lực Mê Linh (xem bài sau).
Bài 59. Chi phí thuê, điện nước và lương của câu chuyện
Khoảng 10 phút, chỉ xem. Hết bài này Quý công ty biết chi phí vận hành hằng tháng của Tân Việt Số được ghi thế nào và nằm ở dòng nào của báo cáo lãi lỗ. Các số tiền là giả định của demo (xem Phần Tra cứu).
Bước 1 - Tìm hóa đơn thuê và điện nước
Mở Nhà cung cấp > Hóa đơn mua hàng. Ở ô tìm kiếm gõ Thuê văn phòng, chọn dòng Tìm kiếm Tham chiếu cho: Thuê văn phòng; gõ tiếp Điện, nước, chọn lại Tìm kiếm Tham chiếu.
Kế toán > Nhà cung cấp > Hóa đơn mua hàng
Phải thấy: sáu hóa đơn BILL/2026/...: mỗi tháng 08, 09, 10 một hóa đơn Thuê văn phòng, kho và xưởng của Công ty CP Phát triển Khu công nghiệp Quang Minh (ngày 01, 85.000.000 chưa thuế, 93.500.000 có thuế) và một hóa đơn Điện, nước, internet của Công ty Điện lực Mê Linh (ngày 25, 18.000.000 chưa thuế, 19.800.000 có thuế). Danh sách hóa đơn mua hiện số tiền mang dấu âm (tiền phải trả). Hóa đơn điện nước tháng 10 còn Đã ghi sổ, chưa trả: đó là khoản trễ hạn trên tuổi nợ phải trả.
Bước 2 - Đọc bút toán một hóa đơn thuê
Bấm vào hóa đơn thuê tháng 10, chọn tab Phát sinh kế toán.
Kế toán > Nhà cung cấp > Hóa đơn mua hàng
Phải thấy: Nợ 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 85.000.000, Nợ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ 8.500.000, Có 331 Phải trả cho người bán 93.500.000. Khoản 6427 lên dòng Chi phí quản lý doanh nghiệp (26) của B02-DN.
Bước 3 - Tìm bút toán lương phải trả
Mở Kế toán > Kế toán > Giao dịch > Bút toán. Bỏ hai bộ lọc mặc định Đã ghi sổ và Bút toán thủ công (bấm dấu x trên từng bộ lọc), gõ Lương phải trả, chọn Tìm kiếm Tham chiếu.
Kế toán > Kế toán > Giao dịch > Bút toán
Phải thấy: hai bút toán sổ Hoạt động khác, Lương phải trả tháng 08/2026 (ngày 31/08) và tháng 09/2026 (ngày 30/09), mỗi bút toán 260.000.000 ₫, Đã ghi sổ. Lương tháng 10 chưa có: lương được ghi khi hết tháng. Nếu không bỏ bộ lọc Bút toán thủ công thì danh sách trống.
Bước 4 - Đọc bút toán lương tháng 9
Bấm vào bút toán tháng 09/2026.
Phải thấy: Nợ 6411 Chi phí nhân viên 118.000.000 (lương bộ phận bán hàng, lên dòng Chi phí bán hàng (25)), Nợ 6421 Chi phí nhân viên quản lý 142.000.000 (lên dòng Chi phí quản lý doanh nghiệp (26)), Có 334 Phải trả người lao động 260.000.000.
Bước 5 - Xem dòng chi lương trên sao kê
Trên Bảng tổng quan, thẻ Ngân hàng, bấm Giao dịch. Gõ Chi lương vào ô tìm kiếm, Enter, rồi bấm dòng Chi lương tháng 09/2026.
Kế toán > Bảng tổng quan > thẻ Ngân hàng > Giao dịch
Phải thấy: hai dòng Chi lương tháng 08/2026 (ngày 05/09) và tháng 09/2026 (ngày 05/10), mỗi dòng -260.000.000 ₫, Đã đối chiếu. Bút toán: Nợ 334 Phải trả người lao động, Có 1122 Ngân hàng. Lương ghi chi phí ở tháng phát sinh, trả tiền ngày 05 tháng sau; 334 về 0 sau khi trả.
Bài 60. Báo cáo tài chính B01-DN, B02-DN, B03-DN và báo cáo kho
Khoảng 20 phút. Hết bài này Quý công ty đọc được ba báo cáo tài chính theo Thông tư 99, đổi kỳ báo cáo, và in một báo cáo kho theo mẫu Việt Nam.
Mỗi báo cáo có nút PDF và XLSX ở góc trái trên cùng để xuất, ô kỳ (ngày hoặc khoảng ngày), và ô Báo cáo: để chọn mẫu.
Bước 1 - B01-DN: tài sản
Mở Báo cáo, mục Báo cáo sao kê, bấm Báo cáo tình hình tài chính.
Kế toán > Báo cáo > Báo cáo sao kê > Báo cáo tình hình tài chính
Phải thấy: Tính đến ngày hôm nay; dòng đầu TỔNG CỘNG TÀI SẢN (280 = 100 + 200), rồi I. Tiền và các khoản tương đương tiền (110), III. Các khoản phải thu ngắn hạn (130), IV. Hàng tồn kho (140), VI. Tài sản ngắn hạn khác (160) với dòng Thuế GTGT được khấu trừ (162). Bấm mũi tên trước một dòng để xuống từng tài khoản. Dòng 1. Phải thu ngắn hạn của khách hàng (131) bằng dòng Tổng của Tuổi nợ phải thu cùng ngày.
Bước 2 - Chọn mẫu báo cáo theo Thông tư 99
Bấm ô Báo cáo: trên thanh công cụ.
Phải thấy: hai lựa chọn, Báo cáo tình hình tài chính và Báo cáo tình hình tài chính (B01-DN) - TT.99; mẫu TT.99 đang được đánh dấu. Luôn giữ mẫu TT.99 khi lập báo cáo nộp cơ quan thuế. Lãi lỗ và lưu chuyển tiền tệ chọn mẫu theo cách y hệt: Kết quả kinh doanh (B02-DN) - TT.99, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B03-DN) - TT.99.
Bước 3 - B01-DN: nguồn vốn
Cuộn xuống phần C. NỢ PHẢI TRẢ và D. VỐN CHỦ SỞ HỮU.
Phải thấy: Phải trả người bán ngắn hạn (311) bằng dòng Tổng của Tuổi nợ phải trả; 1. Vốn góp của chủ sở hữu (411) 15.000.000.000 ₫ (vốn góp ngày 03/08/2026); 10. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (420) gồm 420a (lũy kế kỳ trước, bằng 0 vì công ty mới bắt đầu ghi sổ từ 03/08) và 420b (kỳ này). Tổng cộng tài sản (280) bằng tổng cộng nguồn vốn (440).
Bước 4 - B02-DN: lãi lỗ cả năm
Mở Lãi lỗ.
Kế toán > Báo cáo > Báo cáo sao kê > Lãi lỗ
Phải thấy: kỳ 2026, mẫu Kết quả kinh doanh (B02-DN) - TT.99. Đọc từ trên xuống: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (01), Doanh thu thuần (10), Giá vốn hàng bán (11), Lợi nhuận gộp (20), Chi phí bán hàng (25), Chi phí quản lý doanh nghiệp (26), Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30), Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60). Dòng 60 bằng dòng 420b trên B01-DN: kiểm cách này mỗi khi cần biết hai báo cáo ăn khớp. Số cả năm tăng mỗi khi có hóa đơn mới (kể cả hóa đơn Quý công ty vừa lập).
Bước 5 - B02-DN của riêng tháng 8
Bấm ô kỳ (2026), ở phần Tùy chọn gõ Từ ngày 01/08/2026, Đến ngày 31/08/2026, bấm Áp dụng, rồi bấm ra ngoài để đóng hộp.
Phải thấy: tiêu đề cột Từ 01/08/2026 đến 31/08/2026:
| Chỉ tiêu B02-DN | Tháng 8/2026 |
|---|---|
| Doanh thu thuần (10) | 2.703.778.450 |
| Giá vốn hàng bán (11) | 2.234.678.000 |
| Lợi nhuận gộp (20) | 469.100.450 (khoảng 17,3% doanh thu) |
| Chi phí bán hàng (25) | 118.000.000 (lương bộ phận bán hàng) |
| Chi phí quản lý doanh nghiệp (26) | 245.000.000 (lương quản lý 142.000.000 + thuê 85.000.000 + điện nước 18.000.000) |
| Lợi nhuận sau thuế (60) | 106.100.450 |
Tháng đã khép sổ thì số không đổi. Chọn Tháng trước, Quý này... trong cùng hộp để xem nhanh kỳ khác; muốn so hai kỳ cạnh nhau thì dùng ô So sánh. Tháng 10 chưa có lương nên lợi nhuận tháng 10 trên màn hình cao hơn thực tế cho tới khi ghi lương cuối tháng.
Bước 6 - B03-DN: dòng tiền
Mở Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Kế toán > Báo cáo > Báo cáo sao kê > Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Phải thấy: mẫu Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B03-DN) - TT.99, phương pháp trực tiếp: I. Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh (20) gồm Tiền thu từ bán hàng (01), Tiền chi trả cho người cung cấp hàng hóa và dịch vụ (02), Tiền chi trả cho người lao động (03); III. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính (40) có Tiền thu từ nhận vốn góp của chủ sở hữu (31) 15.000.000.000 ₫; cuối báo cáo Tiền và tương đương tiền cuối kỳ (70). Dòng 20 âm trong kỳ này là bình thường với một công ty mới: công ty dùng vốn góp để mua hàng nhập kho, trong khi khách trả tiền theo điều khoản 15-60 ngày. Dòng 70 bằng Số dư trên thẻ Ngân hàng của Bảng tổng quan (cùng thời điểm).
Bước 7 - In Bảng kê Xuất-Nhập-Tồn (S11-DN)
Mở Báo cáo, mục Báo cáo Kho, bấm Bảng kê Xuất-Nhập-Tồn (S11-DN). Giữ khoảng ngày mặc định (đầu tháng tới hôm nay), ở ô Kho chọn Kho Hà Nội, bấm In.
Kế toán > Báo cáo > Báo cáo Kho > Bảng kê Xuất-Nhập-Tồn (S11-DN) > Tồn kho > Báo cáo luật định Việt Nam
Phải thấy: hộp BẢNG KÊ NHẬP - XUẤT - TỒN HÀNG HÓA với khoảng ngày, Kho, Nhóm Sản phẩm và hai nút In, Xuất Excel. Bấm In thì trình duyệt tải về tệp Bảng kê Xuất-Nhập-Tồn.pdf theo Mẫu S11-DN (Thông tư 99/2025/TT-BTC): mỗi mặt hàng một dòng với số lượng và thành tiền Số dư Đầu kỳ, Nhập trong kỳ, Xuất trong kỳ, Tồn cuối kỳ. Hai switch Quý công ty vừa giao nằm ở cột Xuất trong kỳ của mã TL-SG3218PE. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (S10-DN), Thẻ Kho (S12-DN), Bảng kê nhập kho, xuất kho hàng hóa mở ở cùng mục, làm tương tự.
Bài 61. In chứng từ
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty biết in hóa đơn, phiếu thu, phiếu giao hàng, báo giá và đơn mua ở đâu, và mẫu nào đang có.
Bước 1 - Mở danh sách mẫu in của hóa đơn
Mở hóa đơn INV/2026/... của Tân Thới An. Bấm biểu tượng bánh răng cạnh số hóa đơn (menu Tác vụ), đưa chuột vào In.
Kế toán > Khách hàng > Hóa đơn
Phải thấy: bốn mẫu: Hóa đơn PDF, PDF không có thanh toán, Bút toán, Phiếu thu/chi (Mẫu 01-TT/02-TT). Bấm Hóa đơn PDF thì trình duyệt tải về tệp INV_2026_....pdf.
Nút In trên thanh nút của hóa đơn in thẳng mẫu Hóa đơn PDF. Bố cục chung của mọi chứng từ in ra (kiểu trình bày, logo, màu, chân trang) được đặt một lần cho công ty; hệ thống demo đã đặt sẵn.
Bước 2 - Xem bản in hóa đơn
Mở tệp vừa tải.
Phải thấy: tên, địa chỉ, mã số thuế của Tân Việt Số và của khách; Ngày hóa đơn, Ngày đến hạn (sau 15 ngày), Ngày giao, Nguồn là số đơn bán; dòng switch, thuế GTGT 10%, Tổng tiền 5.962.000 ₫, hai dòng Thanh toán vào ..., Số tiền còn phải thanh toán 0 ₫ và Tổng tiền bằng chữ. Logo Tân Việt Số ở góc trên.
Bước 3 - In phiếu thu theo mẫu 01-TT
Mở phiếu thu 3.000.000 (nút Thanh toán trên hóa đơn, bấm vào phiếu), bấm bánh răng Tác vụ > In > Phiếu thu/chi (Mẫu 01-TT/02-TT).
Kế toán > Khách hàng > Thanh toán
Phải thấy: tệp PDF có logo Tân Việt Số, tiêu đề GIẤY BÁO CÓ, Mẫu 01-TT (Ban hành theo thông tư số 99/2025/TT-BTC), số phiếu PBNK1/2026/..., Nợ 1131 3.000.000, Có 131 3.000.000, người nộp tiền là Tân Thới An, số tiền bằng chữ "Ba Triệu Đồng", ô ký của Giám đốc, Kế toán trưởng, Người nộp tiền, Người lập phiếu, Thủ quỹ.
Các mẫu in đã thử trên hệ thống demo và cho ra tệp PDF:
| Chứng từ | Mở ở đâu | Mẫu in |
|---|---|---|
| Hóa đơn bán | Kế toán > Khách hàng > Hóa đơn |
Hóa đơn PDF; PDF không có thanh toán; Bút toán (Phiếu kế toán); Phiếu thu/chi (Mẫu 01-TT/02-TT) |
| Phiếu thu, phiếu chi | Kế toán > Khách hàng > Thanh toán; Kế toán > Nhà cung cấp > Thanh toán |
Phiếu thu/chi (Mẫu 01-TT/02-TT); Biên lai thanh toán |
| Phiếu xuất kho | Tồn kho > Nghiệp vụ > Phiếu kho > Xuất kho |
Phiếu giao hàng |
| Báo giá, đơn bán | Bán hàng > Đơn hàng > Báo giá |
Báo giá PDF; Hóa đơn chiếu lệ |
| Đơn mua | Mua hàng > Đơn hàng > Đơn mua |
Đơn mua; Yêu cầu báo giá |
| Báo cáo kho | Kế toán > Báo cáo > Báo cáo Kho |
S10-DN, S11-DN, S12-DN, bảng kê nhập, xuất kho (In hoặc Xuất Excel) |
| Sổ kế toán | Kế toán > Báo cáo > Báo cáo kế toán Việt Nam |
S03a-DN, S03b-DN, S07-DN, S08-DN, S38-DN |
Bài 62. Danh mục báo cáo kế toán
Khoảng 5 phút. Bảng dưới liệt kê đủ báo cáo trong menu Kế toán > Báo cáo của hệ thống này.
Bước 1 - Mở menu Báo cáo
Bấm Báo cáo trên thanh menu.
Kế toán > Báo cáo
Phải thấy: các nhóm Báo cáo sao kê, Báo cáo kiểm toán, Báo cáo Kho, Báo cáo kế toán Việt Nam, Báo cáo đối tác, rồi (cuộn xuống) Bảng kê hóa đơn và Quản lý. Báo cáo mang mã trong ngoặc là mẫu luật định.
| Báo cáo | Mã mẫu | Trả lời câu hỏi |
|---|---|---|
| Báo cáo tình hình tài chính | B01-DN | Công ty đang có gì, nợ gì, vốn bao nhiêu |
| Lãi lỗ | B02-DN | Kỳ này lãi hay lỗ, lãi gộp bao nhiêu, chi phí ở đâu |
| Báo cáo lưu chuyển tiền tệ | B03-DN | Tiền vào ra từ đâu, vì sao |
| Bảng tóm tắt Hoạt động | Bản tóm lược kết quả hoạt động theo kỳ | |
| Báo cáo thuế | Thuế GTGT đầu ra, đầu vào theo kỳ | |
| Sổ cái | Mỗi tài khoản có những bút toán nào | |
| Bảng cân đối số phát sinh | Số dư và phát sinh từng tài khoản có cân không | |
| Phân tích phát sinh kế toán | Phát sinh nhóm theo tài khoản, đối tác, sổ, kỳ | |
| Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ | S10-DN | Nhập xuất tồn chi tiết của từng vật tư |
| Bảng kê Xuất-Nhập-Tồn | S11-DN | Tồn đầu, nhập, xuất, tồn cuối theo kho |
| Bảng kê nhập kho hàng hóa; Bảng kê xuất kho hàng hóa | Hàng nhập, xuất trong kỳ | |
| Thẻ Kho | S12-DN | Thẻ kho từng mặt hàng |
| Sổ chi tiết tài khoản | S38-DN | Chi tiết phát sinh một tài khoản |
| Sổ nhật ký chung | S03a-DN | Mọi bút toán theo thời gian |
| Sổ cái (mẫu) | S03b-DN | Sổ cái theo mẫu luật định |
| Sổ quỹ tiền mặt | S07-DN | Thu chi và tồn quỹ tiền mặt |
| Sổ tiền gửi ngân hàng | S08-DN | Thu chi và số dư tiền gửi ngân hàng |
| Sổ chi tiết công nợ | Từng khách, nhà cung cấp còn nợ những khoản nào | |
| Tuổi nợ phải thu | Ai nợ công ty và quá hạn bao lâu | |
| Tuổi nợ phải trả | Công ty nợ ai và sắp đến hạn khoản nào | |
| Bảng kê hóa đơn, chứng từ bán ra | 01-1/GTGT | Hóa đơn bán ra để kê khai thuế |
| Bảng kê hóa đơn, chứng từ mua vào | 01-2/GTGT | Hóa đơn mua vào để kê khai thuế |
| Báo cáo quản trị | Báo cáo theo tài khoản quản trị | |
| Phân tích hóa đơn; Phân tích hóa đơn bán và hóa đơn mua | Doanh số, công nợ hóa đơn theo khách, sản phẩm, kỳ | |
| Phân tích kết chuyển / phân bổ | Các bút toán kết chuyển, phân bổ chi phí |
Bài 63. Bài tập tự làm
Khoảng 25 phút. Không có ảnh từng bước; mỗi câu kèm chỗ để Quý công ty tự kiểm đáp án.
- Đối soát khoản thu còn lại. Trên màn hình Đối chiếu sao kê ngân hàng, thêm dòng sao kê 2.962.000 của Tân Thới An ("đợt 2") và xác nhận. Kiểm: dòng có nhãn Đã đối chiếu; trên Sổ cái (
Kế toán > Báo cáo > Báo cáo kiểm toán > Sổ cái), mở tài khoản 1131 và thấy hai phiếu thu của Tân Thới An đều đã có dòng đối ứng sao kê. - Bán một đơn nữa và so lãi gộp. Bán cho Tân Thới An 3 chiếc [CS-BP-K270-VN] Bàn phím máy tính có dây, model K102 từ Kho Hà Nội (kho hết thì chọn mặt hàng khác có tình trạng Có hàng), giao và lập hóa đơn. Kiểm: dòng 632 trên bút toán hóa đơn bằng doanh thu trừ lãi gộp hiện trên báo giá.
- Ai đang trễ hạn nhiều nhất? Mở Tuổi nợ phải thu, tìm khách có số lớn nhất ở cột 1-30, mở xuống từng hóa đơn và ghi ngày đến hạn. Kiểm: số của khách trên báo cáo bằng Số dư cuối của khách trên Sổ chi tiết công nợ.
- Kiểm chéo B01 và B02. Mở B01-DN và B02-DN cùng ngày. Kiểm: dòng 420b trên B01-DN bằng dòng 60 trên B02-DN kỳ 2026.
- Chi phí quản lý tháng 9. Mở B02-DN kỳ 01/09-30/09/2026, bấm mũi tên ở dòng Chi phí quản lý doanh nghiệp (26). Kiểm: dòng gồm 6421 (lương quản lý 142.000.000) và 6427 (thuê 85.000.000, điện nước 18.000.000).
- In phiếu giao hàng và thẻ kho. In Phiếu giao hàng của phiếu xuất ở bài bán hàng; in Thẻ Kho (S12-DN) của switch TL-SG3218PE tại Kho Hà Nội. Kiểm: số lượng xuất trên thẻ kho có dòng 2 chiếc ngày Quý công ty giao.
- Xuất Excel. Mở B02-DN, bấm XLSX, kiểm dòng 60 trong tệp bằng dòng 60 trên màn hình.
