Cẩm nang trải nghiệm Viindoo Giao nhận
Lãi lỗ, báo cáo tài chính và bảng điều khiển
Bài 9. Từ báo giá tới lãi lỗ từng lô
Khoảng 25 phút. Đây là phần dành cho người quyết định. Bài này đi từ một lô mới tạo, qua báo giá, hóa đơn bán, hóa đơn mua, tới con số lãi thật của chính lô đó. Quý công ty không cần làm Bài 1 trước, và lô tạo ở bài khác không ảnh hưởng bài này.
Bước 1 - Tạo lô mới và áp mẫu
Vào Giao nhận vận tải > Vận hành > Tất cả các shipment, bấm Mới, bấm Tạo từ mẫu, chọn MẪU - FCL xuất khẩu đường biển (Hải Phòng - Busan), bấm Áp dụng. Điền Khách hàng, Người gửi hàng, Người nhận hàng, Hãng vận chuyển, ETD, ETA, rồi bấm Xác nhận.
Phải thấy: trạng thái Đã xác nhận. Tab Các khoản cước chỉ hiện sau khi lô qua nấc Nháp.
Bước 2 - Khai giá vốn và nhà cung cấp cho các dòng phí
Mở tab Các khoản cước.
Phải thấy: sáu dòng phí lấy từ mẫu, mỗi dòng có Đơn giá (bán) và Đơn giá chi phí (vốn). Cột Đơn giá chi phí đang bằng 0 và cột Nhà cung cấp còn trống.
Một điểm cần làm tay. Trợ lý áp mẫu chép giá bán nhưng không chép giá vốn và nhà cung cấp. Nếu để nguyên, mọi dòng có giá vốn bằng 0, lãi gộp hiện 100%, và hóa đơn mua ở Bước 8 không có số tiền đúng. Vì vậy hãy điền hai cột này trước khi đi tiếp.
Với mỗi dòng, chọn Nhà cung cấp (ví dụ chính hãng tàu đã chọn) và điền Đơn giá chi phí. Bộ số gợi ý:
| Dòng phí | Số lượng | Đơn giá chi phí |
|---|---|---|
| Dịch vụ thông quan (xuất) | 1 | 2.500.000 |
| Phí xếp dỡ tại cảng (THC) | 1 | 1.800.000 |
| Phí vận đơn (B/L) | 1 | 600.000 |
| Phí seal | 2 | 250.000 |
| Cước biển - FCL | 2 | 20.000.000 |
| Phí mất cân bằng container (CIC) | 2 | 1.500.000 |
Phải thấy: ba con số tổng ở trên: Tổng doanh thu, Tổng chi phí, Lợi nhuận Gộp. Với bộ số trên, Tổng chi phí là 48.400.000 đ. Doanh thu theo giá bán của mẫu (khi kiểm tra là 65.999.849 đ, nên Lợi nhuận Gộp là 17.599.849 đ). Biên lãi hiện ra ngay từ lúc chào giá, không phải chờ tới cuối tháng.
Bước 3 - Sinh báo giá từ các dòng phí
Bấm Tạo báo giá trên thanh nút của lô.
Phải thấy: một đơn bán ở trạng thái Báo giá được dựng, mỗi dòng phí thành một dòng đơn, và trên lô có ô thống kê Đơn bán nối về đơn đó. Tổng tiền đơn gồm thuế nên lớn hơn Tổng doanh thu của lô (khi kiểm tra là 71.279.837 đ).
Bước 4 - Xác nhận đơn bán
Mở đơn bán, bấm Xác nhận.
Phải thấy: đơn chuyển sang trạng thái Đơn bán.
Bước 5 - Hiểu cách báo cáo tính lãi trước khi xem số
Vào Quản lý shipment > Báo cáo > Thống kê shipment > Hiệu quả lợi nhuận shipment.
Báo cáo này chỉ có hai dạng xem: biểu đồ và bảng trụ - không có dạng danh sách. Bấm biểu tượng bảng trụ ở góc trên bên phải. Gõ tên lô của mình vào ô tìm kiếm rồi chọn mục tìm theo Shipment trong danh sách gợi ý, để báo cáo chỉ còn lô của Quý công ty.
Phải thấy: doanh thu bằng Tổng doanh thu của lô (Doanh thu (Trước thuế)), Chi phí bằng 0 và Lợi nhuận bằng đúng doanh thu - biên lãi 100%. Đó là vì chi phí chưa có hóa đơn mua nào ghi sổ. Cách báo cáo tính:
| Con số | Lấy từ đâu |
|---|---|
| Doanh thu | dòng đơn bán gắn lô, bỏ qua dòng nào chưa có gì để xuất hoá đơn |
| Chi phí | bút toán phân tích mang dấu âm trên tài khoản của lô - tức là từ hoá đơn nhà cung cấp đã ghi sổ, không phải từ giá vốn gõ trên dòng phí |
| Lãi | doanh thu trừ chi phí |
Hệ quả cần biết: lô đang chạy thường có biên đẹp hơn thực tế, vì doanh thu đã ghi nhận khi xác nhận đơn còn chi phí phải chờ hoá đơn nhà cung cấp về. Con số chỉ đúng hẳn khi lô đã đóng đủ hai đầu.
Một điều về trục thời gian. Cột Ngày của báo cáo này lấy theo ngày tạo bản ghi lô, không phải ngày tàu chạy. Khi nhóm theo tháng, các lô tạo cùng tháng nằm chung một cột. Hãy nhóm theo Shipment, Khách hàng hoặc Loại shipment - những trục này cho ý nghĩa rõ nhất.
Bước 6 - Xuất hoá đơn cho khách
Quay về lô, mở tab Các khoản cước rồi bấm Tạo hóa đơn bán ra.
Phải thấy: trên lô xuất hiện ô thống kê Hóa đơn bán nháp ghi số 1; bấm vào để mở một hoá đơn nháp. Hệ thống gom các dòng phí theo cặp khách hàng và loại tiền, nên mỗi hoá đơn chỉ một loại tiền, và có cơ chế chặn xuất trùng.
Bước 7 - Ghi sổ hoá đơn và thu tiền
Mở hoá đơn, bấm Xác nhận, rồi bấm Thanh toán và trong hộp thoại bấm Tạo thanh toán.
Phải thấy: hoá đơn có số (dạng INV/...), sau khi thanh toán thì có dấu Đã thanh toán. Trên lô, ô thống kê Hóa đơn bán ra ghi số 1.
Bước 8 - Ghi nhận chi phí từ nhà cung cấp
Quay về lô, vẫn ở tab Các khoản cước, bấm Tạo hóa đơn mua hàng. Bấm vào ô thống kê Hóa đơn mua nháp để mở hoá đơn mua. Điền Ngày hóa đơn (ví dụ ngày hôm nay), rồi bấm Xác nhận. Nếu hiện hộp thoại Xác nhận bút toán cảnh báo số tiền nằm ngoài khoảng điển hình, bấm Xác nhận lần nữa.
Phải thấy: hoá đơn mua có từng dòng đúng Đơn giá chi phí đã khai (tổng 48.400.000 đ với bộ số gợi ý) và mang tài khoản phân tích của lô. Sau khi xác nhận, hoá đơn có số và ô thống kê Hóa đơn mua hàng của lô ghi số 1.
Nếu quên điền Ngày hóa đơn, hệ thống từ chối xác nhận và báo cần có ngày hoá đơn.
Bước 9 - Xem lãi thật của lô
Quay lại báo cáo Hiệu quả lợi nhuận shipment, vẫn ở dạng bảng trụ và vẫn lọc theo lô của mình. Bấm dấu + ở đầu dòng để mở lô ra theo Loại shipment.
Phải thấy: cột Chi phí giờ có số (48.400.000 đ với bộ số gợi ý) và lãi thật của lô hiện ra (khi kiểm tra: 17.599.849 đ, biên lãi 26,67%), khớp với Lợi nhuận Gộp trên lô.
Bước 10 - Xem toàn cảnh
Bỏ bộ lọc lô, đổi Nhóm theo sang Khách hàng, rồi thử Loại shipment.
Phải thấy: tuyến nào lãi, khách nào lãi. Khoảng 8 lô đang lỗ nhẹ (cột Lợi nhuận âm) - mở ra xem, phần lớn là các lô nhà hàng lẻ nhỏ, tiền thu ít mà tốn nhiều công. Đây là câu chuyện thật của nghề, và cũng là lý do phải đo lãi lỗ tới từng lô chứ không chỉ nhìn tổng doanh thu.
Bước 11 - Chi phí nhân công có vào lãi lỗ không
Vào Giao nhận vận tải > Nhiệm vụ > Nhiệm vụ shipment, mở đầu việc SHP/2609/00001 (lô có sẵn của bản demo, chỉ xem), rồi mở tab Bảng giờ công.
Phải thấy: bốn dòng chấm công của các nhân viên (cột Ngày, Nhân viên, Mô tả, Thời gian đã dùng; tổng 08:30). Chi phí giờ công của bốn dòng này (1.090.000 đ) nằm trong Chi phí của lô SHP/2609/00001 ở báo cáo Hiệu quả lợi nhuận shipment. Cả bản demo có hơn hai trăm dòng chấm công như vậy.
Điều kiện phải biết khi triển khai thật: dòng chấm công phải mang cả tài khoản phân tích của dự án lẫn của lô. Bản demo đã cấu hình sẵn cho các việc có sẵn. Nếu chỉ chấm công bình thường trên dự án thì chi phí dừng ở dự án, không chảy xuống lô - và người dùng sẽ tưởng tính năng không chạy. Lô do Quý công ty tự tạo ở các bài trước chưa có dòng chấm công nào.
Bài 10. Báo cáo tài chính theo chuẩn Việt Nam
Khoảng 10 phút. Mọi thao tác ở các bài trên cuối cùng đều rơi xuống sổ kế toán. Bài này mở sổ ra xem.
Bước 1 - Bảng cân đối kế toán
Vào Kế toán > Báo cáo > Báo cáo sao kê > Báo cáo tình hình tài chính.
Phải thấy: báo cáo theo mẫu B01-DN Thông tư 99 (ô Báo cáo ở thanh trên ghi Báo cáo tình hình tài chính (B01-DN) - TT.99), với hai tổng TỔNG CỘNG TÀI SẢN và TỔNG NGUỒN VỐN. Trên bản demo này hai tổng đó chưa bằng nhau, nên Quý công ty không nên dùng báo cáo này để kiểm chứng cân đối; sổ kế toán cân ở mức bút toán (xem Phụ lục).
Bước 2 - Kết quả hoạt động kinh doanh
Vào Kế toán > Báo cáo > Báo cáo sao kê > Lãi lỗ.
Phải thấy: doanh thu, giá vốn, lợi nhuận theo mẫu B02-DN (Kết quả kinh doanh (B02-DN) - TT.99).
Bước 3 - Một chỗ dễ gây hiểu nhầm, nên biết trước
Doanh thu ở báo cáo lãi lỗ từng lô (Bài 9) và doanh thu ở báo cáo kết quả kinh doanh không bằng nhau. Cả hai đều đúng:
| Báo cáo | Tính phần nào | Ai dùng |
|---|---|---|
| Lãi lỗ từng lô | cả phần đã chốt đơn nhưng chưa xuất hoá đơn | người điều hành, cần biết lô đáng giá bao nhiêu ngay khi đang chạy |
| Kết quả kinh doanh | chỉ phần đã xuất hoá đơn và đã ghi sổ | kế toán, vì đó là sổ |
Chênh lệch giữa hai con số chính là phần việc đã làm mà chưa xuất hoá đơn.
Bước 4 - Lưu chuyển tiền tệ
Vào Kế toán > Báo cáo > Báo cáo sao kê > Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Phải thấy: báo cáo theo mẫu B03-DN, đủ ba nhóm hoạt động kinh doanh - đầu tư - tài chính.
Trên bản demo này các dòng đang bằng 0, và đó là điều đúng. B03-DN theo phương pháp trực tiếp chỉ đọc các bút toán đi qua tài khoản tiền (111, 112). Bản demo mới chỉ ghi nhận thanh toán, chưa đối chiếu sao kê ngân hàng, nên toàn bộ tiền còn nằm ở các tài khoản chờ như 1131 Tiền đang chuyển - Khoản thu chưa đối soát. Khi Quý công ty đối chiếu sao kê - thao tác hằng ngày của kế toán - tiền chuyển sang 112 và báo cáo này tự có số. Đây là đặc điểm của dữ liệu demo, không phải giới hạn của phần mềm.
Bước 5 - Bộ sổ sách kế toán Việt Nam
Mở menu Kế toán > Báo cáo và xem nhóm Báo cáo kế toán Việt Nam (ảnh dưới chụp menu đang mở).
Phải thấy: năm sổ theo đúng mẫu Bộ Tài chính:
| Sổ | Mẫu |
|---|---|
| Sổ nhật ký chung | S03a-DN |
| Sổ cái | S03b-DN |
| Sổ chi tiết tài khoản | S38-DN |
| Sổ quỹ tiền mặt | S07-DN |
| Sổ tiền gửi ngân hàng | S08-DN |
Bước 6 - Mở một sổ ra xem
Bấm Sổ nhật ký chung (S03a-DN).
Phải thấy: hộp thoại SỔ NHẬT KÝ CHUNG (S03a-DN) để chọn Lọc bút toán, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc và các Sổ nhật ký; bấm In Pdf hoặc In Excel để xuất sổ theo mẫu Bộ Tài chính (từng bút toán theo ngày, có số chứng từ, tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền).
Bước 7 - Công nợ theo đối tác
Vào Kế toán > Báo cáo > Báo cáo đối tác > Tuổi nợ phải thu.
Phải thấy: từng khách hàng, nợ bao nhiêu, quá hạn bao nhiêu ngày, chia theo khoảng tuổi nợ. Bên cạnh còn có Tuổi nợ phải trả và Sổ chi tiết công nợ.
Bước 8 - Bảng kê hoá đơn thuế
Vào Kế toán > Báo cáo > Bảng kê hóa đơn > Bảng kê hóa đơn, chứng từ bán ra (01 -1/GTGT).
Phải thấy: hai mẫu Bảng kê hóa đơn, chứng từ bán ra (01 -1/GTGT) và mua vào (01 - 2/GTGT). Bấm vào mẫu bán ra: hộp thoại cho chọn Kiểu (Tháng hoặc Quý), kỳ và nút In Excel.
Bài 11. Bảng điều khiển, bản đồ hành trình và cổng khách hàng
Khoảng 8 phút. Ba thứ này không cần tạo gì, chỉ mở ra xem. Đây là phần nên dành cho người ra quyết định.
Bước 1 - Bảng điều khiển vận tải
Vào Giao nhận vận tải > Bảng tổng quan. Bảng Vận tải mở ra ngay (cột bên trái liệt kê các bảng khác: Bán hàng, Lập hóa đơn, Số liệu kho, Dự án...).
Phải thấy: các ô số liệu (Tổng shipment, Đang vận chuyển, Container đang vận chuyển, Trễ hạn, Doanh thu, Tổng container, Tổng số kiện, Tổng CBM, Tổng khối lượng, Lợi nhuận) và hai biểu đồ Shipment theo tháng, Shipment Pipeline.
Về ký hiệu tiền: các số tiền trên bảng này là đồng Việt Nam (VND); dấu "$" chỉ là cách hiển thị của bảng, không phải đô la Mỹ.
Bước 2 - Báo cáo tiến trình lô hàng
Vào Giao nhận vận tải > Báo cáo > Báo cáo tiến trình.
Phải thấy: biểu đồ cột đếm số lô theo phương thức vận tải (Hàng không, Đường bộ, Đường biển / Đường thủy); đổi sang dạng bảng (nút góc trên bên phải) để xem con số.
Bước 3 - Lợi nhuận theo khách hàng và theo nhân viên
Vào Giao nhận vận tải > Báo cáo > Báo cáo lợi nhuận > Lợi nhuận theo khách hàng.
Phải thấy: biểu đồ cột Lợi nhuận theo từng khách hàng (ảnh đã lọc Khách hàng chứa "Co., Ltd" để chỉ giữ các công ty). Bấm biểu tượng sắp xếp trên thanh công cụ để xếp từ cao xuống thấp. Bên cạnh có Lợi nhuận theo nhân viên kinh doanh.
Bước 4 - Đồng hồ phí lưu vỏ đang chạy
Vào Giao nhận vận tải > Vận hành > Tất cả các shipment, mở ô tìm kiếm, phần Nhóm tùy chỉnh chọn Hết hạn miễn phí lưu kho.
Phải thấy: danh sách gom theo tháng hết hạn miễn phí lưu kho. Trên bản demo có khoảng 300 lô đã có hạn này, và gần như tất cả đã quá hạn (phần lớn là lô cũ) - tức đồng hồ phí lưu bãi đã chạy.
Hạn này nằm trên hồ sơ LÔ: ô Hết hạn miễn phí lưu kho nằm trong khối NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU của lô nhập. Với lô nhập nguyên container, bảng CONTAINER trên lô còn có cột Ngày miễn phí cuối cùng theo từng vỏ (cột tùy chọn, bật ở biểu tượng cài đặt cột).
Sản phẩm có sẵn quy tắc tự động Lô hàng đến ngày miễn phí cuối cùng (nhắc trước 3 ngày) cùng các quy tắc nhắc hạn ETD, ETA, CY, tờ khai; trên bản demo này các quy tắc đó đang tắt nên sẽ không có việc nhắc nào tự sinh ra. Phần chưa có: hệ thống không tự tạo dòng phí lưu vỏ. Khoản đó vẫn nhập tay.
Bước 5 - Bản đồ hành trình
Mở một lô (đang vận chuyển hoặc đã hoàn thành), mở tab Lịch trình & vận hành, kéo xuống mục BẢN ĐỒ TUYẾN. Nếu bản đồ chưa hiện, bấm Làm mới bản đồ.
Phải thấy: đường nối các điểm của tuyến trên bản đồ; bên phải hồ sơ, khung lịch sử ghi lại các lần đổi thông tin và mốc tiến độ của lô.
Bước 6 - Cổng thông tin cho khách hàng
Trên hồ sơ lô, bấm Xem trước.
Phải thấy: trang cổng thông tin của lô: Shipment Map (bản đồ), Mã QR của shipment, Thông tin shipment (số lô, trạng thái, địa chỉ lấy và giao hàng, ETD, ETA, khối lượng, thể tích) và Chi tiết các chặng. Khách quét mã QR hoặc mở đường dẫn là thấy lô đang ở đâu, không cần gọi điện hỏi.
Bước 7 - Đầu việc vận hành theo lô
Vào Giao nhận vận tải > Nhiệm vụ > Nhiệm vụ shipment.
Phải thấy: danh sách đầu việc vận hành của mọi lô (hơn bảy trăm việc), mỗi dòng có Tiêu đề, Dự án (lô), Người được phân công, Thời gian đã dùng, Tiến độ, Mức độ ưu tiên, Hoạt động tiếp theo, Thẻ, Giai đoạn. Bỏ bộ lọc Mở nếu muốn xem cả việc đã đóng.
