Cẩm nang trải nghiệm Viindoo Giao nhận
Lô hàng xuất khẩu và đặt chỗ
Bài 1. Đi trọn một lô hàng xuất khẩu nguyên container
Khoảng 20 phút. Hết bài này Quý công ty đã đi trọn vòng đời một lô hàng, từ lúc nhận yêu cầu tới lúc giao xong.
Bước 1 - Mở danh sách lô hàng
Vào Giao nhận vận tải > Vận hành > Tất cả các shipment.
Phải thấy: một danh sách hơn sáu trăm lô, mỗi dòng một lô, có các cột Tham chiếu shipment, Trạng thái, Loại vận chuyển, Vận tải chính, Loại shipment, Khách hàng, Điểm đi, Điểm đến, ETD, ETA. Bấm vào tiêu đề cột Tham chiếu shipment hai lần để lô mới nhất lên đầu.
Bước 2 - Tạo lô mới
Bấm nút Mới ở góc trên bên trái.
Phải thấy: một hồ sơ trống, trạng thái Nháp, thanh nút có Xác nhận, Hủy, Cập nhật tiến độ, Tạo từ mẫu. Chưa cần điền gì cả.
Bước 3 - Lấy mẫu
Bấm Tạo từ mẫu trên thanh nút phía trên.
Phải thấy: hộp thoại Áp dụng mẫu kịch bản hiện ra với đúng một ô - ô Mẫu, còn trống. Chưa có gì để xem trước.
Bước 4 - Chọn mẫu và xem trước
Trong ô Mẫu, chọn MẪU - FCL xuất khẩu đường biển (Hải Phòng - Busan).
Phải thấy: ngay khi chọn xong, hộp thoại bung rộng ra và mọc thêm hai tab xem trước - Giai đoạn (sáu bước quy trình, đang mở) và Các khoản cước (các dòng phí, bấm sang để xem). Hai bước giữa có tên tiếng Anh trên màn hình: Pre-Carriage (tiền vận) và On-Carriage (hậu vận). Đây là phần sẽ được sao vào lô của Quý công ty.
Bước 5 - Áp dụng mẫu
Bấm Áp dụng.
Phải thấy: lô trống lúc nãy giờ đã có sáu dòng phí, sáu bước quy trình, ba chặng đường nối Hải Phòng với Busan, loại lô tự đặt thành FCL, và 11 đầu việc vận hành (ô thống kê Nhiệm vụ ở đầu hồ sơ). Cột Đơn giá chi phí và Nhà cung cấp của các dòng phí còn trống - Bước 9 sẽ điền.
Vì sao đáng chú ý: một hãng giao nhận chạy đi chạy lại vài chục tuyến cố định. Dựng mẫu cho từng tuyến rồi nhân bản là cách làm thật của nghề, không phải tính năng trang trí.
Bước 6 - Điền thông tin lô
Điền các ô chính ở đầu hồ sơ:
| Ô | Điền gì |
|---|---|
| Khách hàng | chọn một công ty bất kỳ trong danh sách |
| Người gửi hàng | thường là chính khách hàng, với hàng xuất |
| Người nhận hàng | một công ty nước ngoài |
| Hãng vận chuyển | chọn một hãng tàu |
| Incoterm | một điều kiện giao hàng, ví dụ CFR - bắt buộc ở trợ lý đặt chỗ (Bước 9) nên điền ngay |
| ETD/ETA | bấm vào ô, chọn ngày đi và ngày đến trong tương lai rồi bấm Áp dụng |
Phải thấy: các ô đã có giá trị, nút Lưu (hình đám mây) hiện lên ở góc trên. Bấm Lưu.
Bước 7 - Xem lịch trình và các chặng
Mở tab Lịch trình & vận hành.
Phải thấy: bảng Tuyến với ba chặng mà mẫu đã dựng - Pre-Carriage (lấy hàng), Chặng chính (đường biển), On-Carriage (trả hàng) - mỗi chặng có địa chỉ lấy hàng, địa chỉ giao hàng, phương thức và cột ETD/ETA; phía dưới là Bản đồ tuyến (nút Làm mới bản đồ). Ngày đi và đến thực tế (ATD/ATA) của cả lô nằm ở đầu hồ sơ và chỉ được ghi khi lô chạy (Bước 11 và Bước 15); trên bảng chặng chưa có cột ngày thực tế.
Hạn cut-off không nằm ở đây. Hạn SI, hạn CY, hạn VGM (Cut-off SI, Cut-off CY, Cut-off VGM) được khai trên phiếu đặt chỗ, không phải trên hồ sơ lô - vì chúng là điều kiện hãng tàu đặt ra khi cấp chỗ. Bài 2 sẽ đi vào đó, và đó cũng là nơi Quý công ty gặp rào chắn thời gian đáng chú ý nhất của phần mềm.
Bước 8 - Xác nhận lô
Bấm Xác nhận.
Phải thấy: thanh trạng thái chuyển sang Đã xác nhận, trên thanh nút xuất hiện thêm nút Booking và Bắt đầu vận chuyển, và hồ sơ có thêm tab Các khoản cước, Yêu cầu chứng từ, Thiết lập.
Bước 9 - Khai giá vốn và nhà cung cấp cho các dòng phí
Mở tab Các khoản cước. Với mỗi dòng, chọn Nhà cung cấp (ví dụ chính hãng tàu đã chọn) và điền Đơn giá chi phí - bộ số gợi ý nằm ở Bài 9, Bước 2. Làm bước này trước khi xem lãi lỗ hoặc lập hóa đơn mua, vì mẫu không chép giá vốn: để trống thì lãi gộp của lô hiện 100% và hóa đơn mua lấy nhầm giá bán. Nếu Quý công ty chỉ muốn đi nhanh qua vòng đời lô thì bỏ qua bước này.
Bước 10 - Đặt chỗ nhanh và khai vỏ container
Bấm Booking, thêm một dòng container như Bài 2, Bước 3, rồi bấm Tạo. Quay lại lô, mở tab Hàng hóa & Kiện hàng: khối CONTAINER chỉ hiện sau khi lô có container, và container do trợ lý đặt chỗ tạo ra. Bấm vào ô Số container và Số Seal của dòng container để điền số hiệu và số chì, rồi bấm Lưu.
Phải thấy: dòng container (tên CONT 01) có Số container, Số Seal và một cụm nút thao tác trên chính dòng đó.
Bước 11 - Chạy chuỗi mốc của vỏ
Đây là phần nhân viên hiện trường bấm hàng ngày. Trên dòng container, lần lượt bấm:
Đã lấy rỗng → Đã đóng hàng → Cổng vào → Đã xếp
Phải thấy: mỗi lần bấm, một dấu thời gian được đóng và nút vừa bấm biến mất, nút kế tiếp hiện ra thay chỗ. Sau Đã xếp, dòng chỉ còn nút Xem.
Với lô nhập khẩu, dòng container có chuỗi nút khác:
Đã đến → Đã thông quan → Cổng ra → Đã rút hàng → Đã trả rỗng
Luật của chuỗi mốc: đóng dấu đúng thứ tự, không bao giờ ghi lùi ngày. Dấu thời gian chính là vết kiểm toán của cả lô.
Bước 12 - Cho lô chạy
Bấm Bắt đầu vận chuyển.
Phải thấy: trạng thái sang Đang vận chuyển, ATD (ngày đi thực tế) được ghi tự động, và nút Đặt thành hoàn thành xuất hiện.
Bước 13 - Làm chứng từ
Mở tab Yêu cầu chứng từ. Ba trợ lý chứng từ nằm ở đây, không nằm trên thanh nút phía trên: Chuẩn bị SI, Chuẩn bị B/L nháp, Chuẩn bị HBL.
Bấm Chuẩn bị HBL.
Phải thấy: hộp thoại Chuẩn bị House B/L đã điền sẵn lô và Tên chứng từ; Quý công ty điền HBL No., Người nhận yêu cầu, Hạn HBL, ghi chú rồi bấm Chuẩn bị HBL để tạo yêu cầu chứng từ cho lô. Bấm Hủy nếu chỉ xem.
Bước 14 - Cập nhật tiến độ cho khách nhìn thấy
Bấm Cập nhật tiến độ. Hộp thoại có tên tiếng Anh Add Location Update: ở ô Mẫu tiêu đề chọn một mốc (ví dụ Đã khởi hành), điền Địa điểm, rồi bấm Save (hoặc Gửi Email để báo luôn cho khách; Cancel để thoát).
Phải thấy: ô thống kê Theo dõi của lô tăng thêm 1; mốc vừa ghi nằm trong lịch sử hành trình của lô và dùng được cho cổng thông tin khách hàng ở Bài 11.
Bước 15 - Hoàn thành
Bấm Đặt thành hoàn thành.
Phải thấy: ATA (ngày đến thực tế) được ghi, trạng thái sang Hoàn thành, và các nút chuyển trạng thái biến mất (còn lại Cập nhật tiến độ, Tạo báo giá).
Lưu ý: lô đã hoàn thành không mở lại được. Nút Đặt lại về nháp chỉ hiện với lô đã hủy, không hiện với lô đã hoàn thành. Đây là thiết kế có chủ ý - hoàn thành là một sự kiện đã xảy ra. Muốn thử lại thì tạo lô mới.
Bài 2. Đặt chỗ với hãng tàu
Khoảng 12 phút. Đặt chỗ là việc đầu tiên phòng vận hành làm sau khi chốt lô. Viindoo tách nó thành một hồ sơ riêng, có vòng đời riêng, vì một phiếu đặt chỗ có thể phục vụ nhiều lô. Bài này bắt đầu bằng một lô mới của riêng Quý công ty, nên làm bao nhiêu lần cũng được, không phụ thuộc vào phiếu có sẵn của ai.
Bước 1 - Tạo lô mới và áp mẫu
Vào Giao nhận vận tải > Vận hành > Tất cả các shipment, bấm Mới, bấm Tạo từ mẫu, chọn MẪU - FCL xuất khẩu đường biển (Hải Phòng - Busan), bấm Áp dụng. Các bước này giống Bước 2 đến Bước 5 của Bài 1.
Rồi điền các ô sau ở đầu hồ sơ:
| Ô | Điền gì |
|---|---|
| Khách hàng | một công ty bất kỳ trong danh sách |
| Người gửi hàng | thường là chính khách hàng |
| Người nhận hàng | một công ty bất kỳ |
| Hãng vận chuyển | một hãng tàu |
| ETD/ETA | ngày trong tương lai |
| Incoterm | một điều kiện giao hàng, ví dụ CFR |
Phải thấy: hồ sơ lô ở trạng thái Nháp, đã có dòng phí, chặng và giai đoạn từ mẫu.
Ô Incoterm không bắt buộc để lưu lô, nhưng bắt buộc ở trợ lý đặt chỗ ở Bước 3. Điền luôn từ bây giờ, trợ lý sẽ tự lấy sang.
Bước 2 - Xác nhận lô
Bấm Xác nhận.
Phải thấy: trạng thái chuyển sang Đã xác nhận và trên thanh nút có nút Booking.
Nút Booking chỉ hiện khi lô ở trạng thái Đã xác nhận. Lô còn Nháp thì chưa có gì để đặt chỗ.
Bước 3 - Tạo phiếu đặt chỗ từ lô của mình
Bấm Booking. Một trợ lý mở ra, đã điền sẵn lô, hãng vận chuyển, điểm đi, điểm đến, ETD và ETA lấy từ chính lô đó. Trong phần CHI TIẾT YÊU CẦU, bấm Thêm dòng và nhập một dòng container: Loại container chọn Container 40FT, SL container 1, Thể tích, Mặt hàng. (Với lô hàng lẻ hoặc hàng không, bảng này đổi thành Loại kiện, Số lượng, Khối lượng, Thể tích.) Bấm Tạo.
Phải thấy: phiếu đặt chỗ mới mở ra ở trạng thái Nháp, nối với lô. Quay lại lô, trên thanh nút thống kê có ô Booking ghi số 1 và ô Container ghi số 1 (container CONT 01 do trợ lý tạo ra).
Bước 4 - Đưa phiếu qua ba trạng thái
Trên thanh trạng thái của phiếu có các nấc Nháp, Đã yêu cầu, Đã xác nhận, Đã hủy; ảnh dưới chụp lúc phiếu đang ở nấc Đã yêu cầu.
Bấm Đánh dấu đã yêu cầu, rồi bấm Đánh dấu đã xác nhận.
Phải thấy: nấc hiện tại được tô đậm và đổi từ Nháp sang Đã yêu cầu rồi Đã xác nhận. Hồ sơ phiếu có hãng vận chuyển, chặng vận chuyển, các bên và nhóm TUYẾN & LỊCH TRÌNH.
Vì sao tách ba nấc: "đã gửi yêu cầu cho hãng" khác hẳn "hãng đã cho chỗ". Gộp làm một là mất khả năng trả lời câu hỏi hàng ngày "lô nào đang chờ hãng trả lời?".
Bước 5 - Thử đặt một hạn cut-off bất khả thi
Đây là chỗ đáng xem nhất với trưởng phòng chứng từ.
Trên phiếu của mình, tìm nhóm TUYẾN & LỊCH TRÌNH. Ba ô Cut-off CY, Cut-off SI, Cut-off VGM nằm ở đây.
Điền Cut-off CY một ngày giờ sau ETD (ví dụ muộn hơn ETD một ngày) rồi bấm lưu.
Phải thấy: hệ thống từ chối lưu và hiện hộp thoại Dữ liệu không hợp lệ có nội dung dạng:
CY Cutoff của Shipment SHP/... phải trước
- ETD của chặng Main Carriage - LEG/...
Sau đó điền Cut-off CY một ngày giờ trước ETD và lưu lại: lần này lưu được.
Vì sao đáng nói: hạn CY là thời điểm cuối cùng hạ container vào bãi. Đặt nó sau giờ tàu chạy là điều không thể xảy ra ngoài đời, và phần mềm không cho nhập. Nhân viên không phải tự nhớ, không phải tự kiểm.
Ba ô cut-off này chỉ hiện khi phiếu đã qua nấc Nháp và là hàng xuất - hàng nhập không có cut-off vì chỗ đã do đầu nước ngoài đặt.
Bước 6 - In yêu cầu đặt chỗ gửi hãng
Bấm In Booking Request. Nút này chỉ hiện trên phiếu đường biển.
Phải thấy: hộp thoại Chuẩn bị yêu cầu booking dựng sẵn nội dung gửi hãng tàu. Phiếu hàng không thay nút này bằng Bản lược khai hàng hóa hàng không; phiếu đường bộ có Cargo Manifest và Delivery Note ở cùng chỗ này.
Bước 7 - Từ phiếu đặt chỗ sang đơn mua
Khi phiếu đã Đã xác nhận và chưa có đơn mua, trên thanh nút có nút Tạo đơn mua. Bấm vào đó.
Phải thấy: nút Tạo đơn mua biến mất; ô thống kê Đơn mua ghi số 1 xuất hiện ngay trên phiếu (lô cũng có ô Đơn mua). Bấm vào ô đó để mở một đơn mua nháp gửi hãng vận chuyển, dựng từ chính phiếu đặt chỗ. Đơn này mới là khung chi phí: tổng tiền bằng 0 cho tới khi nhập giá cước của hãng. Nó là đầu vào của chi phí lô, sẽ gặp lại ở Bài 9.
Bước 8 - Tìm lại phiếu trong danh sách
Vào Giao nhận vận tải > Booking > Tất cả booking > Booking với carrier, gõ số phiếu của mình vào ô tìm kiếm.
Phải thấy: phiếu của mình trong danh sách (chọn mục tìm Số Booking), cùng hơn năm trăm phiếu khác khi bỏ bộ lọc; mỗi dòng có số phiếu, ngày booking, người phụ trách, lô hàng, phạm vi bao phủ của carrier, người gửi hàng, người nhận hàng.
