Cẩm nang trải nghiệm Viindoo Giao nhận

Hàng hoá, chứng từ và thông quan

Bài 3. Hàng hoá, kiện và vỏ container

Khoảng 12 phút. Ba tầng này hay bị nhầm lẫn. Bài này làm rõ tầng nào là gì và chúng nối vào nhau ra sao.

Tầng	Là gì	Ví dụ
Hàng hóa	mặt hàng thương mại, có mã HS, trọng lượng, thể tích	Cà phê nhân Robusta loại 1, 12 tấn, 20 m3
Kiện hàng	đơn vị đóng gói vật lý	200 pallet
Container (vỏ)	thùng chứa có số hiệu và số chì	CONT 40FT, số MSKU1234567

Bước 1 - Xem danh mục hàng hoá

Vào Giao nhận vận tải > Hàng hóa & Container > Hàng hóa.

Phải thấy: hơn một nghìn dòng hàng hóa, mỗi dòng gắn với một lô, có các cột Mô tả (tên hàng), Số lượng, Đơn vị tính, Số mục, Số lượng đã phân bổ, Khối lượng (kg), Thể tích.

Bước 2 - Nhóm theo loại hàng

Bấm mũi tên ở cuối ô tìm kiếm, kéo xuống mục Nhóm tùy chỉnh và chọn Loại hàng hóa.

Phải thấy: các nhóm HÀNG THÔNG THƯỜNG, HÀNG ĐÔNG LẠNH, HÀNG RỜI KHÔ, HÀNG RỜI LỎNG, HÀNG SIÊU TRƯỜNG SIÊU TRỌNG, HÀNG ĐẶC BIỆT (và một nhóm Không có cho dòng chưa phân loại) - kèm số dòng và tổng khối lượng, thể tích mỗi nhóm.

Vì sao đáng chú ý: loại hàng quyết định cách xếp, loại vỏ, và có cần giấy phép hay không. Hàng đông lạnh phải đi vỏ lạnh, hàng nguy hiểm phải khai mã UN và nhóm DG. Hệ thống có sẵn 20 mã UN và 9 nhóm hàng nguy hiểm (menu Giao nhận vận tải > Cấu hình > Thông tin hàng hóa).

Bước 3 - Mở một dòng hàng hoá

Bấm vào một dòng bất kỳ.

Phải thấy: các khối THÔNG TIN HÀNG HÓA (lô, mô tả, số lượng), THUỘC TÍNH VẬT LÝ (khối lượng, thể tích), PHÂN LOẠI HÀNG HÓA (Loại hàng hóa, Mã HS đầy đủ - ví dụ [0901] Cà phê, đã hoặc chưa rang/khử caffein - Là hàng nguy hiểm, Xuất xứ (C/O)), XỬ LÝ (hướng dẫn xử lý) và TÓM TẮT PHÂN BỔ MỤC cho biết số lượng đã phân bổ và còn lại.

Bước 4 - Xem danh sách kiện hàng

Vào Giao nhận vận tải > Hàng hóa & Container > Kiện hàng.

Phải thấy: gần năm trăm kiện, mỗi dòng có Mã tham chiếu kiện hàng, Loại kiện, Khối lượng (kg), Thể tích (m³), Ký mã hiệu, Container, Booking.

Bước 5 - Xem danh sách vỏ container

Vào Giao nhận vận tải > Hàng hóa & Container > Container.

Phải thấy: hơn bốn trăm vỏ, mỗi dòng có Tham chiếu container, Loại container, Trạng thái thực hiện, Trạng thái nhập khẩu, Ngoại lệ, Trạng thái VGM, Số container, Số Seal, Số kiện, Tổng khối lượng, Tổng thể tích.

Bước 6 - Xếp hàng hóa vào kiện (hàng lẻ)

Bước này làm trên lô hàng lẻ (tạo ở Bài 6, Bước 1). Mở lô, xác nhận lô, mở tab Hàng hóa & Kiện hàng. Thêm một dòng ở bảng HÀNG HÓA (Mô tả, Số lượng, Khối lượng (kg), Thể tích) và một dòng ở bảng KIỆN LCL (Mã tham chiếu kiện hàng, Loại kiện, Khối lượng (kg), Thể tích (m³)), bấm Lưu, rồi bấm Xếp hàng hóa vào kiện.

Phải thấy: hộp thoại Xếp hàng hóa vào kiện liệt kê từng dòng hàng hóa với Số lượng, Khối lượng, Thể tích; ô Kiện hàng đã chọn sẵn kiện vừa tạo. Bấm Phân bổ đều để chia hàng vào các kiện đã chọn, chỉnh cột Kiện hàng nếu cần, rồi xác nhận.

Bước 7 - Xếp hàng hóa vào vỏ container (nguyên container)

Bước này làm trên lô nguyên container ở Bài 2 (lô đã có container CONT 01 và một dòng hàng hóa do trợ lý đặt chỗ tạo từ dòng Mặt hàng). Mở tab Hàng hóa & Kiện hàng, bấm Xếp hàng hóa vào container.

Phải thấy: hộp thoại Xếp hàng hóa vào container với ô Container (CONT 01) và ô Phương thức xếp hàng. Điền SL hàng hóa, Loại kiện, SL package (số kiện), Khối lượng trên dòng hàng, bấm Phân bổ đều - hộp thoại tách thành mỗi kiện một dòng, đã gắn container - rồi bấm Áp dụng kế hoạch xếp hàng. Danh sách Kiện hàng của lô có các kiện mới, và Tổng khối lượng, Tổng thể tích của vỏ tự cộng lên.

Vì sao phải ba tầng: một vỏ 40FT chở được 67 m3 và khoảng 27 tấn hàng. Khi khai đủ ba tầng, hệ thống biết vỏ đã đầy chưa, và biết mặt hàng nào nằm trong vỏ nào - đó là thứ hải quan hỏi khi kiểm hoá.

Bài 4. Chứng từ theo từng lô

Khoảng 10 phút. Nghề giao nhận sống bằng chứng từ. Viindoo theo dõi từng chứng từ như một việc phải làm, có người chịu trách nhiệm và có hạn.

Bước 1 - Xem toàn bộ chứng từ của các lô

Vào Giao nhận vận tải > Chứng từ > Chứng từ shipment.

Phải thấy: hơn hai trăm chứng từ dạng thẻ, mỗi thẻ có tên chứng từ, ngày và mô tả ngắn; cột bên trái lọc theo THƯ MỤC, THẺ (chặng, loại chứng từ) và Trạng thái.

Bước 2 - Xem chứng từ còn thiếu

Vào Giao nhận vận tải > Chứng từ > Chứng từ chờ xử lý.

Phải thấy: các chứng từ chưa nộp (khoảng hai trăm thẻ) - đây chính là việc phòng chứng từ phải làm hôm nay.

Bước 3 - Xem chứng từ đã xong

Vào Giao nhận vận tải > Chứng từ > Chứng từ đã hoàn thành.

Phải thấy: gần bốn mươi chứng từ mang thẻ Đã duyệt (cột Trạng thái bên trái ghi số lượng).

Luật phân loại: một đầu việc chỉ chuyển sang Đã duyệt khi mọi chứng từ của nó mang thẻ Đã duyệt. Thiếu một cái là cả việc còn ở trạng thái Chứng từ còn thiếu. Không có chuyện xong một nửa.

Bước 4 - Mở một chứng từ

Bấm vào một thẻ ở Chứng từ đã hoàn thành.

Phải thấy: khung chi tiết bên phải với Tên, Chủ sở hữu, Tài liệu Nguồn, Thư mục riêng của lô, các Thẻ (ví dụ Đã duyệt, House BL (HBL), Tuyến chính - Biển) và mục Hành động (Yêu cầu phê duyệt, Phê duyệt).

Bước 5 - Xem chứng từ từ phía lô hàng

Mở lô của Quý công ty và bấm ô thống kê Nhiệm vụ ở đầu hồ sơ.

Phải thấy: danh sách đầu việc của lô (11 việc lấy từ mẫu, ví dụ Nhận yêu cầu và chốt lịch tàu, Đặt chỗ với hãng tàu, Nộp chỉ thị gửi hàng trước hạn SI), mỗi việc có người được phân công, mức độ ưu tiên, hoạt động tiếp theo và giai đoạn.

Bước 6 - Tạo một yêu cầu chứng từ mới

Trên lô của Quý công ty, mở tab Yêu cầu chứng từ rồi bấm Chuẩn bị SI. Hộp thoại có tên tiếng Anh Prepare Shipping Instruction: điền Hạn SI (bắt buộc), kiểm tra Mô tả cargo cho SI, điền Chỉ dẫn đặc biệt, rồi bấm Chuẩn bị SI.

Phải thấy: hệ thống mở ra yêu cầu chứng từ Shipping Instruction vừa tạo (có Ngày đến hạn, các thẻ Shipping Instruction (SI) và Tuyến chính - Biển), đồng thời tự tạo thư mục tài liệu cho lô và thêm một nhiệm vụ nối với yêu cầu đó. Quý công ty không phải tạo thư mục bằng tay.

Bài 5. Thông quan và hai loại hạn tờ khai

Khoảng 6 phút. Đây là chỗ hay bị phạt tiền nhất trong nghề, nên đáng xem kỹ.

Bước 1 - Tìm khối hải quan trên hồ sơ lô

Mở lô hàng xuất của Quý công ty (đã xác nhận). Kéo xuống dưới khối VẬN ĐƠN - khối HẢI QUAN (XUẤT) nằm ngay đó, phía trên dải tab, không nằm trong tab nào.

Phải thấy: hai ô thời gian - Hạn nộp tờ khai hải quan và Thời điểm nộp tờ khai. Ô thứ ba, Thời điểm thông quan lô hàng, chỉ hiện ra sau khi Quý công ty ghi thời điểm nộp tờ khai (Bước 3).

Khối này không có tab riêng và nằm lọt giữa hai khối khác, nên lần đầu hơi khó tìm.

Bước 2 - Hàng nhập dùng một khối khác

Mở một lô nhập (ví dụ lô hàng lẻ ở Bài 6). Khối đổi tên thành HẢI QUAN (NHẬP) và ô hạn cũng đổi.

Ô hạn	Áp cho	Neo vào
Hạn nộp tờ khai hải quan	hàng xuất	ngày tàu chạy - phải khai xong trước khi hàng rời cảng
Hạn mở tờ khai nhập	hàng nhập	ngày hàng đến - phải mở tờ khai trong thời hạn quy định sau khi hàng cập cảng

Phải thấy: lô nhập hiện Hạn mở tờ khai nhập thay cho Hạn nộp tờ khai hải quan. Trên bản demo, khoảng 330 lô có hạn nộp tờ khai xuất và khoảng 245 lô có hạn mở tờ khai nhập.

Vì sao phải tách hai ô: hai loại hạn neo vào hai sự kiện khác nhau và chịu hai chế tài khác nhau. Gộp làm một ô thì hoặc là cảnh báo sai cho hàng nhập, hoặc là bỏ sót hàng xuất.

Bước 3 - Ghi nhận đã nộp tờ khai

Điền Hạn nộp tờ khai hải quan và Thời điểm nộp tờ khai rồi lưu. Ô Thời điểm thông quan lô hàng hiện ra, để trống.

Phải thấy: hai ô đầu có giờ, ô Thời điểm thông quan lô hàng còn trống - tức là hồ sơ đã nộp nhưng hàng chưa được giải phóng.

Một điều phải nói thẳng: phần mềm không chặn Quý công ty ghi đã thông quan khi chưa ghi đã nộp tờ khai. Khi ghi ngược thứ tự, hệ thống vẫn nhận. Đây là kỷ luật vận hành của đội chứ chưa phải rào chắn của phần mềm.

Bước 4 - Ghi nhận đã thông quan

Điền Thời điểm thông quan lô hàng.

Phải thấy: đủ cả ba mốc - hạn, giờ nộp, giờ thông quan. Từ đây lô đi tiếp được sang giai đoạn sau.

Bước 5 - Lọc các lô đang chờ thông quan

Vào Giao nhận vận tải > Vận hành > Giai đoạn > Đang xử lý, rồi chuyển sang dạng danh sách, mở ô tìm kiếm, mục Nhóm tùy chỉnh chọn Giai đoạn hiện tại.

Phải thấy: các nhóm giai đoạn Lên kế hoạch, Pre-Carriage (tiền vận), Thông quan hải quan, Chặng chính, On-Carriage (hậu vận), Đã hoàn thành kèm số lô đang nằm ở mỗi giai đoạn. Danh sách còn có một nhóm tên ký tự lạ với 0 lô - đó là một giai đoạn thừa trong dữ liệu mẫu, bỏ qua.

Giới hạn phải nói thẳng: Viindoo không nộp tờ khai cho cơ quan hải quan. Việc khai báo làm trên hệ thống của hải quan. Viindoo ghi nhận đã khai, đã thông quan, và lưu các mốc hạn để Quý công ty theo dõi.