Cẩm nang trải nghiệm các phân hệ Viindoo
Phần III. Nhân viên
Phần này trả lời câu hỏi: một công ty có 5 phòng ban và hơn bốn mươi người thì hồ sơ nhân sự, chức danh, hợp đồng và sơ đồ tổ chức nằm ở đâu, và Quý công ty tự thiết lập được đến mức nào? Giám đốc đọc bài cuối để xem sơ đồ tổ chức. Cán bộ nhân sự làm theo ba bài đầu. Dữ liệu là dữ liệu giả định của "Công ty Cổ phần Giải pháp Minh An", không phải dữ liệu của Quý công ty.
Phần có ba bài: một bài tự thiết lập phòng ban và chức vụ, một bài tạo nhân viên kèm hợp đồng, một bài xem sơ đồ tổ chức. Quý công ty được tự thao tác, nhưng hệ thống demo được nạp lại mỗi đêm nên mọi thay đổi sẽ không giữ lại. Các ảnh trong phần này chụp ở ngày 09/11/2026; ảnh tạo mới được chụp lúc đã điền nhưng chưa lưu.
Bài 8. Thiết lập phòng ban và chức vụ
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty đã đọc được 6 phòng ban của công ty, mở một phòng ban để xem người quản lý và phòng cấp trên, biết cách thêm một phòng ban mới, đọc danh sách 4 vị trí công việc và phân biệt được "vị trí công việc" với "chức danh" trên hồ sơ nhân viên.
Đăng nhập bằng tài khoản demo / demo như ở phần "Cách dùng cẩm nang". Tài khoản này có quyền quản lý Nhân viên.
Bước 1 - Mở danh sách phòng ban
Bấm Phòng ban ở thanh menu trên cùng của ứng dụng Nhân viên.
Nhân viên > Phòng ban
Phải thấy: 6 thẻ phòng ban. Mỗi thẻ có tên phòng, người quản lý, nút Nhân viên kèm số người, và nếu có thì các dòng Đơn nghỉ phép, Hồ sơ ứng tuyển mới.
| Phòng ban | Quản lý | Số nhân viên |
|---|---|---|
| Ban giám đốc | Trần Quốc Minh | 3 |
| Kế toán - Nhân sự | Nguyễn Thị Lan | 6 |
| Kho vận | Vũ Văn Hùng | 6 |
| Kinh doanh | Lê Thu Hà | 12 |
| Kỹ thuật | Phạm Đức Long | 14 |
| Quản trị | chưa có | 1 |
Phòng "Quản trị" là phòng của tài khoản quản trị hệ thống, không thuộc 5 phòng ban của công ty giả định.
Bước 2 - Mở một phòng ban để xem người quản lý và phòng cấp trên
Bấm vào tên Kinh doanh trên thẻ.
Nhân viên > Phòng ban
Phải thấy: ô Quản lý là Lê Thu Hà, ô Phòng ban cấp trên là Ban giám đốc. Khung Tổ chức phòng ban bên phải vẽ hai tầng: Ban giám đốc (3) và Kinh doanh (12). Phía trên có hai nút thống kê Nhân viên và Kế hoạch.
Bước 3 - Thêm một phòng ban mới
Trở về danh sách phòng ban rồi bấm Mới. Gõ tên Phòng Marketing, ở Quản lý chọn "Lê Thu Hà", ở Phòng ban cấp trên chọn "Ban giám đốc".
Nhân viên > Phòng ban
Phải thấy: tiêu đề biểu mẫu là "Phòng Marketing"; cạnh tên hồ sơ ở đầu trang hiện biểu tượng đám mây (Lưu thủ công) và dấu x (bỏ thay đổi). Ảnh chụp lúc chưa lưu. Quý công ty bấm đám mây để giữ phòng ban mới, hoặc bấm dấu x để bỏ; hệ thống demo sẽ được nạp lại mỗi đêm nên dù giữ hay bỏ, hôm sau hệ thống cũng về như cũ.
Bước 4 - Đọc danh sách vị trí công việc
Mở menu Cấu hình, đi tới nhóm Tuyển dụng rồi bấm Vị trí công việc.
Nhân viên > Cấu hình > Tuyển dụng > Vị trí công việc
Phải thấy: 4 vị trí, mỗi vị trí gắn một phòng ban và có cột Mục tiêu là số người cần tuyển.
| Vị trí công việc | Phòng ban | Mục tiêu |
|---|---|---|
| Nhân viên kinh doanh | Kinh doanh | 2 |
| Kỹ thuật viên lắp đặt | Kỹ thuật | 2 |
| Kỹ sư hệ thống | Kỹ thuật | 1 |
| Nhân viên kho | Kho vận | 1 |
Bốn vị trí này dùng cho ứng dụng Tuyển dụng (xem phần Tuyển dụng).
Bước 5 - Xem chức danh trên hồ sơ nhân viên
Bấm Nhân viên ở thanh menu, mở hồ sơ "Bùi Văn Kiên", ở thẻ Công việc đọc ô Chức danh.
Nhân viên > Nhân viên
Phải thấy: Phòng ban là Kỹ thuật, Vị trí công việc là Kỹ thuật viên lắp đặt, Chức danh là Kỹ thuật viên lắp đặt, Quản lý là Phạm Đức Long. Chức danh là chữ gõ tự do trên từng hồ sơ (ví dụ "Trưởng phòng Kinh doanh", "Trợ lý giám đốc" ở sơ đồ tổ chức), còn Vị trí công việc chọn từ danh mục 4 vị trí ở bước 4.
Việc nên thử: thêm "Phòng Marketing" ở bước 3 rồi bỏ đi bằng dấu x, sau đó mở hồ sơ một nhân viên Kinh doanh và đọc xem phòng ban, quản lý và chức danh của người đó khớp với thẻ phòng ban ở bước 2 như thế nào.
Bài 9. Tạo nhân viên kèm hợp đồng
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty đã điền được một hồ sơ nhân viên mới gồm phòng ban, chức danh, quản lý, lương cơ bản và loại hợp đồng, biết nút để lưu hoặc bỏ, và đọc được hợp đồng của một nhân viên đã có.
Bài dùng nhân viên giả định "Nguyễn Hoài Nam", không có thật. Các con số lương là số giả định của bài. Ảnh bước 1 đến bước 3 chụp lúc chưa lưu.
Bước 1 - Mở hồ sơ mới và điền thông tin công việc
Ở màn hình danh sách nhân viên bấm Mới. Gõ tên Nguyễn Hoài Nam; ở thẻ Công việc chọn Phòng ban "Kinh doanh", gõ Chức danh Nhân viên kinh doanh, chọn Quản lý "Lê Thu Hà".
Nhân viên > Nhân viên
Phải thấy: Phòng ban là Kinh doanh, Chức danh là Nhân viên kinh doanh, Quản lý là Lê Thu Hà và ô Người hướng dẫn cũng tự điền Lê Thu Hà. Cạnh tên hồ sơ ở đầu trang hiện biểu tượng đám mây và dấu x vì hồ sơ chưa lưu.
Bước 2 - Điền hợp đồng ở thẻ Bảng lương
Bấm thẻ Bảng lương. Ở Lương cơ bản gõ 15000000, ở Loại hợp đồng chọn "Không xác định thời hạn".
Nhân viên > Nhân viên
Phải thấy: ô Lương cơ bản hiện 15.000.000, dòng Lương tổng hiện 15.000.000 mỗi tháng, Loại hợp đồng là Không xác định thời hạn. Cấu trúc lương tự điền "Cơ sở cho cấu trúc lương mới".
Bước 3 - Lưu hoặc bỏ hồ sơ
Bấm biểu tượng đám mây (Lưu thủ công) ở đầu trang để giữ hồ sơ; muốn bỏ thì bấm dấu x ngay cạnh.
Nhân viên > Nhân viên
Phải thấy: biểu tượng đám mây được khoanh màu cam, dấu x nằm ngay bên phải nó. Ảnh chụp lúc chưa bấm: tên hồ sơ vẫn còn cạnh hai biểu tượng này. Khi Quý công ty bấm đám mây, hai biểu tượng biến mất và hồ sơ được ghi.
Bước 4 - Đọc hợp đồng của một nhân viên đã có
Bấm Nhân viên ở thanh menu, mở hồ sơ "Phan Thị Mai", bấm thẻ Bảng lương.
Nhân viên > Nhân viên
Phải thấy: thanh trên cùng hiện hợp đồng "Phan Thị Mai - 16/06/2023 (từ 16/06/2023)". Thẻ Bảng lương hiện Lương cơ bản 15.000.000, Lương tổng 15.730.000 mỗi tháng, Loại hợp đồng Không xác định thời hạn. Hợp đồng này là hợp đồng mà bảng lương dùng để tính phiếu lương (xem phần Tiền lương).
Việc nên thử: tạo hồ sơ "Nguyễn Hoài Nam" đến bước điền hợp đồng, sau đó so sánh với hợp đồng của Phan Thị Mai ở bước 4 để thấy hai hồ sơ khác nhau ở ô nào.
Bài 10. Xem sơ đồ tổ chức
Khoảng 5 phút. Hết bài này Quý công ty đã mở được sơ đồ tổ chức của công ty, bung từng tầng và đọc được mỗi trưởng phòng có bao nhiêu người dưới quyền.
Bước 1 - Mở sơ đồ tổ chức
Ở màn hình danh sách nhân viên bấm biểu tượng Phân cấp bậc ở góc trên bên phải.
Nhân viên > Nhân viên
Phải thấy: hai thẻ ở tầng cao nhất: "Administrator" và "Trần Quốc Minh - Giám đốc". Thẻ của giám đốc có nút 6 người.
Bước 2 - Bung tầng dưới của giám đốc
Bấm nút 6 người dưới thẻ Trần Quốc Minh.
Nhân viên > Nhân viên
Phải thấy: 6 thẻ nối xuống từ Trần Quốc Minh: Đinh Thị Hương (Trợ lý giám đốc), Lê Thu Hà (Trưởng phòng Kinh doanh), Ngô Thanh Bình (Phó giám đốc), Nguyễn Thị Lan (Trưởng phòng Kế toán - Nhân sự), Phạm Đức Long (Trưởng phòng Kỹ thuật), Vũ Văn Hùng (Trưởng kho). Mỗi trưởng phòng có nút ghi số người dưới quyền:
| Trưởng phòng | Số người dưới quyền |
|---|---|
| Lê Thu Hà | 10 |
| Nguyễn Thị Lan | 5 |
| Phạm Đức Long | 13 |
| Vũ Văn Hùng | 5 |
Bước 3 - Bung phòng Kỹ thuật
Bấm nút 13 người dưới thẻ Phạm Đức Long.
Nhân viên > Nhân viên
Phải thấy: dòng "Phạm Đức Long" hiện giữa trang, bên dưới là các thẻ nhân viên Kỹ thuật xếp thành lưới, mỗi thẻ có tên và chức danh (Kỹ thuật viên lắp đặt hoặc Kỹ sư hệ thống).
Việc nên thử: bấm Phân cấp bậc, bung giám đốc, rồi bung phòng Kinh doanh (nút 10 người) và đếm xem có đúng 10 thẻ không.
