Cẩm nang trải nghiệm các phân hệ Viindoo
Phần VI. Bảng lương
Phần này trả lời câu hỏi: lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và thuế thu nhập cá nhân của từng người được tính ở đâu, tính thế nào, và người điều hành xem quỹ lương theo tháng, theo phòng ban ra sao? Kế toán lương làm theo bài thiết lập và bài tính bảng lương. Giám đốc đọc bài phân tích. Dữ liệu là dữ liệu giả định của "Công ty Cổ phần Giải pháp Minh An": 41 nhân viên, 13 bảng lương từ tháng 11/2025 đến tháng 11/2026.
Phần có bốn bài: một bài tự thiết lập cấu trúc lương và các loại đóng góp bảo hiểm, một bài đọc bảng lương theo tháng, một bài đọc một phiếu lương có bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân, một bài xem ba báo cáo phân tích. Tài khoản demo có quyền quản trị Bảng lương. Mọi ảnh chụp ở ngày 09/11/2026. Các nút tính lương, xác nhận và chi trả không được bấm khi chụp: ảnh bảng lương chụp trên bảng lương tháng 11/2026 đang nháp và trên bảng lương tháng 10/2026 đã đóng; ảnh phiếu lương chụp trên phiếu tháng 10/2026 đã hoàn thành. Hệ thống demo được nạp lại mỗi đêm nên dù Quý công ty tự bấm gì cũng về như cũ.
Bài 18. Thiết lập cấu trúc lương và loại đóng góp bảo hiểm
Khoảng 15 phút. Hết bài này Quý công ty đã đọc được cấu trúc lương đang dùng, danh sách quy tắc tính lương và thứ tự tính, bốn loại đóng góp (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, công đoàn) cùng tỷ lệ của nhân viên và của công ty, và các quy tắc thuế thu nhập cá nhân.
Đăng nhập bằng tài khoản demo / demo như ở phần "Cách dùng cẩm nang". Bài chỉ đọc, không đổi gì trong cấu hình.
Bước 1 - Mở danh sách cấu trúc lương
Mở menu Cấu hình, đi tới nhóm Mục Lương rồi bấm Cấu trúc lương.
Bảng lương > Cấu hình > Mục Lương > Cấu trúc lương
Phải thấy: 1 cấu trúc lương tên "Cơ sở cho cấu trúc lương mới", tham chiếu BASE, có 21 quy tắc tính lương. Cả công ty dùng chung cấu trúc này.
Bước 2 - Đọc các quy tắc tính lương và thứ tự tính
Mở menu Cấu hình, nhóm Mục Lương, bấm Quy tắc tính lương. Bấm vào dòng nhóm Cơ sở cho cấu trúc lương mới (21) để mở các quy tắc.
Bảng lương > Cấu hình > Mục Lương > Quy tắc tính lương
Phải thấy: 21 quy tắc xếp theo cột Trình tự, tính từ trên xuống. Một số quy tắc chính:
| Quy tắc | Mã | Trình tự |
|---|---|---|
| Lương cơ bản | BASIC | 1 |
| Phụ cấp ăn | MEAL | 550 |
| Tổng | GROSS | 1.000 |
| Bảo hiểm xã hội NLĐ đóng | ESINS | 1.230 |
| Đoàn phí công đoàn (NLĐ đóng) | ELUF | 2.000 |
| Cơ sở tính thuế thu nhập cá nhân | TAXBASE | 3.150 |
Các quy tắc bảo hiểm và công đoàn có ô tích ở cột Tạo phát sinh và gắn Đăng ký đóng góp (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Công đoàn).
Bước 3 - Đọc bốn loại đóng góp và tỷ lệ
Bấm Đóng góp từ lương ở thanh menu rồi bấm Kiểu đóng góp từ lương.
Bảng lương > Đóng góp từ lương > Kiểu đóng góp từ lương
Phải thấy: 4 dòng, mỗi dòng có tỷ lệ nhân viên đóng và tỷ lệ công ty đóng (đơn vị %).
| Loại | Nhân viên đóng | Công ty đóng |
|---|---|---|
| Bảo hiểm xã hội | 8,00 | 17,50 |
| Bảo hiểm y tế | 1,50 | 3,00 |
| Bảo hiểm thất nghiệp | 1,00 | 1,00 |
| Công đoàn | 0,50 | 2,00 |
Đổi tỷ lệ khi luật thay đổi chỉ là sửa hai ô số ở dòng tương ứng.
Bước 4 - Đọc quy tắc thuế thu nhập cá nhân
Mở menu Cấu hình, nhóm Mục Lương, bấm Quy tắc thuế TNCN.
Bảng lương > Cấu hình > Mục Lương > Quy tắc thuế TNCN
Phải thấy: 4 dòng cùng quốc gia Việt Nam. Dòng đầu là "Biểu thuế lũy tiến từng phần" (chế độ "Tính lương thông thường") kèm các bậc thuế hiện dạng thẻ nhỏ, mỗi thẻ ghi mức thu nhập và ngày hiệu lực. Ba dòng còn lại là "Thuế suất cố định" 10,00, 20,00 và 10,00, dòng cuối áp dụng cho "Chi trả ngoài hợp đồng lao động".
Việc nên thử: mở dòng "Kiểu đóng góp" của bảo hiểm xã hội ở bước 3 để xem hai ô tỷ lệ 8,00 và 17,50 có sửa được không, rồi đóng lại mà không lưu.
Bài 19. Đọc bảng lương theo tháng
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty đã đọc được danh sách 13 bảng lương và tổng thực lĩnh, tổng chi phí công ty của từng tháng; mở được bảng lương tháng 11/2026 đang nháp để thấy các nút tính lương; và mở được bảng lương tháng 10/2026 đã đóng để thấy trạng thái cuối.
Bài chỉ đọc, các nút tính lương và xác nhận chỉ được chỉ ra bằng khoanh, không bấm.
Bước 1 - Mở danh sách bảng lương
Mở menu Phiếu lương rồi bấm Bảng lương.
Bảng lương > Phiếu lương > Bảng lương
Phải thấy: 13 dòng, mỗi dòng là một tháng. 12 bảng lương từ tháng 11/2025 đến tháng 10/2026 ở trạng thái "Đóng"; bảng lương tháng 11/2026 ở trạng thái "Nháp". Các cột Thực lĩnh của nhân viên và Chi phí công ty cho biết quỹ lương từng tháng; ví dụ tháng 10/2026 có 41 nhân viên, thực lĩnh 580.056.517 và chi phí công ty 813.086.722; tháng 11/2025 có 38 nhân viên và thực lĩnh 528.780.306.
Bước 2 - Mở bảng lương tháng 11/2026 đang nháp
Bấm vào dòng Lương tháng 11/2026.
Bảng lương > Phiếu lương > Bảng lương
Phải thấy: thanh trạng thái ở nấc Nháp. Hàng nút phía trên có Tạo phiếu lương, Kiểm tra trùng lặp phiếu lương, Tính toán bảng lương (được khoanh), Tính toán tiền lương, Xác nhận và Gửi bằng email. Các nút thống kê cho biết 41 nhân viên, 41 hợp đồng, 41 phiếu lương, 287 dòng phiếu lương và 234 lượt chấm công. Khung nhật ký bên phải ghi chi phí công ty và thực lĩnh của nhân viên cùng là 158.350.736. Số này nhỏ vì dữ liệu chấm công của tháng 11/2026 mới có đến ngày 7 tháng 11. Ảnh chụp trước khi bấm bất kỳ nút nào; muốn tính lại thì bấm Tính toán bảng lương, và muốn chốt thì bấm Xác nhận sau khi đã kiểm các phiếu.
Bước 3 - Mở bảng lương tháng 10/2026 đã đóng
Quay lại danh sách bảng lương rồi bấm vào dòng Lương tháng 10/2026.
Bảng lương > Phiếu lương > Bảng lương
Phải thấy: thanh trạng thái có bốn nấc Nháp, Đã xác nhận, Đóng, Đã hủy và bảng lương đang ở nấc Đóng. Các nút thống kê ghi 41 nhân viên, 41 phiếu lương, 615 dòng phiếu lương, 1.042 lượt chấm công. Khung nhật ký ghi chi phí công ty 813.086.722 và thực lĩnh của nhân viên 580.056.517. Phía dưới là danh sách 41 phiếu lương của tháng, mỗi phiếu có lương cơ bản, lương tổng, lương thực lĩnh và chi phí công ty.
Việc nên thử: ở bước 1 so thực lĩnh tháng 2/2026 với tháng 1/2026: tháng 2 có thêm một nhân viên vào làm và có kỳ nghỉ Tết, xem số thực lĩnh nhích lên bao nhiêu.
Bài 20. Đọc một phiếu lương có bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty đã mở được phiếu lương tháng 10/2026 của một nhân viên, đọc từng dòng từ lương cơ bản tới lương thực lĩnh gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và thuế thu nhập cá nhân, kiểm lại cách tính thuế và biết phiếu nào đã được chi trả.
Bài dùng phiếu của "Trần Quốc Minh" (giám đốc). Mọi số là số giả định.
Bước 1 - Mở phiếu lương
Mở menu Phiếu lương rồi bấm Phiếu lương. Gõ Trần Quốc Minh vào ô tìm kiếm, bấm Enter rồi bấm vào dòng của tháng 10-2026.
Bảng lương > Phiếu lương > Phiếu lương
Phải thấy: tiêu đề "Phiếu lương của Trần Quốc Minh cho tháng 10-2026", thanh trạng thái ở nấc Hoàn thành, số tham chiếu SLIP/00995, Chu kỳ từ 1 thg 10 đến 31 thg 10, Cấu trúc lương "Cơ sở cho cấu trúc lương mới". Thẻ Thông tin Công việc cho biết giờ làm việc theo lịch 196,00 giờ, giờ đã làm việc 183,18 giờ và ngày đã làm việc 22,90 ngày.
Bước 2 - Đọc các dòng phiếu lương
Bấm thẻ Tính toán lương.
Bảng lương > Phiếu lương > Phiếu lương
Phải thấy: nhóm Dòng phiếu lương liệt kê 15 dòng, số âm là khoản trừ vào lương của nhân viên.
| Dòng | Mã | Số tiền (đồng) |
|---|---|---|
| Lương cơ bản | BASIC | 42.057.551 |
| Phụ cấp ăn | MEAL | 682.267 |
| Tổng | GROSS | 42.739.818 |
| Bảo hiểm xã hội NLĐ đóng | ESINS | -3.600.000 |
| Bảo hiểm xã hội công ty đóng | CSINS | 7.875.000 |
| Bảo hiểm y tế NLĐ đóng | EHINS | -675.000 |
| Bảo hiểm y tế công ty đóng | CHINS | 1.350.000 |
| Bảo hiểm thất nghiệp NLĐ đóng | EUEINS | -450.000 |
| Bảo hiểm thất nghiệp công ty đóng | CUEINS | 450.000 |
| Đoàn phí công đoàn (NLĐ đóng) | ELUF | -225.000 |
| Đoàn phí công đoàn (công ty đóng) | CLUF | 900.000 |
| Giảm trừ cơ sở tính thuế thu nhập cá nhân | TBDED | 20.225.000 |
| Cơ sở tính thuế thu nhập cá nhân | TAXBASE | 22.514.818 |
| Thuế thu nhập cá nhân | PTAX | -1.751.482 |
| Lương thực lĩnh | NET | 36.038.336 |
Bước 3 - Kiểm lại cách tính thuế
Bấm thẻ Thuế thu nhập cá nhân.
Bảng lương > Phiếu lương > Phiếu lương
Phải thấy: Chính sách thuế thu nhập cá nhân là "Biểu thuế lũy tiến từng phần", Quy tắc thuế là "Biểu thuế lũy tiến từng phần cho Việt Nam", Căn cứ khấu trừ thuế là "Theo hợp đồng lao động". Bên phải: Lương tổng 42.739.818, Giảm trừ bản thân 15.500.000, Giảm trừ người phụ thuộc 0, Cơ sở tính thuế 22.514.818. Bảng tính thuế có hai bậc: bậc 5% trên 10.000.000 ra 500.000 và bậc 10% trên 12.514.818 ra 1.251.482, cộng lại 1.751.482, đúng bằng dòng PTAX ở bước 2. Có thể tự kiểm: cơ sở tính thuế bằng lương tổng 42.739.818 trừ giảm trừ 20.225.000 (gồm giảm trừ bản thân 15.500.000 và ba khoản bảo hiểm nhân viên đóng 3.600.000, 675.000, 450.000).
Bước 4 - Xem phiếu nào đã được chi trả
Quay lại danh sách phiếu lương, mở hộp tìm kiếm ở cuối ô tìm kiếm, bỏ các nhãn lọc đang có, ở mục Nhóm tùy chỉnh chọn Trạng thái thanh toán.
Bảng lương > Phiếu lương > Phiếu lương
Phải thấy: hai nhóm: "Chưa trả (41)" và "Đã trả (480)". 480 phiếu đã trả là phiếu của 12 bảng lương đã đóng; 41 phiếu chưa trả là phiếu của bảng lương tháng 11/2026 đang nháp. Dòng nhóm "Đã trả" cộng lương thực lĩnh 6.740.440.499, dòng nhóm "Chưa trả" cộng lương thực lĩnh 158.350.736.
Việc nên thử: mở phiếu của một nhân viên Kinh doanh bất kỳ, so dòng BHXH, BHYT, BHTN với tỷ lệ ở bài đầu (8%, 1,5%, 1% của mức lương đóng bảo hiểm), rồi kiểm lại cơ sở tính thuế.
Bài 21. Phân tích lương theo phòng ban, bảo hiểm và thuế
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty đã mở được ba báo cáo phân tích của ứng dụng Bảng lương: chi phí lương theo phòng ban và tháng, các đăng ký đóng góp bảo hiểm, và thuế thu nhập cá nhân theo người và tháng.
Bước 1 - Phân tích lương theo phòng ban và tháng
Mở menu Báo cáo rồi bấm Phân tích lương.
Bảng lương > Báo cáo > Phân tích lương
Phải thấy: bảng Pivot với ba nhãn lọc (loại các nhóm tổng hợp, "Năm nay", "Đang đợi hoặc Hoàn thành"), dòng là 5 phòng ban, cột là các tháng năm 2026, mỗi tháng có hai số Chi phí công ty và Tổng tiền. Chi phí công ty tháng 1/2026 của cả công ty là 754.934.270, trong đó:
| Phòng ban | Chi phí công ty tháng 1/2026 |
|---|---|
| Ban giám đốc | 114.081.429 |
| Kế toán - Nhân sự | 104.572.644 |
| Kho vận | 79.363.583 |
| Kinh doanh | 218.018.816 |
| Kỹ thuật | 238.897.798 |
Bước 2 - Phân tích đóng góp từ lương
Mở menu Báo cáo rồi bấm Phân tích đóng góp từ lương.
Bảng lương > Báo cáo > Phân tích đóng góp từ lương
Phải thấy: bảng Pivot đếm số bản ghi đăng ký đóng góp. Dòng "Đã xác nhận" tách thành bốn loại: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Công đoàn. Các cột là tháng bắt đầu đăng ký, từ tháng 8 2018. Mỗi nhân viên có đủ 4 đăng ký, tổng cộng 176 đăng ký cho 44 hồ sơ, nên mỗi lần có một nhân viên bắt đầu làm việc thì mỗi loại tăng thêm 1.
Bước 3 - Phân tích thuế thu nhập cá nhân
Mở menu Báo cáo, bấm Phân tích thuế thu nhập cá nhân, rồi bấm biểu tượng Pivot ở góc trên bên phải.
Bảng lương > Báo cáo > Phân tích thuế thu nhập cá nhân
Phải thấy: nhãn lọc "Đã xác nhận", dòng là từng nhân viên, cột là các tháng từ tháng 11 2025, ô là Giá trị thuế. Dòng Tổng ghi 13.526.206 cho tháng 11 2025, 13.266.648 cho tháng 12 2025 và 5.174.193 cho tháng 1 2026. Tổng thuế giảm mạnh từ tháng 1 2026: các bậc thuế ở bài đầu đổi ngày hiệu lực ở mốc 01/01/2026 (bậc cũ tính đến 31/12/2025, bậc mới tính từ 01/01/2026).
Việc nên thử: ở bước 3 bấm biểu tượng Biểu đồ để xem thuế theo tháng dạng cột chồng, rồi chuyển về Pivot và mở rộng một nhân viên để xem thuế của người đó theo tháng.
