Cẩm nang trải nghiệm các phân hệ Viindoo
Phần I. CRM
Phần này trả lời câu hỏi: đội kinh doanh của Quý công ty đang có bao nhiêu cơ hội, mỗi cơ hội đứng ở giai đoạn nào, thắng bao nhiêu, thua vì đâu, và những tháng tới dự kiến chốt được bao nhiêu. Quản lý bán hàng và trưởng đội kinh doanh đọc phần này trước; giám đốc chỉ cần đọc bài Phễu bán hàng, tỷ lệ thắng thua và lý do thua và bài Dự báo doanh thu theo tháng chốt dự kiến. Dữ liệu là Công ty Cổ phần Giải pháp Minh An, với 96 cơ hội đã thắng và 86 cơ hội đã thua trong kỳ dữ liệu. Màn hình quy trình bán hàng mặc định chỉ hiện cơ hội do chính tài khoản đang đăng nhập phụ trách; báo cáo thì tính cho cả công ty.
Bài 1. Thiết lập CRM: giai đoạn, lý do thua và đội bán hàng
Khoảng 15 phút. Hết bài này Quý công ty biết quy trình bán hàng đang có những giai đoạn nào, hệ thống đang ghi nhận những lý do thua nào, đội bán hàng được tổ chức ra sao, và tự thêm được một giai đoạn, một lý do thua, một đội mới. Các ảnh thêm mới chụp khi đã điền nhưng chưa bấm lưu, để dữ liệu mẫu không bị đổi.
Bước 1 - Xem các giai đoạn của quy trình bán hàng
Bấm vào ứng dụng CRM, rồi mở Quy trình bán hàng của tôi.
CRM > Bán hàng > Quy trình bán hàng của tôi
Phải thấy: bảng cột kanban với sáu giai đoạn theo thứ tự từ trái sang phải: Mới, Đủ điều kiện, Đề xuất, Thương lượng, Chờ ký hợp đồng và Thắng. Dưới tên mỗi cột có thanh màu và tổng doanh thu dự kiến của cột. Hai cột đầu trống vì bộ lọc Quy trình bán hàng của tôi chỉ lấy cơ hội của tài khoản đang đăng nhập.
Bước 2 - Thêm một giai đoạn
Bấm biểu tượng hai mũi tên (chú thích Thêm cột) ở mép phải bảng, gõ tên giai đoạn mới, ví dụ Khảo sát nhu cầu. Muốn thêm thật thì bấm dấu tích xanh; muốn bỏ thì bấm dấu X đỏ.
CRM > Bán hàng > Quy trình bán hàng của tôi
Phải thấy: ô nhập tên giai đoạn hiện ra bên phải cột Thắng, chứa chữ vừa gõ, kèm hai nút: dấu tích xanh để thêm và dấu X đỏ để bỏ. Khi bấm dấu tích, hệ thống thêm một cột mới vào bảng.
Bước 3 - Xem các lý do thua
Mở danh sách lý do thua trong phần cấu hình của CRM.
CRM > Cấu hình > Quy trình bán hàng > Lý do thua
Phải thấy: danh sách một cột Mô tả với năm lý do thua: Quá đắt, Chúng ta không có nhân lực/kỹ năng, Không đủ tồn kho, Chọn đối thủ cạnh tranh và Khách hoãn dự án hoặc ngân sách. Đây là các lựa chọn nhân viên kinh doanh sẽ thấy khi đánh dấu một cơ hội là thua.
Bước 4 - Thêm một lý do thua
Bấm Mới ở góc trên bên trái, gõ tên lý do, ví dụ Khách chọn giải pháp tự làm.
CRM > Cấu hình > Quy trình bán hàng > Lý do thua
Phải thấy: một dòng mới xuất hiện cuối danh sách, chứa chữ vừa gõ. Ở góc trên bên trái đổi thành hai nút Lưu và Hủy bỏ. Bấm Lưu là lý do này dùng được ngay khi đánh dấu thua.
Bước 5 - Xem các đội bán hàng
Mở danh sách đội bán hàng trong phần cấu hình.
CRM > Cấu hình > Đội bán hàng
Phải thấy: bốn đội: Doanh nghiệp do Lê Thu Hà làm trưởng nhóm, Trang web, Điểm bán hàng và Dự án - Dịch vụ do Bùi Quang Huy làm trưởng nhóm. Hai đội Trang web và Điểm bán hàng chưa có trưởng nhóm.
Bước 6 - Tạo một đội bán hàng mới
Bấm Mới, gõ tên đội vào ô lớn ở đầu form, ví dụ Đội Khách hàng chiến lược.
CRM > Cấu hình > Đội bán hàng
Phải thấy: ô tên đội chứa chữ vừa gõ; ô tích Quy trình bán hàng đã bật sẵn, ô Tiềm năng chưa bật; mục Chi tiết đội có Trưởng nhóm; tab Thành viên có nút Thêm Nhân viên kinh doanh để xếp người vào đội. Tiêu đề trên cùng còn là "Mới" vì chưa lưu.
Việc nên thử: tạo một đội theo cách Quý công ty chia khách, ví dụ theo khu vực hoặc theo ngành, chọn trưởng nhóm và thêm hai nhân viên kinh doanh vào tab Thành viên.
Bài 2. Cơ hội từ lúc tạo đến khi thắng hoặc thua
Khoảng 20 phút. Hết bài này Quý công ty đã đi trọn đường đi của một cơ hội bán hàng: nhập nhanh một cơ hội mới, mở nó ra xem, đưa sang giai đoạn kế tiếp, rồi đến kết thúc thắng hoặc thua kèm lý do. Hai bước cuối (thắng và thua) chụp trên cơ hội đã ở sẵn trạng thái đó, không bấm nút đổi trạng thái trên dữ liệu mẫu; khi tự làm, Quý công ty bấm đúng nút được chỉ.
Bước 1 - Nhập nhanh một cơ hội mới
Ở cột Mới, bấm dấu cộng ở đầu cột, gõ tên cơ hội vào ô Tên cơ hội và gõ Doanh thu dự kiến.
CRM > Bán hàng > Quy trình bán hàng của tôi
Phải thấy: một thẻ nhập nhanh hiện ra trong cột Mới với các ô Công ty, Liên hệ, Tên cơ hội, Email liên hệ, Số điện thoại và ô doanh thu dự kiến, kèm ba ngôi sao ưu tiên. Dưới thẻ có nút Thêm, nút Sửa để mở form đầy đủ và biểu tượng thùng rác để bỏ. Bấm Thêm là cơ hội xuất hiện thành một thẻ trong cột.
Bước 2 - Mở một cơ hội đang thương lượng
Trong cột Thương lượng, bấm vào một thẻ, ví dụ Nâng cấp máy trạm văn phòng - Công ty TNHH Logistics Bắc Hà Linh.
CRM > Bán hàng > Quy trình bán hàng của tôi
Phải thấy: thanh trạng thái phía trên sáng ở Thương lượng, kèm số tháng cơ hội đã nằm ở giai đoạn này. Hàng nút đầu form có Báo giá mới, Thắng, Bổ sung thông tin và Thua. Thân form có Doanh thu dự kiến, Xác suất, Liên hệ, Nhân viên kinh doanh và Ngày chốt dự kiến. Cột bên phải ghi lịch sử trao đổi và hoạt động đã lên kế hoạch.
Bước 3 - Chuyển sang giai đoạn kế tiếp
Trên thanh trạng thái, bấm vào tên giai đoạn kế tiếp là Chờ ký hợp đồng. Có thể kéo thẻ sang cột kế bên ở màn hình quy trình bán hàng.
CRM > Bán hàng > Quy trình bán hàng của tôi
Phải thấy: sau khi bấm, thanh trạng thái sáng ở Chờ ký hợp đồng, như cơ hội mẫu trong ảnh. Xác suất ở giai đoạn sau cao hơn giai đoạn trước. Nút Thắng và Thua vẫn còn vì cơ hội chưa kết thúc.
Bước 4 - Đánh dấu thắng
Khi khách đồng ý ký, bấm Thắng ở đầu form. Ảnh chụp trên một cơ hội đã thắng sẵn: Trang bị phòng họp thông minh - Công ty TNHH Logistics Bắc Hà Linh.
CRM > Bán hàng > Quy trình bán hàng của tôi
Phải thấy: dải màu xanh chữ THẮNG ở góc phải trên cùng của form; thanh trạng thái sáng ở Thắng; Xác suất là 100. Nút Thắng và Thua không còn. Hàng nút đầu form có nút Đơn hàng cho biết số tiền của đơn bán đã tạo; ô lịch sử bên phải ghi "Đơn bán S00008 được xác nhận".
Bước 5 - Đánh dấu thua và ghi lý do
Khi khách từ chối, bấm Thua ở đầu form, chọn lý do trong ô Lý do thua, ghi thêm Ghi chú khi chốt nếu cần, rồi bấm Đánh dấu thua. Ảnh chụp trên một cơ hội đã thua sẵn: Trang bị máy tính xách tay - Công ty Cổ phần Bất động sản Hà Thành Vượng.
CRM > Bán hàng > Quy trình bán hàng của tôi
Phải thấy: dải màu đỏ chữ THUA ở góc phải trên cùng; mục Lý do thua hiện "Chọn đối thủ cạnh tranh"; Xác suất là 0; đầu form chỉ còn nút Khôi phục để mở lại cơ hội. Ô lịch sử bên phải ghi "Cơ hội bị đóng. Lý do: Chọn đối thủ cạnh tranh". Cơ hội thua được lưu trữ nên không còn hiện ở bảng cột.
Việc nên thử: nhập một cơ hội thật của Quý công ty vào cột Mới, chuyển dần tới Chờ ký hợp đồng rồi đánh dấu Thắng; sau đó nhập thêm một cơ hội khác và đánh dấu Thua với lý do Quá đắt để xem hai kết quả này hiện trong báo cáo ở bài Phễu bán hàng, tỷ lệ thắng thua và lý do thua.
Bài 3. Phễu bán hàng, tỷ lệ thắng thua và lý do thua
Khoảng 20 phút. Hết bài này Quý công ty đọc được ba câu hỏi điều hành: có bao nhiêu cơ hội ở mỗi giai đoạn, mỗi tháng thắng và thua bao nhiêu, và đội đang thua vì lý do gì. Cả ba dùng chung một báo cáo, chỉ đổi cách nhóm và chỉ số.
Bước 1 - Xem phễu theo giai đoạn
Mở báo cáo, bấm mũi tên cuối ô tìm kiếm, chọn Giai đoạn trong mục Nhóm theo. Bấm Chỉ số, chọn Số bản ghi và bỏ chọn Doanh thu theo tỷ lệ.
CRM > Báo cáo > Quy trình bán hàng
Phải thấy: biểu đồ cột có năm cột theo thứ tự giai đoạn: Đủ điều kiện 5 cơ hội, Đề xuất 9, Thương lượng 26, Chờ ký hợp đồng 17 và Thắng 96. Giai đoạn Mới không có cột vì chưa có cơ hội nào ở đó. Cột Thắng cao nhất vì gồm mọi cơ hội đã thắng trong kỳ dữ liệu.
Bước 2 - Xem cơ hội mới theo tháng
Trong ô tìm kiếm, bỏ nhóm Giai đoạn, mở lại mũi tên chọn nhóm Ngày tạo, rồi chọn Tháng. Giữ chỉ số Số bản ghi.
CRM > Báo cáo > Quy trình bán hàng
Phải thấy: 13 cột, mỗi tháng một cột, từ tháng 11 2025 đến tháng 11 2026. Cột cuối thấp nhất vì tháng 11/2026 mới qua vài ngày. Biểu đồ chỉ đếm cơ hội còn đang hoạt động hoặc đã thắng; cơ hội đã thua nằm ở bước sau.
Bước 3 - Xem thắng và thua theo tháng
Mở mũi tên ô tìm kiếm, bật cả hai bộ lọc Thắng và Thua, chọn nhóm Ngày chốt theo Tháng, rồi chọn thêm nhóm tùy chỉnh Thắng/Thua.
CRM > Báo cáo > Quy trình bán hàng
Phải thấy: mỗi tháng một cột, chia hai màu cho cơ hội thắng và thua; chú giải ở góc phải trên ghi Thua, Thắng và Tổng. Tháng 5/2026 là tháng chốt nhiều nhất, với 12 cơ hội thắng và 11 cơ hội thua. Cộng tất cả các cột là 96 cơ hội thắng và 86 cơ hội thua, tức tỷ lệ thắng khoảng 53%.
Bước 4 - Xem lý do thua
Bỏ bộ lọc Thắng và nhóm Ngày chốt, giữ bộ lọc Thua, chọn nhóm Lý do thua.
CRM > Báo cáo > Quy trình bán hàng
Phải thấy: năm cột, mỗi lý do thua một cột: Quá đắt 26, Chúng ta không có nhân lực/kỹ năng 8, Không đủ tồn kho 8, Chọn đối thủ cạnh tranh 27 và Khách hoãn dự án hoặc ngân sách 17. Hai lý do lớn nhất là chọn đối thủ cạnh tranh và quá đắt, đều thuộc về giá và sức cạnh tranh.
Việc nên thử: ở báo cáo thắng và thua, thêm nhóm Nhân viên kinh doanh để so sánh từng người, hoặc đổi sang dạng bảng bằng nút Pivot ở góc phải trên.
Bài 4. Dự báo doanh thu theo tháng chốt dự kiến
Khoảng 10 phút. Hết bài này Quý công ty xem được các cơ hội đang mở sẽ chốt vào tháng nào và tổng doanh thu dự báo của từng tháng, để chuẩn bị nhân lực và hàng hóa.
Bước 1 - Xem dự báo dạng cột theo tháng
Mở báo cáo dự báo; hệ thống gom sẵn các cơ hội theo tháng chốt dự kiến.
CRM > Báo cáo > Dự báo
Phải thấy: các cột là từng tháng chốt dự kiến, ở ảnh chụp ngày 09/11/2026 bắt đầu từ tháng 11 2026; đầu mỗi cột có tổng doanh thu dự báo, theo tỷ lệ xác suất. Ô tìm kiếm có ba điều kiện mặc định: Hoạt động chốt sắp tới, Quy trình bán hàng của tôi và Ngày chốt dự kiến: Tháng. Mỗi thẻ là một cơ hội đang mở.
Bước 2 - Chuyển sang biểu đồ
Ở góc phải trên, bấm nút Biểu đồ.
CRM > Báo cáo > Dự báo
Phải thấy: mỗi tháng chốt dự kiến là một cột, chú giải ghi Doanh thu theo tỷ lệ. Trục đứng đọc bằng đơn vị rút gọn: M là triệu, G là tỷ.
Việc nên thử: bấm dấu X ở bộ lọc Quy trình bán hàng của tôi để xem dự báo của cả công ty thay vì chỉ của tài khoản đang đăng nhập.
