Điều gì định nghĩa một Dự án Triển Khai ERP Thành Công?
Sau 15 năm thực hiện nghiên cứu các doanh nghiệp chuyển đổi số, McKinsey báo cáo rằng tdưới ⅓ doanh nghiệp được khảo sát thành công trong chuyển đổi số, kèm theo đó là nhận xét “Yet success remains the exception, not the rule."
Viindoo cực kỳ đồng tình với nhận xét này của McKinsey. Chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ, đặc biệt là ERP, vô cùng phức tạp, không hề dễ dàng. Thất bại hoàn toàn có thể xảy ra nếu như không có phương pháp và kỳ vọng đúng đẵn.
Ở Viindoo, chúng tôi định nghĩa một dự án thành công là “Đúng Ngân Sách, Đúng Tiến Độ".
Tại sao lại là Ngân sách và Tiến độ?
Mục tiêu của triển khai ERP là giúp doanh nghiệp ứng dụng công nghệ vào quy trình quản lý càng sớm càng tốt, để thấy hiệu quả mà hệ thống quản trị mang lại. Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và sự thay đổi nhanh chóng của thị trường, việc áp dụng công nghệ đúng lúc sẽ tạo ra lợi thế, nắm bắt những cơ hội phát triển cho doanh nghiệp.
Bởi vậy, để đạt được mục tiêu này, cần phải ghi nhớ một thực tế rằng: Thời gian và Ngân sách là hai nguồn lực hữu hạn. Mọi tác động gây kéo dài thời gian và vượt quá ngân sách đều có thể gây ra những thiệt hại không đáng có, làm suy giảm hiệu quả của toàn bộ dự án. Các yếu tố khác, mặc dù quan trọng, nhưng sẽ luôn là thứ yếu so với việc đảm bảo đúng ngân sách và tiến độ, vì đây là chìa khóa để mang lại thành công bền vững cho doanh nghiệp.
Điều Gì Ngăn Cản Các Dự Án ERP Thành Công?
Bạn có thể tìm được ở đâu đó những liệt kê về nguyên nhân, rủi ro khi triển khai ERP thiếu sự tham gia của ban lãnh đạo doanh nghiệp, năng lực quản lý dự án yếu kém, người dùng phản kháng, kỳ vọng, mục tiêu thiếu thực tế v.v.
Viindoo không phủ nhận những điều này. Tuy nhiên, trong khuôn khổ bài viết chia sẻ kinh nghiệm triển khai erp này, tôi muốn nhắc đến những trải nghiệm thực tế, những vấn đề cụ thể khi triển khai rất nhiều dự án ERP chúng tôi gặp phải, bằng một vài câu chuyện dưới đây:
Câu chuyện số 1: “Tôi muốn…. Hãy phát triển tính năng mới.”
Đây có lẽ là câu chuyện chúng tôi gặp nhiều nhất, hầu như trong bất kỳ dự án triển khai ERP nào. Trong buổi khảo sát, trong quá trình tư vấn, trong quá trình đào tạo, vv, người dùng luôn mong muốn phát triển các tính năng đặc thù riêng cho nghiệp vụ của họ. Tính năng đó sẽ giải quyết được vấn đề của họ: tự động hóa khâu này, có sẵn biểu mẫu kia, tích hợp lấy dữ liệu từ hệ thống cũ v.v.
Nghe có vẻ hợp lý, vì doanh nghiệp cho rằng tính năng mới này sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn cho họ trong việc vận hành. Tuy nhiên, việc này không đơn giản chỉ là thêm một tính năng. Thực tế, việc phát triển tính năng mới giữa chừng không chỉ gây ra phát sinh chi phí và kéo dài tiến độ triển khai dự án, mà còn làm nảy sinh nhiều rủi ro không mong muốn.
Một trong những hậu quả đáng ngại nhất là việc hình thành và tích lũy nợ kỹ thuật. Doanh nghiệp có thể phải trả những khoản nợ này vào các năm sau dưới hình thức chi phí bảo trì, nâng cấp, và giải quyết các sự cố phát sinh từ tính năng mới đó. Đây là những chi phí tăng lên theo thời gian, làm giảm hiệu quả kinh tế của dự án ERP ban đầu.
Việc phát triển tính năng mới giữa chừng không chỉ gây ra phát sinh chi phí và kéo dài tiến độ triển khai dự án
Câu chuyện số 2: “Tôi muốn… Tại sao lại gạt bỏ nhu cầu này?”
Trong quá trình triển khai dự án ERP, chúng tôi đã gặp phải tình huống khi một khách hàng yêu cầu tích hợp một hệ thống phần mềm cũ mà họ đã sử dụng từ lâu vào hệ thống ERP mới. Đối với họ, việc này là rất quan trọng và đáp ứng đúng nhu cầu hiện tại của họ.
Dù hiểu rõ rằng nhu cầu trên có thể làm hệ thống phức tạp hơn, không tương thích và dẫn đến những khó khăn trong bảo trì, chúng tôi vẫn phải đối mặt với sự phản đối mạnh mẽ từ phía khách hàng khi từ chối yêu cầu này. Họ cảm thấy bị bỏ rơi, không được lắng nghe.
Một sự thật rất rõ ràng là tiêu chuẩn mong muốn và hài lòng sẽ thay đổi liên tục theo thời gian. Những gì được cho là cần thiết hôm nay có thể trở nên lỗi thời hoặc không còn phù hợp trong tương lai. Mỗi đối tượng, từ ban lãnh đạo đến người dùng cuối, đều có những kỳ vọng khác nhau và điều này có thể dẫn đến những yêu cầu không nhất quán, gây khó khăn trong việc quản lý dự án.
Trong vai trò của nhà tư vấn triển khai, chúng tôi không bỏ qua sự hài lòng của khách hàng, nhưng luôn phải tìm cách cân bằng, và ưu tiên cho việc đảm bảo thành công của dự án – tức là phải đúng tiến độ và đúng ngân sách.
Sự hài lòng thay đổi theo thời gian
Câu chuyện số 3: “Hãy làm thêm các phần này, tôi sẽ trả thêm tiền.”
Câu chuyện cuối cùng tôi muốn chia sẻ liên quan đến yêu cầu của khách hàng ngay trước khi go-live. Họ đề nghị chúng tôi mở rộng phạm vi bằng cách thêm nhiều tính năng và phân hệ mới. Họ sẵn sàng chi thêm ngân sách để đáp ứng những yêu cầu này, với kỳ vọng rằng dự án sẽ mang lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp.
Thật hấp dẫn phải không, nhưng thực tế việc mở rộng phạm vi dự án trước khi go-live không đơn giản chỉ là vấn đề tài chính. Khi phạm vi dự án được mở rộng, nhiều nguồn lực hơn sẽ cần được huy động, từ tài chính, nhân lực, máy móc, thiết bị, đến thời gian. Điều này thường dẫn đến kéo dài thời gian triển khai dự án, vượt xa so với kế hoạch ban đầu.
Không chỉ dừng lại ở đó, sự kéo dài này còn gây áp lực cho doanh nghiệp cũng như cho các thành viên tham gia dự án. Khi dự án càng kéo dài, cảm giác mệt mỏi bắt đầu xuất hiện. Sự hào hứng và niềm tin vào thành công của dự án cũng dần phai nhạt, thay vào đó là những lo ngại về việc liệu dự án có thể hoàn thành đúng như cam kết hay không.
Những cảm xúc tiêu cực này có thể làm suy giảm tinh thần làm việc của đội ngũ, dẫn đến sự chậm trễ và những sai sót không đáng có. Thay vì mang lại kết quả tốt hơn, việc mở rộng phạm vi đôi khi lại trở thành nguyên nhân khiến dự án mất kiểm soát và không đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Câu chuyện tương tự: Tòa nhà đang xây, người dùng yêu cầu phải lấp đầy cây xanh, và kết quả dự án là một tòa nhà tràn ngập cây xanh nhưng chưa thể sử dụng
Vậy rốt cuộc điều gì ngăn cản các dự án ERP thành công?
Không có đáp án nào là chính xác tuyệt đối. Chí có điều duy nhất không thay đổi là mục tiêu ưu tiên: "doanh nghiệp ứng dụng phần mềm sớm nhất có thể, đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời gian, đúng ngân sách." Viindoo sẽ bằng mọi biện pháp hiện thực hóa những ưu tiên này, để đảm bảo triển khai ERP thành công cho Doanh nghiệp.
Viindoo Làm Thế Nào Để Đảm Bảo Dự Án ERP Thành Công?
Trong hành trình triển khai ERP, có vô vàn các yếu tố tác động và những phát sinh không thể lường trước. Mỗi Doanh nghiệp sẽ là một bài toán riêng, dù có những điểm tương đồng về ngành nghề, sản phẩm, quy mô, thế hệ lãnh đạo v.v. Vì vậy, cũng sẽ không có đáp án thành công nào cụ thể, áp dụng chung cho tất cả.
Ở Viindoo, chúng tôi lựa chọn việc xây dựng phương pháp và kỳ vọng đúng đắn cho các dự án triển khai ERP
Đặt kỳ vọng đúng. Luôn tuân theo mục tiêu đã đề ra.
Ưu tiên hàng đầu của Viindoo trong mọi dự án ERP là đảm bảo đúng tiến độ và đúng ngân sách. Điều này có nghĩa là chúng tôi sẽ xử lý mọi vấn đề có thể gây rủi ro cho những mục tiêu này.
Khi gặp các yêu cầu thay đổi từ phía khách hàng, như việc bổ sung tính năng mới, tích hợp thêm, thay đổi luồng hành xử của phần mềm v.v, chúng tôi đặt ra những câu hỏi quan trọng:
- Yêu cầu này có thực sự cần thiết không?
- Nếu làm thì có đáng tiền không?
- Phát triển tính năng mới có mang lại đủ lợi ích mong muốn không?
- Có thể tiếp cận theo cách khác mà vẫn đạt được mục tiêu?
Việc này giúp chúng tôi đảm bảo rằng mọi quyết định đều được cân nhắc kỹ lưỡng và chỉ thực hiện những thay đổi có giá trị thực sự. Qua đó, mọi quyết định được đưa ra đều nhằm duy trì mục tiêu đã đề ra và bảo vệ thành công bền vững của dự án.
Phương pháp triển khai hiện thực hóa mục tiêu
Xác định ưu tiên dựa trên giá trị
Để xác định các tính năng giá trị cao, chúng tôi tiến hành Phân tích ROI (Return on Investment) đối với các dự án lớn và phức tạp. Qua phân tích này, doanh nghiệp có cái nhìn toàn cảnh về các yêu cầu, chi phí cần đầu tư, và giá trị mang lại. Điều này cho phép doanh nghiệp đánh giá ROI lợi nhuận trên chi phí đầu tư cho các tính năng và yêu cầu cụ thể. Chúng tôi cũng tiến hành tra soát và xem lại yêu cầu một cách chi tiết, giải đáp những nghi ngờ và minh bạch hóa tính khả thi của dự án đối với toàn bộ các thành viên dự án.
Ưu tiên triển khai tính năng đồng bộ theo phương ngang
We focus on implementing synchronized features from input to output to ensure that businesses have a comprehensive and complete system right from the start. This approach helps reduce the burden of data entry and optimize workflow processes. By keeping the system simple and easy to operate, we help businesses quickly start using the new technology without unnecessary complications.
Go-live càng sớm càng tốt
Go-Live càng sớm càng tốt với it tính năng nhưng giá trị cao
Chúng tôi ưu tiên việc go-live sớm với ít tính năng nhưng mang lại giá trị cao. Thay vì chờ đợi đến khi tất cả các tính năng được hoàn thiện, chúng tôi khuyến khích việc triển khai các tính năng cốt lõi trước, để doanh nghiệp có thể ngay lập tức bắt đầu hưởng lợi từ hệ thống ERP. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp sớm thấy được lợi ích của hệ thống mà còn cho phép thực hiện những điều chỉnh và cải tiến cần thiết một cách linh hoạt.
Thẩm định ngang hàng (Peer review)
Thêm vào đó, chúng tôi tổ chức các cuộc họp thẩm định ngang hàng với các chuyên gia của Viindoo - những người không tham gia trực tiếp vào dự án. Các chuyên gia này sẽ cung cấp cái nhìn khách quan và phản biện các giải pháp đề xuất, giúp đảm bảo rằng các quyết định đưa ra là hợp lý và có giá trị thực sự.
Và còn rất nhiều các yếu tố khác nữa, hay tham khảo chi tiết về việc lập kế hoạch và quy trình triển khai ERP của Viindoo:
Kết luận
Để triển khai ERP thành công, doanh nghiệp phải kiên định trong việc hoàn thành dự án đúng ngân sách và tiến độ, đồng thời sẵn sàng loại bỏ những yếu tố không cần thiết. Thực tế đã chứng minh rằng thành công không đến từ việc đáp ứng tất cả mọi yêu cầu hay mở rộng phạm vi triển khai một cách không kiểm soát. Thay vào đó, doanh nghiệp cần tập trung vào các mục tiêu cốt lõi, quản lý chặt chẽ các nguồn lực hạn chế như thời gian và ngân sách, và kiểm soát những yếu tố có thể gây phân tán sự chú ý khỏi mục tiêu chính.
Thành công trong triển khai ERP đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên liên quan và một sự cam kết mạnh mẽ vào hướng đi chung đã được thống nhất. Chỉ khi doanh nghiệp hiểu rõ và kiên trì với các ưu tiên quan trọng, sẵn sàng hy sinh những điều không cần thiết, dự án mới có thể đạt được kết quả tốt nhất, mang lại giá trị lâu dài và bền vững cho tổ chức.
Làm thế nào để triển khai ERP thành công?
Không có một đáp án chính xác cho dự án thành công, chỉ khi dự án thành công thì mọi đáp án luôn là chính xác.
Dịch vụ Tư vấn & Triển khai ERP
Định hướng thành công. giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi tức đầu tư cho dự án.
Câu hỏi thường gặp
Thành công trong việc triển khai ERP đòi hỏi vô vàn yếu tố. Ở Viindoo, chúng tôi lựa chọn việc xây dựng phương pháp và kỳ vọng đúng đắn cho các dự án triển khai ERP
Thời gian triển khai ERP có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án, nhưng thông thường có thể từ vài tháng đến vài năm.
Chắc chắn rồi, "thay đổi" ở đây mang nghĩa cải tiến và khiến cho quy trình có thể ứng dụng công nghệ được, khi đó ERP chỉ là công cụ để số hóa quy trình đó, đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống quản trị.
Sự thành công của một dự án ERP có thể được đo lường bằng nhiều cách khác nhau. Ở Viindoo, chúng tôi định nghĩa một dự án thành công là “Đúng Ngân Sách, Đúng Tiến Độ".
Việc triển khai ERP chắc chắn cần sự đầu tư cả về thời gian và chi phí. Tuy nhiên, nếu thực hiện thành công sẽ mang lại nhiều lợi ích và tiết kiệm chi phí về lâu dài.
