Quản lý Phạm vi Dự án: Định nghĩa, Thành phần Chính và Thực tiễn Tốt nhất

Quản lý phạm vi dự án là một khía cạnh quan trọng của quản lý dự án. Bằng cách tuân theo sáu thành phần chính của quản lý phạm vi dự án, người quản lý dự án có thể đảm bảo rằng dự án của họ được hoàn thành trong ngân sách, đúng thời hạn và đáp ứng mong đợi của các bên liên quan. Bài viết này của Viindoo Phần mềm quản trị doanh nghiệp cung cấp một cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý phạm vi dự án và các phương pháp hay nhất để quản lý hiệu quả phạm vi dự án.

Hiểu quản lý phạm vi dự án

Phạm vi trong quản lý dự án là gì?

Trong quản lý dự án, thuật ngữ "phạm vi" đề cập đến công việc cần được thực hiện để phân phối dự án thành công, cũng như các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án. Phạm vi dự án bao gồm các mục tiêu của dự án, sản phẩm bàn giao, yêu cầu, ràng buộc và bất kỳ chi tiết nào khác cần thiết để xác định công việc cần thực hiện.

Quản lý phạm vi dự án là gì?

Quản lý phạm vi dự án là quá trình xác định, lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát phạm vi của một dự án. Nó liên quan đến việc xác định các mục tiêu, yêu cầu và ràng buộc của dự án, cũng như xác định các sản phẩm bàn giao, thời gian và ngân sách. Các thành phần chính của quản lý phạm vi dự án bao gồm tuyên bố phạm vi, cấu trúc phân chia công việc, đường cơ sở phạm vi và kiểm soát thay đổi.

Tuyên bố phạm vi là một tài liệu bao gồm:

• Phạm vi sản phẩm
• Phạm vi dự án
• Danh sách giao hàng
• Tiêu chí chấp nhận
• Loại trừ dự án
• Hạn chế
• Giả định 

Quản lý phạm vi dự án là gì?

Cấu trúc phân chia công việc là một biểu diễn có thứ bậc của các sản phẩm bàn giao, nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ của dự án. Nó cung cấp một sự hiểu biết rõ ràng về công việc cần thiết để hoàn thành dự án.

Đường cơ sở phạm vi là sự kết hợp giữa tuyên bố phạm vi và cấu trúc phân chia công việc. Nó đại diện cho phạm vi dự án đã được phê duyệt và phục vụ như một tài liệu tham khảo để thực hiện dự án.

Kiểm soát thay đổi là quá trình quản lý các thay đổi đối với phạm vi dự án, dòng thời gian và ngân sách.

>>>> Xem thêm:Sự cố trong Quản lý dự án là gì và Cách quản lý nó

Quy trình quản lý phạm vi dự án

quản lý phạm vi dự án hiệu quả liên quan đến việc xác định và ghi lại tất cả các công việc cần thực hiện để hoàn thành dự án thành công, cũng như các nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc. Quá trình quản lý phạm vi dự án có sáu thành phần chính dưới đây.

Lập kế hoạch quản lý phạm vi

Bước đầu tiên trong quản lý phạm vi dự án là lập kế hoạch cách xác định, quản lý, xác nhận và kiểm soát phạm vi trong suốt vòng đời của dự án. Điều này liên quan đến việc phát triển Kế hoạch quản lý dự án phác thảo các quy trình, thủ tục và công cụ sẽ được sử dụng để quản lý phạm vi dự án.

Yêu cầu thu thập

Bước tiếp theo là thu thập các yêu cầu của các bên liên quan của dự án. Điều này liên quan đến việc xác định những gì các bên liên quan mong đợi từ dự án, những gì dự án phải cung cấp và những hạn chế của dự án là gì. Các yêu cầu có thể được thu thập thông qua phỏng vấn, khảo sát và các kỹ thuật khác.

Quy trình quản lý phạm vi dự án

Xác định phạm vi

Dựa trên các yêu cầu thu thập được, phạm vi dự án được xác định. Điều này liên quan đến việc tạo ra một tuyên bố phạm vi dự án chi tiết phác thảo các mục tiêu, sản phẩm, yêu cầu và ràng buộc của dự án. Tuyên bố phạm vi dự án được sử dụng làm tài liệu tham khảo trong suốt vòng đời của dự án.

Tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS)

Khi phạm vi dự án được xác định, bước tiếp theo là tạo một WBS. WBS là sự phân chia theo thứ bậc của phạm vi dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. WBS được sử dụng để tổ chức và cấu trúc công việc của dự án, đồng thời cung cấp cơ sở để ước tính, lập lịch trình và giám sát tiến độ của dự án.

Xác thực phạm vi

Khi dự án tiến triển, nhóm dự án phải đảm bảo rằng dự án đang đi đúng hướng để đáp ứng phạm vi đã xác định. Điều này liên quan đến việc xác nhận phạm vi bằng cách đảm bảo rằng các sản phẩm bàn giao của dự án đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan. Quá trình xác nhận bao gồm việc xem xét và thử nghiệm các sản phẩm bàn giao của dự án để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chí chấp nhận.

Phạm vi kiểm soát

Cuối cùng, nhóm dự án phải kiểm soát phạm vi dự án để đảm bảo rằng nó nằm trong ranh giới đã xác định. Điều này liên quan đến việc theo dõi tiến độ của dự án và so sánh nó với tuyên bố phạm vi dự án và WBS. Bất kỳ sai lệch nào so với phạm vi dự án phải được quản lý thông qua quy trình kiểm soát thay đổi, bao gồm lập tài liệu và xem xét các yêu cầu thay đổi, đánh giá tác động của chúng đối với dự án và đưa ra quyết định về việc phê duyệt hay từ chối các thay đổi.

Kiểm soát phạm vi dự án

>>>> Đọc thêm:

• Phạm vi công việc Định nghĩa: Mọi thứ bạn cần biết​
  
• Quản lý dự án là gì? Tại sao nó quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn?
  

Thực tiễn tốt nhất để quản lý phạm vi dự án hiệu quả

Một số phương pháp hay nhất có thể giúp đảm bảo quản lý phạm vi dự án hiệu quả, bao gồm giao tiếp, cộng tác, tính linh hoạt, tài liệu cũng như giám sát và kiểm soát.

Uyển chuyển

Tính linh hoạt là một khía cạnh thiết yếu khác của quản lý phạm vi dự án hiệu quả. Các dự án thường có thể thay đổi và phạm vi dự án có thể cần phải được điều chỉnh. Tính linh hoạt cho phép nhóm dự án phản ứng với các tình huống thay đổi và thực hiện các điều chỉnh cần thiết đối với phạm vi, thời gian và ngân sách của dự án.

Thực tiễn tốt nhất để quản lý phạm vi dự án

Giám sát và kiểm soát

quản lý phạm vi dự án hiệu quả liên quan đến việc giám sát và kiểm soát phạm vi dự án. Giám sát và kiểm soát đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng hướng và mọi thay đổi đối với phạm vi dự án đều được quản lý hiệu quả. Nó bao gồm theo dõi tiến trình, xác định các sai lệch và thực hiện các hành động khắc phục khi cần thiết.

Tóm lại, quản lý phạm vi dự án hiệu quả là rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ dự án nào. Nó liên quan đến việc xác định, lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát phạm vi dự án. quản lý phạm vi dự án hiệu quả mang lại một số lợi ích. Hi vọng bài viết này giúp bạn hiểu và áp dụng chính xác quy trình quản lý phạm vi dự án vào công việc của mình.

>>>> Tiếp tục với:

• Sản phẩm bàn giao trong Quản lý dự án là gì và Mẹo quản lý

• Đường cơ sở trong quản lý dự án là gì? Hướng dẫn từng bước