Hạch toán lương là một nhiệm vụ quản lý tài chính doanh nghiệp không bao giờ dễ dàng. Quá trình phức tạp và tốn thời gian, liên quan đến việc tính toán lương, tiền thưởng, thuế cùng các lợi ích của nhân viên. Trong bài viết, Viindoo sẽ giới thiệu hạch toán lương là gì, quy trình hạch toán, những thách thức phổ biến và phần mềm giúp đơn giản hóa công việc này.
>>>> Xem thêm: Viindoo Accouting
Hạch toán lương và các khoản trích theo lương
Hạch toán lương là quá trình ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc trả lương cho người lao động vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Mục đích của việc này là để theo dõi chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương, và các khoản phải trả người lao động một cách chính xác và đầy đủ.
Các tài khoản kế toán liên quan đến hạch toán tiền lương:
- Tài khoản 334 - Phải trả người lao động: Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các khoản tiền lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên.
Ví dụ: Khi doanh nghiệp tính lương cho nhân viên, sẽ có bút toán: Nợ TK 642: Chi phí tiền lương; Có TK 334: Phải trả người lao động.
- Tài khoản 338 - Phải trả các khoản bảo hiểm, phúc lợi xã hội: Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các khoản trích theo lương của người lao động để đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn, và các khoản phúc lợi khác.
Ví dụ: Khi doanh nghiệp trích các khoản bảo hiểm từ lương của nhân viên, sẽ có bút toán: Nợ TK 334: Phải trả người lao động; Có TK 3383: Phải trả BHXH; Có TK 3384: Phải trả BHYT; Có TK 3386: Phải trả BHTN; Có TK 3388: Phải trả KPCĐ.
Hạch toán lương là quá trình quan trọng của một doanh nghiệp
Hướng dẫn cách hạch toán chi phí lương đầy đủ
Hạch toán lương nhân viên
Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến lương và các khoản thưởng:
- Ghi nhận chi phí lương và trích lập lương phải trả:
- Chi phí lương trực tiếp:
- Nợ TK 241 (Xây dựng cơ bản dở dang): Đối với chi phí lương của nhân viên trực tiếp sản xuất.
- Nợ TK 154 (Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang) hoặc TK 642 (Chi phí giá vốn hàng bán): Đối với chi phí lương của nhân viên trực tiếp sản xuất, kinh doanh (theo TT 133).
- Chi phí lương gián tiếp: Nợ các TK 622, 623, 627 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), TK 641 (Chi phí bán hàng) hoặc TK 642 (Chi phí giá vốn hàng bán): Đối với chi phí lương của nhân viên gián tiếp.
- Đối ứng cho tất cả các trường hợp trên: Có TK 334 (Phải trả người lao động - 3341, 3348): Ghi nhận tổng số tiền lương phải trả cho người lao động.
- Hạch toán chi trả thưởng từ quỹ khen thưởng:
- Khi trích lập quỹ khen thưởng:
- Nợ TK chi phí (tương ứng với loại chi phí trích lập quỹ): Ghi nhận chi phí trích lập quỹ khen thưởng.
- Có TK 3531 (Quỹ khen thưởng): Ghi nhận tăng số dư quỹ khen thưởng.
- Khi chi trả thưởng:
- Nợ TK 3531: Ghi nhận giảm số dư quỹ khen thưởng do chi trả.
- Có TK 334: Ghi nhận số tiền thưởng phải trả cho nhân viên.
Hạch toán lương nhân viên liên quan đến lương và các khoản thưởng
Hạch toán chi phí lương, thưởng
Hạch toán khi doanh nghiệp thanh toán tiền lương, ứng lương và các khoản thưởng cho người lao động:
- Thanh toán tiền lương/ứng lương bằng tiền mặt/chuyển khoản:
- Nợ TK 334: Ghi nhận số tiền lương/ứng lương đã thanh toán.
- Có TK 111, 112: Ghi nhận nguồn tiền chi trả.
- Thanh toán tiền lương bằng hàng hóa, sản phẩm:
Phương án 1 (Giá chưa có thuế GTGT):
- Nợ TK 334: Ghi nhận giá trị lương bằng hàng hóa/sản phẩm.
- Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp - 33311): Ghi nhận thuế GTGT đầu ra (nếu có).
- Có TK 5118 (Doanh thu khác): Ghi nhận giá trị hàng hóa/sản phẩm chưa có thuế GTGT.
Phương án 2 (Giá đã có thuế GTGT):
- Nợ TK 334: Ghi nhận giá trị lương bằng hàng hóa/sản phẩm (đã bao gồm thuế GTGT).
- Có TK 5118: Ghi nhận giá trị hàng hóa/sản phẩm đã có thuế GTGT.
- Chi trả tiền thưởng:
- Nợ TK 334: Ghi nhận số tiền thưởng đã chi trả.
- Có TK 111, 112,... (Tiền mặt tại quỹ, Tiền gửi ngân hàng, ...): Ghi nhận nguồn tiền chi trả thưởng.
Hạch toán lương, thưởng cho người lao động
Hạch toán các khoản Bảo hiểm trích theo lương
Tỷ lệ phần trăm trích các khoản theo lương
Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH và Công văn 2159/BHXH-BT của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam áp dụng từ ngày 1/6/2017, thì:
Các khoản trích theo lương | Trích vào chi phí của doanh nghiệp | Trích vào lương của người lao động | Tổng |
Bảo hiểm xã hội (BHXH) | 17,5% | 8% | 25,5% |
Bảo hiểm y tế (BHYT) | 3% | 1,5% | 4,5% |
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) | 1% | 1% | 2% |
Tổng | 21,5% | 10,5% | 32% |
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) | 2% | 2% |
Như vậy hàng tháng, doanh nghiệp phải đóng cho cơ quan Bảo hiểm xã hội là 32% trên tổng quỹ lương phải trả nhân viên (BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN). Ngoài ra, doanh nghiệp phải đóng cho Liên đoàn lao động của Quận/Huyện là 2% trên quỹ lương phải trả nhân viên (KPCĐ) trong trường hợp có thành lập công đoàn.
Tính vào chi phí của doanh nghiệp
Tổng tiền bảo hiểm doanh nghiệp phải nộp = 21,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm:
- Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng tiền bảo hiểm + Kinh phí công đoàn doanh nghiệp phải nộp
- Có TK 3383 (BHXH): 17,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
- Có TK 3384 (BHYT): 3% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
- Có TK 3386 (BHTN): 1% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
- Có TK 3382 (KPCĐ): 2% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm (nếu có)
Doanh nghiệp phải đóng cho cơ quan Bảo hiểm xã hội là 32% trên tổng quỹ lương phải trả nhân viên
Trừ vào lương nhân viên
Tổng tiền bảo hiểm nhân viên phải nộp = 10,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm:
- Nợ TK 334: Tổng tiền bảo hiểm nhân viên phải nộp
- Có TK 3383 (BHXH): 8% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
- Có TK 3384 (BHYT): 1,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
- Có TK 3386 (BHTN): 1% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
Hạch toán tiền lương cho các khoản giảm trừ khác
Tạm ứng lương cho nhân sự
Trong kỳ, nếu nhân viên ứng trước lương, kế toán cần đối chiếu và xác định chính xác số tiền đã tạm ứng. Số tiền này sẽ được trừ trực tiếp vào lương phải trả cuối kỳ, đồng thời được ghi nhận bằng bút toán sau:
- Nợ TK 334: Ghi nhận giảm số tiền phải trả cho nhân viên ứng trước.
- Có TK 111, 112 (Tiền mặt tại quỹ, Tiền gửi ngân hàng): Ghi nhận việc giảm số tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng tương ứng với số tiền đã tạm ứng..
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải nộp
Trong kỳ kế toán, nếu nhân sự phát sinh thuế TNCN phải nộp, kế toán sẽ thực hiện các bước sau:
- Xác định và khấu trừ thuế TNCN: Tính toán chính xác số thuế TNCN phải khấu trừ từ lương của nhân viên và ghi nhận bằng bút toán:
- Nợ TK 334: Ghi nhận giảm số tiền lương phải trả cho nhân viên do đã khấu trừ thuế.
- Có TK 3335 (Thuế TNCN): Ghi nhận số thuế TNCN đã khấu trừ, là số tiền doanh nghiệp nợ cơ quan thuế.
- Nộp thuế TNCN thay nhân viên: Thực hiện nộp số thuế TNCN đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước và ghi nhận bằng bút toán:
- Nợ TK 3335: Ghi nhận giảm số tiền thuế doanh nghiệp nợ cơ quan thuế do đã nộp.
- Có TK 111, 112: Ghi nhận việc giảm số tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng tương ứng với số thuế đã nộp.
Tính toán chính xác số thuế TNCN phải khấu trừ từ lương của nhân viên và ghi nhận bằng bút toán
Cách hạch toán chi trả lương nhân viên
Kế toán dựa vào Bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi lương hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng để thực hiện các bút toán sau:
Tiền lương thực trả = Tổng tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng - Tiền bảo hiểm phải nộp – Các khoản giảm trừ vào lương (tạm ứng, thuế TNCN)
Hạch toán:
- Nợ TK 334: Ghi nhận số tiền lương thực trả.
- Có TK 111, 112: Ghi nhận nguồn tiền chi trả.
Nếu trường hợp phát sinh trả lương cho nhân viên bằng hàng hóa, sản phẩm, kế toán phải xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu bán hàng nội bộ và hạch toán:
- Nợ TK 334: Ghi nhận giá trị lương bằng hàng hóa/sản phẩm.
- Có TK 5118: Ghi nhận giá trị bán hàng hóa/sản phẩm (giá bán chưa có thuế GTGT).
- Có TK 3331: Ghi nhận thuế GTGT đầu ra trên giá trị hàng hóa/sản phẩm (nếu có)..
>>>> Đọc thêm: Lương 3P là gì? Lợi ích và việc triển khai Mô hình lương 3P
Hạch toán nộp tiền bảo hiểm
Hàng tháng, doanh nghiệp trích tiền lương tham gia BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ (nếu có) trên tổng quỹ tiền lương phải trả nhân viên. Kế toán hạch toán:
- Nợ TK 3383 (BHXH): 25.5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
- Nợ TK 3384 (BHYT): 4.5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
- Nợ TK 3386 (BHTN): 2% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
- Nợ TK 3382 (KPCĐ): 2% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm (nếu có)
- Có TK 111, 112: Tổng số tiền bảo hiểm + kinh phí công đoàn phải nộp
Cách hạch toán tiền BHXH phải trả cho nhân viên
Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến chế độ thai sản, chế độ ốm đau của nhân viên:
- Ghi nhận tạm ứng chế độ ốm đau, chế độ thai sản:
- Nợ TK 3383 (Phải trả BHXH): Ghi nhận số tiền chế độ thai sản, ốm đau mà doanh nghiệp tạm ứng cho nhân viên.
- Có TK 334: Ghi nhận giảm số tiền lương phải trả cho nhân viên do đã tạm ứng chế độ.
- Ghi nhận số tiền BHXH chuyển về::
- Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): Ghi nhận số tiền chế độ ốm đau, thai sản mà BHXH đã chuyển vào tài khoản của doanh nghiệp.
- Có TK 3383: Ghi nhận giảm số tiền doanh nghiệp nợ BHXH do đã nhận được tiền hoàn ứng.
- Chi trả chế độ ốm đau, chế độ thai sản cho nhân viên:
- Nợ TK 334 (Phải trả người lao động): Ghi nhận số tiền chế độ thai sản, ốm đau đã chi trả cho nhân viên.
- Có TK 111 (Tiền mặt tại quỹ) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): Ghi nhận nguồn tiền chi trả.
Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến chế độ thai sản, chế độ ốm đau của nhân viên
>>>> Xem thêm: Mẫu quyết định tăng lương cho người lao động mới nhất [2023]
Viindoo - Phần mềm hạch toán lương toàn diện
Phần mềm hạch toán lương Viindoo đem lại nhiều lợi ích quan trọng khi áp dụng vào quy trình kế toán tiền lương của tổ chức. Dưới đây là những điểm mạnh khi sử dụng phần mềm kế toán Viindoo:
Tự động hóa việc thu thập dữ liệu lương từ nhiều nguồn
Phần mềm kế toán Viindoo tự động tổng hợp thông tin cần thiết để tính lương từ nhiều nguồn khác nhau. Điều này cho phép tích hợp thông tin từ các hệ thống liên quan đến nhân sự. Ví dụ như quản lý chấm công, làm thêm giờ, quản lý bữa ăn và các chế độ phúc lợi cho nhân viên. Tất cả những chi tiết này đóng góp vào việc tính toán tiền lương của nhân viên một cách chính xác.
Thu thập dữ liệu tiền lương từ nhiều phân hệ
Thiết lập quy tắc tính lương
Viindoo giúp doanh nghiệp tạo quy tắc tính lương duy nhất, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán.
Trong khi cài đặt phần mềm kế toán này, nhà quản lý chỉ cần thiết lập các yếu tố lương cơ bản, phụ cấp, khấu trừ, và tạo ra công thức tính lương một lần duy nhất. Các quy định này sau đó trở thành cơ sở cho tính toán lương trong tương lai.
Việc này giúp loại bỏ việc phải tính lương thủ công lại ở mỗi kỳ trả lương, tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ sai sót.
Quy tắc lương trong phần mềm Viindoo được thiết lập một lần
Phân quyền quản lý cá nhân
Phần mềm Viindoo cung cấp tùy chọn tự kiểm tra cho nhân viên, cho phép họ xem phiếu lương cá nhân, cập nhật thông tin cá nhân và yêu cầu nghỉ phép. Tất cả các thông tin này sẽ được bảo mật và chỉ có người quản lý tiền lương có quyền truy cập và phản hồi.
Thường xuyên cập nhật quy định nhà nước
Viindoo cũng tự động cập nhật các quy định của nhà nước liên quan đến tiền lương, bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân. Điều này đảm bảo rằng tổ chức luôn tuân thủ các hướng dẫn và quy định mới nhất của chính phủ.
Các sửa đổi và bổ sung quy định được cập nhật ngay lập tức trong phần mềm kế toán này. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác trong việc tính lương, đóng bảo hiểm và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Thường xuyên cập nhật quy định nhà nước
Tự động hạch toán nhật ký lương
Viindoo tích hợp các phân hệ lương vào hệ thống kế toán để tự động tạo các bút toán liên quan đến tiền lương. Sự tích hợp này giúp tối ưu hóa quy trình kế toán và đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc hạch toán các giao dịch lương.
Tất cả các ghi chép, chỉnh sửa trên bảng lương đều sẽ được kiểm tra và cập nhật để tính lại số liệu chính xác cuối cùng.
Ngoài ra, việc tích hợp còn cung cấp các cập nhật theo thời gian thực. Bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trong bảng lương. Chẳng hạn như điều chỉnh lương, thanh toán tiền thưởng hoặc cập nhật thuế, đều được phản ánh ngay lập tức trong các bút toán kế toán. Việc đồng bộ hóa thời gian thực này đảm bảo rằng báo cáo tài chính luôn phản ánh thông tin bảng lương mới nhất.
Báo cáo theo thời gian thực
Phần mềm kế toán Viindoo cung cấp khả năng truy cập báo cáo lương theo thời gian thực. Tính năng này cho phép người dùng được phân quyền. Chẳng hạn như người quản lý nhân sự và nhân viên tài chính, truy xuất ngay thông tin cập nhật liên quan đến lương thưởng và bảng lương của nhân viên.
Thông qua giao diện người dùng trực quan của Viindoo, người dùng có thể tạo và truy cập nhiều loại báo cáo lương khác nhau chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Các báo cáo này bao gồm nhiều loại dữ liệu, bao gồm thu nhập của từng nhân viên, các khoản giảm trừ, tiền thưởng, khấu trừ thuế và các thành phần liên quan khác. Các báo cáo có thể được tùy chỉnh dựa trên các tiêu chí cụ thể, chẳng hạn như phạm vi ngày, phòng ban hoặc nhân viên, cung cấp cái nhìn tổng quan phù hợp về dữ liệu liên quan đến lương thưởng.
Báo cáo lương theo thời gian thực mang lại một số lợi thế. Nó cho phép doanh nghiệp của bạn đưa ra quyết định kịp thời, cho dù đó là đánh giá tác động về tài chính của việc điều chỉnh lương, theo dõi chi phí làm thêm giờ hay phân tích việc phân bổ tiền thưởng cho lực lượng lao động. Việc truy cập dữ liệu kịp thời này đảm bảo rằng các bên liên quan có được hiểu biết chính xác về các khía cạnh tài chính liên quan đến chi phí lương.
Hạch toán lương là một khía cạnh quan trọng và phức tạp trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình này không hề dễ dàng, đặc biệt với các khó khăn về thuế, luật pháp và phụ thuộc vào dữ liệu chính xác. Việc quản lý tiền lương và thực hiện hạch toán lương một cách hiệu quả là việc mà mỗi công ty cần để tâm ngay từ lúc này. Liên hệ ngay với Viindoo để tìm ra giải pháp!
