Ghi sổ kép là gì? Khái niệm và nguyên tắc thực hiện

Ghi sổ kép là tiêu chuẩn vàng trong sổ sách kế toán, cung cấp cách tiếp cận có hệ thống để ghi lại các giao dịch tài chính. Trong bài viết này của Phần mềm quản lý doanh nghiệp Viindoo, chúng ta sẽ tìm hiểu những kiến ​​thức cơ bản về kế toán kép, các giao dịch phổ biến và lợi ích của việc sử dụng hệ thống này.

1. Ghi sổ kép là gì?

Ghi sổ kép là một hệ thống kế toán yêu cầu mọi giao dịch tài chính phải được ghi lại trong ít nhất hai tài khoản khác nhau: một mục ghi nợ trong một tài khoản và một mục ghi có tương ứng trong một tài khoản khác. Hệ thống này đảm bảo rằng phương trình kế toán (Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu) luôn cân bằng và cung cấp hồ sơ đầy đủ và chính xác về hoạt động tài chính của công ty.

Trong kế toán Ghi sổ kép, mỗi giao dịch ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản. Một tài khoản được ghi nợ, nghĩa là một mục nhập được thực hiện ở phía bên trái của tài khoản, trong khi tài khoản kia được ghi có, nghĩa là một mục nhập được thực hiện ở phía bên phải của tài khoản. Số tiền ghi nợ phải luôn bằng số tiền tín dụng, để số dư tổng thể của các tài khoản vẫn cân bằng.

Kế toán kép là gì?

Ví dụ: Khi một doanh nghiệp bán chịu hàng hóa, tài khoản doanh thu được ghi có số tiền bán hàng và tài khoản phải thu được ghi nợ với số tiền tương tự. Điều này đảm bảo rằng tổng tài sản (các khoản phải thu) và vốn chủ sở hữu (doanh thu) tăng cùng một lượng, giúp duy trì sự cân bằng của phương trình kế toán.

>>>> Xem thêm: Bút toán là gì? Những điều cần biết về bút toán

2. Phương pháp ghi sổ kép

2.1 Nguyên tắc ghi sổ kép

• Xác định tài khoản ghi nợ trước, ghi có sau
• Tổng số tiền ghi vào bên nợ phải bằng tổng số tiền ghi bên có của các tài khoản trong cùng một định khoản.
• Một định khoản phức tạp có thể tách thành các định khoản đơn giản nhưng các định khoản đơn giản không được gộp thành một định khoản phức tạp. 

2.2 Quy trình 5 bước hạch toán kép

Nguyên tắc ghi sổ kế toán kép yêu cầu các giao dịch kinh tế được ghi lại bằng bút toán nhật ký và được xử lý qua các bước sau:

• Xác định giao dịch : Bước đầu tiên trong quy trình kế toán ghi kép là xác định giao dịch đã diễn ra. Đây có thể là bán, mua, chi phí hoặc bất kỳ giao dịch tài chính nào khác.
• Xác định tài khoản bị ảnh hưởng : Khi giao dịch đã được xác định, bước tiếp theo là xác định tài khoản nào sẽ bị ảnh hưởng. Ví dụ: nếu việc bán hàng đã diễn ra, các tài khoản sẽ bị ảnh hưởng có thể bao gồm doanh thu, khoản phải thu và giá vốn hàng bán.
• Xác định các khoản ghi nợ và tín dụng : Mỗi giao dịch phải có ít nhất một ghi nợ và một tín dụng. Nợ được ghi ở bên trái của tài khoản, trong khi tín dụng được ghi ở bên phải. Số tiền ghi nợ và tín dụng phải bằng nhau về giá trị để đảm bảo rằng phương trình kế toán vẫn cân bằng.
• Ghi lại giao dịch : Giao dịch sau đó được ghi vào sổ cái chung, đây là bản ghi tất cả các tài khoản được sử dụng trong kế toán ghi kép. Các mục ghi nợ và ghi có được ghi lại trong các tài khoản tương ứng của chúng và giao dịch được cung cấp một số nhận dạng duy nhất để tham khảo trong tương lai.
• Đăng giao dịch : Sau khi giao dịch đã được ghi vào sổ cái, nó sẽ được đăng lên sổ cái và nhật ký phụ có liên quan. Điều này giúp theo dõi các giao dịch cụ thể và cung cấp cái nhìn chi tiết hơn về hoạt động tài chính.
  

Quy trình hạch toán kép

2.3 Ví dụ về ghi sổ kép

Một doanh nghiệp bán hàng hóa trị giá 1.000 đô la cho một khách hàng bằng tín dụng. Giao dịch hạch toán kép cho giao dịch bán hàng này sẽ như sau:

• Nợ: Các khoản phải thu $1.000
• Tín dụng: Doanh thu bán hàng $1.000

Khoản ghi nợ vào tài khoản phải thu thể hiện số tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp. Khoản ghi có vào tài khoản doanh thu bán hàng thể hiện doanh thu mà doanh nghiệp kiếm được từ việc bán hàng. Giao dịch này làm tăng cả tài khoản phải thu và tài khoản doanh thu bán hàng thêm 1.000 đô la.

Khi khách hàng thanh toán 1.000 đô la, giao dịch kế toán nhập kép để ghi lại khoản thanh toán sẽ như sau:

• Nợ: Tiền mặt $1.000
• Có: Các khoản phải thu $1.000

Khoản ghi nợ vào tài khoản tiền mặt thể hiện số tiền mặt mà doanh nghiệp nhận được từ khách hàng. Việc ghi có vào tài khoản phải thu thể hiện việc giảm số tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp. Giao dịch này làm giảm tài khoản phải thu $1.000 và tăng tài khoản tiền mặt thêm $1.000.

Ví dụ này minh họa cách hạch toán kép đảm bảo rằng mỗi giao dịch ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản, với các khoản ghi nợ luôn bằng các khoản tín dụng, do đó phương trình kế toán (Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu) vẫn cân bằng.

Ví dụ về kế toán kép

3. Ứng dụng phần mềm vào ghi sổ kép

Trong những năm gần đây, việc sử dụng phần mềm kế toán kép ngày càng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Các phần mềm này tự động hóa quy trình kế toán kép, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính dễ dàng hơn và tạo báo cáo tài chính chính xác.

Một phần mềm kế toán được sử dụng phổ biến trên thị trường và được đánh giá cao bởi người dùng - Viindoo Accounting. Đây là phần mềm quản lý doanh nghiệp tất cả trong một bao gồm phân hệ kế toán bút toán kép mạnh mẽ. Nó được thiết kế để giúp các doanh nghiệp tự động hóa các quy trình tài chính, giảm sai sót và hiểu rõ hơn về hiệu quả tài chính của họ.

Hệ thống kế toán kép

Các tính năng và lợi ích chính khi sử dụng phần mềm Kế toán Viindoo:

• Giao diện dễ sử dụng: Viindoo có giao diện thân thiện giúp người dùng dễ dàng điều hướng và sử dụng phần mềm.
• Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh: Phần mềm cung cấp bảng điều khiển có thể tùy chỉnh cho phép người dùng xem nhanh thông tin tài chính quan trọng, chẳng hạn như doanh thu, chi phí và dòng tiền.
• Lập hóa đơn tự động: Viindoo cho phép người dùng tự động hóa quy trình lập hóa đơn của họ, điều này có thể tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
• Đối chiếu ngân hàng: Phần mềm cung cấp tính năng đối chiếu ngân hàng tự động, giúp người dùng xác định và giải quyết sự khác biệt giữa báo cáo ngân hàng và sổ sách kế toán của họ.
• Báo cáo tài chính: Viindoo cung cấp nhiều loại báo cáo tài chính, bao gồm báo cáo lãi lỗ, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ, có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hiệu quả tài chính của mình.
• Hỗ trợ đa tiền tệ: Viindoo hỗ trợ nhiều loại tiền tệ, lý tưởng cho các doanh nghiệp hoạt động ở nhiều quốc gia.

Câu hỏi thường gặp

Ghi sổ kép là một khái niệm cơ bản mà tất cả các chủ doanh nghiệp và kế toán nên hiểu. Bằng cách tuân theo các nguyên tắc kế toán kép và sử dụng phần mềm kế toán đáng tin cậy như Viindoo, doanh nghiệp có thể duy trì hồ sơ tài chính chính xác và đưa ra quyết định sáng suốt.

>>>> Tiếp tục với:

• Tại sao kế toán dự án lại quan trọng cho sự thành công trong kinh doanh của bạn?
• Kế toán dự án là gì? Cách cải thiện hiệu quả với phần mềm Viindoo