Chia ca làm việc giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, chi phí và đảm bảo hiệu suất làm việc. Vậy chia ca làm việc cho nhân viên nên chia như thế nào? Dưới đây là cách chia chuẩn, đảm bảo khoa học cho công ty. Đồng thời, Viindoo cũng sẽ bật mí cho bạn công cụ hỗ trợ chia ca và quản lý ca làm việc hiệu quả, tự động, giúp tối ưu quy trình nhé.
Ca làm việc được pháp luật quy định như thế nào?
Theo Điều 63 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, quy định về ca làm việc và tổ chức làm việc theo ca như sau:
- Ca làm việc là khoảng thời gian người lao động thực hiện nhiệm vụ từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc và bàn giao nhiệm vụ, bao gồm thời gian làm việc và thời gian nghỉ giữa giờ.
- Tổ chức làm việc theo ca là việc sắp xếp ít nhất hai người hoặc hai nhóm người thay phiên nhau làm việc trên cùng một vị trí trong thời gian 24 giờ liên tục.
- Trường hợp làm việc theo ca liên tục để được tính nghỉ giữa giờ vào giờ làm việc (theo khoản 1 Điều 109 Bộ luật Lao động) phải đáp ứng các điều kiện sau:
a) Người lao động làm việc trong ca từ 6 giờ trở lên;
b) Thời gian chuyển tiếp giữa hai ca làm việc liền kề không quá 45 phút.
3 cách chia ca cho nhân viên làm việc phổ biến
Chia 3 ca làm việc trong ngày
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn chia ca làm việc thành 3 khoảng thời gian khác nhau trong ngày để phù hợp với quy định của Luật Lao động, đảm bảo không vượt quá thời gian làm việc cho phép.. Mỗi ca kéo dài 8 tiếng và được tổ chức luân phiên giữa 4 nhóm nhân viên. Cụ thể:
- Ca 1: từ 6 giờ sáng đến 14 giờ chiều
- Ca 2: từ 14 giờ chiều đến 22 giờ đêm
- Ca 3: từ 22 giờ đêm đến 6 giờ sáng hôm sau
Các nhóm nhân viên sẽ luân phiên nhau làm việc theo các ca này, đảm bảo mỗi nhóm có 24 tiếng nghỉ ngơi sau khi hoàn thành ca làm việc 8 tiếng. Bên cạnh đó, tùy theo yêu cầu và đặc thù của từng doanh nghiệp, mỗi ca làm việc có thể bao gồm thời gian nghỉ hoặc được chia thành các ca gãy để tăng tính linh hoạt.
Ca làm việc kéo dài 8 tiếng và được chia thành 3 ca
Chia ca gãy
Ca gãy là mô hình phân chia ca làm việc được áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực Nhà hàng – Khách sạn. Đối với ca gãy, nhân viên làm việc trong hai khung giờ khác biệt trong ngày thay vì làm liên tục 8 tiếng. Thời gian làm việc thường được bố trí từ 10h-14h và 18h-22h, hoặc từ 8h-12h và 17h-21h, tuỳ thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp.
Nhân viên sẽ làm việc trong hai khung giờ khác biệt trong ngày
Chia ca kíp
Có 3 cách chia ca kíp:
- Chia 3 ca làm việc với 4 kíp: Phương pháp này thường áp dụng trong các doanh nghiệp ngành da, may mặc, lắp ráp linh kiện điện tử. Các ca làm việc được phân chia theo nhóm nhân viên cụ thể:
- Ngày thứ nhất: Ca 1 – Kíp 1, Ca 2 – Kíp 2, Ca 3 – Kíp 3.
- Ngày thứ hai: Ca 1 – Kíp 4, Ca 2 – Kíp 1, Ca 3 – Kíp 2.
- Chia 3 ca làm việc với 5 kíp: Các doanh nghiệp có số lượng nhân viên đông và khối lượng công việc ít hơn thường áp dụng phương pháp này. Cách chia này tương tự như phương pháp 3 ca – 4 kíp nhưng có sự khác biệt ở chỗ số kíp được tăng lên 5 thay vì 4, tạo sự linh hoạt hơn trong phân bổ ca làm việc.
- Chia 2 ca làm việc với 3 kíp: Phương pháp này phù hợp với những tổ chức có hạn chế về số lượng nhân viên. Hai ca làm việc được phân chia như sau:
- Ca ngày: Từ 6h sáng đến 18h.
- Ca đêm: Từ 18h đến 6h sáng hôm sau.
Chia ca kíp linh hoạt theo thời gian, quy mô doanh nghiệp
Quản lý, chia ca làm việc thông minh với phần mềm Viindoo
Với thời buổi công nghệ phát triển mạnh mẽ, ngày nay, doanh nghiệp đã có thể dễ dàng chia ca và quản lý ca làm việc của nhân viên ngay trên hệ thống phần mềm. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình cũng như tiết kiệm thời gian, công sức quản lý ca làm việc của nhân viên theo cách thủ công.
Một trong các công cụ thiết lập và quản lý ca hiện đại, thông minh được tin dùng hiện nay đó là phần mềm Vindoo Employees. Phần mềm hỗ trợ thiết lập Khung giờ làm việc theo ngày, tuần, tháng… đồng thời set lịch các ngày nghỉ lễ cho nhân viên.
Bên cạnh đó, Viindoo Employee còn được kết hợp với phần mềm Vindoo Attendance (Quản lý chấm công vào/ra), cho phép định nghĩa hệ thống ca làm việc linh hoạt theo đặc thù doanh nghiệp (ca kíp, ca hành chính). Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thiết lập và quản lý các ca làm việc linh hoạt phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp; theo dõi điểm danh, hỗ trợ ghi nhận thời gian vào và ra của nhân viên, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Trên đây là chi tiết về cách chia ca làm việc hiệu quả mà doanh nghiệp có thể tham khảo. Bên cách đó, nếu doanh nghiệp muốn tối ưu hoạt động quản lý ca làm việc cho nhân viên thì các giải pháp đến từ Viindoo chính là sự lựa chọn hoàn hảo. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết hơn về các phần mềm quản lý nhân viên hiện đại, hiệu quả!
