Phần mềm quản lý chuỗi siêu thị, đơn giản hóa quản lý và vận hành chuỗi

Quản lý chuỗi siêu thị không chỉ dừng lại ở việc vận hành bán hàng mỗi ngày. Với quy mô lớn tại các địa điểm khác nhau, khó khăn nhân lên gấp bội với lượng dữ liệu khổng lồ, kiểm soát tồn kho, xử lý hóa đơn điện tử, điều phối cung ứng hàng hóa, kiểm soát đồng bộ, chấm công, tính lương v.v. Nhiều siêu thị, cửa hàng đã sử dụng các phần mềm lẻ trước đây đều đáp ứng tốt, nhưng khi mở rộng quy mô gặp muôn vàn khó khăn.

Quản lý chuỗi siêu thị không hề đơn giản

Để một siêu thị hoạt động tốt, ngoài việc bán hàng tại quầy, doanh nghiệp cần đảm bảo quản lý danh mục sản phẩm, theo dõi tồn kho, công nợ, hóa đơn v.v. Tuy nhiên, khó khăn của quản lý chuỗi siêu thị lại càng lớn hơn nữa.

>>> Tìm hiểu thêm: Bí kíp toàn diện cho Quản lý siêu thị

Những thách thức lớn khi quản lý chuỗi siêu thị​

Khi một siêu thị phát triển thành chuỗi với nhiều chi nhánh, hệ thống vận hành trở nên phức tạp hơn, đòi hỏi giải pháp toàn diện để giải quyết các vấn đề sau:

Kiểm soát tồn kho

• Danh mục mã sản phẩm hàng ngàn mã hàng (SKU), liên tục thay đổi, thêm mã, bỏ mã, cập nhật màu sắc, đơn vị, v.v kiểm soát đồng bộ và truy vết khó khăn 
• Hệ thống kho ngày càng lớn (kho trung tâm, kho chi nhánh, điểm bán lẻ), hàng hóa vào ra liên tục, thường xuyên thất thoát, khó kiểm đếm, tìm kiếm.
• Thường xuyên có tình trạng luân chuyển hàng hóa giữa các kho. Quản lý rất vất vả.
• Các mùa cao điểm cần lên kế hoạch dự trữ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu
• Giải phóng lượng tồn kho kịp thời, kiểm soát lượng hàng cận date, tồn kho lớn v.v

Bán hàng và trải nghiệm khách hàng

• Một trải nghiệm mua sắm liền mạch đòi hỏi dữ liệu khách hàng được thông suốt giữa các chi nhánh, từ lịch sử mua hàng đến chương trình khuyến mãi, tích điểm.
• Việc triển khai các chương trình khuyến mãi đặc biệt theo giờ hoặc theo khu vực càng làm tăng thêm áp lực cho hệ thống quản lý.

Hóa đơn, Công nợ

• Xuất hóa đơn điện tử trực tiếp tại điểm bán theo Thông tư 78 là yêu cầu bắt buộc, nhưng không phải hệ thống nào cũng đáp ứng được.
• Theo dõi công nợ khách hàng và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch là một bài toán khó khi dữ liệu không đồng bộ.

Dữ liệu rải rác ở các phòng ban, chi nhánh

• Với nhiều chi nhánh hoạt động tại các địa điểm khác nhau, việc tổng hợp dữ liệu ngay khi cần là một thách thức lớn, thường phải chờ vài ngày, hoặc 1 tháng mới có số liệu.
• Thiếu kết nối giữa các bộ phận, dẫn đến tình trạng dữ liệu bị phân mảnh, gây khó khăn trong việc ra quyết định.
• Việc liên lạc và phối hợp giữa các chi nhánh cũng trở nên rời rạc và kém hiệu quả.

Quản lý nhân sự và tính lương

• Đội ngũ nhân sự lớn, đa dạng vị trí (bán hàng, kho, quản lý, v.v) đòi hỏi hệ thống quản lý bài bản từ hồ sơ, hợp đồng, theo dõi ca làm, chấm công, tính lương, v.v.​
• Các chính sách khen thưởng, hoa hồng và lịch làm việc phức tạp càng làm tăng áp lực lên bộ phận nhân sự.

Quản lý chuỗi siêu thị cần một phần mềm như thế nào?

Để vận hành hiệu quả, một chuỗi siêu thị cần một phần mềm đáp ứng đầy đủ các tiêu chí sau: 

Kiểm soát đa kho, quy tắc cung ứng tồn kho, danh mục dữ liệu

• Quản lý số lượng lớn SKU thông tin chi tiết từng mã sản phẩm: mã vạch, màu sắc, khối lượng, đơn vị tính, giá bán, v.v
• Theo dõi tồn kho tại từng cửa hàng, chi tiết đến từng giá, kệ
• Theo dõi dịch chuyển hàng hóa giữa các kho và tối ưu hóa lượng tồn kho để tránh dư thừa hoặc thiếu hụt.
• Cho phép lên kế hoạch tồn kho theo nhu cầu

Hỗ trợ bán hàng và trải nghiệm khách hàng

• Đồng bộ thông tin khách hàng giữa các chi nhánh, từ lịch sử mua hàng đến chương trình tích điểm.
• Linh hoạt triển khai các chương trình khuyến mãi, bao gồm khuyến mãi giờ vàng hoặc giảm giá theo nhóm hàng.
• Bán hàng tại POS, sử dụng ngay cả khi offline, cho phép thực hiện nhiều đơn hàng đồng thời

Quản lý công nợ và hóa đơn điện tử, tài chính kế toán ​

• Tích hợp sẵn hệ thống xuất hóa đơn theo Thông tư 78, phát hành ngay tại điểm bán
• Kiểm soát công nợ khách hàng, nhà cung cấp, nhắc nhở khi đến hạn
• Theo dõi doanh thu, lãi, lỗ, giá trị tồn kho v.v

Quản lý tập trung và đồng bộ dữ liệu​

• Cho phép tổng hợp dữ liệu từ nhiều chi nhánh theo thời gian thực.
• Đảm bảo tính chính xác và minh bạch, giúp quản lý dễ dàng ra quyết định. 
• Truy cập được từ xa, bằng nhiều thiết bị: máy tính, điện thoại, máy tính bảng​

Quản lý nhân sự và tính lương

• Hỗ trợ chấm công, tính lương, phân ca và các chính sách khen thưởng minh bạch
• Thực thi toàn bộ quy trình nhân sự, từ quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng, tính lương theo chấm công, khen thưởng, kiểm soát hiệu quả tuyển dụng, đào tạo nhân sự

Khả năng mở rộng và tùy chỉnh

• Đáp ứng linh hoạt cho các quy mô, từ chuỗi siêu thị nhỏ đến lớn, và mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.
• Cho phép tùy chỉnh theo các đặc thù riêng của ngành bán lẻ
• Cho phép tích hợp với các cổng thanh toán, hệ thống kênh bán v.v

Top phần mềm quản lý chuỗi siêu thị

Case study triển khai phần mềm quản lý chuỗi siêu thị 

So với các loại hình doanh nghiệp khác, quản lý tại chuỗi siêu thị tuy dễ nắm bắt, nhưng việc áp dụng công nghệ vào vận hành toàn chuỗi lại là một bài toán đầy thách thức. Tại sao vậy? Bởi lẽ, chuyển đổi số không chỉ nằm ở những quy trình hậu cần mà còn diễn ra ngay tại tuyến đầu – nơi mọi sự cố hay gián đoạn dù nhỏ nhất cũng lập tức ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng.

Đặc biệt, hãy thử hình dung một siêu thị đông nghịt khách vào giờ cao điểm cuối tuần, nơi hàng nghìn giao dịch diễn ra mỗi phút. Chỉ cần một sai sót nhỏ, mọi hoạt động sẽ ngay lập tức đình trệ. Đó chính là lý do dự án chuyển đổi số tại chuỗi siêu thị đòi hỏi không chỉ giải pháp công nghệ tối ưu, mà còn cần sự đồng hành từ một đối tác giàu kinh nghiệm thực tiễn.

Viindoo đã từng triển khai dự án cho Chuỗi 7 siêu thị, xử lý hơn 5.000 đơn hàng vào ngày cao điểm cuối tuần. Để cả 1 hệ thống lớn vận hành trơn tru cần có sự quyết tâm lớn của doanh nghiệp, và đặc biệt là phương pháp và đội ngũ triển khai giàu kinh nghiệm, mới có thể đảm bảo thành công cho dự án chuyển đổi số tại chuỗi siêu thị.

>>>> Tìm hiểu thêm: Câu chuyện Chuỗi 7 siêu thị ứng dụng Viindoo ERP thành công

>>>> Tìm hiểu thêm:

• Top phần mềm quản lý bán hàng đa kênh: Bí quyết kiểm soát các kênh bán hiệu quả
• Top phần mềm cho cửa hàng bán lẻ quản lý hiệu quả các điểm bán

Kết luận

Đối với các cửa hàng hoặc siêu thị đơn lẻ, các phần mềm chuyên dụng cho từng nghiệp vụ như quản lý bán hàng, kho, hay hóa đơn điện tử có thể là giải pháp hiệu quả trong giai đoạn đầu. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, việc sử dụng các phần mềm đơn lẻ sẽ không thể đảm bảo sự đồng bộ và xuyên suốt trong toàn hệ thống.

Đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp đã tìm đến Viindoo để thay thế các phần mềm rời rạc, chuyển sang một hệ thống quản lý tích hợp, mạnh mẽ và linh hoạt hơn. Viindoo không chỉ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu hiện tại mà còn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình phát triển trong tương lai.