Ngọc Xuân: Tối ưu vận hành chuỗi 7 siêu thị với Viindoo ERP

Chuỗi Siêu thị Ngọc Xuân là một trong những hệ thống bán lẻ hàng tiêu dùng lớn nhất tại tỉnh Cao Bằng, phục vụ hàng nghìn khách hàng mỗi ngày. Để cung ứng vận hành trơn tru, hệ thống siêu thị vận hành song song 9 kho hàng trung tâm quản lý hàng chục nghìn SKU sản phẩm.

• Ngành nghề : Chuỗi siêu thị, Chuỗi bán lẻ
• Quy mô công ty: 7 siêu thị, 9 kho trung tâm, 30 quầy thanh toán hoạt động đồng thời 

Con số nổi bật

Bài toán của Chuỗi Siêu thị Ngọc Xuân

Hệ thống điểm bán lẻ (POS) hoạt động liên tục, đòi hỏi một nền tảng công nghệ ổn định và nhanh chóng để đảm bảo trải nghiệm mua sắm tốt nhất. Ngoài ra, đội ngũ nhân sự của Ngọc Xuân bao gồm nhiều bộ phận quan trọng như ngành hàng, kho vận, kế toán và vận hành, Đòi hỏi một hệ thống quản lý tập trung và hiệu quả, không chỉ tập trung vào hoạt động bán lẻ, mà còn chủ trọng đến:

• Nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp đảm bảo nguồn hàng ổn định..
• Phân phối hàng hóa đến các siêu thị và cửa hàng một cách khoa học.
• Quản lý kho hàng, đơn bán, công nợ để tối ưu dòng tiền và giảm thất thoát.

• Phát triển các chương trình khuyến mãi và chương trình khách hàng thân thiết để thu hút và giữ chân khách hàng.

Mặc dù đã sử dụng phần mềm bán hàng Vnuni, nhưng khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, hệ thống này bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế nghiêm trọng.

1. Không hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử trực tiếp từ máy tính tiền: Nhà cung cấp phần mềm đã ngừng phát triển và bảo trì vì vậy doanh nghiệp không thể thực thi Nghị định 123 và Thông tư 78 của Bộ Tài chính.
2. Hệ thống fix cứng tính năng: doanh nghiệp không thể tự mở rộng hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu thực tế, buộc phải bỏ phần mềm cũ, đi tìm đến phần mềm khác đáp ứng.
3. Dữ liệu chưa được quy hoạch tốt: Hệ thống cũ cho phép nhập liệu thủ công, dẫn đến dữ liệu rác, trùng lặp và thiếu nhất quán giữa các bộ phận. Việc quản lý kho hàng lỏng lẻo, cho phép người dùng tự ý chỉnh sửa số liệu mà không có cơ chế kiểm soát, khiến việc theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho trở nên khó khăn. Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả vận hành mà còn tăng nguy cơ thất thoát hàng hóa.
4. Phần mềm bán hàng không tích hợp với phần mềm kế toán: Dữ liệu công nợ không được cập nhật tức thời, kế toán phải nhập liệu thủ công khi xuất hóa đơn điện tử, làm tăng nguy cơ sai sót và khiến quá trình đối soát doanh thu mất nhiều thời gian.
5. Chỉ đáp ứng hoạt động của chuỗi siêu thị: Phần mềm chỉ hỗ trợ hoạt động siêu thị mà không tích hợp với các mảng kinh doanh khác của XNK Cao Bằng. Doanh nghiệp này hoạt động đa ngành nghề, nhưng mỗi bộ phận lại sử dụng một phần mềm riêng lẻ, không có sự kết nối và đồng bộ dữ liệu, gây ra sự thiếu nhất quán trong quản lý tổng thể.

Những vấn đề trên khiến Ngọc Xuân nhận thấy sự cần thiết của một giải pháp toàn diện, giúp số hóa toàn bộ quy trình, tối ưu chuỗi bán lẻ và tạo nền tảng mở rộng kinh doanh trong tương lai.

Giải pháp của Viindoo

Tại sao Ngọc Xuân lựa chọn Viindoo?

Sau quá trình đánh giá kỹ lưỡng, Ngọc Xuân quyết định chuyển đổi sang Viindoo vì các lý do sau:

1. Một hệ thống POS mạnh mẽ, linh hoạt, có thể xử lý hàng chục nghìn giao dịch mỗi ngày mà vẫn đảm bảo tốc độ và tính ổn định.
2. Tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử, cho phép hóa đơn điện tử được tạo từ máy tính tiền, đảm bảo bổ sung các quy định pháp luật.
3. Quản lý chuỗi cung ứng của toàn doanh nghiệp, từ mua hàng, kho vận, bán hàng đa kênh, và kế toán, đảm bảo vận hành trơn tru.
4. Một hệ thống ERP phù hợp cho hiện tại và cả tương lai, hợp nhất các quy trình rời rạc, cho phép đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực và cung cấp giải pháp có khả năng mở rộng, sẵn sàng thích ứng với sự phát triển trong tương lai.

Các giai đoạn triển khai chính

Dự án triển khai Viindoo tại Ngọc Xuân được thực hiện theo lộ trình 12 tuần, chia thành bốn giai đoạn chính nhằm đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình chuyển đổi hệ thống: