Giao quyền là nửa phần mà phần lớn chúng ta bỏ qua. Bạn tưởng nhân viên thiếu chủ động. Thực ra bạn đã giao cho họ trách nhiệm mà vẫn giữ lại quyền quyết - nên họ không làm xong được, họ chỉ đi hỏi. Mỗi lần hỏi là một lần việc dừng lại chờ bạn.
Một ngày của người đứng đầu
Mười giờ sáng, có người gõ cửa hỏi có được đặt mua cái này không. Mười một giờ, người khác hỏi có được giảm giá cho khách kia không. Đầu giờ chiều, một người nữa hỏi có được đổi lịch giao hàng không.
Ba câu hỏi đó đều nhỏ. Bạn trả lời mất ba phút mỗi câu. Nhưng chúng chen vào giữa việc bạn đang làm, và sau mỗi lần như vậy bạn mất thêm mươi phút để quay lại mạch cũ. Hết ngày, bạn thấy mình bận tối mặt mà chẳng làm xong việc nào của riêng mình.
Cách giải thích quen thuộc là nhân viên thiếu chủ động. Nhưng thử nhìn kỹ ba câu hỏi: không câu nào hỏi làm thế nào. Cả ba đều hỏi có được phép không. Đó không phải vấn đề năng lực. Đó là vấn đề quyền.
Giao việc là giao ba thứ, phần lớn chỉ giao một
Khi giao một việc, trên lý thuyết bạn chuyển đi ba thứ khác nhau:
Trách nhiệm
Nghĩa vụ phải làm xong. Thứ này gần như lúc nào cũng được giao, vì nó là phần dễ nói nhất: anh lo việc này nhé.
Thẩm quyền
Phạm vi được tự quyết để làm xong việc: được chi tới bao nhiêu, được hứa với khách tới đâu, được đổi lịch trong khoảng nào. Thứ này thường bị giữ lại, nhiều khi không ai để ý là đã giữ.
Trách nhiệm giải trình
Việc phải trả lời về kết quả. Thứ này hay bị bỏ lửng: khi việc hỏng, không rõ ai là người phải giải thích.
Trách nhiệm thì chuyển sang. Thẩm quyền và trách nhiệm giải trình thì thường không.
Nguyên lý ở đây gọi là tương xứng: thẩm quyền phải đủ lớn để gánh được trách nhiệm đã giao. Giao trách nhiệm mà giữ thẩm quyền thì bạn không tạo ra một người chịu trách nhiệm, bạn tạo ra một người đưa tin - người chạy đi chạy lại giữa công việc và bạn.
Và điều đáng nói là chuyện này không xuất hiện trong bất kỳ bảng phân công nào. Bảng phân công ghi ai làm gì, không ghi ai được quyết tới đâu.
Bốn dấu hiệu tổ chức đang giao việc mà không giao quyền
Hàng người chờ trước cửa bạn
Mỗi ngày đều có người vào hỏi xin ý kiến cho những việc lặp lại. Cùng một loại câu hỏi, chỉ khác con số.
Việc dừng khi bạn đi vắng
Bạn đi công tác ba ngày, về thấy một chồng việc đứng im chờ chữ ký. Không ai sai cả - họ không có quyền.
Nhân viên hỏi những thứ họ thừa sức quyết
Dấu hiệu này dễ bị đọc nhầm thành thiếu tự tin. Thường thì họ chỉ đang sợ: ranh giới chưa ai nói rõ, nên hỏi cho chắc vẫn an toàn hơn tự quyết.
Khi hỏng việc thì không rõ ai phải giải thích
Người làm bảo đã xin ý kiến rồi, người duyệt bảo chỉ gật theo đề xuất. Trách nhiệm giải trình rơi vào khoảng giữa.
Vì sao người đứng đầu ngại giao quyền, dù biết là nên giao
Hiếm ai ngại giao quyền vì thích nắm quyền. Lý do thường thực tế hơn: chưa ai viết ranh giới xuống giấy, nên nói miệng "em cứ chủ động" thì cả hai bên đều phải đoán; không có cách nào biết ai đã quyết cái gì, nên buông quyền mà không có dấu vết thì khi hỏng việc không lần lại được; và rủi ro không được chia bậc, nên một quyết định vài trăm nghìn và một quyết định vài trăm triệu được đối xử như nhau, cái nào cũng phải qua bạn.
Ba lý do này đều không phải vấn đề tính cách. Chúng là vấn đề thiếu chỗ ghi lại ranh giới - và đó là thứ phần mềm làm được.
Giải quyết bằng cách nào
Thứ bạn cần không phải là quyết tâm buông quyền. Bạn cần một nơi ghi rõ ai được quyết tới đâu, và phần vượt quá thì hệ thống tự chặn lại thay cho bạn.
Hạn mức: dưới ngưỡng tự quyết, trên ngưỡng mới cần bạn
Đây là phần cụ thể nhất. Trong ứng dụng Mua hàng của Viindoo, bạn bật chế độ duyệt hai cấp và đặt một ngưỡng tiền. Từ đó, giao quyền không còn là lời nói mà thành một luật hệ thống tự giữ:
Một luật, hai đường đi. Đường ngắn mới là điều đáng nói: phần lớn đơn nên đi đường đó.
- Nhân viên mua hàng lập đơn dưới ngưỡng, bấm xác nhận, đơn đi tiếp luôn. Không ai phải duyệt.
- Cùng nhân viên đó lập đơn trên ngưỡng, bấm xác nhận, đơn không đi tiếp mà chuyển sang trạng thái Chờ duyệt. Nó dừng ở đó cho tới khi người có quyền duyệt xử lý.
- Người có quyền duyệt mua hàng thì xác nhận thẳng ở cả hai mức.
Đơn vượt hạn mức sau khi nhân viên bấm xác nhận: nó dừng lại ở Chờ duyệt.
Đó là giao quyền kèm một ranh giới hệ thống nhìn thấy được, và cũng chính là nguyên lý tương xứng viết thành phần mềm: trong hạn mức, người nhận việc có đủ quyền để làm xong việc; ngoài hạn mức, việc mới quay về bạn. Và nó là chặn thật, không phải lời nhắc.
Ai là người duyệt
Với những việc cần duyệt, Viindoo có ứng dụng Phê duyệt dùng chung. Bạn tạo loại yêu cầu, rồi chọn người duyệt theo một trong các cách.
Chọn theo chức danh hay theo trưởng bộ phận là cách bền nhất: người đổi thì luồng duyệt không phải sửa.
Nhiều cấp, và không phải cấp nào cũng cần tất cả
Một loại yêu cầu xếp được nhiều cấp duyệt nối tiếp nhau. Ở mỗi cấp, bạn đặt được số người duyệt tối thiểu, và bật tuỳ chọn chỉ cần một người bất kỳ trong cấp đó duyệt là qua. Nhờ vậy, việc gấp không phải chờ đủ mặt.
Quy trình duyệt của một loại yêu cầu: theo trình tự, và mỗi bước chỉ cần một người duyệt là qua.
Những chứng từ đã có sẵn luồng duyệt trong bản tiêu chuẩn: đơn mua, đơn bán, hoá đơn khách hàng, thanh toán nhà cung cấp, hoàn tiền, điều chuyển kho, giao hàng, hợp đồng lao động, bảng lương, tạm ứng, bảo trì, dự án - và cả nhiệm vụ. Nghĩa là việc bạn giao ở bài trước cũng gửi duyệt được.
Từ chối phải nói lý do, và mọi thứ để lại dấu vết
Người duyệt bấm từ chối thì hệ thống mở hộp thoại bắt buộc nhập lý do, không bỏ trống được. Lý do đó nằm lại trên yêu cầu. Ai duyệt, ai từ chối, lúc nào - đều được ghi và hiện trên khung trao đổi của chính chứng từ. Đây chính là thứ giải quyết lý do thứ hai ở trên: buông quyền mà vẫn lần lại được.
Không có uỷ quyền khi vắng mặt. Viindoo không có cơ chế đặt người duyệt thay trong khoảng thời gian bạn đi vắng. Nếu người duyệt nghỉ, quản trị viên phải vào duyệt thay hoặc sửa danh sách người duyệt bằng tay.
Hạn mức bằng tiền trong ứng dụng Phê duyệt không có ô riêng. Nó được viết thành một biểu thức điều kiện trên từng cấp duyệt, và ô đó chỉ người có quyền quản trị phê duyệt mới nhìn thấy. Riêng ngưỡng của đơn mua ở phần trên thì là một ô số tiền bình thường, ai có quyền cấu hình Mua hàng cũng đặt được.
Trạng thái duyệt trên đơn mua và đơn bán là để nhìn, không phải để chặn. Ứng dụng Phê duyệt hiện một dải nhãn trên biểu mẫu, thêm bộ lọc và cột trong danh sách, cho biết chứng từ đã được duyệt đủ hay chưa. Nhưng thứ thực sự chặn đơn mua lại đi tiếp là ngưỡng duyệt hai cấp đã nói ở trên. Khi thiết kế, đừng trông chờ hai cái đó là một.
Bốn câu để tự soi
Làm thế nào, hay có được phép
Ba câu hỏi gần nhất nhân viên mang tới cho bạn là hỏi làm thế nào hay hỏi có được phép không?
Đã ghi ở đâu chưa
Có chỗ nào trong công ty ghi xuống mỗi vị trí được quyết tới hạn mức bao nhiêu chưa?
Ba ngày đi vắng
Bạn đi vắng ba ngày thì việc gì sẽ đứng lại, và nó có đáng đứng không?
Ai phải giải thích
Quyết định sai gần nhất, ai là người phải giải thích?
Bằng hạn mức, không bằng việc duyệt từng cái. Đặt ngưỡng ở mức mà sai cũng không đau, rồi nâng dần khi đã thấy người nhận quyền quyết đúng. Phần vượt ngưỡng vẫn quay về bạn.
Không có con số chung. Cách thực tế là nhìn lại các đề nghị đã duyệt trong ba tháng gần nhất, xem mức nào chiếm phần lớn mà bạn gật đầu gần như không cần suy nghĩ - đó là mức đang lãng phí thời gian của cả hai bên.
Mỗi quyết định trong hạn mức đều để lại dấu vết trên chứng từ, kèm tên người và thời điểm. Lạm quyền sẽ lộ ra khi rà soát, và nó khác hẳn tình trạng hiện nay là không ai biết ai đã quyết gì.
Dấu hiệu không nằm ở số người, mà ở số lần bạn bị hỏi mỗi ngày. Khi cùng một loại câu hỏi quay lại lần thứ ba trong tuần, đó là lúc nên viết ranh giới xuống.
Có, và đây là điểm phải chuẩn bị trước. Cách làm được là đặt mỗi cấp duyệt nhiều người và bật tuỳ chọn chỉ cần một người trong cấp duyệt là qua.
Xem thử trên hệ thống thật
Giao quyền dễ gật đầu khi đọc, nhưng chỉ thấy rõ khi nhìn một đơn dưới ngưỡng đi thẳng và một đơn trên ngưỡng dừng lại. Đặt lịch xem thử và chúng tôi mở cả hai trường hợp trên hệ thống để bạn so.
Bài viết liên quan
