PECC3 x Viindoo: Thành công trong hành trình số hóa một doanh nghiệp hơn 500 nhân sự

Bài toán của PECC3

Giải pháp của Viindoo

Chia pha có chiến lược – Triển khai có kiểm soát – Vận hành không gián đoạn

Sau khi phân tích và hiểu rõ quy trình vận hành của PECC3, Ban dự án quyết định lựa chọn phương án triển khai chia làm 2 giai đoạn: 

Giai đoạn 1: Tập trung vào hệ thống Quản lý Dự án

Mục tiêu không chỉ là số hóa danh sách công việc, mà xây dựng được cơ chế vận hành số đồng bộ: từ phân công – kiểm soát chi phí – theo dõi tiến độ – đến quản lý tài liệu kỹ thuật. 

Đây được coi là hoạt động lõi của doanh nghiệp:

• 1.173 dự án 
• 17.224 nhiệm vụ
• 300 người dùng chính thuộc khối vận hành, kỹ thuật, QA/QC, giám sát

Ngoài các tính năng nền tảng của nghiệp vu quản lý dự án trong ERP, giai đoạn này tập trung thiết kế – phát triển một loạt chức năng đặc thù cho ngành tư vấn xây dựng điện, dựa trên nghiệp vụ thực tế và các biểu mẫu vận hành nội bộ PECC3. 

Giai đoạn 2: Mở rộng hệ thống sang các hoạt động vận hành còn lại

Xây dựng trên nền tảng hệ thống dự án ổn định, dự án tiếp tục mở rộng phạm vi sang:

• Nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, khung năng lực, KPI – BSC 
• Quản lý tài sản – thiết bị – bảo trì 
• Kế toán chuẩn IFRS, quản lý hợp đồng 
• Quản trị đội xe, y tế – sức khỏe, đánh giá nhân sự 360

Với hơn 400 người dùng, hệ thống kết nối các phòng ban, chi nhánh và lãnh đạo trung tâm theo một khuôn khổ kỹ thuật số thống nhất.

Phương pháp triển khai tối ưu cho doanh nghiệp quy mô lớn

Triển khai một hệ thống ERP cho tổ chức quy mô hơn 500 người, trong bối cảnh doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kỹ thuật đặc thù, không phải là một bài toán công nghệ thuần túy. Đó là một thách thức đầy rủi ro, cả về vận hành, tổ chức và quản trị thay đổi. Những rủi ro có thể xảy ra bất cứ giai đoạn nào của dự án

Dự báo các rủi ro có thể xảy ra:

• Nguy cơ gián đoạn các dự án trọng điểm đang vận hành: PECC3 quản lý và thực thi hàng trăm dự án điện, nhiều trong số đó là công trình trọng điểm quốc gia. Bất kỳ sự cố nào trong quá trình chuyển hệ thống – lỗi nghiệp vụ, lỗi dữ liệu, hoặc thậm chí chỉ là gián đoạn thông tin – đều có thể ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng và an toàn kỹ thuật của các dự án đang triển khai.

• Rủi ro tổ chức khi thay đổi mô hình vận hành trên diện rộng; Các doanh nghiệp đông nhân sự như PECC3 thường có cơ cấu tổ chức phân tầng, nhiều lớp phê duyệt. Triển khai ERP đồng loạt các bộ phận có thể gây sốc, dẫn đến, rối loạn vai trò, hoặc mất tính minh bạch nếu quy trình chưa được tái cấu trúc phù hợp.

• Khó khăn trong đào tạo và đồng bộ nhận thức: 500 người không chỉ là con số người dùng – đó là 500 điểm tiếp xúc tổ chức, mỗi nhóm có cách hiểu và thói quen riêng. Nếu không có lộ trình truyền thông, đào tạo và hỗ trợ bài bản, hệ thống có thể bị hiểu sai – dùng sai – bỏ dùng.

• Nguy cơ quá tải dữ liệu và phân quyền phức tạp: Tổ chức có cả tổng công ty, chi nhánh, phòng ban kỹ thuật, đơn vị công trường… đòi hỏi phân quyền đa lớp – dữ liệu liên kết chéo – kiểm soát nhiều chiều. Không được quy hoạch và kiểm soát ngay từ đầu sẽ gây nghẽn vận hành hoặc xung đột thông tin giữa các cấp.

Phương pháp tiếp cận với kiểm soát rủi ro và quản lý thay đổi

Thay vì triển khai theo một khuôn mẫu chung cho tất cả, Viindoo đã chọn cách tiếp cận theo từng giai đoạn và được kiểm soát chặt chẽ:

• Không triển khai đồng loạt toàn bộ tính năng
• Không onboard đồng thời toàn bộ người dùng
• Không phá vỡ quy trình hiện tại trước khi có quy trình mới vận hành ổn định

Tất cả các phase triển khai đều được thiết kế với mục tiêu:

• Giữ cho các bộ phận vận hành không bị “nghẽn” khi hệ thống chuyển trạng thái
• Từng nhóm người dùng được tiếp cận và đào tạo đúng thời điểm – đúng ngữ cảnh công việc: Phân khúc người dùng tham gia đào tạo chuyển giao, ưu tiên các phòng ban quan trọng trước để ổn định hoạt động trước khi mở rộng quy mô
• Đảm bảo dữ liệu di trú chính xác, nhất quán và có thể truy xuất ngược: Kiểm thử trước khi di trú và mô phỏng, cho phép PECC3 xác minh tính toàn vẹn của dữ liệu và sự liên kết quy trình
• Các luồng công việc mới phải thay thế luồng cũ một cách tự nhiên, không gây sốc tổ chức
• Triển khai chia nhỏ, đảm bảo rằng mỗi chức năng mới chỉ được triển khai sau khi xác thực trong môi trường được kiểm soát
• Đảm bảo hệ thống phù hợp với quy trình công việc thực tế

Chính nhờ tuân thủ các nguyên lý quản trị rủi ro, quản lý thay đổi và truyền thông nội bộ bài bản, giai đoạn 1 đã Go-live thành công. Đây không chỉ là cột mốc kỹ thuật mà còn là thành công về mặt tổ chức, đặt nền tảng vững chắc cho việc mở rộng Giai đoạn 2. 

Giai đoạn 2 đang đi được một nửa chặng đường – và tiếp tục duy trì phương pháp triển khai này

Hiện tại, Giai đoạn 2 của dự án đã đi được một nửa chặng đường, và Viindoo vẫn kiên định áp dụng áp dụng chiến lược triển khai ERPtừng bước một cách kỷ luật và kiểm soát chặt chẽ. Mỗi phần mở rộng – dù là Nhân sự, Tài chính hay Quản lý tài sản – đều được thực hiện với sự kiểm soát nghiêm ngặt về rủi ro, mức độ tiếp nhận của người dùng và sự ổn định của quy trình vận hành.

Nguyên tắc cốt lõi xuyên suốt dự án không thay đổi: ưu tiên duy trì hoạt động ổn định trong hiện tại, đồng thời xây dựng nền tảng cho chuyển đổi số bền vững về lâu dài.