Tạo Nhóm Phân bổ Chi phí/Nhóm Phân bổ Doanh thu
Trước tiên, bạn cần tạo nhóm phân bổ chi phí/nhóm phân bổ doanh thu để có thể áp dụng cho các sản phẩm cần phân bổ. Bạn truy cập vào Ứng dụng Kế toán > Cấu hình, chọn Nhóm Phân bổ Chi phí hoặc Nhóm Phân bổ Doanh thu tùy thuộc vào nhu cầu sau đó bấm Tạo.
Bạn nhập các thông tin sau:
- Kế toán:
- Sổ nhật ký: chọn sổ nhật ký cho các bút toán kế toán của phân bổ doanh thu/chi phí trong nhóm này;
- Tài khoản Phân bổ: chọn tài khoản để ghi nhận doanh thu/chi phí;
- Tài khoản Doanh thu / Chi phí: chọn tài khoản ghi nhận doanh thu/chi phí được phân bổ;
- Tài khoản KT quản trị: chọn tài khoản kế toán quản trị theo dõi doanh thu/chi phí này, điều này sẽ giúp người quản lý có thể quản lý, phân tích doanh thu/chi phí một cách tổng quan, dễ dàng hơn.
Ghi chú: Để sử dụng tính năng Tài khoản KT quản trị, bạn cần kích hoạt tính năng Kế toán quản trị trong mục Thiết lập > Kế toán > Kế toán quản trị:
- Định kỳ:
- Phương pháp Thời gian: lựa chọn phương thức phân bổ:
- Số lần Phân bổ: phân bổ theo lần:
- Số lần Phân bổ: nhập số lần phân bổ.
- Phân bổ Mỗi: nhập con số tương ứng với số tháng của một chu kỳ phân bổ. Ví dụ: nhập số 3 thì phần mềm sẽ phân bổ 3 tháng 1 lần.
- Ngày Kết thúc:
- Phân bổ Mỗi: nhập con số tương ứng với số tháng của một chu kỳ phân bổ. Ví dụ: nhập số 3 thì phần mềm sẽ phân bổ 3 tháng 1 lần.
- Ngày Kết thúc: nhập ngày kết thúc phân bổ.
- Tuỳ chọn Bổ sung:
- Tự động Vào sổ Phân bổ: tích chọn nếu bạn muốn các bút toán phân bổ được tự động vào sổ.
- Ghi chú: nhập ghi chú để bổ sung thông tin, chú giải.
Phân bổ doanh thu/chi phí
Bạn tiến hành phân bổ khoản doanh thu/chi phí đã được ghi nhận ở trên bằng cách truy cập vào Ứng dụng Kế toán > Kế toán > Phân bổ Chi phí/Phân bổ Doanh thu > Tạo.
Bạn chọn Nhóm Phân bổ và nhập Ngày, sau đó, trên tab Chung, bạn nhập thông tin sau:
- Giá trị: giá trị doanh thu/chi phí muốn phân bổ tương ứng với khoản doanh thu/chi phí bạn đã ghi nhận ở trên.
- Giá trị thu hồi: giá trị thu hồi của khoản doanh thu/chi phí mà bạn muốn phân bổ.
- Giá trị còn lại: giá trị được phần mềm tự động ghi nhận theo công thức: Giá trị còn lại = Giá trị - Số tiền đã được phân bổ.
- Đối tác: chọn đối tác ghi nhận khoản doanh thu/chi phí.
- Các thông tin còn lại sẽ được phần mềm tự động ghi nhận dựa theo thiết lập trên Nhóm Phân bổ Doanh thu/Chi phí.
Bạn bấm nút Tính toán để phần mềm sinh ra các dòng phân bổ ở tab Bảng Phân bổ.
Sau khi kiểm tra thông tin, bạn bấm Xác nhận, phần mềm sẽ sinh ra nút Tạo Bút toán cho phép bạn tạo bút toán cho từng dòng phân bổ, trạng thái phiếu phân bổ lúc này là Đang thực hiện.
Phần mềm hỗ trợ tính năng giúp bạn giảm bớt thao tác tạo bút toán này bằng cách truy cập vào Ứng dụng Kế toán > Kế toán > Tính toán phân bổ Doanh thu / Chi phí, nhập Ngày Kế toán sau đó bấm Tính toán.
Màn hình điều hướng bạn tới giao diện các bút toán được tự động tạo ra.
Ghi chú: Trong trường hợp bạn phân bổ này được tích chọn Tự động Vào sổ Phân bổ, bút toán sinh ra sẽ được tự động vào sổ ngay lập tức. Ngược lại, bút toán sẽ ở trạng thái Dự thảo, bạn tiến hành vào sổ bút toán.
Quay trở lại giao diện phân bổ ban đầu, bạn sẽ nhìn thấy các dòng phân bổ được cập nhật tình trạng bút toán tương ứng.
Bạn bấm nút Phát sinh Kế toán để kiểm tra bút toán phát sinh.
Định kỳ bạn sẽ thực hiện thao tác tính toán phân bổ doanh thu/chi phí này để phần mềm sinh ra bút toán phân bổ.
Thanh lý khoản doanh thu/chi phí
Để thanh lý khoản doanh thu/chi phí này (VD: khách hàng mua khóa học 3 tháng nhưng sau khi học 1 tháng thì không còn nhu cầu học nữa, bạn trả chi phí thuê văn phòng 3 tháng nhưng đến tháng thứ 2 thì cho một người khác thuê lại,...) thì ngay trên giao diện phân bổ, bạn bấm nút Thanh lý.
Bạn nhập Ngày thanh lý, tham chiếu và ghi chú sau đó bấm Thanh lý.
Phần mềm sẽ tính toán để ghi nhận giá trị phân bổ thanh lý.