Quy định về tạm ứng lương và cách quản lý tạm ứng chặt chẽ

Trong doanh nghiệp, tạm ứng lương cho nhân viên không phải là điều hiếm khi xảy ra. Bài viết sau đây Viindoo sẽ giới thiệu đến bạn chi tiết các thông tin về quy định và quy trình tạm ứng lương cho nhân viên cũng như cách quản lý tạm ứng hiệu quả.

Các trường hợp người lao động được tạm ứng tiền lương​

Căn cứ theo các quy định của Bộ luật Lao động 2019 thì người lao động được ứng tiền lương đối với các trường hợp dưới đây:

• Người lao động được ứng lương theo thoả thuận với người sử dụng lao động.
• Người lao động được ứng lương trong thời gian tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên.
• Người lao động được ứng lương trong thời gian nghỉ phép hằng năm.
• Người lao động hưởng lương theo sản phẩm, theo thời gian được hưởng lương theo thoả thuận của hai bên, nếu công việc đã hoàn thành qua nhiều tháng thì mỗi tháng được tạm ứng tiền lương.

Tương ứng với mỗi hoàn cảnh cụ thể mà mức tạm ứng và thời hạn tạm ứng tiền lương sẽ có sự khác nhau.

Hạn mức ứng lương của người lao động

Căn cứ quy định tại Khoản 3 Điều 97, Điều 101 và Khoản 5 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 quy định mức tiền lương tạm ứng và thời gian tạm ứng tiền lương tối đa của người lao động đối với một số trường hợp cụ thể như sau:

Trường hợp ứng lương theo thoả thuận:

• Điều kiện ứng lương, mức tiền lương tạm ứng và thời gian tạm ứng tiền lương do người lao động và người sử dụng lao động tự thoả thuận với nhau.
• Người sử dụng lao động không được tính lãi đối với số tiền lương mà người lao động tạm ứng theo thỏa thuận.

Trường hợp trong thời gian tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên:

• Pháp luật buộc người sử dụng lao động phải cho người lao động tạm ứng tiền lương tương ứng với số ngày người lao động tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên nhưng tối đa không quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và người lao động phải hoàn trả số tiền đã tạm ứng.
  

Trường hợp tạm ứng lương trong kỳ nghỉ hằng năm:

• Khi nghỉ hằng năm mà chưa đến kỳ thanh toán lương, người lao động được trả một khoản tiền tối thiểu bằng tiền lương của những ngày nghỉ.

Trường hợp trả lương theo sản phẩm, theo khoán những công việc phải thực hiện kéo dài nhiều tháng:

• ​Người lao động hưởng lương theo sản phẩm, theo khối lượng được hưởng lương theo thoả thuận của hai bên, nếu công việc đã làm qua nhiều tháng thì mỗi tháng được trả tiền lương theo khối lượng công việc đã làm hằng tháng.

Các quy định khác

Khoản 2 Điều 101 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động phải cho người lao động tạm ứng tiền lương tương ứng với số ngày người lao động phải nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên nhưng tối đa không quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và người lao động phải hoàn trả số tiền đã tạm ứng. Tuy nhiên, trường hợp người lao động nhập ngũ theo quy định của Luật Nghĩa vụ quân sự thì không được tạm ứng tiền lương.

Do đó, về nguyên tắc, trường hợp người lao động nhập ngũ thực hiện nghĩa vụ tham gia nghĩa vụ quân sự thì không được tạm ứng tiền lương. Những người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động về nội dung tiền lương theo quy định tại Khoản 1 Điều 101 Bộ luật Lao động 2019.

Quy trình tạm ứng lương cho nhân viên thông thường

Bước 1: Người lao động lập giấy Đề nghị tạm ứng

Bước đầu tiên trong quy trình tạm ứng tiền lương là nhân viên phải làm giấy Đề nghị tạm ứng, viết đúng, đầy đủ các thông tin để làm căn cứ chuyển lên phòng chức năng.

Bước 2: Nhân viên trình trưởng phòng Giấy đề nghị tạm ứng​

Sau khi hoàn thành xong mẫu giấy, nhân viên phải hỏi ý kiến của trưởng bộ phận của mình trước tiên. Nếu được đồng ý, trưởng phòng sẽ ký vào giấy, phê duyệt yêu cầu. 

Bước 3: Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng 

Sau khi trưởng phòng duyệt, nhân viên tiếp tục trình với giám đốc để xem xét và kí duyệt nguyện vọng. 

Bước 4: Chuyển kế toán thanh toán ghi phiếu chi ​

Kế toán sẽ hành động khi đơn tạm ứng của người lao động đã được giám đốc phê duyệt. Nhiệm vụ của kế toán là xác minh sự đúng đắn của nội dung kê khai trên đơn xin tạm ứng, sau đó viết phiếu chi tạm ứng có chữ ký người lập phiếu. Mẫu phiếu chi tạm ứng do kế toán viết cũng có quy định sẵn trong pháp luật – Mẫu số 02 - TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC 

Bước 5: Kế toán trưởng duyệt chi ​

Kế toán chi làm công việc viết phiếu chi cũng sẽ phải trình Kế toán trưởng xem xét lại và ký duyệt. 

Bước 6: Trình Giám đốc duyệt chi 

Sau khi kế toán trưởng ký duyệt, kế toán thanh toán gửi phiếu chi lương lên giám đốc ký duyệt một lần nữa

Bước 7: Thủ quỹ chi lương cho nhân viên 

Thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu chi có đầy đủ chữ ký của: nhân viên có nhu cầu tạm ứng, kế toán chứng từ, kế toán trưởng và giám đốc để chi số tiền đề nghị đã được phê duyệt cho nhân viên. 

Bước 8: Kiểm tra và lưu trữ chứng từ 

Kế toán cần ghi tất cả các chứng từ, đơn đề nghị vào sổ kế toán theo đúng đối tượng. Giấy tờ cần lưu trữ gồm có: đơn đề nghị tạm ứng, chứng từ chi tạm ứng với đầy đủ thông tin, chữ ký của các bên liên quan. 

Đơn giản hóa với phần mềm quản lý tạm ứng - Viindoo Employee Advance 

Đối với quy trình truyền thống của tạm ứng lương, kế toán trong doanh nghiệp phải lập nhiều mẫu báo cáo theo quy trình và lưu trữ khá nhiều giấy tờ có liên quan để có thể trình lên cấp trên nếu sau này cần đến. Nhiều bước và giấy tờ rườm rà dẫn đến việc mất nhiều thời gian khi kế toán thực hiện tạm ứng lương cho mỗi nhân viên trong công ty.

Hiện nay, Viindoo đã cho ra đời phần mềm quản lý tạm ứng Vindoo Employee Advance với ứng dụng đề nghị tạm ứng và phê duyệt mọi lúc, mọi nơi. Chỉ cần có kết nối Internet, bạn đã có thể thực hiện việc tạm ứng lương một cách đơn giản và dễ dàng.

Tính năng và các ưu điểm của phần mềm Viindoo Employee Advance: 

• Quy trình tạm ứng không giấy tờ​
• • ​Thực hiện toàn bộ các quy trình trong hệ thống phần mềm - giảm thiểu thủ tục giấy tờ.
  • Quản lý có thể phê duyệt Tạm ứng bất kỳ lúc nào chỉ cần có kết nối internet.
  • Số liệu luôn chính xác, nhất quán xuyên suốt hệ thống.

• Theo dõi toàn bộ các đề nghị tạm ứng của nhân viên
• • Quản lý tất cả các Yêu cầu Tạm ứng tại một giao diện.
  • Bộ lọc có sẵn và có thể tùy chỉnh, cho phép phân chia danh sách Tạm ứng theo Bộ phận, Nhân viên hay Tình trạng để kiểm soát thu chi, thực hiện tạm ứng, đối soát.
• Hạch toán tự động và chính xác
• • Không còn ghi chép chứng từ hay nhập bảng excel thủ công.
  • Các bút toán phát sinh trong quá trình Thanh toán, Đối soát và Hoàn ứng được tự động ghi chép, nhanh chóng và chính xác.
• Dễ dàng Đối soát
• • Giao diện Đối soát tạm ứng tự động hiển thị toàn bộ các bút toán có liên quan đến người đề nghị
  • Kế toán viên dễ dàng lựa chọn chính xác từng bút toán cần được đối soát và hoàn ứng.
• Báo cáo thống kê Tạm ứng
• • Tự động tổng hợp dữ liệu theo dõi công nợ Nhân viên và kết xuất báo cáo ra file excel.
  • Báo cáo được tổng hợp với nhiều tiêu chí (thước đo) có sẵn và được trình bày trực quan, sinh động dưới dạng: bảng pivot động, đồ thị đường thẳng, biểu đồ hàng, cột.

Trên đây​ Viindoo đã tổng hợp và chia sẻ đến bạn các thông tin cơ bản về tạm ứng lương trong mỗi doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích đến bạn để có thể đơn giản hóa quy trình trong việc tính lương nhé!