Quy trình phê duyệt giảm giá trả lời một câu hỏi giám đốc kinh doanh nào cũng gặp mỗi tháng: khách muốn giảm 12%, nhân viên chỉ được giảm 5%, vậy ai đồng ý, và cái gật đầu đó được ghi ở đâu? Ở nhiều doanh nghiệp, câu trả lời là một cuộc gọi, một tin nhắn và một người quản lý duyệt theo trí nhớ.
Trả lời ngắn: viết luật ra trước khi có người hỏi. Bảng giá đặt giá chuẩn, mỗi vai trò có một mức giảm được tự quyết, phần vượt hạn mức được chuyển đến người duyệt cụ thể, ngay trên báo giá, và người duyệt thấy khách đang nợ bao nhiêu. Việc duyệt được ghi lại cạnh đơn hàng, không nằm trong lịch sử tin nhắn.
Giảm giá (Discount) là một phần của định giá, không phải một ân huệ. Mỗi điểm phần trăm giảm đi trừ thẳng vào lợi nhuận, nên ai được quyền giảm là một quyết định quản trị.
Vì sao giảm giá thất thoát: luật chưa viết ra, không phải người dễ dãi
Khi lợi nhuận co lại, phản xạ thường gặp là trách nhân viên kinh doanh giảm giá quá tay. Cách nhìn đó bỏ sót nguyên nhân. Nhân viên đứng trước một khách dọa bỏ đi sẽ làm điều hệ thống cho phép; khoảng trống nằm ở cách đặt luật.
Hạn mức nằm trong đầu một người
Không ai viết ra mỗi vai trò được giảm bao nhiêu, nên trường hợp nào cũng phải hỏi người đang có mặt.
Duyệt qua tin nhắn
Một cái gật đầu qua điện thoại không để lại dấu vết. Một tháng sau không ai biết ai đã đồng ý giảm 15%.
Người duyệt chỉ thấy một nửa
Lời xin duyệt nói mức giảm, nhưng không nói đơn còn lãi bao nhiêu, khách đang nợ bao nhiêu.
Không ai cộng lại
Từng ngoại lệ trông nhỏ. Cộng cả quý, chúng thành một lần hạ giá mà không ai quyết.
Mỗi khoảng trống là một lựa chọn thiết kế. Quy trình phê duyệt giảm giá lấp chúng theo thứ tự: giá chuẩn, hạn mức theo vai trò, người duyệt có tên cho phần vượt, có đầy đủ thông tin để người duyệt xem xét, và ghi lại mọi ngoại lệ.
Bạn đặt luật: ba lớp áp cho mọi người
Quy trình phê duyệt giảm giá tốt giúp phần lớn báo giá không cần qua tay người duyệt. Chỉ ngoại lệ mới đến tay họ; nếu không, các yêu cầu duyệt dồn lại thành hàng chờ và quản lý bấm duyệt mà không đọc.
Ba lớp luật. Phần lớn báo giá dừng ở hai lớp đầu; chỉ ngoại lệ mới đến người duyệt.
Bảng giá
Giá chuẩn theo nhóm khách, số lượng và thời hạn. Giá theo sản lượng, giá khách thân thiết nằm ở đây, không nằm trong các lần giảm tuỳ hứng.
Hạn mức theo vai trò
Mức giảm thêm nhân viên được tự quyết, kèm lý do ghi trên báo giá.
Duyệt cho ngoại lệ
Vượt hạn mức thì một người có tên duyệt hoặc từ chối, và quyết định được lưu lại.
Lớp thứ nhất làm được nhiều việc hơn ta nghĩ. Nếu một khách lớn luôn được giảm 8%, hãy đưa mức đó vào bảng giá của khách thay vì duyệt 8% mỗi tuần. Chiến lược giá xác định các mức; bảng giá áp chúng mà không cần ai hỏi.
Ví dụ: một quy tắc trong bảng giá áp dụng mức giảm 5% trên giá bán khi mua từ 10 sản phẩm, nhân viên không cần xin duyệt.
Luật áp cho mọi người, kể cả nhân viên bán giỏi nhất và khách quen của giám đốc. Luật có ngoại lệ ngầm thì không còn là luật.
Ai duyệt: ma trận thẩm quyền trong một trang
Hai thước đo quyết định ai duyệt: phần trăm giảm và giá trị đơn. Một mức giảm nhỏ trên đơn lớn có thể tốn hơn một mức giảm lớn trên đơn nhỏ, nên quy trình phê duyệt giảm giá chỉ nhìn phần trăm sẽ bỏ sót nửa rủi ro.
Ma trận thẩm quyền theo mức giảm và giá trị đơn (ví dụ minh họa).
Bốn nguyên tắc giữ ma trận dùng được. Mỗi cấp có một vai trò cụ thể, không ghi chung "ban lãnh đạo". Mỗi bước có thời hạn duyệt, để báo giá không nằm chờ một tuần trong khi khách nguội dần. Mỗi người duyệt có người thay khi nghỉ. Và ma trận được rà lại mỗi quý dựa trên các ngoại lệ thật.
Hạn mức cũng là một cách trao niềm tin. Nếu nhân viên quay lại hỏi từng 2%, hạn mức đang quá thấp hoặc chưa rõ; cái giá của việc giao việc mà không giao quyền là một người quản lý không rời được điện thoại.
Duyệt ở đâu: trên báo giá, không phải trong tin nhắn
Một cái gật đầu trong khung trò chuyện tách rời khỏi chứng từ. Người duyệt đồng ý "12% cho đơn đó", báo giá được sửa sau đó, và không ai chứng minh được phiên bản nào đã được duyệt.
Quy trình phê duyệt giảm giá vững gắn lời xin duyệt vào báo giá: lời xin mang theo khách hàng, các dòng hàng và giá; người duyệt mở báo giá ngay từ đó; mọi thay đổi sau khi trình đều nhìn thấy được. Nguyên tắc này cũng là nền của quy trình phê duyệt mua hàng, ở phía mua.
Luôn có lý do
Yêu cầu ghi lý do trong vài chữ: giá đối thủ, cam kết sản lượng, xả hàng tồn, bù cho lần giao trễ. Lý do biến ngoại lệ thành dữ liệu. Sau một quý, giám đốc thấy lý do nào lặp lại và sửa bảng giá, thay vì duyệt mãi cùng một trường hợp.
Thấy rủi ro công nợ trước khi duyệt
Lời xin giảm giá thường đến từ chính những khách đang trả chậm. Duyệt giảm 10% cho một khách đã vượt hạn mức công nợ là chồng thêm rủi ro thứ hai lên rủi ro thứ nhất. Người duyệt nên thấy bốn thông tin trên một màn hình trước khi quyết.
Những gì người duyệt nên thấy trước khi bấm Duyệt.
Ở đây việc xem công nợ chỉ là một cái liếc, không phải cả quy trình thu nợ: tính cả đơn này thì khách còn trong hạn mức không? Nếu không, người duyệt có thể yêu cầu đặt cọc hoặc duyệt mức giảm thấp hơn. Theo dõi và nhắc công nợ là một chủ đề riêng, nằm trong dòng chảy bán hàng và công nợ.
Ai đã duyệt gì: nhật ký xem lại được
Lớp cuối cùng là trí nhớ. Với mọi ngoại lệ, nhiều tháng sau doanh nghiệp vẫn phải trả lời được: ai xin, ai duyệt, lúc nào, cho dòng hàng nào, vì sao. Nhật ký đó bảo vệ nhân viên kinh doanh không kém gì bảo vệ doanh nghiệp.
Rà các ngoại lệ hằng tháng, không xem từng cái mà xem cả danh sách: theo nhân viên, theo khách, theo lý do. Kế toán cũng cần biết khoản nào là chiết khấu thương mại, khoản nào là giảm giá sau bán, vì cách hạch toán khác nhau; xem hạch toán giảm giá hàng bán.
Phần mềm hỗ trợ đến đâu
Phần mềm áp bảng giá mà không ai phải nhớ, chuyển lời xin duyệt đến đúng người, giữ lời xin gắn với báo giá và ghi lại từng quyết định. Phần mềm không quyết định hạn mức, ma trận hay trường hợp ngoại lệ nào là hợp lý. Hãy viết những điều đó ra trước; quy trình phê duyệt giảm giá dựng trên luật mơ hồ chỉ khiến quyết định mơ hồ diễn ra nhanh hơn.
Quy trình phê duyệt giảm giá trên Viindoo
Trên Viindoo, báo giá, bảng giá, phê duyệt và công nợ dùng chung một bộ dữ liệu. Hệ thống làm được gì cho từng câu hỏi trong bài:
| Câu hỏi | Viindoo làm gì |
|---|---|
| Giá chuẩn? | Bảng giá với quy tắc chiết khấu, công thức hoặc giá cố định theo sản phẩm hay nhóm, số lượng tối thiểu và thời hạn hiệu lực; mỗi khách có bảng giá mặc định |
| Báo giá nào phải duyệt? | Kiểu phê duyệt Báo giá áp dụng một điều kiện được thiết lập một lần dựa trên các trường của báo giá, ví dụ tổng tiền hoặc mức chiết khấu trên dòng; báo giá khớp điều kiện hiện "Thiếu phê duyệt" và lọc được. Điều kiện này dùng để đánh dấu và theo dõi; tự nó không chặn việc xác nhận đơn |
| Ai duyệt, mấy cấp? | Các bước duyệt theo người cụ thể, chức vụ, quản lý phòng ban hoặc thẻ nhân viên; duyệt tuần tự hoặc duyệt bởi một người trong mỗi bước, số lượt duyệt tối thiểu, số ngày để duyệt; một bước bổ sung có thể chỉ được áp dụng khi vượt ngưỡng, do người am hiểu kỹ thuật thiết lập một lần |
| Duyệt ở đâu? | "Xin phê duyệt" từ báo giá tạo đề nghị mang theo khách, dòng hàng và giá; người duyệt nhận việc cần làm có hạn chót và mở báo giá ngay từ đề nghị |
| Rủi ro công nợ? | Khi bật hạn mức công nợ bán hàng, báo giá hiện cảnh báo khi công nợ cộng đơn chưa xuất hoá đơn cộng báo giá này vượt hạn mức của khách; hệ thống cảnh báo, không chặn |
| Ai đã duyệt gì? | Trạng thái và thời điểm của từng người duyệt được ghi trên đề nghị; thay đổi trên báo giá sau khi trình được ghi lại từng trường, và người duyệt quyết định phê duyệt cũ còn giá trị hay không |
Ví dụ: kiểu phê duyệt Báo giá đặt tuyến duyệt: duyệt bởi quản lý, duyệt theo trình tự, số ngày để duyệt và các bước phê duyệt bổ sung.
Ví dụ: trên một đề nghị phê duyệt (ở đây là mua sắm văn phòng), tab Người phê duyệt cho thấy ai đã duyệt, lúc nào và ai duyệt tiếp.
Ví dụ: đề nghị phê duyệt báo giá báo rằng báo giá đã bị sửa sau khi trình và liệt kê những gì đã thay đổi.
Khi bật cài đặt Lãi gộp, báo giá còn hiện lãi gộp, để người duyệt thấy đơn còn lãi bao nhiêu sau khi giảm. Có thêm thông tin về phần bán hàng tại trang Bán hàng Viindoo .
Hỏi trợ lý AI được gì
Trợ lý AI của Viindoo trả lời câu hỏi bằng tiếng Việt từ chính dữ liệu bán hàng và kế toán của công ty, kèm nguồn để bấm mở, ví dụ "Báo giá nào của khách X còn mở, hết hạn khi nào?" hay "Khách nào đang nợ nhiều nhất?". AI chỉ thấy đúng những gì người hỏi được phép thấy. AI cũng soạn được báo giá nháp; không có gì được ghi cho tới khi người dùng xem thẻ đề nghị và bấm Đồng ý. Việc duyệt giảm giá vẫn thuộc về những người có tên trong ma trận của bạn.
Sáu câu hỏi tự đánh giá quy trình phê duyệt giảm giá
Hạn mức thành văn
Mọi nhân viên kinh doanh có nói được, không cần hỏi, mình được tự giảm bao nhiêu không?
Bảng giá trước
Mức giảm lặp lại cho khách lớn đã nằm trong bảng giá, hay lần nào cũng phải duyệt lại?
Người duyệt có tên
Với mức giảm 12% trên một đơn lớn, có rõ hôm nay ai duyệt và ai duyệt thay không?
Trên chứng từ
Mỗi lần duyệt có gắn vào báo giá, hay rải rác trong các cuộc nhắn tin?
Thấy công nợ
Người duyệt có thấy khách đang nợ bao nhiêu trước khi đồng ý không?
Rà hằng tháng
Có ai rà toàn bộ ngoại lệ cùng lúc, theo lý do và theo khách không?
Nếu có từ hai câu trả lời "không" trở lên, bước đầu thường giống nhau: viết hạn mức và ma trận thẩm quyền ra một trang. Mọi phần khác của quy trình phê duyệt giảm giá dựa trên trang đó.
Câu hỏi thường gặp
Cả hai. Phần trăm giữ lợi nhuận trên từng dòng; số tiền giữ an toàn cho doanh nghiệp ở các đơn lớn. Một ma trận đơn giản, mỗi tiêu chí có hai hoặc ba mức, là đủ cho phần lớn doanh nghiệp vừa.
Chỉ định trước người duyệt thay và đặt thời hạn cho mỗi bước. Duyệt trên điện thoại vẫn được, miễn là việc duyệt được ghi trên báo giá chứ không chỉ trong một tin nhắn.
Hãy viết luật ra: đổi giá, mức giảm hay số lượng thường cần xem lại, đổi địa chỉ giao hàng thì không. Điều quan trọng là người duyệt nhìn thấy thay đổi đó.
Chưa chắc luật giảm giá của mình đang rò lợi nhuận ở đâu? Nói cho chúng tôi biết chỗ đang đau nhất. Đặt lịch tư vấn để cùng chúng tôi phác ma trận thẩm quyền của bạn trên một trang, hoặc xem chi phí trước.
