Quản trị theo mục tiêu là gì? Quy trình quản trị bằng MBO

Quản trị theo mục tiêu MBO là một trong những hình thức quản lý khá phức tạp nhưng nếu biết cách sử dụng đúng thì sẽ mang lại kết quả tốt trong việc quản lý doanh nghiệp. Bài viết dưới đây Viindoo sẽ giới thiệu đến bạn các thông tin cơ bản của MBO cũng như cách thực hiện quản trị mục tiêu hiệu quả với phần mềm Viindoo.

Quản trị mục tiêu là gì?

Quản trị theo mục tiêu (MBO – Management By Objectives) là một phương pháp quản lý trong đó các nhà quản lý và nhân viên cùng thiết lập, ghi nhận và thực hiện các mục tiêu theo một khoảng thời gian cụ thể.

Ra đời từ gần 70 năm trước, MBO đã có lịch sử phát triển tương đối lâu và rất nhiều công ty lớn trên thế giới đã ứng dụng. Tại Hewlett-Packard (HP), MBO được coi là một chính sách quan trọng, đóng góp công to lớn vào thành công của công ty. Nhiều công ty khác cũng đã đánh giá cao vai trò của MBO bao gồm Xerox, DuPont, Intel…

Mục tiêu có thể được đưa ra trong tất cả các lĩnh vực kinh doanh, chẳng hạn như tài chính, marketing, tiếp thị, bán hàng, nghiên cứu và phát triển, nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng và hệ thống công nghệ thông tin.

Quy trình quản trị theo mục tiêu MBO

Thiết lập mục tiêu

Ban lãnh đạo công ty cần đặt ra các mục tiêu chung liên quan đến tầm nhìn, chiến lược, kế hoạch phát triển dài hạn và ngắn hạn. Sau khi xác định xong mục tiêu chung, doanh nghiệp cần chia nhỏ mục tiêu theo các phòng ban, bộ phận.

Kết quả mục tiêu chung của doanh nghiệp đạt hay không tùy thuộc vào mỗi cá nhân trong công ty. Bởi vậy, lãnh đạo công ty cần có sự kiểm soát chi tiết, kỹ năng quản lý doanh nghiệp để có sự điều phối kịp thời.

Xây dựng kế hoạch hành động

Kế hoạch hành động hiểu đơn giản là các hoạt động cụ thể nhằm thực hiện được mục tiêu. Mỗi cá nhân, đơn vị cần nắm vững các nguyên tắc, quy trình thực hiện mục tiêu, đồng thời tuân thủ và thực hiện nghiêm túc các mục tiêu đã đặt ra.

Đo lường liên tục tiến độ, đánh giá hiệu suất

Kiểm soát quá trình hoạt động là một cách để cá nhân, tổ chức đánh giá lại quá trình thực hiện mục tiêu. Từ đó, có kế hoạch điều chỉnh và thay thế hợp lý khi cần thiết.

Cung cấp phản hồi

Sau khi kết thúc quy trình thực hiện công việc. Mỗi cá nhân, doanh nghiệp cần đối chiếu kết quả với mục tiêu đã đề ra. Nếu kết quả của bạn khác so với mục tiêu đặt ra, bạn cần rà soát lại quá trình thực hiện của mình nhằm rút ra những bài học, kinh nghiệm cho những lần sau. Bạn cũng nên tham khảo thêm những mẹo chinh phục mục tiêu để bạn dễ dàng chinh phục những mục tiêu đã đặt ra.

Ghi nhận kết quả và khen thưởng

Với những cá nhân, tập thể hoàn thành vượt chỉ tiêu đặt ra. Doanh nghiệp nên có chính sách khen thưởng nhằm tạo động lực cho toàn thể nhân viên trong công ty.

Ưu và nhược của phương pháp quản trị MBO

Ưu điểm

• Đánh giá chính xác năng lực, hiệu quả làm việc của từng cá nhân, bộ phận..
• Là động lực để nhân viên thấu hiểu thêm về công việc của mình. Từ đó, có định hướng giải quyết và thực hiện công việc hiệu quả hơn.
• MBO giúp doanh nghiệp quản trị mục tiêu hiệu quả: Từng cá nhân luôn nhận thức rõ vai trò trách nhiệm của mình. Đây là yếu tố liên kết giúp doanh nghiệp tạo ra giá trị to lớn trong quản trị mục tiêu chung.
• Tạo môi trường làm việc cởi mở, phát triển hơn: Từng cá nhân luôn nỗ lực cố gắng để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Từ đó, giúp nhân viên phát huy khả năng cũng như ý thức tự giác của nhân viên trong công việc.
  

Nhược điểm

• Nhân viên có thể cảm thấy stress, quá tải với áp lực công việc đã đề ra.
• MBO chỉ phụ thuộc với các kế hoạch ngắn hạn do tính định lượng không phù hợp với mục tiêu dài hạn.
• Hệ thống MBO có đạt yêu cầu hay không tuỳ thuộc rất nhiều vào việc kiểm tra của các cấp quản lý.
• Cần kiểm tra, theo dõi định kỳ để có biện pháp điều chỉnh, thay thế kịp thời khi cần thiết.
• Khó duy trì sự kết nối giữa từng bộ phận, phòng ban bởi ai cũng hướng về mục đích riêng của mình.
• Mô hình MBO khiến doanh nghiệp của bạn vận hành rời rạc vì không có sự kết nối.
• Việc áp dụng cách quản trị tổng thể đòi hỏi doanh nghiệp cần họp bàn và lập kế hoạch nhiều lần, tiêu tốn nhiều công sức.
  

Cách thực hiện quản trị hiệu quả bằng mục tiêu MBO với phần mềm Viindoo

Viindoo OKR là phần mềm OKRs do Công ty cổ phần công nghệ Viindoo phát triển, hỗ trợ thiết lập mục tiêu và kết quả then chốt (Objectives and Key Results - OKR), chia sẻ rộng rãi tới toàn bộ nhân viên, xây dựng lộ trình hành động rõ ràng, theo sát tiến độ thực hiện mục tiêu và phát huy tiềm năng của nhân sự, nâng cao cam kết nội bộ.

Các tính năng nổi bật của phần mềm Viindoo OKR:

Hỗ trợ xây dựng mục tiêu chiến lược phù hợp

• OKR được triển khai từ cấp công ty xuống phòng ban và cá nhân theo hai chiều: từ trên xuống (top-down) và từ dưới lên (bottom-up).
• Mục tiêu của công ty - phòng ban - cá nhân được đưa ra một cách thống nhất, liên kết chặt chẽ. Mục tiêu chung của công ty được chia theo từng kết quả then chốt, hoàn thành mục tiêu ở các cấp nhỏ hơn.
• Cho phép thiết lập mức độ khác nhau giữa các kết quả then chốt theo từng mục tiêu, hỗ trợ nhân sự thiết lập mức độ ưu tiên theo từng mục tiêu cụ thể.
• Tool quản lý mục tiêu giúp thiết lập, quản lý OKR trên môi trường đa công ty.
  

Lan toả mục tiêu tới toàn bộ doanh nghiệp

• Toàn bộ nhân sự đều được xem phần mềm OKR, cảm nhận được sự kết nối giữa mục tiêu doanh nghiệp với mục tiêu phòng ban, cá nhân thông qua giao diện sơ đồ cây xanh trực quan. Nhờ vậy, nhân sự biết mình đang làm gì, vì mục tiêu gì của phòng ban và cả doanh nghiệp.
  

Bám sát mục tiêu, nâng cao hiệu quả công việc

• Liên kết chặt chẽ với Phần mềm Quản lý Nhân sự và Phần mềm Quản lý Thời gian làm việc: hỗ trợ tạo công việc, nhiệm vụ gắn với OKR, ghi nhận chấm công cho từng nhiệm vụ gắn với OKR, giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ của mục tiêu và kết quả then chốt trong phần mềm Viindoo OKR.
  

Cập nhật điểm đánh giá kết quả then chốt

• Chủ động cập nhật điểm các kết quả then chốt trên thang điểm từ 0.0 đến 1.0. (0 điểm là không hoàn thành được mục tiêu, còn 0.6-0.7 là đang đi đúng hướng, và 1 điểm là hoàn thành mục tiêu).
• Tự động cập nhật tiến độ hoàn thành mục tiêu dựa trên kết quả then chốt, từ đó nhà quản lý sẽ theo sát hơn tiến trình hoàn thành OKR.
• Dễ dàng lọc, nhóm với nhiều tiêu chí, nhanh chóng tìm kiếm mục tiêu, kết quả then chốt, tiến độ công việc của nhân viên/phòng ban liên quan theo tháng, quý, trạng thái, trọng số.
  

Viindoo đã giúp bạn hiểu được quản trị theo mục tiêu qua các kiến thức hữu ích được chia sẻ ở bài viết trên đây. Hy vọng từ những thông tin này bạn sẽ ứng dụng hiệu quả vào tổ chức doanh nghiệp của mình nhé!