Hoạch định chất lượng: Yếu tố then chốt để đáp ứng tiêu chuẩn

Hoạch định chất lượng là một trong những bước quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất và chất lượng của quy trình làm việc. Bạn đã biết các bước hoạch định chất lượng đầy đủ, theo quy chuẩn chưa? Cùng Viindoo xem hết bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé!

Hoạch định chất lượng là gì?​

Hoạch định chất lượng là một hoạt động xác định mục tiêu và các điều kiện, nguồn lực và biện pháp nhằm thực hiện mục tiêu chất lượng sản phẩm.

Nhiệm vụ của hoạch định chất lượng là:

• Nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu của thị trường về sản phẩm hàng hoá dịch vụ, từ đó xác định các yêu cầu về chất lượng, các đặc tính kỹ thuật của sản phẩm dịch vụ và phát triển sản phẩm dịch vụ.
• Xác định nhiệm vụ và mục tiêu chất lượng.
• Chuyển công việc hoạch định cho các phòng ban tiếp theo.

Vai trò của hoạch định chất lượng là:

• Định hướng tổ chức tới mục tiêu.
• Xác định các chế độ, chính sách chất lượng.
• Thiết kế sơ đồ quy trình cần thiết.
• Định rõ mục tiêu hoạt động.
• Xác định rõ quy trình quản trị, điều hành.
• Hạn chế rủi ro kinh doanh.
• Chú ý đến các khía cạnh hoạch định chất lượng.

Các bước hoạch định chất lượng

Bước 1: Xây dựng mục tiêu chất lượng

Để hoạch định chất lượng, trước tiên cần xác định các mục tiêu chất lượng cụ thể cho sản phẩm và dịch vụ, dựa trên yêu cầu của khách hàng và những tiêu chuẩn chung của ngành.

Xác định đối tượng khách hàng, bao gồm cả khách hàng bên trong và bên ngoài công ty.

Tạo một tài liệu chất lượng hoàn chỉnh mô tả các yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng của hàng hoá. Tài liệu này cũng ghi rõ các nguyên tắc, quy định, yêu cầu và sự chấp thuận liên quan đến chất lượng.​

Bước 2: Xác định khách hàng nhu cầu

Nắm bắt nhu cầu và mong muốn của khách hàng, yêu cầu chất lượng và các khía cạnh quan trọng khác mà họ quan tâm, cũng như đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu chất lượng của sản phẩm/dịch vụ.

Bước 3: Xác định nhu cầu khách hàng

Dựa trên nhu cầu đã xác định mà phát triển các tính năng, đặc điểm và yêu cầu cụ thể của sản phẩm hoặc dịch vụ nhằm thoả mãn yêu cầu cụ thể của khách hàng. Quá trình này có thể bao gồm việc xem xét các tiêu chuẩn ngành, khảo sát thị trường, phỏng vấn khách hàng và làm việc với các bên liên quan.

Bước 4: Phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ

Xác định các mục tiêu chất lượng phải đạt được nhằm thoả mãn kỳ vọng của khách hàng và nhà cung cấp, đồng thời thực hiện mục tiêu này với chi phí kết hợp tối thiểu.​

Bước 5: Xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng

​Trong bước này, doanh nghiệp cần đưa ra một quy trình phát triển sản phẩm và dịch vụ thỏa mãn mục tiêu chất lượng đã đặt ra. Các hoạt động trong quy trình sản xuất bao gồm:

• Tạo một quy trình phát triển sản phẩm: Xác định các bước và quy trình cần thiết nhằm sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ theo yêu cầu chất lượng. Điều này bao gồm việc xác định các bước kiểm soát chất lượng, giám sát quy trình và đánh giá chất lượng.
• Phát triển một quy trình nhằm tạo ra các tính năng sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết: Đảm bảo rằng quy trình sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ có khả năng đưa ra các tính năng và đặc điểm chất lượng phù hợp nhằm thoả mãn yêu cầu của khách hàng.
• Phân chia trách nhiệm kiểm soát chất lượng: Xác định và phân công trách nhiệm cho từng phòng ban và cá nhân liên quan nhằm thực hiện việc kiểm soát chất lượng trong quy trình.

Bước 6: Hoạch định chi tiết

Đánh giá tính khả thi của quy trình, chứng minh rằng quy trình có thể đạt được tiêu chuẩn chất lượng trong các điều kiện vận hành.

Chứng minh tính khả thi của quy trình: Thực hiện thử nghiệm, kiểm tra và đánh giá hiệu suất của quy trình chất lượng. Bao gồm việc thực hiện các bài kiểm tra, kiểm tra thử nghiệm, phân tích dữ liệu, đánh giá hiệu suất và đối chiếu với các yêu cầu chất lượng đã đặt ra.

Đảm bảo tuân thủ quy trình: Thực hiện các biện pháp nhằm đảm bảo rằng quy trình chất lượng được tuân thủ và thực hiện theo quy trình đã định. Điều này có thể bao gồm việc thực hiện kiểm tra kiểm soát chất lượng, đánh giá định kỳ, đánh giá hiệu quả và các biện pháp khác để cải thiện quy trình.

Xem xét và cải thiện định kỳ: Thực hiện xem xét định kỳ về hiệu quả và hiệu suất của quy trình chất lượng. Dựa trên phản hồi từ khách hàng, kết quả kiểm tra và đánh giá, doanh nghiệp sẽ thay đổi và cải thiện quy trình nhằm đảm bảo các mục tiêu chất lượng đạt hiệu quả và thoả mãn nhu cầu khách hàng.

Công cụ, chỉ số thường được sử dụng trong quá trình hoạch định chất lượng

Công cụ sử dụng

Có nhiều công cụ hỗ trợ bạn trong việc hoạch định và quản lý chất lượng. Dưới đây là một vài công cụ thông dụng:

• Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch (Planning)
• • Phân tích Chi phí – Lợi ích (Cost – Benefit Analysis): Công cụ này cho phép tính toán lợi ích dài hạn so với chi phí đầu tư hiện tại và chi phí duy trì dự án.
  • Chi phí của Chất lượng (Cost of Quality): Đây là công cụ giúp xác định các chi phí ảnh hưởng đến việc cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ
  • Brainstorming: Công cụ này giúp đưa các đề xuất và cải tiến mới thông qua việc thảo luận nhóm
  • Phân tích miền động lực (Force Field Analysis): Công cụ này giúp xác định các nhân tố tác động và ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch chất lượng
  • Kỹ thuật Nhóm danh nghĩa (Nominal Group Technique): Kỹ thuật này giúp cải thiện quy trình ra quyết định của nhóm bằng việc cải thiện việc trao đổi và cộng tác

• Công cụ dành cho hoạch định và Kiểm soát (Planing và Control)
• • • Biểu đồ Nguyên nhân – Kết quả (Cause and Effect Diagrams): Đây là công cụ giúp phân tích các nguyên nhân chủ yếu liên quan đến một vấn đề cụ thể
    • Flowcharts: Biểu đồ phân tán giúp mô tả từng quá trình công việc và cách thức chúng tương tác với nhau
    • Phiếu kiểm tra: Công cụ này giúp kiểm soát việc thu thập dữ liệu theo quy trình kiểm soát chất lượng
    • Biểu đồ phân tán, Biểu đồ Pareto, Biểu đồ đo lường, Biểu đồ kiểm soát: Các công cụ này giúp thu thập và phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định quản lý chất lượng

Chỉ số chất lượng

Trong quản lý chất lượng, có một số chỉ số được áp dụng phổ biến nhằm đánh giá và kiểm soát chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Ba chỉ số quan trọng nhất bao gồm

• Chỉ số chất lượng sản phẩm (PQI – Product Quality Index): Đây là chỉ số đánh giá chất lượng toàn diện của một sản phẩm, bao gồm các tiêu chí về độ chính xác, chất lượng nguyên vật liệu và hình thức
• Chỉ số chất lượng dịch vụ (SQI – Service Quality Index): Chỉ số dùng để đánh giá chất lượng của dịch vụ, thông qua các chỉ số về tốc độ phản hồi, chất lượng dịch vụ, và mức độ hài lòng của khách hàng
• Chỉ số hài lòng khách hàng (CSI – Customer Satisfaction Index): Đây là chỉ số đánh giá sự hài lòng của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ

Phần mềm hỗ trợ hoạch định chất lượng thông minh - Viindoo Quality

Viindoo hỗ trợ tạo nền móng cho quá trình quản lý chất lượng trong doanh nghiệp, từ các khâu quản lý, điều hành đến chất lượng từng sản phẩm thông qua​ phần mềm quản lý chất lượng thông minh Viindoo Quality.

Hệ thống phần mềm Viindoo cung cấp ứng dụng Quản lý Chất lượng với các tính năng sau:

• Thiết lập các đội quản lý chất lượng nhằm kiểm soát chất lượng các hạng mục khác nhau. Tiếp nhận các cảnh báo chất lượng khi có phản hồi từ khách hàng, đối tác,...
• Tạo các tiêu chí kiểm soát chất lượng với các kiểu và phương thức đa dạng như: Kiểm soát đo lường, kiểm soát ngẫu nhiên, kiểm soát định kỳ,...
• Tạo các phiếu kiểm soát chất lượng từ các tiêu chí kiểm soát chất lượng.
• Thực hiện các hành động ngăn chặn và giải quyết các vấn đề phát sinh khi không đạt tiêu chí chất lượng.
• Tích hợp với các phân hệ Kho, Sản xuất để tự động tạo các phiếu kiểm soát chất lượng.

Các bước sử dụng ứng dụng Viindoo Quality

• Truy cập Danh sách ứng dụng > Chất lượng, giao diện Quản lý Chất lượng hiển thị như sau:
• • Bảng thông tin:

• • Hiển thị danh sách các đội kiểm soát chất lượng.
    
  • Hiển thị số lượng các Phiếu kiểm soát chất lượng đang thực hiện, các cảnh báo chất lượng phát sinh khi kiểm soát chất lượng được phân bổ theo các đội kiểm soát chất lượng.. 
• Kiểm soát chất lượng: 
• • Kiểm tra Chất lượng: Tạo và hiển thị toàn bộ các yêu cầu kiểm soát chất lượng 
  • Tiêu chí kiểm soát: Tạo và hiển thị toàn bộ các tiêu chí kiểm soát.
  • Kiểm tra Chất lượng: Tạo và hiển thị toàn bộ các yêu cầu kiểm soát chất lượng
  • Hành động khắc phục: Tạo và hiển thị các hành động khắc phục theo các cảnh báo chất lượng
  • Hành động phòng ngừa: Tạo và hiển thị các hành động phòng ngừa theo các cảnh báo chất lượng.
• Báo cáo:
• • Kiểm tra chất lượng: Xem báo cáo các Phiếu kiểm soát chất lượng được tạo ra với các tiêu chí khác nhau
  • Cảnh báo chất lượng: Xem báo cáo các Cảnh báo chất lượng được tạo ra với các tiêu chí khác nhau
  • Phân tích hành động cảnh báo: Xem báo cáo các hành động khắc phục hoặc phòng ngừa được tạo ra với các tiêu chí khác nhau

• Tạo Đội kiểm soát Chất lượng

• • Truy cập Chất lượng > Cấu hình > Đội kiểm soát chất lượng nhân Tạo
  • Nhập tên kiểu hành động
  • Nhập địa chỉ bí danh email cho đội kiểm soát chất lượng
  • Kích hoạt chế độ nhà phát triển và thiết lập địa chỉ email có thể gửi tới bí danh email
  • • Mọi người: Tất cả các email đều có thể gửi cho địa chỉ này
    • Đối tác đã xác thực: Chỉ các địa chỉ email có trong liên hệ đã được xác thực trên hệ thống
    • Chỉ những người dõi theo: Chỉ các địa chỉ email theo dõi đội kiểm soát chất lượng này
• Giai đoạn chất lượng hiển thị quy trình xử lý các cảnh báo chất lượng từ lúc bắt đầu đến kết thúc. Bạn có thể tạo hoặc chỉnh sửa một giai đoạn cảnh báo chất lượng bằng cách tiến hành theo các bước sau
• • Truy cập Chất lượng > Cấu hình > Giai đoạn Cảnh báo chất lượng nhân Tạo
  • Nhập tên giai đoạn
  • Chọn trình tự của giai đoạn này, 0 là đầu tiên các giai đoạn sau là các số kế tiếp
  • Tích chọn Đóng để đóng giai đoạn này trên giao diện Kanban
  • Tích chọn Cảnh báo Đã xử lý để đánh dấu giai đoạn này là giai đoạn kết thúc, khi cảnh báo chất lượng được kéo đến giai đoạn này sẽ ghi nhận thời điểm hiện tại là Ngày Đóng
  • Nhấn Lưu để tạo giai đoạn này

Trên đây Viindoo đã tổng hợp chi tiết về hoạch định chất lượng và phần mềm hỗ trợ bạn trong công việc hoạch định hiệu quả. Hy vọng những kiến thức trên đây hữu ích đến bạn!