Backorder là gì? Định nghĩa và cách quản lý hiệu quả

Backorder là gì?

Backorder (hay đơn hàng dự trữ) là khi bạn đặt mua sản phẩm mà cửa hàng đang hết hàng. Thay vì hủy đơn hàng, cửa hàng sẽ ghi nhận đơn đặt hàng của bạn và giao hàng sau khi sản phẩm có sẵn trở lại. 

Như vậy, Backorder là một đơn đặt hàng cho các sản phẩm hiện không có sẵn trong kho. Đơn đặt hàng này không chỉ giới hạn trong đơn đặt hàng bán hàng, mà cũng có thể là đơn đặt hàng chuyển kho, đơn đặt hàng sản xuất, v.v. Thay vì trực tiếp hủy đơn đặt hàng, chúng ta chấp nhận và hứa sẽ giao hàng một khi sản phẩm có sẵn trở lại. Ví dụ, nếu một khách hàng đặt mua 10 món hàng nhưng chỉ có 5 món trong kho, chúng ta sẽ giao 5 món trước, và một đơn đặt hàng chờ cho 5 món còn lại sẽ được tạo ra.

Backorder đóng vai trò là cam kết để thực hiện đơn đặt hàng một khi sản phẩm trở nên có sẵn trở lại. Điều này giúp các doanh nghiệp tiếp tục chấp nhận đơn hàng ngay cả khi không thể đáp ứng tồn kho tức thì, từ đó đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, ngăn chặn mất mát doanh số tiềm năng và duy trì một quy trình chuỗi cung ứng liền mạch.

Nguyên nhân của Backorder

Có nhiều yếu tố có thể góp phần vào việc phát sinh backorder trong doanh nghiệp:

• Tăng đột ngột về nhu cầu: Sự tăng đột ngột về nhu cầu do các sự kiện như chiến dịch tiếp thị hoặc tiếp cận truyền thông xã hội có thể khiến các doanh nghiệp bất ngờ, dẫn đến backorder.
• Gián đoạn trong chuỗi cung ứng: Sự trễ trong sản xuất, vấn đề vận chuyển hoặc thiếu hụt nguồn cung có thể gây gián đoạn trong chuỗi cung ứng, dẫn đến backorder.
• Dự báo không chính xác: Việc đánh giá thiếu về nhu cầu sản phẩm do thiếu dữ liệu thời gian thực hoặc phụ thuộc vào các phương pháp dự báo lỗi thời có thể dẫn đến việc phát sinh backorder.
  

Tác động của Backorders

Backorder có thể tác động cả tích cực và tiêu cực đối với doanh nghiệp:

• Tác động tích cực: Chúng cho phép các doanh nghiệp tiếp tục chấp nhận đơn hàng, duy trì sự hài lòng của khách hàng và tránh mất mát doanh số mà không cần giữ quá nhiều hàng tồn kho.
• Tác động tiêu cực: Quản lý không hiệu quả backorder có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng, mất mát doanh số và tăng chi phí như phí vận chuyển.

Quản lý Backorder với Viindoo

Viindoo cung cấp một giải pháp toàn diện để quản lý backorder một cách hiệu quả. Hãy cùng xem xét cách ứng dụng này hoạt động và các tính năng của nó.

Về Viindoo

Viindoo là một phần mềm quản lý doanh nghiệp tất cả trong một cung cấp một loạt các ứng dụng cho các chức năng kinh doanh khác nhau như kế toán, bán hàng, kho vận và nhiều hơn nữa. Với Viindoo, các doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả nhiều khía cạnh, tăng cường hiệu suất và thúc đẩy sự phát triển.

Hiểu về Backorder trong Viindoo

Trước khi đào sâu vào cấu hình tự động hóa backorder, việc hiểu rõ các khái niệm cơ bản là cần thiết. Có hai loại backorder trong Viindoo:

• Backorder dịch chuyển kho: Những backorder này thường xảy ra khi có thiếu hụt hàng để đáp ứng yêu cầu chuyển hàng từ một địa điểm này sang địa điểm khác. Thường có liên kết với luồng bán hàng, khi một khách hàng đặt hàng một sản phẩm không có sẵn tại địa điểm ưa thích của họ, một lệnh dịch chuyển kho được khởi tạo. Nếu không đủ hàng tại địa điểm nguồn, một backorder sẽ phát sinh.
• Backorder sản xuất: Phát sinh từ thiếu hụt nguyên vật liệu hoặc hạn chế về công suất làm chậm việc hoàn thành sản xuất trong khung thời gian dự kiến, những backorder này có thể làm gián đoạn lịch trình sản xuất. Backorder sản xuất có mối liên kết chặt chẽ với luồng mua hàng, khi một lệnh sản xuất được tạo ra, các đơn mua hàng tương ứng cho nguyên vật liệu thô cũng sẽ được khởi tạo. Nếu có sự chậm trễ trong việc cung cấp nguyên vật liệu hoặc số lượng không đủ, backorder sản xuất có thể phát sinh.

Trong cả hai tình huống, dù là backorder dịch chuyển kho hay backorder sản xuất, Viindoo cung cấp các công cụ mạnh mẽ để quản lý và giải quyết các vấn đề này một cách hiệu quả. Bằng cách tích hợp quản lý tồn kho, bán hàng, mua hàng và quy trình sản xuất, Viindoo cho phép các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, tối ưu hóa sử dụng nguồn lực và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Cấu hình Backorder Dịch chuyển kho tự động

Trước hết, hãy tìm hiểu về backorder dịch chuyển kho trong Viindoo. Ứng dụng Inventory của Viindoo cung cấp tính năng cho phép người dùng cấu hình linh hoạt việc tạo ra tự động các backorder. Chức năng này hoạt động dựa trên các chính sách giao hàng, quy định cách xử lý các đơn đặt hàng khi tồn kho không đủ. Hai chính sách chính điều hành quy trình này như sau:

1. Giao hàng ngay khi có sẵn, với backorder: Chính sách này cho phép doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình hoàn thành đơn hàng bằng cách giao ngay các sản phẩm có sẵn, đồng thời tự động tạo ra các backorder cho các mặt hàng còn lại.
2. Giao tất cả sản phẩm cùng một lúc: Ngược lại với chính sách trên, phương pháp này yêu cầu xác nhận đơn hàng chỉ khi tất cả các sản phẩm trong đơn hàng đều có sẵn, không hỗ trợ việc tạo ra backorder.

Bây giờ, hãy di chuyển qua cấu hình Kiểu Giao nhận để tận dụng tiềm năng của các backorder một cách hiệu quả. Dưới mỗi kiểu, người dùng được cung cấp ba tùy chọn riêng biệt để quản lý backorder:

1. Tùy chọn Hỏi: Khi chọn tùy chọn Hỏi, người dùng sẽ nhận được một pop-up thông báo khi gặp phải tình trạng tồn kho không đủ. Điều này cho phép người dùng chủ động đưa ra quyết định về việc tạo ra backorder, tùy theo nhu cầu kinh doanh của họ.
2. Tùy chọn Luôn luôn: Lựa chọn tùy chọn Luôn luôn giúp tăng tốc quy trình bằng cách tự động tạo ra các backorder, loại bỏ sự can thiệp thủ công. Điều này đảm bảo quy trình làm việc trơn tru, đặc biệt là trong môi trường bán hàng có số lượng lớn.
3. Tùy chọn Không bao giờ: Ngược lại, việc chọn tùy chọn Không bao giờ đảm bảo tính nhất quán bằng cách hủy bỏ các sản phẩm còn thiếu mà không tạo ra backorder. Mặc dù phương pháp này có thể thiếu linh hoạt trong việc tạo ra backorder, nhưng nó cung cấp một giải pháp nhanh chóng cho các xung đột trong quản lý tồn kho.

Các tùy chọn này có thể được áp dụng cho tất cả các kiểu giao nhận như giao hàng, nhận hàng, trả hàng, sản xuất, v.v.

Thông qua giao diện của Viindoo, người dùng có thể xem danh sách các backorder, tham chiếu, trạng thái chuyển kho và thông tin giao hàng của chúng. Điều này giúp đảm bảo quản lý đơn hàng một cách hiệu quả và kịp thời.

Tạo Backorder Sản xuất

Backorder sản xuất xảy ra khi toàn bộ số lượng của một lệnh sản xuất không thể được sản xuất ngay lập tức. Thay vì dừng lại toàn bộ quy trình, ứng dụng Manufacturing của Viindoo cho phép sản xuất một phần của số lượng đó trong khi tạo ra backorder cho số lượng còn lại.

Việc tạo backorder sản xuất trong Viindoo chưa bao giờ đơn giản hơn chỉ với một số bước sau:

1. Điều hướng đến lệnh sản xuất: Bắt đầu bằng cách điều hướng đến ứng dụng Sản xuất và chọn lệnh sản xuất mong muốn.
2. Xác nhận lệnh sản xuất: Xác nhận lệnh sản xuất, nhập số lượng tương ứng với số lượng sản phẩm được sản xuất ngay.
3. Xác nhận và tạo backorder: Nhấp vào Xác nhận, và nếu số lượng sản phẩm được sản xuất ít hơn so với nhu cầu ban đầu, một cửa sổ pop-up sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn có thể tạo ra một backorder, phân chia lệnh sản xuất ban đầu thành hai lệnh riêng biệt.
4. Quản lý các lệnh sản xuất: Lệnh sản xuất ban đầu chứa các sản phẩm đã hoàn thành sẽ được đóng ngay lập tức, trong khi backorder vẫn còn mở cho đến khi các sản phẩm còn lại có thể được sản xuất.

Chiến lược phòng tránh Backorder

Mặc dù có thể quản lý các backorder một cách hiệu quả với sự trợ giúp của Viindoo, nhưng tốt hơn hết là phòng tránh chúng ngay từ đầu. Dưới đây là một số chiến lược mà các doanh nghiệp có thể áp dụng để ngăn chặn các backorder:

1. Dự báo chính Xác: Đầu tư vào các phương pháp dự báo đáng tin cậy đảm bảo mức tồn kho tối ưu, giảm thiểu khả năng xuất hiện của các backorder.
2. Theo dõi tồn kho thời gian thực: Sử dụng các công cụ như Viindoo để theo dõi tồn kho thời gian thực giúp ra quyết định thông minh và tái tổ chức việc dự trữ hàng hóa.
3. Tồn kho an toàn: Đảm bảo một mức dự trữ an toàn giúp giảm bớt ảnh hưởng của sự gia tăng nhu cầu bất ngờ, giảm thiểu rủi ro của các backorder.
4. Mối quan hệ với nhà cung cấp: Phát triển mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp giúp giao hàng đúng hẹn, giảm thiểu sự cố trong chuỗi cung ứng và các backorder tiềm ẩn.
   

Kết luận

Backorder là một thách thức phổ biến của nhiều doanh nghiệp, nhưng chúng có thể được quản lý một cách hiệu quả với các công cụ và chiến lược phù hợp. Viindoo cung cấp một giải pháp toàn diện cho việc quản lý backorder, cho phép các doanh nghiệp vượt qua các biến động phức tạp của nhu cầu tồn kho, tránh các tác động tiêu cực và duy trì sự hài lòng của khách hàng.

FAQ