Khi nói đến việc quản lý tài chính của công ty, sốquy trình kế toán công nợ phải thu là một thành phần quan trọng. Nó đề cập đến hệ thống mà qua đó một doanh nghiệp theo dõi và quản lý các hóa đơn khách hàng chưa thanh toán của mình. Hãy cùng tìm hiểu thêm về quy trình kế toán công nợ phải thu trong bài viết này củaViindoo.
Khái niệm về quy trình kế toán công nợ phải thu
Các khoản phải thu (AR) là gì?
Khoản phải thu (AR) là một thuật ngữ được sử dụng trong kế toán để chỉ số dư chưa thanh toán mà khách hàng nợ doanh nghiệp đối với hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp nhưng chưa được thanh toán. Nó đại diện cho số tiền mà một công ty mong đợi nhận được từ khách hàng của mình trong tương lai.
>>>> Xem thêm: Tài khoản phải thu Định nghĩa: Thấu hiểu để Xây dựng Chiến lược Quản lý
quy trình kế toán công nợ phải thu là gì?
quy trình kế toán công nợ phải thu , còn được gọi là quy trình AR, là một tập hợp các quy trình và hoạt động mà công ty thực hiện để quản lý số dư chưa thanh toán của khách hàng và thu tiền thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp nhưng chưa được thanh toán.
Để quản lý Quy trình Khoản phải thu một cách hiệu quả, các công ty cần thiết lập các chính sách và quy trình rõ ràng để tạo hóa đơn, theo dõi các khoản thanh toán và theo dõi những khách hàng có khoản thanh toán quá hạn. Các công cụ tự động hóa như phần mềm lập hóa đơn và email nhắc nhở thanh toán cũng có thể giúp hợp lý hóa quy trình và nâng cao hiệu quả của quy trình.
Nhìn chung, việc quản lý hiệu quả Quy trình các khoản phải thu là điều cần thiết để duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đảm bảo sự ổn định tài chính.
quy trình kế toán công nợ phải thu là gì?
Sơ đồ quy trình các khoản phải thu
Như đã đề cập ở trên, các khoản phải thu đề cập đến số dư tiền mà một công ty có quyền nhận được từ những khách hàng đã mua hàng hóa hoặc dịch vụ bằng tín dụng. Các bước sau đây bao gồm toàn bộ vòng đời của quy trình kế toán công nợ phải thu :
Bước 1: Báo giá bán hàng
Bước đầu tiên trong quy trình Tài khoản phải thu liên quan đến việc tạo báo giá bán hàng phác thảo các sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp, cùng với giá cả, điều khoản thanh toán và thời gian giao hàng. Nhà cung cấp chia sẻ báo giá với khách hàng để xem xét và chấp nhận.
Bước 2: Đặt hàng
Sau khi khách hàng chấp nhận báo giá bán hàng, một đơn đặt hàng được tạo để xác nhận việc nhận đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng bao gồm chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ, chi phí đơn vị, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán và địa chỉ giao hàng.
Bước 3: Giao hàng
Khi đơn đặt hàng đã được xác nhận, nhà cung cấp sẽ giao các sản phẩm hoặc dịch vụ đã đặt hàng cho khách hàng. Việc giao hàng bao gồm hóa đơn và hóa đơn giao hàng, mà khách hàng xác minh tính chính xác.
Bước 4: Hóa đơn
Sau khi giao hàng xong, nhà cung cấp tạo hóa đơn tóm tắt tổng số tiền mà khách hàng nợ. Hóa đơn bao gồm tất cả các sản phẩm và dịch vụ nhận được, và nhà cung cấp phát hành hóa đơn đó cho khách hàng để thanh toán.
Bước 5: Thanh toán từ khách hàng
Khách hàng phải thanh toán số tiền còn nợ theo các điều khoản thanh toán được đề cập trong hóa đơn. Nhà cung cấp có thể cần theo sát khách hàng để đảm bảo việc thanh toán được thực hiện đúng hạn.
Bước 6: Hòa giải
Bước cuối cùng trong quy trình Tài khoản phải thu liên quan đến việc đối chiếu tài khoản của nhà cung cấp và khách hàng. Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào, nhà cung cấp nên thực hiện đối chiếu giữa nhà cung cấp/khách hàng để đảm bảo kế toán chính xác.
Sơ đồ quy trình xử lý các khoản phải thu
Cách tối ưu hóa quy trình kế toán công nợ phải thu
Quá trình tối ưu hóa chu kỳ các khoản phải thu có vẻ khó khăn, nhưng có những kỹ thuật và phương pháp hiệu quả có thể được sử dụng để cải thiện dòng chảy của AR. Dưới đây là năm hoạt động chính có thể giúp:
Duy trì chính xác dữ liệu người mua
Giữ cho dữ liệu khách hàng được cập nhật và chính xác là rất quan trọng để cải thiện chu trình AR. Thông tin không chính xác, chẳng hạn như địa chỉ, có thể dẫn đến việc hóa đơn được gửi đến sai địa điểm, gây ra sự chậm trễ trong thanh toán. Thường xuyên kiểm tra các tài khoản của khách hàng để biết các điều khoản thanh toán bất thường, giới hạn tín dụng và các yếu tố khác.
Xóa các khoản phải thu quá khứ một cách nhanh chóng
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng một nhà cung cấp không thu hồi các khoản phải thu càng lâu thì họ càng ít có khả năng thu hồi các khoản phải thu đó. Điều quan trọng là luôn cập nhật các khoản phí trước đây và liên hệ với khách hàng vào ngày đầu tiên thanh toán trễ. Đưa ra các hình phạt và lời nhắc trước ngày đáo hạn để cải thiện quy trình AR.
Nhanh chóng xóa các khoản phải thu quá khứ để tối ưu hóa quy trình kế toán công nợ phải thu
Cung cấp chiết khấu cho thanh toán sớm
Cung cấp giảm giá cho khách hàng có thể khuyến khích thanh toán nhanh chóng. Một phương pháp phổ biến là đưa ra chiết khấu 2/10, ròng/30, trong đó khách hàng được chiết khấu 2% nếu thanh toán được thực hiện trong vòng 10 ngày, không tính ngày thanh toán sau 30 ngày. Điều này có thể khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh chóng và tránh chậm trễ.
Cung cấp kế hoạch thanh toán
Khách hàng có thể đến hạn thanh toán vì họ không thể thanh toán toàn bộ số tiền. Đưa ra một kế hoạch thanh toán có thể hướng dẫn các doanh nghiệp cải thiện chu kỳ các khoản phải thu của họ và đưa nó lên một tầm cao mới.
Đưa ra phương án thanh toán để tối ưu quy trình kế toán công nợ phải thu
Sử dụng các công cụ hỗ trợ
Các doanh nghiệp có thể hợp lý hóa quy trình lập hóa đơn, theo dõi thanh toán và quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả hơn với sự trợ giúp của Phần mềm kế toán dễ sử dụng nhất. Ví dụ: phần mềm quản lý khoản phải thu có thể tự động tạo hóa đơn và lời nhắc, theo dõi trạng thái thanh toán và cung cấp báo cáo theo thời gian thực về tình hình tài chính tổng thể của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý quy trình kế toán công nợ phải thu Viindoo
Viindoo Accounting là giải pháp phần mềm mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình công nợ phải thu. Với Viindoo Accounting, các công ty có thể dễ dàng quản lý dữ liệu khách hàng và theo dõi tình trạng thanh toán thông qua các báo cáo cũ. Phần mềm này cũng cho phép các doanh nghiệp thiết lập lời nhắc tự động và hình phạt đối với các khoản thanh toán trễ, điều này có thể cải thiện tốc độ thu nợ.
Viindoo Accounting cung cấp một số tính năng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình công nợ phải thu, bao gồm:
- Quản lý khách hàng : Mô-đun quản lý khách hàng tích hợp của Viindoo cho phép doanh nghiệp duy trì dữ liệu khách hàng chính xác và theo dõi các giao dịch của họ, bao gồm hóa đơn chưa thanh toán và lịch sử thanh toán.
- Tạo và quản lý hóa đơn : Viindoo cho phép doanh nghiệp tạo và quản lý hóa đơn một cách dễ dàng và nhanh chóng, giảm sai sót và đảm bảo thanh toán đúng hạn.
- Tự động nhắc nhở : Phần mềm của Viindoo có thể tự động gửi thông báo nhắc nhở khách hàng về việc hóa đơn quá hạn, giúp giảm thiểu tình trạng chậm thanh toán và cải thiện dòng tiền.
- Xử lý thanh toán : Hệ thống kế toán của Viindoo tích hợp với nhiều nền tảng xử lý thanh toán khác nhau, cho phép doanh nghiệp nhận thanh toán nhanh chóng và hiệu quả.
- Báo cáo và phân tích : Viindoo cung cấp các báo cáo và phân tích chi tiết về các khoản phải thu, cho phép doanh nghiệp theo dõi hiệu quả hoạt động và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Tóm lại, quản lý quy trình kế toán công nợ phải thu là một phần thiết yếu để điều hành một doanh nghiệp thành công. Bằng cách làm theo các bước được nêu trong hướng dẫn này, bạn có thể đảm bảo rằng quy trình các khoản phải thu của mình hiệu quả và hiệu quả, đồng thời giúp duy trì dòng tiền của bạn lành mạnh. Hãy theo dõi blog của Viindoo để đọc thêm những nội dung thú vị tương tự nhé!
>>>> Tiếp tục với:
- Tầm quan trọng của chính xác Sổ Cái Khoản Phải Thu Quản lý
- account receivable turnover là gì
