Trong nhiều doanh nghiệp lâu năm hoặc có nền tảng gia đình, đội ngũ kỳ cựu không chỉ là người gắn bó, mà còn là "trụ cột" không chính thức của tổ chức. Họ là người tạo dựng hệ thống hiện tại, truyền văn hóa làm việc từ đời cũ, và thường được tín nhiệm xử lý các tình huống khó nhờ sự hiểu biết sâu sắc và quan hệ nội bộ rộng.
Tuy nhiên, chính vì vai trò đặc biệt ấy, khi tổ chức bước vào hành trình chuyển đổi số - đòi hỏi thay đổi từ quy trình đến cách phối hợp - thì nhóm nhân sự lâu năm lại dễ trở thành điểm nghẽn lớn nhất nếu không được đồng hành đúng cách.
>>> Tìm hiểu thêm: Quản lý thay đổi trong chuyển đổi số: Làm thế nào để thay đổi mà không đánh mất sự ổn định đã gây dựng?
Khi những “công thần” im lặng trước làn sóng đổi mới
- Không phản đối công khai, nhưng thường xuyên chất vấn trong cuộc họp: "Trước giờ làm thế vẫn ổn, có nhất thiết phải đổi không?"
- Tiếp tục làm theo cách cũ, song song với phần mềm: ghi chép tay, báo miệng, gọi điện để xử lý việc.
- Không tham gia các lớp đào tạo mới, nhưng được đồng nghiệp trẻ nhờ giúp vì "chị biết hết rồi".
- Truyền thông tin gây nhiễu, đôi khi là vô tình: “Cái phần mềm này không phù hợp đâu, thử vài tháng lại bỏ thôi.”
Một khách hàng của Viindoo từng chia sẻ: “Chúng tôi đã đầu tư rất nhiều vào hệ thống quản lý mới, nhưng sau 4 tháng, hơn 60% phòng ban vẫn dùng file Excel nội bộ, vì trưởng nhóm không dùng phần mềm.”
Kháng cự thầm lặng của các nhân sự lâu năm
Nguyên nhân sâu xa: văn hóa tổ chức cũ chưa được tháo gỡ - và nỗi lo bị thay thế
Trong nhiều trường hợp, sự phản ứng hoặc do dự của nhân sự lâu năm không chỉ xuất phát từ thói quen hay lối tư duy cũ, mà còn từ một nỗi lo ngầm - liệu mình có đang trở nên lạc hậu, bị thay thế hoặc bị gạt ra ngoài cuộc chơi?
Đây không phải nỗi sợ vô lý. Khi chuyển đổi số đồng nghĩa với minh bạch hóa, tự động hóa và chuẩn hóa quy trình, những gì trước đây dựa vào kinh nghiệm cá nhân, quan hệ nội bộ hay khả năng "xử lý nhanh" sẽ không còn là trung tâm vận hành nữa. Hệ thống mới sẽ thay phần lớn thao tác tay, ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì linh cảm - khiến nhiều người có cảm giác giá trị của họ bị thay thế bằng công nghệ.
Hệ lụy là:
- Một số người chọn cách làm chống đối thụ động, không học phần mềm, không dùng hệ thống.
- Một số khác rút lui tinh thần, chỉ làm tối thiểu, chờ đợi thay đổi trôi qua.
- Nguy hiểm hơn, họ truyền thông điệp ngầm cho nhân sự trẻ: “Làm cho có thôi, trước sau gì cũng như cũ."
Nếu không giải quyết được tâm lý này, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng chuyển đổi hình thức: có hệ thống, có đào tạo, nhưng không ai vận hành thật sự.
Do đó, tháo gỡ văn hóa tổ chức cũ không chỉ là thay quy trình - mà phải đi kèm việc tái xác lập giá trị cá nhân trong tổ chức mới. Nhân sự lâu năm cần được thấy rõ: họ vẫn có vai trò, nhưng ở vị trí khác - từ người xử lý chính, trở thành người cố vấn, từ người giấu bí quyết, trở thành người truyền đạt và dẫn dắt.
Chỉ khi nỗi sợ bị thay thế được hóa giải, họ mới thật sự sẵn sàng đồng hành với tổ chức trong hành trình đổi mới.
Họ là hiện thân của cách làm cũ
Nhân sự lâu năm không chỉ đơn thuần thực hiện quy trình - họ chính là người định hình cách làm, tạo nên "văn hóa ngầm" trong tổ chức: từ việc xử lý ngoại lệ linh hoạt, trao đổi công việc bằng lời nói, đến việc ra quyết định dựa trên kinh nghiệm cá nhân thay vì dữ liệu. Chính những điều này giúp tổ chức vận hành trơn tru trong quá khứ - nhưng lại trở thành rào cản khi cần chuyển sang mô hình minh bạch, theo chuẩn hóa và số hóa toàn diện. Nếu tổ chức không chủ động tái cấu trúc lại văn hóa làm việc, thì công nghệ - dù hiện đại đến đâu - cũng chỉ là lớp sơn mới phủ lên một cỗ máy cũ kỹ không vận hành được lâu dài.
Họ từng được ghi nhận vì khả năng "chạy việc"
Trong quá khứ, những người này là người gánh vác công việc nhờ kinh nghiệm, sự nhanh nhạy và khả năng xử lý linh hoạt. Họ biết gọi đúng người, lách qua được những nút thắt quy trình, xử lý sự vụ không cần quy chuẩn - và nhờ thế, luôn được đánh giá là 'người làm được việc'. Nhưng khi doanh nghiệp chuyển sang mô hình số hóa, mọi luồng việc được chuẩn hóa, trách nhiệm được phân định rõ, minh bạch hóa thông qua hệ thống, thì kỹ năng cá nhân đó lại không còn là trung tâm. Họ không còn là người duy nhất nắm thông tin hay giải quyết được sự vụ. Điều này dễ khiến họ cảm thấy mất giá trị, mất vai trò, thậm chí mất tiếng nói trong tổ chức - và nếu không được đồng hành đúng cách, sẽ nảy sinh tâm lý chống đối hoặc rút lui thụ động.
Họ có ảnh hưởng sâu
Nhiều người trẻ học theo cách làm của họ, không vì được đào tạo chính thức, mà vì đó là cách đang vận hành phổ biến trong tổ chức. Khi thấy những người có thâm niên, dù không giữ vai trò lãnh đạo, nhưng luôn được tin tưởng và tham khảo ý kiến, xử lý công việc theo kiểu linh hoạt, không qua hệ thống, họ sẽ mặc định đó là cách làm đúng. Nếu không xử lý đúng, nhóm nhân sự lâu năm có thể vô tình duy trì và lan tỏa tư duy giữ nguyên trạng, khiến nỗ lực thay đổi bị cản trở từ gốc rễ văn hóa.
Đứng dưới góc độ lãnh đạo doanh nghiệp nên xử lý thế nào?
Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp từng thừa nhận với Viindoo rằng: khi triển khai chuyển đổi số, một trong những băn khoăn lớn nhất là việc có nên thay thế một số nhân sự lâu năm hay không. Họ lo rằng nếu giữ lại những người phản ứng với cái mới, tổ chức sẽ ì ạch. Nhưng nếu thay thế, tổ chức sẽ mất đi người hiểu hệ thống, người có uy tín nội bộ, và thậm chí có thể khiến các nhân sự khác lo lắng hoặc phản ứng dây chuyền.
Không ít trường hợp, việc thay người đột ngột - dù đúng chuyên môn - lại dẫn đến mất kiểm soát nội bộ, vỡ luồng vận hành và giảm niềm tin trong đội ngũ. Đó là lý do vì sao, đứng ở vị trí lãnh đạo, cần nhìn nhận rõ: vấn đề không phải ở người cũ, mà ở cách tổ chức đặt họ vào đâu trong bối cảnh mới.
Với kinh nghiệm triển khai ở nhiều doanh nghiệp lớn, Viindoo nhận thấy: nếu tổ chức thiết kế đúng vai trò và truyền thông rõ ràng, đa số nhân sự lâu năm sẽ chuyển hóa tích cực. Ngược lại, nếu áp dụng biện pháp thay người như một giải pháp nhanh gọn, tổ chức có thể đạt được sự vận hành ban đầu - nhưng đánh mất sự ổn định văn hóa và niềm tin dài hạn.
Vì vậy, thay vì đặt ra câu hỏi "giữ hay thay", các nhà lãnh đạo nên đặt câu hỏi: chúng ta đã làm đủ để giúp họ thay đổi chưa?
Đối với lãnh đạo cấp cao - những người chịu trách nhiệm dẫn dắt tổ chức vượt qua chuyển đổi - thách thức lớn không nằm ở việc lựa chọn công nghệ nào, mà nằm ở việc làm sao để không đánh mất lực lượng trụ cột, trong khi vẫn tiến hóa được tổ chức theo hướng mới.
Câu hỏi mà nhiều CEO hay Ban điều hành từng chia sẻ với Viindoo là: "Chúng tôi không muốn người cũ bị tụt lại, nhưng nếu cứ giữ mọi thứ như cũ thì thay đổi sẽ không bao giờ xảy ra. Vậy phải làm sao để cả hai cùng tiến?"
Giải pháp bắt đầu từ việc thay đổi góc nhìn: đừng xem nhân sự lâu năm là trở ngại - hãy xem họ là phép thử của hệ thống. Nếu hệ thống mới có thể khiến họ tin tưởng, sử dụng, lan tỏa - thì gần như chắc chắn các tầng lớp còn lại cũng sẽ đi theo. Nhưng để đạt được điều đó, cần:
- Cam kết từ trên xuống: Người đứng đầu phải chủ động làm gương, thể hiện thái độ lắng nghe thay vì áp đặt. Sự đồng thuận về triết lý đổi mới sẽ quyết định mức độ lan tỏa thực tế.
- Giao nhiệm vụ cụ thể, có mục tiêu chuyển hóa: Lãnh đạo không nên chỉ kỳ vọng nhân sự lâu năm 'tự thay đổi'. Họ cần được phân công vai trò cụ thể trong nhóm triển khai, với kỳ vọng rõ ràng về kết quả và sự đồng hành từ tổ chức.
- Thiết kế lại hệ thống khen thưởng phù hợp: Những người chủ động tiếp thu cái mới, chia sẻ lại cho người khác, hoặc giúp cải tiến quy trình cũ cần được ghi nhận đúng mức. Việc này không chỉ tạo động lực, mà còn định hướng hành vi mong muốn.
- Truyền thông thẳng thắn nhưng nhân văn: Lãnh đạo nên nói rõ rằng: tổ chức đang thay đổi để tồn tại và phát triển, không phải để gạt bỏ người cũ. Nhưng nếu ai đó chọn không thay đổi, họ cũng đang tự chọn đứng ngoài cuộc.
Đây không phải chuyện cảm tính. Trong các tổ chức lớn, nếu không xử lý đúng tầng nhân sự lâu năm, chuyển đổi số rất dễ bị chặn đứng ở tầng trung - nơi vừa có quyền lực mềm, vừa có ảnh hưởng văn hóa, lại là người vận hành thực tế.
Vì vậy, bước đi chiến lược không nằm ở việc "thay người cũ bằng người mới", mà nằm ở việc biến người cũ thành người dẫn dắt trong hệ thống mới - bằng sự chủ động, thiết kế lại vai trò và cam kết từ lãnh đạo cao nhất.
Phương pháp tiếp cận: Biến lực cản thành lực đẩy bằng sự đồng hành
Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp từng thừa nhận với Viindoo rằng: khi triển khai chuyển đổi số, một trong những băn khoăn lớn nhất là việc có nên thay thế một số nhân sự lâu năm hay không. Họ lo rằng nếu giữ lại những người phản ứng với cái mới, tổ chức sẽ ì ạch. Nhưng nếu thay thế, tổ chức sẽ mất đi người hiểu hệ thống, người có uy tín nội bộ, và thậm chí có thể khiến các nhân sự khác lo lắng hoặc phản ứng dây chuyền.
Tiếp cận từ giai đoạn đầu - với sự tôn trọng thực chất
Ngay từ khâu phân tích hiện trạng, Viindoo đề nghị doanh nghiệp xác định và mời những cá nhân có ảnh hưởng cao - thường là người lâu năm - vào nhóm triển khai. Không chỉ để "hợp thức hóa", mà để họ thật sự góp ý cho thiết kế mới, chỉ ra những mâu thuẫn thực tiễn, và chia sẻ góc nhìn mà hệ thống chưa lường được.
Định vị lại vai trò, không để mất giá trị cũ
Viindoo không loại bỏ vai trò truyền thống, mà tái cấu trúc chúng: từ người "giải quyết nhanh" sang người "giám sát luồng đúng"; từ người "xử lý linh hoạt" thành người "bảo vệ nguyên tắc hệ thống". Họ trở thành key users - người hướng dẫn đồng nghiệp, phản biện giải pháp và giữ sự liền mạch giữa quá khứ và tương lai.
Đào tạo và truyền cảm hứng theo ngôn ngữ của họ
Các buổi đào tạo dành riêng cho nhóm lâu năm không chỉ đơn thuần là chuyển giao kỹ năng phần mềm.
Kết quả là nhiều người ban đầu phản ứng, nhưng sau 1-2 tuần lại là người đầu tiên yêu cầu cập nhật báo cáo qua phần mềm, vì “làm vậy mới minh bạch và nhẹ đầu hơn”.
Tích hợp thay đổi vào văn hóa ghi nhận
Viindoo không triển khai phần mềm đơn lẻ. Đồng thời, chúng tôi giúp doanh nghiệp điều chỉnh các quy chế quản trị nội bộ, quy trình đánh giá hiệu quả và cách tổ chức vận hành nội bộ sao cho phù hợp với hành vi mới.
Một số khách hàng đã áp dụng “bảng vinh danh” cho người dùng phần mềm tích cực, tổ chức buổi chia sẻ kinh nghiệộm do chính nhân sự lâu năm dẫn dắt. Việc này giúp toàn tổ chức thấy rõ: thay đổi không triệt tiêu người cũ - mà là cách để họ nâng tầm ảnh hưởng tích cực.
Kết luận
Chuyển đổi số không thể thành công nếu văn hóa cũ vẫn chi phối hành vi - và trong văn hóa ấy, người lâu năm chính là trung tâm. Nhưng nếu tiếp cận đúng, họ không phải là rào cản - mà là người giữ nhịp, kết nối giữa cái đã quen và cái đang đến.
Chuyển đổi thành công khi người cũ không bị thay thế, mà được tái định vị để tiếp tục dẫn dắt.
Tại Viindoo, mỗi dự án thành công đều có bóng dáng những người từng phản ứng đầu tiên - nhưng sau cùng lại là người bảo vệ mạnh mẽ nhất cho hệ thống mới.
