Dữ liệu gốc
Phương thức vận tải & tuyến đa chặng
Quản lý nhiều phương thức vận tải (đường biển, hàng không, đường bộ, đường sắt, đa phương thức) gắn với danh sách tuyến, các chặng vận chuyển, thời gian vận chuyển dự kiến.
Nhiều bên liên quan trong lô hàng
- Shipper, Consignee, Carrier, Agent v.v.
- Quản lý đồng bộ trong hồ sơ lô hàng, đồng bộ dữ liệu tự động sang booking, chứng từ và hóa đơn
Loại hàng hóa & Mã HS
- Phân loại hàng hóa (hàng khô, hàng lạnh, hàng nguy hiểm, máy móc, may mặc...) gắn với mã HS theo tiêu chuẩn thương mại quốc tế (UN/LOCODE, HS 6 số).
- Có thể gán trực tiếp cho kiện hàng để phục vụ khai báo hải quan, tính thuế nhập khẩu, xác định xuất xứ và phân loại chi phí.
Danh mục cảng & sân bay
- Tên, mã định danh (nếu có), loại địa điểm (cảng biển, sân bay, cảng cạn)
- Hỗ trợ gợi ý điểm đi/đến và áp dụng local charges phù hợp.
Báo giá & Chốt đơn
Cước & các loại phí
- Quản lý Cước vận chuyển (main carriage), Local Charges (cảng đi/đến) và Phí dịch vụ
- Liên kết với tuyến đường, đơn vị đo lường (CBM, kg, container) và nhà cung cấp.
Tự động tính toán
- Dựa trên dữ liệu gốc về tuyến, cảng, bảng cước và phụ phí đã cập nhật;
- Cho phép lựa chọn nhà cung cấp tối ưu theo giá.
Các khoản thu hộ - chi hộ
Thể hiện rõ các khoản thanh toán cho bên thứ ba (hãng tàu, cảng, hải quan), tách biệt với phí dịch vụ của forwarder để minh bạch chi phí, dễ chốt đơn và hạch toán chính xác.
Mẫu báo giá
Thiết kế sẵn các mẫu báo giá để tái sử dụng nhanh theo tuyến, nhóm khách hàng hoặc loại dịch vụ, sẵn sàng gửi ngay cho khách.
Tự động hóa & Liên kết với Lô hàng, Nhiệm vụ
Khi xác nhận đơn bán, hệ thống tự động tạo:
- Lô hàng với đầy đủ thông tin (shipper, consignee, tuyến, multi-leg, loại hàng, HS Code)
- Tập hợp công việc cần thực hiện, thiết lập deadline theo lịch đã thống nhất, ETA/ETD, cut-off.
Booking & Lịch trình
Tự động tạo booking
- Cho phép tự động tạo booking sau khi xác nhận đơn
- Với tuyến đa chặng, booking sẽ được tách tự động theo từng leg, gắn với carrier tương ứng.
Đồng bộ dữ liệu hãng tàu, đơn vị vận tải cung cấp
Chặng, số tàu/chuyến bay/xe, ETA/ETD, cut-off, loại hàng, container, seal, tài xế, mã chuyến...
Mẫu hàng hóa
- Cho phép tạo sẵn các mẫu hàng hoá để tái sử dụng: mã HS, loại hàng, cách đóng gói, kích thước/trọng lượng, giá trị khai báo, phân loại DG/UN (nếu có).
- Các mẫu có thể gắn theo khách hàng hoặc tuyến để sử dụng nhanh khi tạo kiện hàng.
Lưu trữ chứng từ
Đính kèm và lưu chứng từ liên quan (Booking Confirmation, BL/AWB, biên bản giao hàng…) trong thư mục riêng của từng shipment.
Cập nhật real-time
Khi đồng bộ, mọi thay đổi trong booking sẽ:
- Cập nhật ngày vận chuyển thực tế từng leg, từng lô hàng
- Làm cơ sở tính toán, theo dõi tiến độ, cảnh báo delay
Theo dõi và điều phối
Các công việc cần làm
Tự động tạo Checklist khi xác nhận đơn bán, đảm bảo không bỏ sót đầu việc.
Cảnh báo đến hạn
Gửi cảnh báo các ngày cut-off, ETA/ETD và hạn thanh toán để tránh chậm trễ và phát sinh phụ phí
Cảnh báo deadline
- Cho phép cập nhật tiến độ của từng chặng
- Cho phép tính toán lại toàn bộ tiến độ lô hàng khi có bất kỳ thay đổi nào.
Portal cho khách hàng
Theo dõi tổng quan tiến trình của lô hàng, cập nhật real-time khi có thay đổi trong hệ thống, nội bộ, khách hàng và các bên liên quan dễ dàng theo dõi.
Doanh thu & Chi phí
Hạch toán doanh thu, chi phí
Tự động tạo các bút toán hạch toán đơn bán, đơn mua, chi phí phát sinh.
Tài khoản quản trị tiêng cho từng lô hàng
Tài khoản phân tích riêng cho từng shipment để quản lý toàn bộ doanh thu, chi phí và thu hộ – chi hộ.
Theo dõi thu hộ, chi hộ
Từ các khoản thu hộ chi hộ được liệt kê trên đơn hàng, hệ thống tự động hạch toán, đối soát công nợ, theo dõi thanh toán, nhắc nợ.
Theo dõi chi phí từng chặng
Ghi nhận chi phí vận chuyển thực tế cho từng booking/chặng, đồng bộ từ PO hoặc nhập từ báo giá của hãng vận chuyển, sau đó tổng hợp cho toàn bộ shipment.
Hệ thống báo cáo
Tổng quan các lô hàng
Giao diện Kanban theo giai đoạn (lập kế hoạch, nhận hàng, lên tàu, dỡ hàng…), hiển thị nhanh khách hàng, điểm đi/đến, timeline, mã lô hàng…
Tình trạng booking
Theo dõi tiến độ theo từng leg, ETA/ETD, trạng thái thực tế.
Tiến độ các tuyến đa chặng
Báo cáo theo nhiều tiêu chí: tiến độ chặng, chi phí từng chặng, hiệu suất các hãng tàu, đơn vị vận chuyển.
Lãi lỗ Lô hàng
Tập hợp doanh thu và mọi chi phí liên quan, tính toán lợi nhuận từng lô hàng
Báo cáo doanh thu, chi phí
Tổng hợp theo nhiều tiêu chí: lô hàng, tuyến, khách hàng, giai đoạn v.v
Báo cáo Thu hộ – Chi hộ
Đa dạng tiêu chí lên báo cáo: theo từng lô hàng, khách hàng, đại lý, đơn vị vận chuyển, đối soát v.v…
Công nợ khách hàng
Theo dõi các khoản thanh toán từng phần, khoản quá hạn, đối soát; tự động gửi nhắc thanh toán.
Báo cáo quản trị
Thống kê số lượng lô hàng, so sánh hiệu suất carrier, lợi nhuận từng tuyến, thời gian vận chuyển v.v.