Chào bạn,

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng OmniApproval™: Một nền tảng, mọi phê duyệt trên Viindoo, bên mình khuyến nghị thiết kế một loại phê duyệt riêng cho đề xuất nhà cung cấp mới, thay vì để phòng mua hàng tạo nhà cung cấp và dùng ngay. Trong OmniApproval, kiểu phê duyệt là nơi cấu hình ai tham gia duyệt, ai nhận thông báo và quy trình sau phê duyệt, nên rất phù hợp để tách riêng luồng này.

• Về nội dung kiểm soát, biểu mẫu nên yêu cầu tối thiểu các thông tin như: hồ sơ pháp lý, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, nhóm hàng/dịch vụ cung cấp, điều khoản thanh toán, hồ sơ năng lực hoặc báo giá tham chiếu. OmniApproval hỗ trợ thuộc tính linh hoạt theo từng loại phê duyệt, và có thể chỉ hiển thị đúng các trường cần kiểm soát ở phần đầu hoặc phần dòng chi tiết.

• Về tuyến duyệt, nên cấu hình theo mức độ rủi ro: thông thường có thể để Trưởng phòng Mua hàng duyệt trước; nếu là nhà cung cấp chiến lược, giá trị giao dịch lớn hoặc có rủi ro pháp lý/tài chính thì bổ sung thêm Kế toán/Tài chính hoặc Ban lãnh đạo. OmniApproval cho phép xác định người duyệt theo vai trò, vị trí, phòng ban hoặc logic nghiệp vụ, nên khá phù hợp cho bài toán này.

• Để kiểm soát chặt hơn, mình nên thiết lập nguyên tắc: chỉ sau khi đề xuất được phê duyệt thì nhà cung cấp mới mới được đưa vào sử dụng cho quy trình mua hàng. Ngoài ra, nên bật cơ chế lưu vết thay đổi vì OmniApproval có Snapshot & Diff Audit Trail, giúp ghi lại trạng thái trước/sau và truy vết quyết định phê duyệt khi cần kiểm tra sau này.

>>> Bạn có thể trải nghiệm tính năng này tại hệ thống demo của Viindoo: https://viindoo.com/vi/page/demo