Chào bạn,

Với OmniApproval™: Một nền tảng, mọi phê duyệt, bên mình khuyến nghị thiết kế theo hướng này để kiểm soát chặt mà vẫn dễ vận hành:

1. Không dùng lại phê duyệt cũ nếu đơn mua bị sửa giá trị hoặc số lượng

Nếu đơn mua đã được duyệt mà sau đó thay đổi số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc dòng hàng, nên coi phê duyệt cũ là không còn hiệu lực và đưa đơn về trạng thái chờ phê duyệt lại. OmniApproval hỗ trợ kiểm soát theo phần đầu chứng từ, dòng chi tiết hoặc cả hai, nên rất phù hợp cho trường hợp này.

2. Chỉ bắt duyệt lại với các trường trọng yếu

Trên OmniApproval, anh/chị nên cấu hình chỉ kiểm soát các trường thực sự ảnh hưởng đến cam kết mua hàng, ví dụ: số lượng, đơn giá, tổng giá trị, nhà cung cấp, thêm/xóa dòng hàng. Cách này giúp tránh việc sửa ghi chú hay thông tin phụ cũng phải chạy lại cả luồng duyệt. OmniApproval cho phép chỉ đưa ra phê duyệt những trường cần thiết ở đúng mức chi tiết.

3. Bắt buộc lưu vết thay đổi trước/sau

Điểm mạnh của OmniApproval là có Snapshot & Diff Audit Trail. Vì vậy, khi đơn đã duyệt mà bị sửa, hệ thống có thể lưu trạng thái trước/sau và hiển thị phần chênh lệch để người duyệt thấy rõ đã thay đổi gì trước khi duyệt lại. Đây là phần rất quan trọng để kiểm soát và truy vết.

4. Tuyến duyệt lại nên phụ thuộc vào mức thay đổi

Bên mình thường khuyến nghị: nếu thay đổi nhỏ thì trưởng bộ phận duyệt lại; nếu làm tăng giá trị đơn vượt ngưỡng thì thêm cấp quản lý mua hàng, tài chính hoặc ban giám đốc. OmniApproval cho phép cấu hình approver theo vai trò, phòng ban, vị trí hoặc logic nghiệp vụ, nên thiết kế theo ngưỡng là hợp lý.

>>> Bạn có thể trải nghiệm tính năng này tại hệ thống demo của Viindoo: https://viindoo.com/vi/page/demo