Chào bạn, 

 Với trường hợp giao sai hoặc hư hỏng (hiện đang xử lý qua email), Viindoo hỗ trợ thiết lập quy trình trả hàng và theo dõi công nợ cấn trừ ngay trên hệ thống theo các bước sau:

1. Tạo Phiếu trả hàng từ Phiếu giao hàng

• Tại Phiếu giao hàng, người dùng bấm nút Trả hàng để tạo phiếu trả hàng tương ứng.
• Hệ thống tự động ghi nhận số lượng trả, cập nhật tồn kho và theo dõi trạng thái xử lý trả hàng theo từng phiếu.

2. Ghi nhận lý do trả hàng để thay thế trao đổi email

• Khi tạo trả hàng, có thể yêu cầu người dùng chọn lý do (giao sai, hàng hư hỏng, thiếu hàng…) và đính kèm hình ảnh/biên bản nếu cần.
• Toàn bộ lịch sử trao đổi và file đính kèm được lưu ngay trên chứng từ, dễ truy xuất khi cần đối soát.

3. Cấn trừ công nợ bằng chứng từ giảm trừ

• Sau khi xác nhận hàng trả, kế toán có thể tạo chứng từ giảm trừ để ghi nhận giá trị hàng trả và cấn trừ vào công nợ khách hàng.
• Trường hợp khách đã thanh toán trước, hệ thống vẫn theo dõi được phần giảm trừ và tình trạng đối soát công nợ.

4. Theo dõi công nợ và lịch sử xử lý tập trung

• Người dùng có thể theo dõi các chứng từ liên quan (phiếu giao hàng, phiếu trả hàng, hóa đơn, chứng từ giảm trừ) theo từng khách hàng, từng đơn hàng.
• Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể kiểm soát được: trả hàng nào đang chờ xử lý, đã cấn trừ chưa, còn công nợ bao nhiêu và phát sinh do nguyên nhân gì.

Bạn có thể trải nghiệm thêm trên demo tại đây: Link demo ( Tài khoản: ceo | Mật khẩu: ceo )