Bài toán theo dõi chi phí nhân sự theo phòng ban và đối chiếu với ngân sách phê duyệt là nhu cầu rất phổ biến, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều phòng ban với định mức chi phí riêng. Viindoo giải quyết bài toán này thông qua sự kết hợp giữa module Nhân sự, Lương và Ngân sách dùng chung một cơ sở dữ liệu, không cần xuất Excel sang phần mềm khác để đối chiếu.

Tính lương và phân bổ chi phí theo phòng ban

Khi doanh nghiệp có nhiều phòng ban với cơ cấu nhân sự khác nhau, module Payroll cho phép gắn từng nhân viên vào đúng phòng ban và tự động tổng hợp chi phí lương, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, BHXH phần doanh nghiệp đóng, theo từng đơn vị. Kết quả là mỗi kỳ lương, kế toán và quản lý đều có ngay con số chi phí nhân sự thực tế của từng phòng mà không cần tổng hợp thủ công.

• Phân bổ nhân viên theo phòng ban, bộ phận, chi nhánh
• Tự động tính BHXH/BHYT/BHTN phần doanh nghiệp vào chi phí nhân sự
• Bút toán chi phí lương sinh tự động sang kế toán theo đúng tài khoản và phòng ban

Xem hướng dẫn: Quản lý Nhân sự, Viindoo

Kiểm soát ngân sách nhân sự theo phòng ban

Khi phòng ban đã được phê duyệt một mức ngân sách nhân sự cụ thể, module Budget Intelligence cho phép thiết lập định mức ngân sách cho từng khoản mục, trong đó có chi phí lương và nhân sự, theo từng phòng ban và từng kỳ. Hệ thống so sánh tự động giữa số thực chi và số đã phê duyệt, cảnh báo khi sắp vượt ngưỡng.

• Thiết lập ngân sách theo phòng ban, theo tháng/quý/năm
• Báo cáo thực chi vs. ngân sách theo thời gian thực
• Cảnh báo khi tỷ lệ thực hiện vượt ngưỡng định sẵn

Xem hướng dẫn: Budget Intelligence Solution, Viindoo

Báo cáo phân tích chi phí nhân sự

Với dữ liệu lương và phòng ban đã có trong cùng một hệ thống, module Kế toán tổng hợp báo cáo phân tích chi phí nhân sự theo nhiều chiều: so sánh giữa các phòng ban, so sánh tháng này với tháng trước, hoặc lũy kế từ đầu năm. Quản lý có thể xem trực tiếp trên dashboard mà không cần chờ kế toán xuất báo cáo.

• Dashboard chi phí nhân sự theo phòng ban, theo kỳ
• Xuất báo cáo ra Excel để trình lãnh đạo
• Lọc theo loại chi phí: lương, BHXH, phụ cấp, thưởng

Xem hướng dẫn: Giải pháp Kế toán Tự động hóa, Viindoo

Trong thực tế, lợi thế lớn nhất của cách này là dữ liệu lương và ngân sách nằm cùng một chỗ, khi kế toán hạch toán bảng lương, con số chạy thẳng vào báo cáo ngân sách phòng ban ngay lập tức, không cần ai làm thủ công. Bạn có thể thử trực tiếp tại viindoo.com/vi/odoo-instance/trial để xem luồng hoạt động cụ thể.