Công nợ khách hàng: xem ở đâu, nhắc khi nào, không nhập lại từ bán hàng sang kế toán

Quản lý công nợ khách hàng ở nhiều doanh nghiệp đang lớn bắt đầu bằng cùng một câu hỏi của giám đốc: khách đang nợ mình bao nhiêu, khách nào đang trả chậm? Câu trả lời thường mất cả ngày, vì phòng kinh doanh giữ một danh sách, phòng kế toán giữ một danh sách khác, và hai danh sách không bao giờ khớp hẳn.

Trả lời ngắn: xem công nợ của từng khách trên một sổ, theo dõi theo ngày đến hạn chứ không theo ngày lập hoá đơn. Nhắc theo một lịch đã thống nhất trước khi khoản nợ đến hạn, mỗi bước có tên người làm. Và để hoá đơn sinh ra từ đơn bán, để không phải nhập cùng một số tiền hai lần.

Công nợ phải thu ( Accounts Receivable) là tiền doanh nghiệp đã làm ra nhưng chưa thu về. Khi chưa thu, đó vẫn là tiền của doanh nghiệp nhưng đang nằm trong tài khoản của khách.

Vì sao công nợ trôi: khoảng trống trong thiết kế, không phải người cẩu thả

Khi một khách trả chậm hai tháng, phản ứng thường gặp là hỏi ai đã quên nhắc nợ. Câu hỏi đó hiếm khi tìm ra nguyên nhân. Việc quên nhắc chỉ là biểu hiện; nguyên nhân thường nằm ở một trong bốn khoảng trống trong cách thiết kế.

Mỗi khoảng trống là một lựa chọn thiết kế, không phải lỗi của cá nhân. Điều đáng mừng là cách thiết kế có thể sửa trong vài tuần, còn việc trách người thì không giải quyết được gì. Quản lý công nợ khách hàng tốt là lần lượt lấp bốn khoảng trống đó: một nguồn số liệu, hạn thanh toán trên mọi hoá đơn, lịch nhắc có người phụ trách, và nhìn thấy dư nợ trước mỗi đơn mới.

Hai cách cùng một đơn hàng đi tới sổ công nợ. Ở cách thứ hai, chứng từ sau được tạo từ chứng từ trước.

Xem ở đâu: một sổ cho từng khách, theo dõi theo ngày đến hạn

Quản lý công nợ khách hàng chỉ cần hai cách nhìn, mỗi cách trả lời một câu hỏi khác nhau.

Cách nhìn thứ nhất, kế toán gọi là tuổi nợ (Aging), phải tính từ ngày đến hạn chứ không từ ngày hoá đơn. Một hoá đơn được xuất cách đây 40 ngày, có hạn thanh toán 60 ngày thì chưa trễ. Một hoá đơn xuất 20 ngày trước với hạn 7 ngày thì đã trễ. Tính từ ngày hoá đơn sẽ trộn hai trường hợp và gửi lời nhắc nhầm khách.

Ví dụ: báo cáo tuổi nợ phải thu chia các khoản nợ của khách hàng thành phần chưa đến hạn và các khoảng quá hạn, tính theo ngày đến hạn.

Sổ chi tiết công nợ quan trọng vào cuối mỗi kỳ, khi doanh nghiệp và khách hàng cùng xác nhận số dư công nợ bằng văn bản, gọi là đối chiếu công nợ. Nếu hai bên cùng căn cứ vào chứng từ, việc này mất vài phút thay vì một tuần trao đổi email. Các bước trong quy trình kế toán công nợ phải thu nên được phòng kinh doanh và phòng kế toán thống nhất một lần, bằng văn bản.

Ví dụ: sổ chi tiết công nợ cho thấy tổng số tiền đã xuất hoá đơn, tổng số tiền đã thu và số dư còn nợ, có thể in hoặc xuất thành tệp để làm căn cứ đối chiếu công nợ.

Với giám đốc, một con số xu hướng là đủ: doanh thu tương ứng với bao nhiêu ngày đang nằm trong công nợ. Nếu chỉ số này tăng qua từng quý, việc thu tiền đang chậm lại. Chỉ số vòng quay khoản phải thu đo cùng điều đó từ phía ngược lại.

Nhắc khi nào: lịch nhắc đặt ra trước khi nợ đến hạn

Việc nhắc nợ (Follow-up) hiệu quả khi cả hai bên đều biết trước: khách biết việc gì sẽ diễn ra và vào thời điểm nào, doanh nghiệp biết ai làm gì ở mỗi bước. Lịch nhắc được thống nhất một lần.

Lịch nhắc nợ bốn bước, tính từ ngày đến hạn (ví dụ minh họa).

Ba nguyên tắc giữ cho lịch nhắc công bằng. Thứ nhất, ngày đến hạn phải có trên hoá đơn, nghĩa là điều khoản thanh toán (Payment Terms) được đặt trên đơn, không phải nhớ trong đầu. Thứ hai, tạm thời không đưa hoá đơn đang tranh chấp vào lịch nhắc. Thứ ba, nhân viên kinh doanh thấy khách nào của mình đang quá hạn mà không cần quyền xem toàn bộ sổ kế toán.

Ví dụ: điều khoản thanh toán chọn trên hoá đơn quyết định ngày đến hạn, ở đây một nửa trả ngay và một nửa trả sau.

Không nhập lại: hoá đơn sinh từ đơn bán, khoản thu khớp vào hoá đơn

Bước hiệu quả nhất trong quản lý công nợ khách hàng lại ít được chú ý nhất: chứng từ sau được tạo từ chứng từ trước. Đơn bán đã có sẵn thông tin khách hàng, giá, chiết khấu và điều khoản thanh toán; hoá đơn được tạo từ đơn bán, nên số khách nợ đúng bằng số đã bán.

Có một quyết định chính sách cần chốt trước: xuất hoá đơn theo số lượng đặt hay theo số lượng đã giao. Bán dịch vụ hoặc hàng làm theo yêu cầu thường xuất theo số đặt. Với hàng giao nhiều đợt, hoá đơn thường được xuất theo số lượng thực tế đã rời kho, để khách không bao giờ bị tính tiền cho hàng còn nằm trên kệ.

Ví dụ: trên đơn bán, cột Đã giao và Đã lập hoá đơn nằm cạnh nhau. Một dòng xuất hoá đơn theo số đặt, dòng kia chỉ theo số đã giao.

Nguyên tắc đó cũng áp dụng cho các khoản tiền thu được. Một khoản chuyển khoản phải được khớp vào đúng hoá đơn nó thanh toán. Khoản thu chưa khớp chính là lý do số liệu trên sổ khác với số tiền khách hàng nghĩ mình còn nợ.

Ví dụ: khi đối chiếu sao kê ngân hàng, các khoản phải thu còn mở của khách được liệt kê kèm ngày đến hạn, sẵn sàng để khớp với khoản tiền vừa về.

Tạm ứng và trả trước

Tiền nhận trước khi có hoá đơn, như tiền đặt cọc hay khoản trả trước (Prepayment), là khoản dễ gây nhầm lẫn nhất. Hãy ghi nhận ngay thành khoản tiền khách hàng đã thanh toán, gắn với đơn bán khi có thể, và trừ vào hoá đơn khi xuất. Để riêng trong một cuốn sổ khác thì sẽ bị quên, và khách bị nhắc khoản tiền đã trả.

Ví dụ: hoá đơn hiển thị thông tin khách hàng còn khoản trả trước chưa phân bổ, bấm Thêm để khấu trừ khoản tiền đó vào hoá đơn.

Nếu doanh nghiệp đang chuyển sang hệ thống tài khoản theo Thông tư 99, đây cũng là thời điểm thích hợp để rà soát lại cách theo dõi công nợ, vì việc ánh xạ tài khoản cũng đang được rà soát.

Hạn mức công nợ: cảnh báo hay chặn, và ai quyết

Hạn mức công nợ (Credit Limit) là mức nợ tối đa doanh nghiệp chấp nhận đối với một khách hàng. Sai lầm hay gặp là chỉ so hạn mức với các hoá đơn đã xuất. Dư nợ thật còn gồm các đơn đã xác nhận nhưng chưa xuất hoá đơn, và chính đơn đang báo giá.

Hoá đơn đã xuất là 320, đơn đã xác nhận là 120, báo giá này là 90: nếu chỉ tính hoá đơn thì vẫn trong hạn mức, còn nếu tính đủ các khoản thì đã vượt (ví dụ minh họa).

Cảnh báo hay chặn là quyết định kinh doanh, không phải một ô cài đặt. Chặn cứng giúp bảo vệ khoản tiền phải thu nhưng có thể chặn nhầm khách tốt có khoản thanh toán đang trên đường chuyển đến. Cảnh báo giúp việc bán hàng không bị gián đoạn nhưng chỉ có tác dụng khi có người buộc phải xử lý. Với phần lớn doanh nghiệp vừa, quản lý công nợ khách hàng tốt là cảnh báo đi kèm một quy tắc rõ ràng: khi vượt hạn mức, trưởng phòng kinh doanh hoặc giám đốc chọn một trong ba phương án: giao hàng và chấp nhận rủi ro, yêu cầu thanh toán trước, hoặc tạm dừng cho đến khi thu xong nợ cũ.

Phần mềm hỗ trợ đến đâu

Phần mềm đảm nhận những việc vốn phụ thuộc vào trí nhớ: chuyển đơn bán thành hoá đơn, tính ngày đến hạn, nhóm nợ theo tuổi, gửi lời nhắc thường lệ đúng ngày. Phần mềm không quyết định điều khoản thanh toán, lịch nhắc hay cách xử lý khi một khách hàng tốt vượt hạn mức. Hãy ghi rõ những quyết định đó trước khi cài đặt.

Quản lý công nợ khách hàng trên Viindoo

Trên Viindoo, bán hàng, giao hàng, lập hoá đơn và thu tiền cùng sử dụng một bộ dữ liệu, nên việc quản lý công nợ khách hàng đọc thẳng từ chứng từ. Hệ thống làm được gì cho từng câu hỏi trong bài:

Thông tin chi tiết về các màn hình được trình bày trong bài quản lý công nợ, thu chi trên phần mềm Viindoo.

Hỏi trợ lý AI được gì

Trợ lý AI của Viindoo trả lời các câu hỏi bằng tiếng Việt dựa trên chính dữ liệu kế toán của công ty, kèm nguồn để bấm mở: "Khách nào đang nợ nhiều nhất?" hay "Hoá đơn nào quá hạn chưa thu?". AI chỉ thấy đúng những gì người hỏi được phép thấy, nên nhân viên kinh doanh không được cấp quyền kế toán thì không thể xem sổ. Trợ lý trả lời và gợi ý; việc nhắc nợ và quyết định bán chịu vẫn do con người.

Sáu câu hỏi tự đánh giá cách quản lý công nợ khách hàng

Từ hai câu trả lời "không" trở lên thì điểm bắt đầu thường giống nhau: để hoá đơn được tạo từ đơn bán và có ngày đến hạn. Các bước còn lại trong quản lý công nợ khách hàng đều dựa trên hai điều đó.

Câu hỏi thường gặp

Bài viết liên quan

• Tuổi nợ là gì? Cách theo dõi thời hạn công nợ hiệu quả
• Các bước cụ thể trong một quy trình kế toán công nợ phải thu
• Vòng quay khoản phải thu là gì? Công thức tính và ý nghĩa
• Quản lý công nợ, thu chi trên phần mềm Viindoo
• Thông tư 99 thay đổi gì trong hệ thống tài khoản kế toán?